采购过程和信息流.pptx

采购过程和信息流夏烨2012-12采采购过程程发现需求需求准确定准确定义需求需求选择货源与供源与供应商商确确认报价与采价与采购条件条件准准备采采购订单订单跟催跟催收收货与与检验支付支付评估与估与记录信息流信息流信息系信息系统课程概述程概述发现需求需求需求的定需求的定义与概述与概述需求分析需求分析ABC分析法分析法统计分析法分析法物物资消耗分析法消耗分析法推推导分析分析需求需求预测其他与需求相关的其他与需求相关的问题采采购过程程 发现需求需求采采购过程程 发现需求需求在企在企业的采的采购活活动中，中，“需求需求”至少包含以下几个方面至少包含以下几个方面采采购什么什么采采购多少多少在什么在什么时候采候采购除上述内容外，采除上述内容外，采购者者还应该弄清楚：弄清楚：为什么采什么采购指定的商品？指定的商品？必必须满足什么足什么样的指的指标和和规范？范？此此类需求的需求的规律律运运输的手段的手段有哪些特殊的要求有哪些特殊的要求并不是每一个需求者都清楚自己的采并不是每一个需求者都清楚自己的采购需求需求简单标准品的需求通常可以被清晰描述准品的需求通常可以被清晰描述复复杂工工业品、品、订制品容易出制品容易出现遗漏部分需求漏部分需求要求和指要求和指标含糊不清含糊不清需求不具需求不具备可可执行度行度系系统工程、各工程、各类复复杂服服务项目容易出目容易出现需求的根本目的不清需求的根本目的不清需求的方向性需求的方向性错误，与期望的目，与期望的目标偏差偏差过大大需求需求频繁繁变更更采采购过程程 发现需求需求需求分析需求分析通通过多种技多种技术手段找出需求手段找出需求规律的工作律的工作输入信息：入信息：历史采史采购记录分析方法：分析方法：ABC分析法、分析法、统计分析法等分析法等输出信息：采出信息：采购需求需求预测采采购的基的基础工作工作却未必却未必总由采由采购掌控掌控需求分析需要全面的知需求分析需要全面的知识涉及部涉及部门职责划分、生划分、生产流程、技流程、技术工工艺、物料、物料计算等算等需要采需要采购管理部管理部门统一一组织协调采采购的基的基础工作，科学与主工作，科学与主动采采购的基的基础。采采购过程程 ABC分分类法法ABC分分类为多种同多种同时采采购的物的物资设定定优先先级别、相、相应分配工作重点的方法分配工作重点的方法源自人口理源自人口理论，类似似“20-80”理理论适用于多种工作和生活适用于多种工作和生活场合合ABC分析方法分析方法“少量的品种决定了大部分的少量的品种决定了大部分的销售售额”A类：价：价值高、品种少、供高、品种少、供应风险高。高。通常只占采通常只占采购品种（品种（SKU)的的10%-20%耗用耗用70%-80%的采的采购资金金贡献献70%-80%的的销售售额B类：价：价值较高、品种高、品种较多、存在一定的供多、存在一定的供应风险。占采占采购品种（品种（SKU)的的20%-30%耗用耗用20%-30%的采的采购资金金贡献献20%-30%的的销售售额C类：价：价值低、品种繁多、通常供低、品种繁多、通常供应风险较低。低。占采占采购品种（品种（SKU)的的60%-70%耗用耗用10%左右的采左右的采购资金金贡献献10%左右的左右的销售售额供供应商商选择与管理也以与管理也以对物料物料进行行ABC分分类为基基础展开（第八章）展开（第八章）采采购过程程-ABC分分类步步骤商品编号单价/元需求量/件商品编号单价/元需求量/件A4.00300F2.00150B8.001200G6.0040C1.00290H2.00700D2.00140I5.0050E1.00270J3.002000采采购过程程-ABC分分类步步骤分 