（中职）秘书岗位多媒体技术应用8教学课件.ppt

YCF正版可修改PPT（中职）秘书岗位多媒体技术应用8ppt教学课件 第八章第八章 ExcelExcel表格处理技术表格处理技术第一节 Excel 2007概述第二节 Excel 2007基本操作第三节 数据管理第四节 图表应用第五节 打印工作表第一节第一节 Excel Excel概述概述Excel 2007是目前市场上功能最强大的电子表格制作软件之一，它不仅具有强大的数据组织、计算、分析和统计功能，还可以通过图表、图形等多种形式形象地显示处理结果，能更方便地与 Office 2007其他组件相互调用数据，实现资源共享。一、Excel 2007的启动和退出二、Excel 2007的工作界面一、一、Excel 2007Excel 2007的启动和退出的启动和退出（一）启动Excel 2007用户可以用如下几种方法启动Excel 2007。1单击“开始”按钮，选择“程序”选项，在“程序”子菜单中单击Microsoft Excel选项。2若桌面上有Excel 2007的快捷方式图标，双击它即可启动Excel 2007。3通过打开一个已存在的Excel文件来启动Excel 2007系统，打开该文件的同时也打开了Excel。（二）退出Excel 20071单击Excel 2007 窗口标题栏右端的“关闭”按钮。2单击Excel 2007 窗口标题栏左端的Office按钮，选择“关闭”命令。3使用快捷键，同时按下Alt+F4键。二、二、Excel 2007Excel 2007的工作界面的工作界面第二节第二节 Excel 2007Excel 2007基本操作基本操作一、工作簿和工作表的基本操作二、保护工作簿和工作表三、输入和编辑数据四、编辑工作表五、格式化工作表六、公式和函数一、工作簿和工作表的基本操作一、工作簿和工作表的基本操作Excel工作簿是包含一个或多个工作表的文件，可以用它来组织各种相关信息。工作表由多个单元格基本元素构成，若干个工作表构成了一个工作簿。（一）工作簿操作1创建工作簿2保存工作簿3关闭工作簿4打开工作簿（二）工作表操作1选择工作表2插入工作表3删除工作表4移动或复制工作表5重命名工作表（三）查看工作簿窗口Excel 2007是一个支持多文档界面的标准应用软件，在其中可以打开多个工作簿，对于打开的每一个工作簿可以单独设置显示方式（最大化、最小化和正常窗口）。如果所有工作簿窗口均处于正常状态，则可以将这些窗口水平排列、垂直排列或层叠式排列。1工作簿视图2并排查看工作表3同时显示多个工作簿4拆分与冻结窗口二、保护工作簿和工作表二、保护工作簿和工作表设置保护工作簿和工作表，首先在 Excel 2007中打开一个工作簿，然后打开“审阅”选项卡，在“更改”组中单击“保护工作簿”按钮，在弹出的菜单中选择“保护结构和窗口”命令，打开“保护结构和窗口”对话框，在“保护工作薄”组中选择“结构”与“窗口”复选框，在“密码”文本框中输入密码，然后单击“确定”按钮，会打开“确认密码”对话框，在“重新输入密码”文本框中再次输入密码，单击“确定”按钮即可。工作簿被保护后，将无法完成调整工作簿结构与窗口的相关操作。三、输入和编辑数据三、输入和编辑数据在Excel 2007中，最基本也是最常用的操作就是数据处理。Excel 2007提供了强大且人性化的数据处理功能，可以轻松完成各项数据操作。（一）输入数据1选定单元格2输入文本3输入数字4输入日期或时间（二）删除和更改数据如果在单元格中输入数据时发生了错误，或者要改变单元格中的数据时，则需要对数据进行编辑。例如，删除单元格中的内容，用全新的数据替换原数据，或者对数据进行一些细微的变动。