[工作]兴德汽修管理软件使用说明书.doc

目录第一章 公司简介2第二章 软件安装3第三章 主要流程使用说明10第一节车辆报修：12第二节 采购入库14第三节 配件出库16第四节 领料审核17第五节 结算打单18第六节 收付款登记20第四章 主流程操作示范：22第一章 公司简介兴德实业公司从事软件的开发.销售已多年。拥有一大批软件开发精英及销售人员，可以给您带来相当稳定的售后服务支持，其中“兴德汽修管理软件”是本公司自主研发的一款功能强大.方便使用.行业领先的ERP管理软件，经过多年的市场开拓，我公司已在上海.广州.长沙.浙江.江苏.贵阳.昆明.等地都有分公司和售后服务点。公司人才济济，实力雄厚，尤其售后服务专业到位。用我兴德软件，保您财源广进！兴德汽修软件，呈现汽修软件经典之作。 第二章 软件安装1. 打开安装软件所在盘如图（2-1）：（2-1）2. 双击兴德汽修管理软件安装程序图（2-1）开始安装，出现如图（2-2）（2-2） 3. 点击图（2-2）下一步，将显示到图（1-3），点击右图“浏览”将默认C盘改成D盘，确定后点击下一步,如图（2-4）（2-3）4. 将图（2-4）中目标栏C改为D,然后点击确定。 （2-4） 5. 图（2-5）中系统默认是“客户端安装”，如果是在服务器上安装时，需要在“服务器安装”前划，然后点击下一步 （2-5） 6. 在图（2-6）中，数据库访问密码和服务器管理密码系统默认的是“123”，如果您不是非常懂数据库，建议不要修改密码，直接点击下一步，开始安装兴德汽修管理软件 （2-6）注：安装过程中如果遇到杀毒软件阻拦，请选择信任，接下来的安装图为（2-7）至（2-10）： （2-7） （2-8）（2-9） （2-10）7. 360提醒时点击保留图标不处理，如图：（2-11） （2-11） 8. 安装完成点取消，不重新启动。如图：（2-12） （2-12）9. 成功安装兴德汽修管理软件，图标将显示在您桌面上。第三章 主要流程使用说明软件安装成功后，桌面上将显示“兴德汽修管理软件”图标，双击它会显示如图（3-1） ： A、 如果你是单一的站点，则直接选择你的名字，输入你的密码后选择“登陆”即可B、 如果你是多站点联网使用，则需要在右上角的站点名称中选择你所在汽修厂的站点，再选择你的用户名和密码选择“登陆”（3-1） 登陆以后则进入本软件的主界面，如右图（3-2）所示。主界面上含有汽修厂一般常用的功能模块本软件主要流程：车辆报修配件入库配件领用 （3-2）材料审核 结算打单收付款登记第一节 车辆报修：该模块主要功能是：1、 对接待车辆进行资料信息登记2、 对维修工时进行登记3、 对客人进行工时项目及材料的预估、并进行报价 （3-3）具体操作如下：1、 打开车辆报修界面，如图（3-3），在“基本信息”的下输入车辆的基本信息（红色字体为必填选项）2、 接下来是“维修项目”，此框架里填的是该车辆此次维修会出现的工时项目，满足的规则是：工时*工时单价*工时难易系数=工时费如果你的汽修厂不是很严格的要求，也可以直接填写工时费，本系统会有相应的设置。（后面会详细讲解）工时项目的增删改：增加工时项目，如果这个单子没有保存，则直接按“TAB”或者“ENTER”键，将光标换至下一行继续填写即可；删除的话只需要点击项目后面的即可。若这个单子已经保存，则需要点击进入历史查询中，再输入其车牌号，找到该车辆，点修改即可进入原来的单子里面进行增删改等操作。3、*如果你的客户需要报价，或者你的汽修厂要求很严格，则需要在接下来填写“预计材料”。该预计材料的下拉菜单里面出现的配件名称不是来自库存，而是来自软件系统中的记忆功能，即只要是你以前在软件中输入过的配件，都会出现在下面。这就能满足：有时候汽修厂没有这种配件，但是可以在外面临时买回来给客户换上，却也能及时的给客户报价。4、 *接下来是“附加信息”，如果你单位对客户资料要求很严格，对售后工作很在意，则需要做这一步，这一步是在“车辆基本信息”基础上的一些更加详尽的资料，如“保险公司”、“生产商”这些能准确的填写，则在财务上的“三包”“索赔”的挂账上也就有了对象；各种保养日期的准确填写，也更加为你单位的售后服务提供了准确的依据，对于我们软件的短信发送，也有了基础。（这个功能后面会有详细的讲解）第二节 采购入库该模块主要功能：对仓库配件进行录入，以便出库之用 （3-4）具体操作如下：1、 打开采购入库，则显示如图（3-4），选择“采购员”、再选择“配件供应商”，然后再依次输入“配件编码”“配件名称”等等详细信息。