类每类金额(元)库存品种数百分比(%)占用金额百分比(%)A=B,J15600.002078.7B=H,A,F2900.003014.6C=C,D,E,I,G1330.00506.7采采购过程程-ABC分分类步步骤采采购过程程-ABC分分类步步骤前述的例子是定量的分析法，默前述的例子是定量的分析法，默认每一每一单位的采位的采购/销售售额重要性相同重要性相同如商品的重要性不完全由数量决定，而是如商品的重要性不完全由数量决定，而是对某些性能有高度的关注，可以某些性能有高度的关注，可以采用定性分析法采用定性分析法对商品性能、要求的重要性商品性能、要求的重要性进行加行加权设立商品受关注的立商品受关注的项目目由相关的技由相关的技术或市或市场部部门划定其重要性占比划定其重要性占比用数量乘以其占比得出加用数量乘以其占比得出加权值按照加按照加权值排序，找出排序，找出ABC分分类教材教材P33-P34采采购过程程-ABC分分类应用用ABC分分类在什么情况下在什么情况下发挥作用作用采采购组织中的人力中的人力资源配置源配置采采购战略、策略的制定略、策略的制定采采购工作工作计划的制定划的制定贸易流通企易流通企业：采采购的的资金不足金不足物流运力物流运力紧张销售渠道、区域有限售渠道、区域有限优先采先采购A类，在，在B类中中筛选部分采部分采购生生产制造企制造企业供供应商或我方工厂商或我方工厂产能能紧张物料供物料供应环境不理想境不理想物流运力物流运力紧张按按ABC分分类调配人力、制定采配人力、制定采购计划，缺一不可。划，缺一不可。讨论供供应问题时不能不能简单地看采地看采购额分分ABC类，需要，需要综合考合考虑周周期、期、产能、技能、技术专利等。利等。采采购过程程 统计分析法分析法统计分析的通用步分析的通用步骤与内容与内容“P”：Problem，定，定义研究的研究的问题“P”：Plan，打算采用的，打算采用的调研和分析研和分析计划划“D”：Data，数据来源、，数据来源、样本数量、本数量、样本范本范围“A”：Analysis，分析手段的采取，分析手段的采取“C”：Conclusion，结论和建和建议“Problem”：需求采：需求采购多少？在什么多少？在什么时间送达？送达？“Plan”：搜集：搜集订单数据、采用数据、采用简单统计手段制作需求手段制作需求预测“Data”：各品各品类商品的采商品的采购申申请单销售日、周、月售日、周、月记录出出库记录、领料料单生生产计划划销售指售指标其他其他历史数据史数据采采购过程程 统计分析法分析法“Analysis”：简单汇总法：法：各各类需求数量需求数量简单相加、按要求相加、按要求时间采采购优点：有点：有计划性划性缺点：缺点：分析方法分析方法简单，市，市场响响应不灵敏。不灵敏。库存容易在不知不存容易在不知不觉中增高中增高周期（日、周、月）周期（日、周、月）销售售记录统计法法时间函数法：函数法：Continuous Statistics Model把每日把每日销售数据售数据贯连起来起来在一个在一个连续的的时间轴上分析下一个上分析下一个时间点可能出点可能出现的需求的需求采用采用简单微微积分工具，分工具，Ri=fi(t)dt E有序数列法：有序数列法：Discrete Statistics Model把日、周、月把日、周、月销售数据列明售数据列明寻找数列的内在关系，把以往的数据作找数列的内在关系，把以往的数据作为参考，参考，预测未来同未来同时期的期的销售数量，售数量，Ri(t)=fi(t)统计周期越密集、周期越密集、样本越大、本越大、预测越准确越准确优点：点：预测相相对科学、相科学、相对准确准确缺点：缺点：需要需要销售、采售、采购团队有一定的有一定的统计能力能力样本搜集、假本搜集、假设前提条件前提条件设置、数字置、数字处理手段容易偏差理手段容易偏差采采购过程程 