53条EXCEL使用技巧.pdf

01、如何在已有的单元格中批从加入一段固定字符？例如：在单位的人事资料，在excel中输入后，由于卜级要求在原来的职称证书的号码全部再加两位，即要在每个人的证书号码前再添上两位数13,如果一个一个改的话实在太麻烦了，那么我们可以用下面的办法，省时又省力：1)假设证书号在A列，在A列后点击鼠标才一，键，插入一列，为B列；2)在B2单兀格写入：13应后回车；3)看到结果为13xxxxxxxxxxxxx了吗？鼠标放到B2位置，单元格的下方不是有一个小方点吗，按着队标片键札下拖动直到结束。当你放）鼠标片键时就全部都改好了。若是在原证书号后即加13则在B2单元格中写入：应“13后回车。02、如何设悝文件下拉窗口的最下面的最近运行的文件名个数？打开“工具，选选项，再选常规，在“最近使用的文件活单”下面的文件个数输入框中改变文件数目即可。若不在菜单中昴示最近使用的文件名，则将“最近使用的文件清单”前的复选框去掉即司。03、在EXCEL中输入如1-1”、“1-2”之类的格式后它即变成1月1日，1月2日等日期形式，怎么办？这是由千EXCEL自动识别为日期格式所造成，你只要点击主菜单的“格式”菜单，选“单元格”,冉在“数字”菜单标签下把该单元格的格式设成文本格式就行了。04、在EXCEL中如何使它象WORD一样的自动定时保存文件？点击“工具”菜单“自动保存”项，设置自动保存文件夹的间隔时间。如果在“工具菜单下没有“自动保存菜单项，那么执行工具”菜单下“加载宏”选上“自动保存”,确定”。然后进行设翌即可。05、用Excel做多页的表格时，怎样像Word的表格那样做一个标题，即每页的第一行（或几行）是一样的。但是个是用页屈来亢成？在EXCEL的文件菜单页面设翌工作表打印标题；可进钉顶端或左端标题设笠，通过按下折叠对话框按钮后，用鼠标划定范围即可。这样Excel就会自动在各页上加上你划定的部分作为衣头。06、在Excel中如何设笠加权平均？加权平均在财务核算和统计工作中经常用到，并个是一项很复杂的计算，关键是要理解加权平均值具实就是总址值（如金额）除以总数丛得出的单位平均值，而不是简单的将各个单位值（如单价）平均后得到的那个单位值。在Excel中可设詈公式解决（其实就是一个除法算式），分母是各个朵值之和，分子是相应的各个数世之和，它的结果就是这些垃值的加权平均伯。07、如果在一个Excel文件中含有多个工作表，如何将多个工作表一次设詈成同样的页盾和页脚？如何才能一次打印多个工作表？把鼠标移到工作表的名称处（若你没有特别设置的话，Excel自动设詈的名称是“sheet1、sheet2、sheet3.），然后点右键，祚弹出的菜单中选择选择全部工作表”的菜单项，这时你的所有操作都是针对全部工作表了，小管是设詈页朋和页脚还是打印你工作表。08、EXGa中有序号一栏，由千对表格进行调整，序号伞乱了，可要是手动一个一个改序号实在太慢太麻烦，用什么方法可以快速解决？如果序号是不应随看表格其他内容的调整而发生变化的话，那么在制作EXC巳表格时就应将序号这一字段与其他字段分开，如在总分”与“排名”之间空开列，为了不影响显示美观，可将这一窄的列字段设为陪藏，这样在调整表格（数据清单）的内容时就不会影响序号了。09、用Excel2000做成的工资表，只有第一个人有工资条的条头（如编号、姓名、岗位工资），想输出成工资条的形式。怎么做？这个问题应该这样斛决：先复制一张丁资表，然后在页曲设置中选中工作表选项，设置打印工作表行标题，选好工资条的条头，然后在每一个人之间插入行分页符，再把页长设沉成工资条的高度即可。使用自定义方式重装了一遍中文office,Excel的打印纸选项中只有A4一种，怎么办？随便安装一个打印机驱动程序就叫以了。10、在Excel中小数点无法输入，按小数点，显示的却是逗号，无论怎样设笠选项都无济千事，该怎么办？这是一个比较特殊的问题，我曾为此花了I儿个小时的时间，但说白了很简单。在 Windows的控制面板中，点击“区域设置图标，在弹出的区域设置屈件”对话面板上在“区域设觉”里选择中文（中国）”,在区域设笠屈性”对话面板1-:.