会计凭证-填制和审核会计凭证(ppt 60)enoj.pptx

会会 计计 凭凭 证证 本章要点本章要点 1、会计凭证的概念及其作用；2、原始凭证的概念及其内容；3、记账凭证概念及其内容；4、会计凭证的传递与保管。第一节第一节 会计凭证的意义和种类会计凭证的意义和种类一、一、会计凭证的概念会计凭证的概念 会计凭证是会计凭证是记录经济业务、明确经济责任、据以登记会计账簿的一种具有法律效力的书面证明文件。填制和审核会计凭证，是会计核算的起点和基础，也是对经济业务进行日常监督，保证会计信息正确、合理、合法的重要环节，是会计核算的一种专门方法。为了如实地反映会计主体经济业务的发生情况，明确各项经济业务经办人的经济责任，在经济业务发生时，必须取得和填制有关的会计凭证。所有的会计凭证都要由会计部门审核，只有经过审核无误的会计凭证才能作为经济业务已经发生或完成的证明和登记会计账簿的依据。二、会计凭证的作用二、会计凭证的作用 认真填制和严格审核会计凭证，对于完成会计工作的任务，具有十分重要的意义。概括起来，主要有以下几点：（一）填制和审核会计凭证，可以如实记录经济业务的实际完成情况，从而保证会计核算的正确性。（二）填制和审核会计凭证，可以监督经济业务的合法性、合理性，充分发挥会计监督的作用。（三）填制和审核会计凭证，可以加强对经济业务的监督检查。三、会计凭证的种类三、会计凭证的种类 由于经济业务多种多样，使得会计凭证从具体格式到填制的内容都不一样，并且，不同的会计主体，由于其经济业务的性质和管理上的要求不同，会计凭证的形式上也有所差异。但可以将其按照一定的标准进行归类。会计凭证按照填制程序和用途进行分类，可分为原始凭证原始凭证和记账凭证记账凭证两大类。（一）原始凭证（一）原始凭证 原原始始凭凭证证是指在经济业务发生时取得或填制的用以记录经济业务发生或完成情况，明确经济责任的原始书面证明，是编制记账凭证的依据。原始凭证是伴随着经济业务的发生而出现的，是进行会计核算的原始资料和依据。因此，原始凭证必须能够证明经济业务已经发生或完成。如采购材料的“发货票”，就能证明材料采购业务已经发生；银行存款的付款凭证如“转帐支票”，就能证明付款业务已经发生并完成。另外，如“收料单”、“领料单”、“收据”、“借据”等，均可作为会计核算的原始凭证。不能证明经济业务已经发生或完成的“貌似”原始凭证的书面资料如“经济合同”、“材料请购单”等，均不能作为会计核算的原始凭证。原始凭证又可以按不同标准进一步划分为不同类别。1、按来源不同，原始凭证可分为外来原始凭证外来原始凭证和自制自制原始凭证原始凭证。外外来来原原始始凭凭证证是指经济业务发生时，从其它单位或个人取得的原始凭证。如购买材料从外单位取得的“发货票”，从运输部门取得的“运货单”，银行转来的“收款通知单”、“付款通知单”等。自制原始凭证自制原始凭证是指本单位内部经办业务的部门和人员，在办理经济业务时自行填制的原始凭证。如材料验收入库时的“收料单”、材料领用出库时的“领料单”、销售产品时开出的“发货票”等。2、按填制次数不同，原始凭证可分为一次凭证一次凭证和累累计凭证计凭证。一次凭证一次凭证是指在经济业务发生时一次填制完成，用以记录一项或若干项同类经济业务的原始凭证。如上述外来原始凭证都是一次凭证。一次原始凭证能反映一笔业务的内容，使用方便灵活，但数量较多。累计凭证累计凭证是指在一定时期内连续多次记载若干项不断重复发生的相同经济业务，并于期末将其累计数作为记账依据的原始凭证。这种情况多见于实行材料定额控制，或材料消耗包干，为了控制材料的用量而设计的“限额领料单”。在这种领料单上，注明材料的领用限额，每次领用都要登记领用的数量，并结出结余的限额。从而起到提醒用料单位注意耗用数量的控制，节约用料的目的。