物物资消耗定消耗定额管理管理物物资消耗定消耗定额管理管理通通过研究关研究关键物物资的消耗的消耗记录，推算所有物料的生，推算所有物料的生产或采或采购需求需求类物物资必必须是商品中的是商品中的标准配件准配件/指指标，即每，即每单位商品含有相同数位商品含有相同数量的量的该类物物资核心物料作核心物料作为研究研究对象：象：发动机、机、钢铁原料等原料等除此之外，除此之外，辅料、燃料、料、燃料、电力等皆可作力等皆可作为消耗的研究消耗的研究对象象分析方法分析方法确定一个或数个作确定一个或数个作为参考的消耗配件参考的消耗配件/指指标按定按定额关系和参考配件关系和参考配件/指指标的消耗的消耗预测推推导其他部件的需求其他部件的需求分析手段：分析手段：统计分析法：分析法：类似成品似成品级别的的统计分析，只不分析，只不过研究研究对象象为参考配件或指参考配件或指标经验预估法：在真估法：在真实生生产中最常中最常见的情形的情形关于技关于技术分析法：分析法：根据根据图纸或或设计方案找出所有零部件方案找出所有零部件了解零部件的加工工了解零部件的加工工艺和流程和流程确定每个零件的加工周期、加工的原料用量（含确定每个零件的加工周期、加工的原料用量（含损耗量）耗量）找出每个零件和参考配件找出每个零件和参考配件/指指标的定的定额关系关系严格格说来，技来，技术分析法是更精确定分析法是更精确定义参考配件参考配件/指指标与其他部与其他部件消耗关系的方法，是保障件消耗关系的方法，是保障统计分析和分析和经验预估更准确的估更准确的办法，而非与其相提并法，而非与其相提并论的分析手段。的分析手段。采采购过程程 推推导分析分析推推导分析：从成品分析：从成品级别的生的生产计划拆分划拆分为部件部件计划的划的过程程主生主生产计划：按划：按销售商品售商品为单位的需求位的需求计划划生生产计划：划：将成品将成品级别拆分拆分为部件部件级别按部件的数量和生按部件的数量和生产周期安排生周期安排生产计划划采采购计划与生划与生产计划相匹配划相匹配BOM(Bill of Material)的概念的概念MRP的重要功能即在于自的重要功能即在于自动、快速、快速、详细、精确地制定生、精确地制定生产计划划A12*B12*(5*C1)2*(3*C2)2*(1*C3)1*B21*(10*C4)1*(3*C5)3*B33*(2*C6)3*(4*C7)采采购过程程 预测分析分析预测分析：分析：根据企根据企业过去的物去的物资消耗找出企消耗找出企业物物资消耗的消耗的规律律使用丰富的使用丰富的统计手段手段预测企企业的物的物资需求需求例如：一元例如：一元线性回性回归分析（分析（Linear Regression Model）采采购过程程 几种分析方法的关系几种分析方法的关系前述几种分析方法并非平行的、可相提并前述几种分析方法并非平行的、可相提并论的方法的方法研究目的不完全相同研究目的不完全相同ABC分分类：研究物研究物资对企企业的的贡献、即研究物献、即研究物资在需求上更重要在需求上更重要目的：确定采目的：确定采购次序、有次序、有侧重地配置采重地配置采购资源源统计分析法和物分析法和物资消耗法：消耗法：研究商品或关研究商品或关键部件的部件的历史史销售售/消耗消耗记录目的：推目的：推测出未来出未来销售售/生生产的需求量和的需求量和时间，从而制定采，从而制定采购计划划推推导分析：分析：推推导分析的前提是企分析的前提是企业已已经有明确的主生有明确的主生产计划（划（订单或或销售售预测）推推导分析是在成品分析是在成品级别的需求已的需求已经明确的前提下展开的明确的前提下展开的因而，推因而，推导分析并不是找出需求分析并不是找出需求规律、律、预测需求的分析方法需求的分析方法目的：把已知的成品需求目的：把已知的成品需求进一步拆解一步拆解为部件部件级生生产、采、采购计划划预测分析：分析：需求需求预测是是统计分析法和物分析法和物资消耗法追求的目消耗法追求的目标或者或者说，教材上的分析，教材上的分析预测法是法是统计分析和消耗分析中都会采用分析和消耗分析中都会采用手段，并不是与其平行的另外一种方法手段，并不是与其平行的另外一种方法更多地使用更多地使用统计手段手段采采购过程程 