（注：红色字体为必填选项，入库单号可以自己编辑，系统也会默认一个单号；“配件编码”可以自动生成，也可以手动输入，这个在后台可以设定，如果是选择自动生成，则可以直接跳过“配件编码”，直接输入“配件名称”）2、 单击“保存”，这张单子即可保存成功3、 进行配件入库单的增删改： 点击“查看历史”，输入入库单号或者配件供应商的名字，即可找到该张入库单，点击“修改”，即可进入该入库单进行增删改，前提条件是该配件在入库后，没有出库记录4、 如果你单位有做“采购计划”这一步，也可以直接在此处导入采购计划的内容，只需要点击即可第三节 配件出库该模块主要功能：对所有车辆在仓库的配件领用做一个登记 （3-5）具体操作如下：1、 打开“配件领用”，则显示如图（3-5），选择“领用工号”，这里可以输入工号，也可以输入车牌号，（本软件都是支持模糊查找，不一定要输入完全）找到该车辆，再选择领用人，再选择出库的配件、数量、单价等等信息。如果输错了，可以直接选择右边的进行删除。2、 点击“保存”，则该配件领用单就保存成功了3、 配件出库单的增删改点击“查看历史单号”，输入车牌号或者领用单号，找到要修改的单子，点击“修改”，即可对该出库单进行修改。（前提是这张单子没有结算，没有材料审核）第四节 领料审核该模块功能：主要是对于出库的材料进行一个检查和审核作用，尽量减少库房出现人为的失误 （3-6）具体操作如下:1、 打开“领料审核”，即出现如图（3-6）所示：在“维修工号”处输入车牌号，找到要审核的车辆，核对出库的配件和工时项目，如果没有发现问题，则点击“审核通过”，完成这一步的操作2、 如果有相关的辅料费用。也可以在材料审核这一步加上去3、 在这一步，还能及时的修改在配件出库那一步的信息，比如，在领料审核中能修改“出库数量”、“出库单价”、“使用类别”4、 如果你们汽修厂规模较小，对库房管理不是很严格，也可以不使用这一步，即“材料出库”后直接进行“结算打单”，这个功能在后台可以设定，后面会详细讲解第五节 结算打单该模块功能：1、 对客户的维修情况进行打单，为其付款和报账提供依据2、 实现各种分类打印，满足客户需求3、 汽修厂一些常见的二次打 单或虚增材料、工时等打单功能 （3-7）具体操作如下：1、打开“结算打单”，即出现如图（3-7）所示：在“结算工号”处输入车牌号，选择“支付方式”，如果是选择会员刷卡，则需要会员刷卡，然后下方会显示出该车辆此次结算的相应工时及材料等一系列费用，以及打折后或会员应该付的费用2、如果觉得准确无误，则点击“保存”，然后选择“结算打印”。（各种打印格式可以在后台设置，多种的打印格式都是根据我们现有客户长时间的建议而修改成的）在“结算打印”的菜单下面，也有各种分类打印，应该能满足各种需求。3、在结算打单这里也能临时的增加工时和材料。这里增加的工时不会算在工人的工时提成里面，这里增加的材料也不会出现在仓库的材料出库里面，但是收取的费用会以纯利润的形式出现在财务上面4、如果你的汽修厂有需要，在结算单的界面也可以打印出门条。点击“出门单”第六节 收付款登记该模块功能：1、 对客户单独一个车的维修进行收款2、 对月结性质的单位进行收款3、 对库房采购的材料进行付款具体操作如下：1、 打开“收付款登记”，即出现如图（3-8）所示： （3-8）在“维修工号”处输入车牌号或者工号，选择要收款的车辆，即显示出收款明细 2、 在“本次收款金额”处输入这次收款的数目，再输入优惠的金额，“票据类别”选择发票类型，并填写发票相关信息，再选择“支付方式”，最后选择“收款”。则收款完成3、 收款的增删改选中图中的“显示已收款车辆”再在“维修工号”处填写车牌号，选择要修改的车辆，则该车辆的所有收款纪录都会显示出来。再选中要修改的单子，点击单子对应的，则可以实现删除功能。4、 同样，可以在这一步实现打印出门单的功能，在收款后，点击“出门单”，则可打印出门条。整个汽修厂的车辆维修流程就完成了。第四章 主流程操作示范：示范说明：一个车牌号为川AWF366的车辆来汽修厂修理，经检测，需要做：四轮定位、换机油滤清器、换右前大灯总成、换雨刮器。且库房没有右前大灯总成了，需要到外面去临时买。