3按记录经济业务数量的多少，原始凭证可分为单项单项原始凭证原始凭证和汇总原始凭证汇总原始凭证。单项原始凭证单项原始凭证是指只记录一项经济业务的原始凭证。如外来原始凭证和销货时的“发货票”、“借款单”等自制原始凭证。汇汇总总原原始始凭凭证证是指根据一定期间许多经济业务的原始凭证汇总编制的原始凭证。如“收料汇总表”、“发料汇总表”、“工资结算汇总表”等。(二二)记账凭证记账凭证 记账凭证记账凭证是指根据审核无误后的原始凭证或原始凭证汇总表填制的，用来确定会计分录并直接作为记账依据的会计凭证。换言之，在实际会计工作中，编制会计分录是通过记账凭证来实现的。记账凭证可以进一步分类如下：1按照经济业务与货币资金收付的关系，记账凭证可分为收款凭证收款凭证、付款凭证付款凭证和转账凭证转账凭证。收收款款凭凭证证是指专门用来记载现金、银行存款收入业务的记账凭证。具体可分为现金收款凭证和银行存款收款凭证。付付款款凭凭证证是指专门用来记载现金、银行存款付出业务的记账凭证。具体可分为现金付款凭证和银行存款付款凭证。转转账账凭凭证证是指记录与现金、银行存款收、付无关的经济业务（转账业务）的记账凭证。上述收款凭证、付款凭证和转账凭证，称为专用记账凭证。有些经济业务比较简单或收付款业务不多的单位，可以使用一种通用格式的记账凭证。这种记账凭证可用于反映收付款业务，又可用于反映转账业务，其格式与转账凭证相似，称为通用记账凭证。2、按照填制方式不同，记账凭证可分为单式记账凭单式记账凭证证和复式记账凭证复式记账凭证。单单式式记记账账凭凭证证是指把一项经济业务所涉及的借贷双方会计科目填列在不同的记账凭证中，每张凭证只填列一方会计科目的记账凭证。复式记账凭证复式记账凭证是指把一项经济业务所涉及的借贷双方会计科目集中填列在一张记账凭证中，该记账凭证即为复式记账凭证。上述收款凭证、付款凭证、转账凭证均为复式记账凭证。单式记账凭证和复式记账凭证在实际应用中各有其优缺点。单式记账凭证内容单一，便于按科目汇总，有利于记账工作的分工，但填制的工作量相对较大，而且在一张凭证上不能完整地反映经济业务的全貌，不便于分析考核，出现差错，也不便于查找；复式记账凭证具有在一张凭证上反映经济业务全貌的优点，便于审核，减少填制凭证的工作量，但不便于记账凭证的汇总和记账工作的分工。3、按汇总方式不同，记账凭证可分为分类汇总记账分类汇总记账凭证凭证和综合汇总记账凭证综合汇总记账凭证。分类汇总记账凭证是指分别对收款凭证、付款凭证和转账凭证定期进行汇总的记账凭证，分别称为汇总收款凭证、汇总付款凭证、汇总转账凭证。综合汇总记账凭证是指定期对全部记账凭证按照相同会计科目汇总的记账凭证，称为科目汇总表或记账凭证汇总表。分类汇总记账凭证和综合汇总记账凭证在实际应用中各有其优缺点。由于分类汇总记账凭证是根据记账凭证按照科目对应关系进行归类、汇总编制的，因而便于了解有关科目之间的相互关系；而综合汇总记账凭证不分对应科目进行汇总，不能反映各科目的对应关系，不便于对经济业务进行分析和检查。第二节第二节 原始凭证的填制和审核原始凭证的填制和审核一、原始凭证的基本内容一、原始凭证的基本内容 原始凭证是用来记录经济业务发生或完成情况的，而经济业务又是多种多样的，因此，用来反映经济业务具体内容的原始凭证也是多种多样的。例如：发货票记载的是材料购买的品种、数量、单价、金额；而借款单则反映借款事由、金额、有关领导的审批等内容。但是，不论什么原始凭证，都要遵循如实反映经济业务发生的原貌（发生的时间、内容、数量、金额等方面）、明确经办人员责任等原则，所以，在原始凭证的格式上，就有其共同的基本内容。原始凭证所包括的基本内容，同常称为凭证要素。它包括以下基本内容：1、原始凭证的名称；2、填制凭证的日期和凭证编号；3、填制单位的名称或填制人姓名；4、接受凭证单位名称；5、经济业务的内容；6、经济业务的数量、单价和金额；7、经办人员的签名或盖章。