关于关于预测预测:预测是一个模糊数学的研究范畴是一个模糊数学的研究范畴统计学是其基学是其基础从从过往的往的现象中象中总结现象与象与现象象间的内在关系，找出的内在关系，找出导致致这些些现象的象的背后的背后的驱动力量和力量和逻辑预测与多数自然科学的差异在于它是一个与多数自然科学的差异在于它是一个总结的的过程，追求自表面的程，追求自表面的现象找出未知的理象找出未知的理论，而不是从已知的理，而不是从已知的理论推推导新的理新的理论、或解、或解释现象象商品，尤其是商品，尤其是终端消端消费品，的需求包含太多的品，的需求包含太多的变化因素化因素经济指数（指数（CPI、GDP、银行利率、失行利率、失业率等）率等）政府政策（房政府政策（房产调控、家控、家电下下乡补贴等）等）国国际经济气候气候其他因素：天气、其他因素：天气、时尚、广告宣尚、广告宣传、环保健康等保健康等理理论上来上来说，只有具，只有具备完整的数学模型来表达或模完整的数学模型来表达或模拟这些些变化的因素化的因素才具才具备进行行预测的能力的能力多数企多数企业在在实际操作中是以操作中是以经验预估，配合少量估，配合少量统计方法制作方法制作预测的，的，这意味着意味着预测的准确率在几乎所有企的准确率在几乎所有企业都是大都是大问题采采购需要需要为企企业准准备一定的供一定的供应和价格和价格缓冲冲采采购过程程 其他与需求相关的其他与需求相关的问题供供应商早期参与（商早期参与（Early Supplier Involvmemnt，ESI）供供应商在需求商在需求阶段就参与采段就参与采购行行动获取必要的需求信息、提前准取必要的需求信息、提前准备对于金于金额高、技高、技术含量高、采含量高、采购周期周期长、采、采购牵涉涉环节众多的采众多的采购案案显得更加重要得更加重要“紧急急”订单未必都未必都紧急急出于需求者占用采出于需求者占用采购资源的源的习惯错误的市的市场预判判错误的的库存数据存数据对采采购团队缺乏信心缺乏信心连续的、的、频繁的小繁的小额订单连续频繁的小繁的小额订单是不健康的是不健康的现象象占用采占用采购资源源占用供占用供应商商资源源只只满足次要的需求足次要的需求可以采用下列方法可以采用下列方法规避：避：总括括订单（Blank Order）定期定期结算、采算、采购信用卡信用卡系系统自自动订单与供与供应商商约定的持定的持续补货（Continuous Replenishment，如，如JIT、Kanban等等)准确描述需求的原因准确描述需求的原因明白物明白物资的需求和的需求和规范化地范化地发送正式需求是两回事送正式需求是两回事我方内部人我方内部人员理解的需求和供理解的需求和供应商能商能读懂的需求是两回事懂的需求是两回事口口头能能说明白、听了能理解的需求和受商明白、听了能理解的需求和受商业约束的需求束的需求时两回事两回事准确描述的需求至少要包含、但不限于以下信息：准确描述的需求至少要包含、但不限于以下信息：日期日期产品品编号（我方号（我方SKU号，或供号，或供应商物料号，最好兼有）商物料号，最好兼有）申申请部部门供供应商的准确名称商的准确名称性能、性能、规格的描述格的描述数量数量金金额（单价、价、总价、各个分列的价格价、各个分列的价格项目）目）需要收需要收货的的时间物流配送方式物流配送方式其他特殊需求其他特殊需求完完备地地审批、确批、确认手手续采采购过程程 准确描述需求准确描述需求采采购申申请的的传递纸质的申的申请，手，手动的的窜签移移动采采购申申请（Traveling Requisition）重复出重复出现的的标准件，履行一次申准件，履行一次申请手手续，接下来的多次采，接下来的多次采购不再不再需要申需要申请越来越多地被越来越多地被IT系系统取代取代使用物料清使用物料清单（BOM）：只需）：只需发送成品送成品订单，一切部件，一切部件订单由供由供应商商根据根据BOM拆解拆解总括或开口括或开口订单（Blank Order）系系统订单、系、系统合同合同频繁、快速、准确的配送繁、快速、准确的配送少量的少量的库存存对于信息交于信息交换的速度、准确率要求很高的速度、准确率要求很高采采购过程程 