一、 车辆报修 （4-1）如图（4-1）所示，首先填写这个车辆的基本资料： 1、“工号”：系统会自动生成工号，也可手动输入工号，我这里演示的是自动生成工号； “车辆类别”：私家车；“车辆品牌”：（系统默认，也可以在后台维护）； “维修性质”：保养（也可以选择大修、小修等等，均可以在后台维护） ；“服务顾问”：李冬梅（选择员工，这个会和服务顾问的提成有关）；2、输入“车牌号”：川AWF366；车型：奥迪；车主姓名：张清；联系 等等（这是车辆来修车的第一次需要详细输入，如果这个车今后再来维修，只需要在车牌号处输入车牌号，然后选择，那么他的信息资料就会自动调出来，无须再做输入）资料填写完毕后即可进行工时项目的输入，如图（4-2）： （4-2）1、 输入完一个空格后可按“tab”或者“enter”键自动切换到下一个空格继续填写。简单的工时费用=工时*工时单价，工时单价在后台可以设置。如果你的汽修厂不需要工时，则可以直接填写工时费，不让工时显示出来（后台同样可以设置）2、 维修类别的选择，如图所示：换机油滤清器及四轮定位是“正常维修”，则费用由客户承担，换雨刮器是“返修”，费用则由汽修厂承担，换右前大灯总成是“事故”，则由保险公司承担，这会在后面的财务账目里面体现出来。在后面的结算打单的时候也会体现。如果客户需要预计材料并报价，则进行下一步，如图（4-3）： （4-3）将可能会涉及到的材料填写上去，这一步不会影响到库房，只是纸面上的数据。然后需要做的就是将客户的详细信息填写，如图（4-4）： （4-4）如果你临时很忙，这个工作也可以在清闲的时候做，将客户资料调出来加以完善1、 生产商、保险公司。WF366这个车的生产商和保险公司依次是“三和奥迪”“平安保险”这样的话，上面出现的“事故”项目的费用承担者就是“平安保险公司”2、 保险到期、保养到期、大修到期、年审到期、出生日期。这个填写清楚了有利于汽修厂的售后人员对客户的回访和 营销，也有利于我们系统自带的短信功能（后面会有详细介绍）整个的报修过程也就结束了。如果该客户临时决定还要求洗车，但此时这个单子已经保存了。怎么办？ （4-5）1、 如图（4-5），点击图中所示的“修改”则弹出对话框（4-6） （4-6）在框内输入相应的车牌号，找到该报修单，点击下拉菜单则出现如图（4-7）所示2、 再点击“修改”则会调出先前的报修单3、 然后再在工时项目里面输入“洗车”即可，如下图（4-8）所示4、再一次的点击“保存”，此次修改完毕 （4-7） （4-8）一、 配件入库 报修完毕，我们开始进入库房部分的演示 根据报修内容，库房看到现在的存货里面没有右前大灯总成这个配件，则需要在外面买回来，所以我们先入库。 （4-9）1、 打开“采购入库”如图（4-9）所示，选择采购员：“张翰”，选择供应商：“红星汽配”。 (4-10)2、 如图（4-10）所示，在采购明细里面依次输入配件编码、配件名称等等配件的基本信息。（A、配件编码我们软件默认是自动生成，所以，也可以不输入，直接从配件名称开始输入；B、销售价系统默认的是根据你输入的入库单价按一定的加价比例加上去的，这个加价比例可以在后台设置，默认的是40%，当然，也可以自己输入销售价，你选择销售价那一栏，直接输入即可覆盖默认的价格）3、 点击保存，即可完成此次的配件入库工作。4、 如果要修改某一张入库单，点击下图(4-11)中的“查看历史”即可，具体的操作和流程和修改报修单类似 (4-11)二、 配件出库 （4-12）1、打开“配件领用”，如图（4-12）所示，在“领用工号”处输入车牌号，如WF366,然后在领用人处选择相应员工，如方璐。配件出库的基本信息就填写完毕2、在领用明细里详细的添加要出库的配件，在“配件编码”和“配件名称”都可以选择配件，两者都支持拼音模糊查询，如机油滤清器，只需要输入“JYLQQ”这样的拼音首字母就可以了。然后填写领用数量和领用单价（默认的领用单价来自两个渠道，一个是配件入库的时候输入的销售价，一个来自后台配件维护的销售价，在这里的领用单价也可以修改，修改后自动覆盖默认单价）。3、使用类别的选择就决定了该配件由谁来买单，如图中的机油滤清器选的是“正常维修”，则由客户承担费用，雨刮器选的是“返修”，则由汽修厂承担费用，右前大灯总成选的是“事故”，则由保险公司承担费用。