1删除单元格中的数据2更改单元格中的数据（三）复制或移动数据移动或复制单元格或单元格区域数据的方法基本相同，选中单元格数据后，在“开始”选项卡的“剪贴板”组中单击“复制”按钮 或“剪切”按钮，然后单击要粘贴数据的位置并在“剪贴板”组中单击“粘贴”按钮，即可将单元格数据移动或复制到新位置。（四）自动填充1在同一行或列中填充数据2填充一系列数字、日期3手动控制创建序列四四、编辑工作表编辑工作表（一）插入和删除单元格、行、列1插入单元格选择要插入数据的单元格，在“开始”选项卡中的“单元格”组中，单击“插入”项后面的倒三角，选择“插入单元格”，打开“插入”对话框，选择“活动单元格右移”项，表示新插入的单元格将插入在选中的位置上，而原来选择的单元格及其右侧单元格内的数据会依次右移一个单元格；若选择“活动单元格下移”项则表示新插入的单元格将插入在选中的位置上，而原来选择的单元格及其下面单元格内的数据会依次下移一个单元格。2.删除单元格删除单元格是将选定的单元格从工作表中删除，与被删除的单元格相邻的其它单元格将会进行相应的位置调整。3.插入行或列选择要插入行或列上的任意单元格，在“开始”选项卡中的“单元格”组中单击“插入”项后面的倒三角，选择“插入工作表行”或“插入工作表列”，则在所选的位置上插入一个新的空行或空列。4.删除行或列选择要删除的行或列的行号或列号，可以通过拖曳几个行号或列号来选择删除多行或多列，在“开始”选项卡中的“单元格”组中单击“删除”项后面的倒三角，选择“删除工作表行”或“删除工作表列”，即可完成删除操作。（二）数据的查找与替换1.查找单击“开始”选项卡的“编辑”组中的“查找和选择”按钮，在弹出的快捷菜单中选择“查找”命令，打开“查找和替换”对话框的“查找”选项卡，单击“选项”按钮可以详细地设置搜索条件，在“查找内容”文本框输入要查找的内容，在“范围”下拉列表框中选择“工作表”选项；单击“查找全部”按钮，开始查找整个工作表，完成后在对话框下部的列表框中显示所有满足搜索条件的内容。2.替换单击“开始”选项卡的“编辑”组中的“查找和选择”按钮，在弹出的快捷菜单中选择“替换”命令，打开“查找和替换”对话框的“替换”选项卡，单击“选项”按钮可以详细地设置替换条件，在“查找内容”文本框输入要查找的内容，在“替换为”文本框中输入要替换的内容，在“范围”下拉列表框中选择“工作表”选项；单击“全部替换”按钮，直接将全部内容一次性全部自动替换。五、格式化工作表五、格式化工作表（一）改变行高和列宽选择要改变尺寸的行或列，在“开始”选项卡的“单元格”组中，单击“格式”按钮旁的倒三角按钮。在弹出的菜单中选择“行高”或“列宽”命令，在弹出的对话框中输入所要的数值，最后单击“确定”按钮即可。也可以用鼠标指针指向行或列的边框线，当鼠标指针变成双箭头时，拖曳鼠标直至调整到符合要求，释放鼠标。（二）改变工作表的视图1放大和缩小工作表视图在“页面布局”选项卡的“调整为合适大小”组中，选择合适的宽度、高度或缩放比例，即可放大或缩小工作表。也可通过窗口右下角的缩放滑块 来直接完成缩放操作。2设置边框和底纹在“开始”选项卡的“单元格”组中，单击“格式”按钮旁的倒三角按钮。在弹出的菜单中选择“设置单元格格式”命令，在“设置单元格格式”对话框的“边框”与“填充”选项卡中，可以分别设置工作表的边框与底纹。3设置对齐方式选择要对齐的单元格区域，在“开始”选项卡的“单元格”组中，单击“格式”按钮旁的倒三角按钮。在弹出的菜单中选择“设置单元格格式”命令，在“设置单元格格式”对话框的“对齐”选项卡中，选择对齐方式，单击“确定”按钮或按Enter键即可。六六、公式和函数公式和函数分析和处理Excel 2007工作表中的数据离不开公式和函数。公式由两部分构成：数值和运算符。数值可以是具体的数值，也可以是单元格引用。