准确描述需求准确描述需求供供应商商选择与管理是采与管理是采购活活动中的重要内容中的重要内容供供应商商调查供供应商开商开发供供应商商业绩考核考核潜在供潜在供应源源评价价供供应商商选择供供应商的使用、激励与控制商的使用、激励与控制采采购过程程 选择货源与供源与供应商商分析分析报价、确定价格与相价、确定价格与相应条款条款报价是否价是否满意合格没有固定的意合格没有固定的标准准价格与合同的各价格与合同的各项条款是息息相关的条款是息息相关的仔仔细查看是否有明看是否有明显不合理的不合理的报价或价或错误过度低廉的价格可能是陷阱度低廉的价格可能是陷阱对方的方的错误不是我方的便宜不是我方的便宜采采购过程程 确确认报价与采价与采购条件条件按照企按照企业的采的采购订单手手续准准备采采购订单清晰掌握供清晰掌握供应商的接受和反商的接受和反馈订单的流程的流程发送的采送的采购订单需要由供需要由供应商做出明确的反商做出明确的反馈发出的采出的采购订单需要被仔需要被仔细地地归档和保管档和保管结算依据算依据考核依据考核依据分析依据分析依据诉讼依据依据审核依据核依据采采购过程程 准准备采采购订单订单跟催的重要性跟催的重要性行行业竞争激烈的商品争激烈的商品更新更新换代代频繁的商品繁的商品生生产周期周期长、工、工艺复复杂的商品的商品质量不量不稳定、定、风险高的商品高的商品对于于订单时间由由严格要求的用格要求的用户使用稀缺物料的商品使用稀缺物料的商品受政策、人力、自然受政策、人力、自然资源制源制约的商品的商品商品中使用了有技商品中使用了有技术门槛、供、供应商有商有专利的物料利的物料供供应商商获得了市得了市场特特权的物料（独家代理的物料（独家代理权）采采购过程程 订单跟催跟催订单跟催的做法：跟催的做法：本本质上，上，订单跟催是向供跟催是向供应商施加商施加压力，以追求力，以追求订单按要求及按要求及时完成完成但是，但是，订单跟催不是跟催不是简单粗暴地逼迫，它要求：粗暴地逼迫，它要求：充分的充分的产品品专业知知识（市（市场、政策、技、政策、技术、工、工艺、周期、流程）、周期、流程）充分的充分的产品流通知品流通知识（仓储、物流、商、物流、商检、进出口等）出口等）良好的供良好的供应商关系商关系良好的各个流通良好的各个流通环节的关系的关系良好的企良好的企业内部内部团队关系关系突破困突破困难的的创造力造力熟熟练的的组织、协调、执行的能力行的能力文明却文明却严厉的威的威胁手段手段采采购过程程 订单跟催跟催确保所采确保所采购的的货物已物已经实际到达到达确保确保货物数量与物数量与订单相符相符确保确保货物符合物符合质量要求量要求检验的的标准准检验的方法的方法检验的人的人员（专业资质）检验的的设备检验不合格后的不合格后的处理理办法法上述各上述各项都必都必须与供与供应商事前沟通或有常商事前沟通或有常规默默认标准准确保将确保将货物送往物送往应该到达的下一个目的地以到达的下一个目的地以进行行储存、存、检验或使用或使用确保履行所有接受手确保履行所有接受手续、保留必需的文件与、保留必需的文件与单据据采采购过程程 收收货与与验货合同里合同里对于支付条款和条件必于支付条款和条件必须有清晰、有清晰、详尽的描述尽的描述支付支付时间（账期）期）支付条件（支付条件（验收合格等）收合格等）发票种票种类（普票、增票）（普票、增票）发票抬票抬头退款条件退款条件退款周期退款周期第三方支付的方法与步第三方支付的方法与步骤企企业内部的支付流程必内部的支付流程必须被清晰了解、被清晰了解、严格遵守格遵守需要仔需要仔细审核核发票是否正确票是否正确采采购过程程 支付支付采采购完成之后所完成之后所维护的的记录包含、但不限于包含、但不限于采采购订单目目录：订单号、号、订单状状态、订单时间、申、申请人、供人、供应商、存商、存放地点等放地点等采采购订单卷宗（或系卷宗（或系统）：采）：采购订单正副本按正副本按顺序序编号保管在卷宗号保管在卷宗商品文件。