有些原始凭证，不仅要满足会计工作的需要，还应满足其它管理工作的需要。因此，在有些凭证上，除上述基本内容外，还应增加一些补充项目。例如，要注明与该笔经济业务有关的合同号码、结算方式、币别、汇率等。二、原始凭证的填制要求二、原始凭证的填制要求 原始凭证是具有法律效力的原始证明文件，是进行会计核算的依据，必须认真填制。为了保证原始凭证能够正确地、及时地、清晰地反映各项经济业务的真实情况，原始凭证的填制，必须符合下列基本要求：1.填制必须及时。应在经济业务发生时及时填制，不得拖延。2.内容必须真实可靠。对经济业务发生情况应如实地进行记录，不得弄虚作假。3.记录必须完整清晰。原始凭证中有关项目必须逐项填写齐全，不得遗漏。各项目要填写清晰，特别是文字说明应字迹工整，简单明了。另外，原始凭证须用蓝色或黑色墨水书写。一式几联的原始凭证可用蓝、黑色圆珠笔复写（凭证本身具备复写纸功能的除外），但各联字迹必须清晰，易于辨认。4.数字必须准确无误。（1）数字书写规范。阿拉伯数字应单个书写，不得连笔，金额大写用汉字应规范。(2)阿拉伯数字前应当书写货币币种符号或者货币名称简写和币种符号，币种符号与阿拉伯金额数字之间不得留空白；以元为单位的阿拉伯数字应填写到角、分，无角、分的，角位和分位可分别填写“0”或符号“”，有角无分的，分位应书写“0”，此时不能用符号“”；大写金额数字到元或角为止的，应在其后书写“整”字，如到分为止的，后面可不写“整”字；阿拉伯数字之间有“0”时，汉字大写金额要对应书写“零”字;阿拉伯金额数字之间连续有几个“0”时，汉字大写金额可以只写一个“零”字；阿拉伯金额数字元位是“0”，或阿拉伯金额数字之间连续有几个“0”，元位也是“0”，但角位不是“0”时，汉字大写金额可以只写一个“零”字，也可以不写“零”字。（3）数字计算应正确，大小写金额应相符。5.责任必须明确。经办业务的单位和个人，一定要认真填写、审查原始凭证，确认无误后，要在原始凭证上指定位置签名或盖章，以便明确责任。6.填错必须按规定更正。对填错的原始凭证，必须按规定的方法进行更正，不得随意涂改、刮擦、挖补。按规定可采用划线更正法，即在错误的文字、数字居中位置划一红线以示注销，然后在文字、数字上方空白处书写正确的文字、数字并加盖经手人印章，以明确责任。但提交银行的各种结算凭证的大小写一律不得更改，如果填写错误，应加盖“作废”戳记，重新填写。作废凭证应妥善保管，不得撕毁。三、原始凭证的填制方法三、原始凭证的填制方法 由于各种原始凭证的内容和格式千差万别，其具体填制方法也不完全相同。一般来讲，自制原始凭证，一部分是根据经济业务的执行和完成的实际情况直接填制的，如根据实际领用的材料名称和数量填制领料单等；另一部分自制原始凭证是根据账簿记录对某项经济业务加以归类、整理而重新编制的。例如，月末计算产品成本时，根据“制造费用”账户本月借方发生额，填制“制造费用分配表”，将本月发生的制造费用，按照一定的分配标准，摊配到有关产品成本中去。另外，自制的汇总原始凭证是根据若干张反映同类经济业务的原始凭证定期汇总填列。外来原始凭证是由其它单位或个人填制的。按照原始凭证的填制要求，现分别举例说明一次凭证、累计凭证和汇总原始凭证的填制方法。一次凭证手续简单，在经济业务发生时，一次即可填制完成。现以“增值税专用发票”、“收料单”为例进行说明。企业单位销售商品时，（1）须填制一式数联，如为增值税一般纳税人，发货票即为“增值税专用发票”，一般一式四联，那么就须复写。（2）应填明开票日期，购货单位名称、地址，出售商品或劳务名称，商品或劳务的数量、单价、金额、增值税率、税额，销货单位名称等内容。具体格式及填制见表3-1。对于购入材料入库业务，仓库保管员或其它收料人应根据发货票随货联及实际收到的材料等填写“收料单”原始凭证。