运算符就是工作表处理数据的指令。（一）公式的运算符运算符是一个标记或符号，指定表达式内执行计算的类型，有算术、比较、文笔和引用运算符。算术运算符：用于完成基本的数学运算的运算符，例如加、减、乘、除等，它们用于连接数字，计算后产生结果。比较运算符：用于比较两个数值大小关系的运算符，使用这种运算符计算后将返回逻辑值TRUE或FALSE。文本运算符：使用符号“&”加入或连接一个或更多字符以产生一串字符。引用运算符：用于单元格区域的合并计算。如果公式中同时用到多个运算符，Excel 2007将会依照运算符的优先级来依次完成运算。（二）应用公式在工作表中输入数据后，可通过 Excel 2007中的公式对这些数据进行自动、精确、高速地运算处理。1公式的基本操作（1）输入公式（2）修改公式（3）显示公式（4）复制公式（5）删除公式在Excel 2007中，使用公式计算出结果后，可以设置删除该单元格中的公式，并保留结果。2引用公式公式的引用就是对工作表中的一个或一组单元格进行标识，从而告诉公式使用哪些单元格的值。通过引用，可以在一个公式中使用工作表不同部分的数据，或者在多个公式中使用同一单元格的数值。（1）相对引用（2）绝对引用（3）混合引用3应用函数Excel 2007将具有特定功能的一组公式组合在一起以形成函数。与直接使用公式进行计算相比较，使用函数进行计算的速度更快，同时减少了错误的发生。函数一般包含3个部分：等号、函数名和参数，如“=SUM（A1：C8）”，表示对A1：C8单元格区域内所有数据求和。（1）插入函数在 Excel 2007中打开“公式”选项卡，在“函数库”组中可以插入 Excel 2007自带的任意函数。（2）嵌套函数在某些情况下，需要将某个公式或函数的返回值作为另一个函数的参数来使用，这就是函数的嵌套使用。使用该功能的方法为：先插入Excel 2007自带的一种函数，然后通过修改函数实现函数的嵌套使用。第第三三节节 数据管理数据管理Excel 2007与其他的数据管理软件一样，拥有强大的排序、检索和汇总等数据管理功能。一、数据清单二、数据排序三、筛选排序一、一、数据清单数据清单数据清单是指包含一组相关数据的一系列工作表数据行。Excel 2007在对数据清单进行管理时，一般把数据清单看作是一个数据库。数据清单中的行相当于数据库中的记录，行标题相当于记录名。数据清单中的列相当于数据库中的字段，列标题相当于数据库中的字段名。（一）数据清单的大小和位置（二）列标志（三）行内容和列内容二、数据排序二、数据排序数据排序是指按一定规则对数据进行整理、排列，这样可以为数据的进一步处理作好准备。Excel 2007提供了多种方法对数据清单进行排序，可以按升序、降序 的方式，也可以由用户自定义排序。（一）对数据清单排序对Excel 2007中的数据清单进行排序时，如果按照单列的内容进行排序，可以直接打开“开始”选项卡的“编辑”组完成排序操作。如果要对多列内容排序，则需要在“数据”选项卡中的“排序和筛选”组中进行操作。（二）数据的高级排序数据的高级排序是指按照多个条件对数据清单进行排序，这是针对简单排序后仍然有相同数据的情况进行的一种排序方式。单击“排序和筛选”右下角的倒三角，选择“自定义排序”，打开“排序”对话框。在此可以根据排序的需要，按照不同的排序条件进行排序。可以添加、删除、复制排序条件，也可以在排序选项里设置不同的排序方式。三、筛选排序三、筛选排序数据清单创建完成后，对它进行的操作通常是从中查找和分析具备特定条件的记录，而筛选就是一种用于查找数据清单中数据的快速方法。经过筛选后的数据清单只显示包含指定条件的数据行，供用户浏览、分析。（一）自动筛选自动筛选提供了在具有大量记录的数据清单中快速查找符合某种条件记录的功能。