在“数字屈性里把小数点改为（未改前是，），按确定按钮结束。这样再打开Excel就一切都正常了。11、如何快速选取特定区域？使用F5键可以快速选取特定区域。例如，要选取A2.:A1000,最简使的方法是按F5键，出现“定位”窗口，在“引用”栏内输入需选取的区域A2.:A1000。12、如何快速返回选中区域？按劝BacksPae（即退格键）。13、如何快速定位到单元格？方法一：按F5键，出现“定位”对话框，在引用栏中输入欲跳到的单元格地址，单市“确定按钮即司。方法二：单击编辑栏左侧单元格地址框，输入单元格地址即可。14、，Qr|的特殊功用一般来说，当处理一个工作表中有很多数据的表格时，通过选定表格中某个单元格，然后按下Qrl十键可选定整个表格。af|选定的区域是这样决定的：根据选定单元格向四周辐射所涉及到的有数据单元格的最大区域。15、如何快速选取工作表中所有包含公式的单元格？有时，需婓对工作表中所有包含公式的单元格加以保护，或填入与其他单元格不同的颜色，以提醒用户注意不能在有此颜色的区域内输入数据。以下方法可以帮助快速选取所有包含公式的单元格：选择编辑“定位，单击“定位条件”按钮，在“定位条伴对话框中选择“公式”项，按确定”按钮即旬。16、如何在不同单元格中快速输入同一数内容？选定单元格区域，输入仙，然后按Qrl+Ener键，即可实现在选定的单元格区域中一次件输入相同的值。17、只记得函数的名称，但记不清函数的参数了，怎么办？如果你知道所要使用函数的名字，但又记不清它的所有参数格式，那么可以用键盘快捷键把参数粘贴到编辑栏内。具体方法是：在编辑栏中输入一个芍号其后接函数名，然后按Ctr+A键，Excel则自动进入函数指南一步骤2之2”。当使用易千记忆的名字目具有很长一串参数的函数时，上述方法显得特别有用。18、如何把选定的一个或多个单元格拖放至新的位置？按仕Shift键可以快速修改单元格内容的次序。具体方法是：选定单元格，按下Shift键，移动鼠标指针平单元格边缘，直至出现拖放指针箭头（空心箭头），然后按仕鼠标左键进行拖放操作。上F拖拉时鼠标在单元格间边界处会变为一个水平工”状标志，左右拖拉时会变为亟直“工”状标志，释放鼠标按钮完成操作后，选定的一个或多个单元格就被拖放至新的位署。19、如何让屏幕上的工作窄间变大？可以将不用的工具栏隐藏，也可以极大化Excel窗口，或者在“视图菜单中选择全屏显示命令。20、如何使用快显柴单？快显菜单中包括了些操作中姑常用的命令，利用它们可以大大提的操作效率。首先选定个区域，然后单击鼠标右健即可调出快显莱单，根据操作需要选择个同命令。21、如何使用快显朵单？快显菜单中包括了些橾作中最常用的命令，利用它们可以大大提高操作效率。首先选定个区域，然后单击佩标右健即可调出快显菜单，根据操作需要选择个同命令。22、如何防止Excel自动打开太多义件？当Excel启动时，它会自动打开Xlstart目录下的所有文件。当该H录下的文件过多时，Excel加载太多义件小但费时而且还有可能出错。解决方法是将小该位于Xlstart目录下的义件移走。另外，还要防止EXcel打开替补启动目录下的文件：选择“工具”选项”“普通”，将“替补启动目录”一栏中的所有内容删除。23、如何去掉网格线？1)除去编辑窗口中的表格线单击工具”菜单中的”选项，再选中“视图”，找到树格线，使之失效；2)除么打印时的未定义表格线有时会出现这样的情况：你在编辑剿未定义的表格线（在编辑窗中看到的也是淡灰色表格线），一般情况下在打印时是不会打印出来的，可有时却偏偏不听使唤给打印出来了，特别是一些所谓的“电脑”VCD中编辑的Excel表格史是这样。要除去这些表格线，只要在单击“文件”、页面设笠、“工作表菜单，点击一下“网格线片边的选择框，取消选择“网格线”就行了。24、如何快速格式化报表？为了制作出美观的报表，需要对报表进行格式化。有快捷方法，即自动套用Excel预设的表格样式。方法是：选定操作区域，选取“格式”菜单中的“自动套用格式”命令，在格式列表框中选取一款你满意的格式样式，按确定”按钮即可。