在收料单中应填明收到材料的品种、规格、数量、单价、金额等，并签名盖章。具体格式及填制见表3-2。收料单一般一式三联，一联仓库留存、一联交财会部门据以记账、一联由供应部门保留。累计凭证是相对于一次凭证而言的，它要求在一张凭证连续、累计登记一定时期内经济业务的累计发生情况。同时，可简化核算手续，减少凭证数量。如工业企业常用的“限额领料单”即是反映一定时期内（一般为一个月）连续领用同一种材料的原始凭证，并且对领用材料的数量规定有最高限额，一定时期内领用数量不得超过该限额。其目的在于控制材料、降低成本。“限额领料单”的具体格式及填制见表3-3。表中的领料限额由生产计划部门和供应部门根据生产情况和材料供应情况具体制定，一般根据当期产品计划产量和材料消耗定额计算。“限额领料单”一式数联（一般一式三联），其中一联交仓库据以发料。每次领料时，应在单中填明请领数量，由领料单位负责人签章后，向材料仓库领料。仓库发料后，应将实发数量和发料后的限额结余填入限额领料单中，并由领料和发料双方签章。月末时计算出实际领用数量和金额。汇总原始凭证又称原始凭证汇总表，是将许多同类经济业务的原始凭证进行汇总编制而成。其目的是为了简化核算手续，提高核算工作效率，为企业管理提供综合性指标。工业企业常用的“收料凭证汇总表”、“发料凭证汇总表”即为汇总原始凭证，其格式及填制方法分别见表3-4和表3-5。表3-4“收料凭证汇总表”是根据收料单原始凭证分别按材以编制记账凭证，每月登记一次总帐，从而简化了总账登记工作。表3-5“发料凭证汇总表”是根据发料单原始凭证分别按领料单位，应借账户及材料类别汇总编制而成，每月编一张，财会部门可据以编制记账凭证，每月登记一次总账，从而简化总账登记工作。四、原始凭证的审核四、原始凭证的审核 按照会计法规定，“会计机构、会计人员必须按照国家统一的会计制度规定对原始凭证进行审核，对不真实、不合法的原始凭证有权不予接受，并向单位负责人报告；对记载不准确、不完整的原始凭证予以退回，并要求按照国家统一会计制度的规定更正、补充。”原始凭证由于来源不同，经办单位和人员各异，为保证原始凭证的真实和它所反映经济业务的合法、合理性，必须对其进行严格的审核。审核原始凭证，是贯彻国家的有关方针、政策和财经纪律，加强会计管理、发挥会计监督职能的重要手段，是会计确认的重要步骤，是保证会计核算质量和会计信息真实可靠的重要措施。因此，原始凭证的审核主要从以下三个方面进行：（一）审核原始凭证的真实性。（一）审核原始凭证的真实性。审核原始凭证的真实性，就是审核原始凭证及所记载的经济业务是否真实，有无伪造现象。经济业务的经办单位和个人、经济业务发生的时间和地点、填制凭证的日期和内容、经济业务引起的实物量和价值量等各方面都必须是真实的。凡有下列情况之一者不能作为正确的原始凭证：1、未写接受单位或名称不符；2、数量和金额计算不正确；3、有关责任人员没有签字或盖章；4、凭证联次不符；5、有污染、抹檫、刀刮和挖补等。（二）审核原始凭证的合规性。（二）审核原始凭证的合规性。审核原始凭证的合规性，就是审核始凭证所记载的经济业务是否符合有关财经纪律、法规、制度等的规定，有无违法乱纪行为。凡有下列情况之一者不能作为正确的原始凭证：1、多计或少计收入、支出、费用、成本；2、擅自扩大开支范围，提高开支标准；3、巧立名目，虚报冒领，违反规定出借公款公物；4、套取现金，鉴发空头支票；5、私分公共财物和资金；6、擅自动用公款、公物请客送礼。（三）审核原始凭证的合理性。（三）审核原始凭证的合理性。审核原始凭证的合理性，就是审核始凭证所记载的经济业务是否符合事先制定的计划、预算等的要求，有无不讲经济效益、脱离目标的现象，是否符合费用开支标准，有无铺张的行为。