使用自动筛选功能筛选记录时，字段名称将变成一个下拉列表框的框名。（二）自定义筛选使用Excel 2007中自带的筛选条件，可以快速完成对数据清单的筛选操作。但是当自带的筛选条件无法满足需要时，也可以根据需要自定义筛选条件。（三）数据的高级筛选如果数据清单中的字段比较多，筛选的条件也比较多，自定义筛选就显得十分麻烦。针对筛选条件较多的情况，可以使用高级筛选功能来处理。使用高级筛选功能，必须先建立一个条件区域，用来指定筛选的数据所需满足的条件。条件区域的第一行是所有作为筛选条件的字段名，这些字段名与数据清单中的字段名必须完全一样。条件区域的其他行则是筛选条件。需要注意的是，条件区域和数据清单不能连接，必须用一个空行将其隔开。第四节第四节 图表应用图表应用使用Excel 2007对工作表中的数据进行计算、统计等操作后，得到的计算和统计结果还不能更好地显示出数据的发展趋势或分布状况。为了解决这一问题，Excel 2007将处理的数据建成各种统计图表，这样就能够更直观地表现处理的数据。一、图表类型二、图表的基本组成三、创建图表四、修改图表一、图表类型一、图表类型（一）柱形图柱形图可直观地对数据进行对比分析以提出结果。在 Excel 2007中，柱形图又可细分为二维柱形图、三维柱形图、圆柱图、圆锥图以及棱锥图。（二）折线图折线图可直观地显示数据的走势情况。在Excel 2007中，折线图又分为二维折线图与三维折线图。（三）饼图饼图能直观地显示数据占有比例，而且比较美观。在Excel 2007中，饼图又可细分为二维饼图与三维饼图。（四）条形图条形图就是横着的柱形图，其作用也与柱形图相同，可直观地对数据进行对比分析。在Excel 2007中，条形图又可细分为二维条形图、三维条形图、圆柱图、圆锥图以及棱锥图。（五）面积图面积图能直观地显示数据的大小与走势范围，在 Excel 2007中，面积图又可分为二维面积图与三维面积图。（六）散点图散点图可以直观地显示图表数据点的精确值，用于对图表数据进行统计计算。除了上面介绍的图表外，Excel 2007还包括股价图、曲面图、圆环图、气泡图以及雷达图等类型图表。二、图表的基本组成二、图表的基本组成在Excel 2007中，有两种类型的图表，一种是嵌入式图表，另一种是图表工作表。嵌入式图表就是将图表看作是一个图形对象，并作为工作表的一部分进行保存。图表工作表是工作簿中具有特定工作表名称的独立工作表。在需要独立于工作表数据查看或编辑大而复杂的图表或节省工作表上的屏幕空间时，就可以使用图表工作表。无论是建立哪一种图表，创建图表的依据都是工作表中的数据。当工作表中的数据发生变化时，图表便会更新。图表的基本结构包括：图表区、绘图区、图表标题、数据系列、网格线以及图例等。图表区：在Excel 2007中，图表区指的是包含绘制的整张图表及图表中元素的区域。绘图区：图表中的整个绘制区域。图表标题：图表标题在图表中起到说明性的作用，是图表性质的大致概括和内容总结，它相当于一篇文章的标题并可用来定义图表的名称。它可以自动与坐标轴对齐或居中排列于图表的顶端。数据系列：在 Excel 2007中，数据系列又称为分类，它指的是图表上的一组相关数据点。网格线：和坐标纸类似，网格线是图表中从坐标轴刻度线延伸并贯穿整个绘图区的可选线条系列。图例：在图表中，图例是包围图例项和图例项标示的方框，每个图例项左边的图例项标示和图表中相应数据系列的颜色与图案一致。数轴标题：用于标记分类轴和数值轴的名称，在Excel 2007默认设置下其位于图表的下面和左面。图表标签：用于在工作簿中切换图表工作表与其他工作表，可以根据需要修改图表标签的名称。三、创建图表三、创建图表使用Excel 2007提供的图表向导，可以方便快速地建立一个标准类型或自定义类型的图表。