4、点击“保存”，即可完成配件出库5、如果发现出库配件有错，需要修改该张单子，比如WF366这个车辆临时需要再出一个“刹车片” 则操作步骤如下： （4-13）A、 如图（4-13）所示：点击“查看历史单号”B、 在右图所示的框内输入要修改的车牌号，找到该车，再点“修改”C、 就把这个车辆上次的出库单调出来了，然后在出库单中新起一行，把“刹车片”添加进去即可。如图(4-14)所示： （4-14）D、 点击“保存”，此次修改完成。三、 领料审核 (4-15)1、 在如图(4-15)所示中“维修工号”中输入车牌号WF366,并选择这个车辆，关于WF366的所有材料信息也就显示出来了2、 如果该车辆涉及到相应的辅料费，需要客户承担的，也可以直接在这里的“辅料费”栏目中输入。该项费用会自动在打印结算单的时候，以“辅料费”的形式出现3、 在这一步，材料的所有信息都是可以修改的，比如，删除刹车片，只需点击右边的就可进行删除，也可以在这里对出库材料的数量和单价以及使用类别进行修改，在此处修改后，系统会自动在相应的出库单做相应的修改，并自动恢复库存情况。 (4-16)4、 检查一下维修工时项目和材料是否相符，点击如图(4-16)所示“查看维修项目” (4-17)5、 则会弹出如图(4-17)的界面，在该界面，可以看到报修项目、预计材料、已经领用的材料，仔细检查，确认无误。6、 点击“审核通过”，则完成该步四、 结算打单 (4-18)1、 在如图(4-18)所示“结算工号”中输入车牌号WF366,再点击选择，则该车这次维修的所有内容均会调出来。2、 支付方式的选择，里面有挂账、现金、支票、会员刷卡。WF366就暂时选择挂账3、 二者为何不相等呢？总修车费是发生在这个车辆上的所有费用，包括保险公司的事故费用、汽修厂的返修费用，和顾客承担的费用；车主应付金额是指单纯客户承担的那部分费用4、 如果要给WF366一些优惠，怎么做呢？如图(4-19)所示 (4-19)该栏目里面能输入的选项有：辅料费、管理费、施救费、各种优惠。（如图示：管理费可以直接输入金额8.4，也可以输入10%，显示出来都是8.4，当然如果你单位会在管理费上有固定值，可以直接在后台输入；各种优惠也是直接在上面输入即可，如图，材料优惠12元）5、 如果WF366的电脑板坏了，而我厂员工又将它修理好了，但是却直接给客户说的是换了一个新的电脑板，那么，这个电脑板的钱则由客户承担，但我们又没有任何材料成本，相当于是纯利润，也没有影响库存，自然就不能从“配件出库”里面出。因此，这种情况就只能在结算打单里面做。直接在配件栏目中添加，然后点击保存即可 (4-20)如图(4-20)所示：虚增的所有材料前方都有一个红色的做标记，对于虚增的材料也是可以删除的（其他的正常出库的材料在这个界面是不能删除的），虚增的工时项目同理。标记是6、 要修改一张已经保存过的结算单，只需将右上角的打上勾，然后在“结算工号”中输入要修改的车牌号，选择车辆，再点击如图(4-21)的“取消结算” (4-21)7、 该张结算单即回到了结算以前的状态，可对其进行相应修改后再结算。8、 相应的打印，点击“结算打印”则弹出如右图所示：可分类打印，也可全部打印，这个就看客户需要而定，打印的格式可以在后台选择，我们的备选格式有5种，如果汽修厂客户有个别需求，我们也将为其进行单独的程序修改 五、 维修收款1、 打开“收付款登记”，在“维修工号”处输入车牌号WF366，选择该车辆，即调出收款信息，如果客户是全款现金付款，则只需要点击收款即可完成2、 如果客户不是全款，比如WF366这个车全款是626元，而客户这次只付了500元，还欠126元，则在“本次收款金额”中输入 这次收的500元，点击收款即可完成 （4-22） 3、 图中的“少收金额”是本次财务上对客户的优惠，比如说WF366这个客户的626元总价，省去6元钱之类的，则在“少收金额”4、 如果这个收款已经完成，却发现出错了，需要修改，怎么做？只需在右上角的划上勾，再输入要修改的车牌号，再点击“收款历史记录”则出现这个车辆以前所有的收款记录，选择要修改的那个记录，点击右边的，删除该次收款，则回到了未收款状态。六、 修改维修单如果这个WF366已经收款，且整个维修过程都需要删除，然后重新再来，怎么做？整体原则是：按照整体上的流程逆行操作即可完成：1、 在第六节中提到的修改收款记录，取消收款2、 在第五节提到如何修改已结算单子，取消结算3、 在第四节提到的如何取消领料审核4、 在第三节提到的如何修改出库单，删除该出库单5、 在第一节提到的如何修改报修单，删除该报修单