审核原始凭证是一项政策性、业务性很强，十分细致的工作，因此，要求会计人员既要熟悉有关财经政策、法规、制度，又要了解本单位的生产经营情况。同时，又要求会计人员做到认真、细致、逐项进行审核；并具有维护国家的经济法规、财经制度和本单位管理规定的责任感，敢于坚持原则。第三节第三节 记账凭证的填制和审核记账凭证的填制和审核一、凭证的基本内容一、凭证的基本内容 原始凭证用来表明经济业务的具体内容，其种类繁多、数量庞大、格式不一、不能清楚地表明应记入的会计科目的名称和方向。因此，为了便于登记账簿，需要根据原始凭证反映的不同经济业务加以归类、整理，编制记账凭证，确定会计分录，并将相关的原始凭证附在记账凭证的后面，这样，既有利于分类反映经济业务的内容，又有利于原始凭证的保管，便于查账，提高会计工作质量。各单位依据自身经济业务的特点，可设计、使用不同格式的记账凭证。但出于确定会计分录，据以登账这一共同目的，所有记账凭证都必须具备以下基本内容：1、凭证的名称与填制单位的名称；2、凭证的填制日期；3、凭证的编号；4、经济业务的内容摘要；5、应借应贷账户名称和金额即会计分录；6、备注；7、附原始凭证张数；8、主管和经办人员签章。二、记账凭证的填制要求二、记账凭证的填制要求 记账凭证的填制，是在对原始凭证进行整理、分类的基础上，借助复式记账方法，确定经济业务所涉及的账户名称、记账方向和金额即确定会计分录的工作，是会计核算的重要环节。记账凭证是登账的直接依据。在填制记账凭证时应遵循以下要求：1、依据要正确。除结帐和更正错误的记账凭证可以不附原始凭证外，其他记账凭证都必须附有原始凭证。记账凭证可以根据每一张原始凭证单独地填列；也可以根据反映同类经济业务的若干张原始凭证汇总填列；或者直接根据汇总原始凭证填制，但不得将不同内容和类别的原始凭证汇总填制在一张记账凭证上；另外，用于调整、结账和更正错误的记账凭证可以根据有关账簿记录填制。无论是原始凭证、汇总原始凭证，还是账簿记录，都必须事先审核无误后，才能作为填制记账凭证的依据，以免发生差错。2、内容要全面。编制记账凭证填学的内容要全面，包括编制记账凭证的日期、摘要、会计科目、金额、编号、附件和责任人员签字等，不得漏填或错填。其中摘要的填写既要简明扼要又要充分说明经济业务的发生情况，这样便于了解经济业务的概况，对于查阅凭证、登记账簿都十分有利。另外，以自制的原始凭证或者原始凭证汇总表代替记账凭证使用的，也必须具备记账凭证所应有的内容。3、分录编制要正确。会计分录是记账凭证记载的重要内容，要求做到正确无误。会计科目运用要正确。必须按照会计制度规定的会计科目名称及核算内容进行运用，明细科目名称也要如实、正确填写。记账方向要正确。在借贷记账法下，应借、应贷对应关系要清晰明确，以便反映经济业务的来龙去脉。因此，一张记账凭证只能记录一项经济业务或汇总记录同一类经济业务，不得把不同类型的经济业务记录在同一张记账凭证上。金额计算要正确。一是借贷双方金额要相等；二是总账科目金额与所属明细科目金额之和应相等。4、附件张数要注明。记账凭证的附件即原始凭证，要认真查对，整理并附在记账凭证的后面，同时在记账凭证上注明所附原始凭证的张数。除结账和更正错误的记账凭证外，记账凭证必须附有原始凭证并注明所附原始凭证的张数。如果原始凭证内容十分重要或数量过多须单独保存的，要在摘要栏说明；如果同一张原始凭证需填制两张或两张以上记账凭证时，必须在未附原始凭证的记账凭证的摘要栏说明：“单据附在号记账凭证上”，以便查对。但报销差旅费的零散票券，可以粘贴在一张纸上，作为一张原始凭证。5、据不同情况采用不同的编号方法。如果单位的各种经济业务都采用通用格式记账凭证，则凭证的编号可采用顺序编号法，即将所有的记账凭证按日期顺序编号；如果是将经济业务分类填制记账凭证的，如区分收款业务、付款业务、转账业务进行记账凭证填制的，记账凭证的编号则要采用按字顺序编号法。