要注意的是，格式列表框下面有包括“数字、边框线、”字体”等6个“应用格式种类选项，若某项前血的x”不出现，则在套用表格样式时就不会用该项。25、如何快速地复制单元格的格式？要将某一格式化操作复制到另一部分数据上，可使用“格式刷”按钮。选择含有所衙源格式的单元格，单击工具条上的“格式刷”按钮，此时鼠标变成了刷子形状，然后单击要格式化的单元格即可将格式拷贝过去。26、如何为表格添加斜线？一般我们习惯表格上有斜线，而工作表本身并没有提供该功能。其实，我们司以使用绘图工具来实现：单击“绘图按钮，选取“直线，鼠标变成十字型将其移平要添加斜线的开始位翌，按住鼠标左键拖动至终止位翌，释放鼠标，斜线就画出来了。另外，使用文字框按钮可以方便地在斜线上下力添加文字，但文字周围有边框，要想取消它，可选中文字框，调出快显菜单，选择“对象格式”“图案,选择“无边框”项即可。27、如何快速地将数字作为文本输入？在输入数字前加一个单引号”，可以强制地将数宁作为义本输入。28、如何定义自己的函数？用户在Excel中可以自在义函数。切换至VisualBasic模块，或插入页页新的模块表(Module)，在出现的空臼程序窗口中键入自定义函数VBA程序，按Enter确认后完成编写工作，Excel将自动检查其正确性。此后，在同工作薄内，你就可以与使用Exed内部函数一样在工作表中使用自定义函数，如：Function Zm(a)If a 60 Then im不及格”巳seZm=”及格”End If End Function 29、如何在一个与自定义函数驻祔工作铀不同的工作沥内的工作表公式中调用自定义函数？可在包含自定义函数的工作薄打开的前提下，采用链接的方法（也就是在调用函数时加上该函数所在的工作簿名）。假设上例中的自定义函数Zm所在工作府为MYUDF.XLS,现要在另一不同工作彻中的工作表公式中调用Zm函数，应首先确保MYUDF.XLS被打开，然后使用下述链接的方法：=MYUDF.XLS!ZM(b2)30、如何快速输入数据序列？如果你斋要输入诸如表格中的项目序号、日期序列等一些特殊的数据系列，千力别逐条输入，为何不让Excel自动填允呢？在第一个单元格内输入起始数据，在下一个单元格内输入第二个数据，选定这两个单元格，将光标指向单元格右下方的填充柄，沿着要填充的方向拖动填充柄，拖过的单元格中会自动按Excel内部规定的序列进行填充。如果能将自已经常要用到的某些有规什的数据（如办公室人员名单），定义成序列，以备日兀自动填充，岂不一劳水逸！选择工具菜单中的选项”命令，再选择“自定义序列标笭，在输入框中输入新序列，注意在新序列各项2间要输入半角符号的逗号加以分隔（例如：张三，李四，王二），单击“增加“按钮将输入的序列保存起来。31、使用鼠标右键拖动单元格填充柄上例中，介绍了使用鼠标左键拖动单元格埴充柄自动填充数据序列的方法。共实，使用鼠标右键拖动单元格填允柄则更具灵活件。在某单元格内输入数据，按住鼠标右键沿若要填允序列的方向拖动填充柄，将会出现包含卜列各项的菜单：复制单元格、以序列方式填充、以格式填允、以仇填允；以天数填充、以T作日该允、以月该允、以年填允；序列一此时，你可以根据斋要选择一种填充方式。32、如果你的工作表中已有某个序列项，想把它定义成自动填充序列以备后用，是否斋要按照上面介绍的自定义序列的方法重新输入这些序列项？不需要。有快捷方法：选定包含序列项的单元格区域，选择“工具”选项“自定义序列,单击“引入”按钮将选定区域的序列项添加平“自定义序列”对话框，按确定”按钮返回工作表，下次就可以用这个序列项了。33、卜例中，如果你已拥育的序列项中含有许多重复项，应如何处理使其没有霸复项，以便使用“引入”的方法快速创建所需的自定义序列？选定单元格区域，选择“数据“筛选的级筛选，选定”不选重复的记录选项，按确定按钮即可。34、如何对丁作簿进行安全保护？如果你不想别人打开或修改你的工作溃，那么想法加个密码吧。打开工作溥，选择“文件”柴单中的另存为命令，选取选项，根据用户的需要分别输入“打开义件口令”或修改义件D令，按“确定“退出。