商品文件。记录所有主要商品或所有主要商品或项目的采目的采购情况（日期、供情况（日期、供应商、数商、数量、价格和采量、价格和采购订单编号）号）供供应商交易商交易记录体系完善的采体系完善的采购组织在善后操作中在善后操作中还会包含、但不限于：会包含、但不限于：供供应商考核商考核评估估价格、价格、质量、供量、供应水平的波水平的波动分析分析采采购过程程 评估与估与记录采采购过程程发现需求需求准确定准确定义需求需求选择货源与供源与供应商商确确认报价与采价与采购条件条件准准备采采购订单订单跟催跟催收收货与与检验支付支付评估与估与记录信息流信息流信息技信息技术概述概述信息系信息系统的的优越性越性信息系信息系统的局限性的局限性常常见信息系信息系统在采在采购中中应用用课程概述程概述信息技信息技术追求的常追求的常见目目标：远程、程、实时地指地指挥与通与通讯迅捷、准确的信息迅捷、准确的信息传输与操作与操作自自动控制控制透明的、可透明的、可监控的操作控的操作过程程体体积微小的海量数据存微小的海量数据存储、处理能力理能力上述所有能力的持上述所有能力的持续提升提升信息技信息技术包含、但不限于：包含、但不限于：硬件制造、研硬件制造、研发软件开件开发系系统设计与搭建与搭建数据数据库管理管理数据挖掘与分析数据挖掘与分析信息流信息流 信息技信息技术概述概述更少的人更少的人为错误更少的人力需求更少的人力需求更快速的信息更快速的信息传输抓住更多瞬抓住更多瞬间即逝的机会即逝的机会缩短了反短了反应时间，向客，向客户提供了更提供了更优质的服的服务感受感受缩短了等待短了等待时间、减少了浪、减少了浪费、提高了生、提高了生产资源的利用效率源的利用效率更更强大的数据大的数据处理能力理能力能能处理依靠人理依靠人脑所不能完成的复所不能完成的复杂、大量事、大量事务，例如：拆，例如：拆BOM能挖掘依靠人能挖掘依靠人脑不能分析出来的、不能分析出来的、隐藏在数据背后的信息藏在数据背后的信息更透明的信息更透明的信息传输渠道渠道使得更多的操作可控使得更多的操作可控规避大量的避大量的风险更更强的的应对突突发状况的能力状况的能力信息流信息流 信息系信息系统的的优越性越性成本高昂成本高昂时间跨度漫跨度漫长信息系信息系统的成功率并不高的成功率并不高企企业对自己的需求不清晰自己的需求不清晰企企业对技技术的能力、局限、思的能力、局限、思维方式不理解方式不理解系系统搭建者搭建者对于企于企业的的业务需求不理解需求不理解系系统过于于刚性，欠缺容忍企性，欠缺容忍企业业务变化的余量化的余量企企业的的变化化过多、多、过快快企企业的操作人的操作人员没有充分的操作技能没有充分的操作技能系系统搭建完搭建完毕后，没有及后，没有及时的更新、升的更新、升级、补充充系系统的不同子模的不同子模块间没有恰当的没有恰当的协调、甚至冲突，往往由于企、甚至冲突，往往由于企业对内内部管理有缺失造成。部管理有缺失造成。信息流信息流 信息系信息系统的局限性的局限性在采在采购中常中常见的几种信息系的几种信息系统和工具和工具ERP(Enterprise Resources Planning)MRP(Material Requirement Planning)MRP II(Manufacture Resources Planning)CRM(Customer Relationship Management)SRM(Supplier Relationship Management)WMS(Warehouse Management System)TMS(Transportation Management System)EDI(Electronic Data Interchange)E-sourcing其他众多的企其他众多的企业内外部系内外部系统案例：案例：美美联航的物流系航的物流系统信息流信息流 信息系信息系统的的应用用Question TimeThank You！