如对收款、付款、转账三类业务，分别按“收”、“付”、“转”字顺序编号，具体地可编号为：“收字第号”、“付字第号”、“转字第号”；如果收、付款业务需按现金、银行存款收、付款业务分别反映的，则按字顺序编号法可具体编号为：“现收字第号”、“银收字第号”、“现付字第号”、“银付字第号”、“转字第号”；如果一笔经济业务需填制一张以上记账凭证时，可采用分数编号法。如某项转账业务需填三张记账凭证，而项业务本身属第20号转账业务，则填制的三张记账凭证的编号分别为“转字第20 13号”、“转字第20 2/3号”、“转字第20 3/3号”。分数中分母为该笔经济业务填制的记账凭证总张数，分子表示在总张数中属第几张凭证。采用上述编号方法进行编号，到期末时，应在最后一张记账凭证的编号旁加注“全”字，以便检查。6、记账凭证的填制人员及有关负责人，应于记账凭证填制齐全、确认无误后，在凭证相应位置签章，以便明确责任。7、涉及现金和银行存款之间互转的业务，一般只填制付款凭证，不填收款凭证，以免重复记账。三、记账凭证的格式及填制方法三、记账凭证的格式及填制方法（一）通用记账凭证的格式及填制方法（一）通用记账凭证的格式及填制方法 通用记账凭证通用记账凭证，是指适用于所有类别经济业务的记账凭证。这种记账凭证适用于货币资金收付款业务不多的单位。其格式见表3-6。【例3-1】凯达企业2004年9月5日向昌隆公司采购甲材料，取得“增值税专用发票”，发票中列明甲材料数量为200吨，每吨单位售价1 500元，计300 000元，进项增值税额为51 000元；另外取得对方代垫运费单据一张，列明甲材料运杂费500元。以上款项均未支付。根据记录该项经济业务的原始凭证，确定会计分录填入通用记账凭证中。其中，凭证中年月日按填制凭证的日期填写；右上方的凭证编号按经济业务发生的顺序依次编号；会计科目的书写应按借方科目在上，贷方科目在下的顺序排列；借贷金额应相等。其具体填制见表3-6。（二）收款凭证、付款凭证、转账凭证的格式及填制方法（二）收款凭证、付款凭证、转账凭证的格式及填制方法 对于货币资金收付款业务比较频繁的单位，可将经济业务按与货币资金是否有关分为收款业务、付款业务及转账业务，那么相应地就需填制收款凭证、付款凭证和转账凭证。具体格式见表7-7、表7-8、表7-9所示。1收款凭证。收款凭证是根据现金、银行存款收款业务的原始凭证填制的，因此，凭证左上方“借方科目”处应填写“现金”、“银行存款”科目；年月日应填写记账凭证的填制日期；右上方凭证字号应按“收字第号”或“现收字第号”、“银收字第号”顺序编写；贷方科目即“现金”或“银行存款”的对应科目；金额栏中填写贷方科目的金额，贷方金额合计也即借方科目的金额；“过账备注”栏应注明根据该凭证计入账簿的页码或以“”表示已经过账；附件张数即所附原始凭证张数。【例3-2】凯达企业2004年9月10日收回上期销售给天地公司商品货款450 000元存入银行，银行转来“收款通知”一联通知记账。假设该企业分别按现金、银行存款收款业务编号，该项业务为本期银行存款第六笔收款业务。收款凭证具体填制见表3-7。2付款凭证。付款凭证是根据现金、银行存款付款业务的原始凭证填制的，因此，凭证左上方“贷方科目”处应填写“现金”、“银行存款”科目；凭证字号应按“付字第号”或“现付字第号”、“银付字第号”顺序编写；金额栏中应借方科目金额，借方金额之和即为贷方科目金额。【例3-3】凯达企业2004年9月12日以现金支付业务员黎明预借差旅费500元。假设该业务为本期第八项现金付款业务，付款凭证具体填制见表3-8。在填制收款凭证和付款凭证时，对于现金和银行存款之间相互划转的业务即从银行提取现金或将现金存入银行的业务，一般只编制付款凭证，不编收款凭证。