在图表创建完成后，仍然可以修改其各种属性，以使整个图表更趋于完善。打开“学生成绩单”工作簿，创建用于显示学生语文、数学、英语、计算机成绩的柱形图图表。在“学生成绩单”工作簿中选定B2：F12 区域，打开“插入”选项卡，在“图表”组中单击“柱形图”按钮，在弹出的菜单中选择“三维柱形图”下的“三维簇状柱形图”命令，即可在工作表中插入柱形图图表。四、修改图表四、修改图表（一）更改图表类型若图表的类型无法确切地展现工作表数据所包含的信息，如使用圆柱图来表现数据的走势等，此时就需要更改图表类型。（二）移动图表位置在Excel 2007的图表中，图表区、绘图区以及图例等组成部分的位置都不是固定不变的，可以拖动它们的位置，以便让图表更加美观与合理。在Excel 2007中移动绘图区与图例的位置时，都不能超出图表区的范围。（三）调整图表大小在Excel 2007中，除了可以移动图表的位置外，还可以调整图表的大小。用户可以调整整个图表的大小，也可以单独调整图表中的某个组成部分的大小。如图例、绘图区等。（四）修饰图表中文字的格式若对创建图表时默认使用的文字格式不满意，则可以重新设置文字格式，如可以改变文字的字体和大小，还可以设置文字的对齐方式和旋转方向等。第五节第五节 打印工作表打印工作表一、设置打印页面二、打印预览三、打印Excel工作表一、设置打印页面一、设置打印页面在打印工作表之前，可根据要求对要打印的工作表进行一些必要的设置。例如，设置打印的方向、纸张的大小、页边距等。（一）设置页边距页边距指的是打印工作表的边缘距打印纸边缘的距离。Excel 2007提供了3种页边距预设方案，分别为“普通”、“宽”与“窄”，其中默认使用的是“普通”页边距方案。（二）设置纸张方向在设置打印页面时，打印方向可设置为纵向打印和横向打印两种。在“页面设置”组中单击“纸张方向”按钮，在弹出的菜单中选择“纵向”或“横向”命令，设置所需打印方向。纵向打印常用于打印窄表，而横向打印常用于打印宽表。（三）设置纸张大小在设置打印页面时，应选用与打印机中打印纸大小对应的纸张大小设置。在“页面设置”组中单击“纸张大小”按钮，在弹出的菜单中可选择纸张大小。（四）设置打印区域在打印工作表时，经常会遇到不需要打印整张工作表的情况，此时可以设置打印区域，只打印工作表中所需的部分。（五）设置分页符如果打印的工作表中的内容不止一页，Excel 2007会自动在其中插入分页符，将工作表分成多页。这些分负符的位置取决于纸张的大小及页边距设置。（六）设置打印标题打印工作表时，可以选择工作表中的任意行或列为打印标题。若选择行为打印标题，则该行会出现在打印页的顶端，若选择列为打印标题，则该列会出现在打印页的最左端。二、打印预览二、打印预览Excel 2007提供打印预览功能，可以通过该功能查看打印后的实际效果，如页面设置、分页符效果等。若不满意可以及时调整，避免打印后不能使用而造成浪费。三、打印三、打印 ExcelExcel工作表工作表设置工作表的打印页面效果并在打印预览窗口确认无误之后，就可以打印该工作表。在Excel 2007自带的“打印内容”对话框中，可以完成打印工作表前的最后设置。关关 键键 概概 念念 工作簿 工作表 单元格 运算符 数据清单请请 你你 尝尝 试试1制作一个本单位各个级次办公室文秘人员的通讯录，包括创建工作簿、调整行和列、设置单元格格式、输入和修改数据等。2制作一个本单位各个级次办公室文秘人员的工资表，运用学过的知识，对数据进行排序、筛选。复复 习习 思思 考考1如何创建工作薄？2如何添加和删除工作表？3如何插入和删除单元格、行或列？4如何增加和删除图表中的数据？5试分析Excel 2007的数据库管理功能，包括排序、检索、数据筛选。