数据透视表的基础知识及应用.ppt

数据透视表的基础知识及应用2014-8-1一、数据透视表的定义 数据透视表是一种交互式交互式报表，可以快速分类汇总比较大量的数据，并且可以随时选择其中页、列和行的不同元素，以快速查看源数据的不同统计结果，同时还可以方便地显示或打印出感兴趣区域的明细数据。二、数据透视表的适用情况1、对大量的数据源进行多条件的统计。2、对数值数据进行分类汇总，按分类和子分类对数据进行汇总，创建自定义计算和公式。3、展开或折叠要关注结果的数据级别，查看感兴趣区域汇总数据的明细。4、将行移动到列或将列移动到行，以查看源数据的不同汇总。5、对数据子集进行筛选、排序、分组和有条件地设置格式。三、数据透视表的优点1、可以随着数据源更新而刷新同步。2、通过对各字段的自由选择拖放，可以快速的转变统计结果。3、可以随时在透视表内提取某一字段的数据结果表，进行定向的单项分析。4、运算速度是函数统计无法比拟的。四、运用数据透视表需要注意的事项1、数据区域的顶端行应为字段名称(标题)。2、避免在数据清单中存在有空行和空列。所谓空行，是指在某行的各列中没有任何数据，如果某行的某些列没有数据，但其他列有数据，那么该行就不是空行。同样，空列也是如此。3、各列只包含一种类型数据。4、避免在数据清单中出现合并单元格。5、避免在单元格的开始和末尾输入空格。五、数据透视表的结构数据透视表字段列表中的四个区域分别是：1、报表筛选添加字段到报表筛选区，可以使该字段包含在数据透视表的筛选区域区域中，以便对其独特的数据项进行筛选。2、列标签添加一个字段到列标签区域，可以在数据透视表顶部部显示来自该字段的独特的值。3、行标签添加一个字段到行标签区域，可以沿数据透视表左左边的整个区域显示来自该字段的独特的值。4、数值添加一个字段到“数值”区域，可以使该字段包含在数据透视表的值区域区域中，并使用该字段中的值进行指定的计算。系统可根据字段类型自动划分：默认情况下，系统会将非数值型字段添加到行标签，数值型字段添加到“数值”区域。六、数据透视表与分类汇总的比较（一）定（一）定义1、分类汇总是对相同类别（列）的数据进行统计汇总(求和、计数、求平均等汇总运算)。2、数据透视表是通过对行或列的不同组合来对源数 据进行统计汇总(求和、计数、求平均等汇总运算)。（二）建立方法（二）建立方法1 1、分、分类汇总：2 2、数据透、数据透视表表:排序数据分类字段汇总方式汇总项确定分分类汇总数据透数据透视表表插入选定数据源区域 确定数据透视表的位置确定（三）（三）结果的果的显示及示及查看看1、分类汇总的显示：分级显示：a、总计情况，b、分类情况，c、明细情况。2、数据透视表的显示：a、列字段：具有列方向的字段，每一个不同的项目占据一列。b、行字段：具有行方向的字段，每一个不同的项目占据一行。c、汇总项：进行汇总的项目。d、数据区域：这些数据是行和列上项目的交叉交叉统计值。七、编辑数据透视表实例分析：例分析：1查看某期看某期间（季度）（季度）销售人售人员的的业绩？步骤：将销售人员、订单日期拖动至“行标签”，订单金额拖动至“数值区域”。鼠标选择日期单元格右击创建组选择季度（可同时选择年/月）。不能选择整个工作表，否则不能对日期进行分组、组合，应该把鼠标放在其中的一个日期单元格内。2按按订单金金额的的3%计算，每个算，每个销售人售人员得多少提成？得多少提成？步骤：鼠标放在某一个数值单元格上：选项域、项目和集计算字段名称（提成）公式 添加确定。3排序出每季度排序出每季度订购额在前三名的在前三名的销售人售人员？步骤：将销售人员、订单日期拖动至“行标签”，订单金额拖动至“数值区域”。鼠标选择销售人员单元格右击筛选 显示最大的三个值。4 按按订单ID进行行分分组？步骤：订单ID至行标签右击创建组步长；（单击右键取消组合）5 查看某一看某一销售人售人员的明的明细？步骤：双击某一单元格即可得到明细。（国家/地区、销售人员、订单金额、订单日期、订单ID）6恢复恢复原原数据？数据？步骤：双击订单金额数值合合计单元格，可以得到全部明细。7 刷新功能？刷新功能？步骤：a.手动刷新：在源数据中插入一行或者更改其中的某一个数值，单击右击，选择“刷新”；或者单击“选项”下面的“刷新”。b.自动刷新：点击透视表任意单元格，数据透视表选项数据勾选“打开文件时刷新数据”确定。8、更改数据的、更改数据的汇总方式方式？汇总方式有：求和、计数、最大值、最小值、平均值等等。步骤：右击值字段设置值汇总方式。9、更改数据的排列、更改数据的排列顺序序？排序可以分为：自动排序，手动排序，按字母、笔画排序，自定义排序。a.自动排序的几种形式：右键、透视表下拉按钮、菜单栏。b.手动排序：靠鼠标拖动排序。c.按字母和笔画排序：透视表下拉按钮其他排序选项升序（降序）其他选项去掉自动排序的勾字母（笔画）排序确定。d.自定义排序：第一步：文件选项高级常规编辑自定义列表导入排序的依据确定。第二步：透视表下拉按钮其他排序选项升序（降序）其他选项去掉自动排序的勾主关键字排序（选择刚定义的排序）确定。10、移、移动数据透数据透视表表？步骤：在需要移动的数据透视表的任意位置单击，菜单栏将显示“数据透视表工具”，自动添加“选项”和“设计”选项卡。在“选项”选项卡上的“操作”组中，“选择移动数据透视表”。11、删除数据透除数据透视表表？步骤：在需要删除的数据透视表的任意位置单击，在“选项”选项卡上的“操作”组中，单击“选择”下方的箭头，然后单击“整个数据透视表”，按Delete键删除。注：如果要把透视表的所有边框和内容都删除，直接选中包含数据透视表的单元格，右键删除就可以。八、美化数据透视表 建立数据透视表之后，在“数据透视表工具”选项卡下的“设计”子选项卡的“布局”选项组中提供了相应的布局，可以设置分类的汇总项的显示位置,是否显示总计列、调整新的报表布局等。谢 谢！