如对于从银行提取现金的业务，则只需编制银行存款付款凭证，不编现金收款凭证。因为银行存款付款凭证既能反映银行存款的付出，又能反映现金的收入，如果再编制现金收款凭证，很容易造成重复记账。另外，出纳员根据收、付款记账凭证收、付款项后，应在收款凭证上加盖“收讫”戳记，在付款凭证上加盖“付讫”戳记，以免重收或重付。3转账凭证。转账凭证是根据转账业务的原始凭证填制的。它的格式与收、付款凭证的主要区别是：不设主体科目栏，填制转账凭证时，某项业务涉及的会计科目全部登在会计科目栏内，用借方金额和贷方金额来确定科目的借贷关系。因此，在填写金额时，注意借方科目的金额填入“借方金额”栏，贷方科目的金额填入“贷方金额”栏；在会计科目中，一般按照先借后贷的顺序填写会计科目；金额栏中明细科目金额之和即为总账科目金额，借方金额合计等于贷方金额合计；凭证字号按转账业务顺序填写“转字第号”。【例3-4】凯达企业2004年9月30日结转已入库甲、乙材料的采购成本。甲材料采购成本为58 000元，乙材料采购成本为42 000元，原始凭证为甲、乙材料“入库单”二张。假设该笔业务为第30号转账业务，转账凭证具体填制见表3-9。四、记账凭证的审核四、记账凭证的审核 记账凭证是登账的直接依据，为了保证账簿记录的正确性，记账凭证填制完毕后，必须进行认真审核。审核的内容有：（1）所附原始凭证是否完整，记账凭证内容与原始凭证记载的内容是否一致；（2）记账凭证中会计分录是否正确；（3）记账凭证中各项内容是否填写齐全、正确，有关人员是否签名盖章；（4）数字大、小写书写是否规范；（5）有无涂改、伪造记账凭证现象。（6）实行会计电算化的单位，对于机制记账凭证，要认真审核，做到会计科目使用正确，数字准确无误。打印出来的机制记账凭证要加盖制单人员、稽核人员、记账人员及会计主管人员印章或者签字。按照会计法规定，任何单位和个人不得伪造、变造会计凭证。对于伪造、变造会计凭证，授意、指使、强令会计机构、会计人员及其他人员伪造、变造会计凭证的，都应承担相应的法律责任。在记账凭证的审核中，如发现差错或遗漏，应按规定及时更正或补充；如果已登记入账，要按规定方法进行更正；对伪造、涂改记账凭证等现象，应严厉制止并纠正。第四节第四节 会计凭证的传递与保管会计凭证的传递与保管 一、会计凭证的传递一、会计凭证的传递（一）正确组织会计凭证传递的意义（一）正确组织会计凭证传递的意义 会计凭证的传递，是指从原始凭证的填制或取得时开始，经过审核、整理到记账凭证的填制、审核、整理、记账、装订到归档、保管为止，在本单位内部有关部门和人员之间，按照规定的路线、时间进行传递、处理的程序。一项经济业务，往往要由单位内部若干部门分工完成。例如，材料采购入库业务，要由采购部门、仓库部门、财会部门共同完成。因此，会计凭证也要随着经济业务的进程在这些部门之间进行传递。一般地，根据采购材料取得的“发货票”等有关原始凭证并经采购人员、采购部门负责人签章后连同材料一并送交仓库以验收入库，并填制“收料单”原始凭证，一般一式三份，一份仓库留存，一份采购部门存查，一份连同“发货票”送交财会部门。财会部门经过审核、制证、会计主管批准手续后，即可填制记账凭证。若尚未付款，将“发货票”等交由出纳人员通过银行向供应单位办理货款结算，而后将“发货票”连同付款结算凭证交给记账人员据以填制付款记账凭证，并作为该记账凭证的附件。填好付款记账凭证后再交由出纳人员据以登记“银行存款日记账”。“收料单”原始凭证可据以填制收料、结转材料采购成本的转账记账凭证，并作为该记账凭证的附件。填好后的转账记账凭证可作为登记“原材料”、“材料采购”账户的依据。材料采购的上述有关原始凭证、记账凭证登账后，就可装订归档保管。可见，正确及时组织会计凭证的传递，对于及时传递经济业务信息、有效组织经济活动、提高会计工作质量、实行会计监督具有重要意义。