工作簿（表）被保护之后，还可对工作表中某些单元格区域的正婓数据进行保护，起到双币保护的功能，此时你可以这样做：首先，选定斋保护的单元格区域，选取“格式”菜单中的单元格”命令，选取“保护，从对话框中选取“锁定”，单山”确定”按钮退出。然后选取“工具”菜单中的“保护”命令，选取“保护工作表”，根据提示两次输入口令后退出。注意：不要忘记你设詈有D令”。35、如何使单元格中的颜色和底纹个打印出来？对那些加了保护的单元格，还可以设忧颜色和底纹，以便让用户一目了然，从颜色上看出那些单元格加了保护不能修改，从而可增加数据输入时的直观感觉。但却带来了问题，即在黑白打印时如果连颜色和底纹都打出来，表格的可视性就大打折扣。解决办法是：选择“文件”页面设詈“工作表”，在“打印”栏内选择单元格单色打印”选项。之后，打印出来的表格就面目如初了。36、工作表保护的口令忘记了怎么办？如果你想使用一个保护了的工作表，但口令又忘记了，有办法吗？有。选定了作表，选择“编辑“复制、粘贴”，将其拷贝到一个新的工作薄中（注意：一定要是新工作簿），即可超越工作表保护。当然，提醇你最好不用这种方法盗用他人的工作表。37、“$”的功用Excel-般使用相对地址来引用单元格的位翌，当把一个含有单兀格地址的公式拷贝到一个新的位置，公式中的单元格地址会随者改变。你可以在列号或行号前添加符号”$”来冻结单元格地址，使之在拷贝时保待固定不变。38、如何用汉字名称代替单元格地址？如果你不想使用单元格地址，可以将其定义成一个名字。定义名字的方法有两种：一种是选定单元格区域后在“名字框“直接输入名字，另一种是选定想要命名的单元格区域，再选择插入“名字“定义”，在“当前工作簿中名字对话框内键人名字即可。使用名字的公式比使用单元格地址引用的公式更易千记忆和阅读，比如公式=SUM（实发工资）显然比用单元格地址简单直观，而且不易出错。39、如何在公式中快速输入不连续的单元格地址？在SUM函数中输入比较长的单元格区域字符串很麻烦，尤其是当区域为许多不连续单元格区域组成时。这时可按仵CtrI键，进行不连续区域的选取。区域选定后选择“插入“名字“定义”，将此区域命名，如G-oup1,然后在公式中使用这个区域名，如=SUMC Group1)。40、如何定义局部名字？在默认悄况下，工作殉中的所有名宁都是全局的。其实，可以定义局部名字，仗之只对某个工作表有效，方法是将名字命名为“工作表名！名字的形式即可。41、如何命名常数？有时，为常数指定一个名字可以节省在整个工作簿中修改替换此常数的时间。例如，在某个工作表中经常需用利率4.9来计算利息，可以选择“插入“名字“定义”，在“当前工作薄的名字框内输入“利率”，在“引用位詈框中输入“=0.04.9，按确定”按钮。42、工作表名称中能含有空格吗？能。例如，你可以将朵工作表命名为，ZhuMeng”。有一点结注总的是，当你在其他工作表中调用该工作表中的数据制，个能使用类似=ZhuMeng！应”的公式，否则Excel将提示错误信息”找不到文件Meng。解决的方法是，将调用公式改为=,ZhuMg！应”就行了。当然，输入公式I寸，你最好养成这样的习惯，即在输入“=”号以后，用鼠标单山ZhuMeng工作表，再输入余下的内容。43、给工作表命名应注恁的问题有时为了直观，往往婓给工作表币命名(ExceI默认的荼表名是sheet1、sheet2.），在重命名时应注意最好不要用已存在的函数名来作荼表名，否则在下述情况下将产征收岂义。我们知道，在工作菏中复制工作表的方法是，按住Ctrl健并沿茬标签行拖动选中的工作表到达新的位詈，复制成的工作表以“源工作表的名字（2)”形式命名。例如，源表为ZM,则其“克隆”表为ZM(2)。在公式中Excel会把ZM(2)作为函数来处理，从而出错。因而应给ZM(2)工作表重起个名字。44、如何拆分或取消拆分窗口？当我们给一个工作表输入数据时，在向下滚动过程中，尤其是当标题行消失后，有时会记错各列标题的相对位罚。这时可以将窗口拆分为儿部分，然后将标题部分保留在屏幕I_不动，只滚动数据部分。其力法是在主菜单上单击“窗口”拆分窗口。取消拆分窗口时除了使用“窗口”撒消拆分窗口”命令外，有捷径：将鼠标指针笠千水平拆分或垂直拆分线或双拆分钱交点上，双击鼠标即可取消已拆分的窗口。45、如何给工作簿扩容？选取“工具”选项”命令，选择“常规”项，在“新工作簿内的工作表数”对话栏用上下箭头改变打开新工作表数。一个工作薄最多可以有255张工作表，系统默认值为6。46、如何减少重复劳动？我们在实际应用Excel时，经常遇到有些操作重复应用（如定义上下标等）。为了减少重复劳动，我们可以把一些常用到的操作定义成宏。其方法是：选取“工具菜单中的宏”命令，执行“记录新宏，记录好后按停止”按钮即旬。也司以用VBA编程定义宏。47、如何快速地批措修改数据？假如有一份Excel工作簿，里面有所有职工工资表。现在想将所有职工的补贴增加50（元），当然你可以用公式进行计算，但除此之外还有更简单的批批修改的方法，即使用”选择性粘贴”功能：首先在某个空白单元格中输入50,选定此单元格，选择“编辑“复制”。选取想修改的单元格区域，例如从E2到E150。然庐选择“编辑“”选择性粘贴，在选择性粘贴”对话框”运算”栏中选中加“运算，按确定“健即可。最后，婓删除开始时在某个空自单元格中输入的50。48、如何快速删除特记的数据？假如有一份Excel工作砌，其中有大量的产品单价、数量和金额。如果想将所有数量为0的行删除，首先选定区域（包括标题行），然后选择“数据“筛选“自动筛选。在“数邑”列下拉列表中选择“0”，那么将列出所有数量为0的行。此时在所有行都被选中的情况下，选择“编辑“删除行”，然后按确定即可删除所有数址为0的行。最后，取消自动筛选。49、如何快速删除工作表中的空行？以下几种方法可以快速删除空行：方法一：如果行的顺序无关紧要，则可以根据朵一列排序，然后可以方便地删掉空行。方法二：如果行的顺序小可改变，你可以先选择“插入“列”，插入新的一列入在A列中顺序填入整数。然后根据共他任何一列将表中的行排序，使所有空行都集中到表的底部，删去所有空行。最后以A列币新排序，再删去A列，恢复工作表各行原来的顺序。方法三：使用上例如何快速删除特定的数据的方法，只不过在所有列的下拉列表中都选择“空臼。50、如何使用数组公式？Excel中数组公式非常有用，它可建立产牛多值或对一组值而不是单个值进行操作的公式。要输入数组公式，首先必须选择用来存放结果的单元格区域，在编辑栏输入公式，然后按ctrl+Shift+Enter组合键锁定数组公式，Excel将在公式两边自动加上括号”。不要自己键入花栝号，否则，Excel认为输入的是一个正文标签。要编辑或清除数组公式衙选择数组区域并且激活编辑栏，公式两边的括号将消失，然后编辑或消除公式，最后按Ctrl+shift+Enter键。51、如何不使显示或打印出来的表格中包含有0值？通常情况下，我们不希望显不或打印出来的农格巾包含有0值，而是将其内容置为空。例如，图1合计列中如果使用“=b2+c2+d2”公式，将有可能出现0伯的情况，如何让0仇不显示？方法一；使用加上If函数判断值是否为0的公式，即：=if(b2+c2+d2=0,b2+c2+d2)方法二：选择工具”选项“视窗，在“窗口选项”中去掉零仙”选项。方法三：使用自定义格式。选中眨：E5区域，选择格式“单元格”“数字，从“分类列表框中选择自定义，在格式”框中输入“G通用格式；G通用格式；;，按确定”按钮即可。52、在Excel中用Average函数计算单元格的平均伯的，值为0的单元格也包含在内。有没有办法在计算平均值时排除值为0的单元格？方法一：如果单元格中的伯为o,可用上例0值不显示的方法将其内容置为空，此时空单元格处理成文本，这样就司以直接用Average函数计算了。力法二：巧用C.Ountif函数例如，下血的公式可计算出b2:B10区域中非0单元格的平均仙：=SUm(b2:b10)/countif(b2:b1o,0)53、如何在Excel中实现“自动更正”功能？Word用户都知道，利用Word的“自动史千”功能可以实现数据的快速输入但在Excel中却没有类似自动更正”功能的菜单命令。其实，使用VloopuP函数可以巧妙地解决这问题。