1、通过会计凭证的传递，能够及时、真实地核算和监督各项经济业务的发生和完成情况，为经济管理提供可靠的经济信息，同时也有利于提高工作效率。例如，材料运到企业后，仓库保管人员应在规定的时间内将材料验收入库，填制“收料单”，注明实收数量等情况，并及时送到财会部门及其他有关部门。财会部门接到“收料单”，经审核无误，就应及时编制记账凭证和登记账簿，生产使用部门得到该批材料已验收入库的情况后，便可办理有关领料手续。如果仓库保管员未按时填写“收料单”，或虽填写，但没有及时送到财会等部门，就会造成材料尚未入库的假象，影响企业生产正常进行。2通过会计凭证的传递，便于有关部门和个人分工协作，相互牵制，加强岗位责任制，实行会计监督。例如，材料运到企业到验收入库，需要多少时间，由谁填制“收料单”，何时将“收料单”送到供应部门和财会部门；会计部门收到“收料单”后由谁进行审核，并同供应部门的发货票进行核对，由谁在何时编制记账凭证和登记账簿，又由谁负责整理和保管凭证等。这样，就把材料收入业务到登记入账的全部工作，在本单位内进行分工合作，共同完成。同时，可以考核经办业务的有关部门和人员是否按规定的会计手续办理，从而加强经营管理上的责任制。（二）正确、合理地组织会计凭证传递的基本要求（二）正确、合理地组织会计凭证传递的基本要求1、确定合理的会计凭证传递程序。即结合不同经济业务的发生情况及单位内部机构组织和人员分工情况，设计每种会计凭证的份数，规定会计凭证必须经过的环节，使得有关部门和人员了解经济业务的情况，及时办理凭证手续，同时要避免凭证传递经过不必要的环节，以提高工作效率。合理的会计凭证传递程序，可以协调单位内部有关部门和有关人员的行为，搞好分工协作，并且还可以使经办业务的有关部门和有关人员之间形成一种相互牵制、相互监督的关系，从而督促有关部门和人员及时正确地完成各自经办的业务。2、规定会计凭证的传递时间。根据会计凭证的传递程序，规定凭证在每个环节上的停留时间。在不影响会计工作质量的前提下，尽量节约凭证传递时间，切忌拖延和积压会计凭证。3、严格凭证交接手续。会计凭证在各有关部门和人员之间进行传递，就需要办理凭证的交接手续。应制定严密的凭证交接手续，即凭证的签收、交接制度。这样，一方面，有利于加强岗位责任制；另一方面，便于保证会计凭证的安全完整。4、会计凭证的整理 会计凭证是单位重要的经济资料，是会计档案的重要组成部分。因此，在根据记账凭证登记账簿以后，要定期对会计凭证进行归类整理。会计凭证整理的具体方法和要求如下：（1）编号 将记账凭证按编号顺序整理，检查有无缺号、重复编号情况，记账凭证所附原始凭证是否齐全。（2）装订 将凭证折叠整齐，加具封面、封底，装订成册，在装订线上，加贴封签。（3）封面上的要求 封面上应写明单位名称、会计凭证名称，该册凭证反映经济业务的年、月，本册凭证的起止号码和起止日期。（4）封面上盖章 在封面上，还应加盖财会部门负责人、装订人等的印章，以便明确责任。（5）原始凭证的保管 对业务性质相同、数量很大的原始凭证或重要的原始凭证，可以单独装订保管，但必须在与之相关的记账凭证上加以说明，以便查对。（6）归档 年度结束后，会计凭证应归入档案。会计凭证档案封面的格式如表3-10。二、会计凭证的保管二、会计凭证的保管 会计凭证整理后应指定专人负责保管，年度终了后，应移交档案室登记归档并严格调阅制度。一般情况，本单位会计凭证不得外借，其他单位如因特殊情况需要调阅时，需经有关领导批准后方可，但不可拆散原卷册，并应限期归还。本单位人员调阅会计凭证，也应办理有关手续。如登记调阅档案名称、调阅日期、调阅人、归还时间等。各种会计凭证应按会计档案保管的有关规定，保存一定的年限，以便检查单位的经济活动情况。对一般的会计凭证应分别规定保管期限，对重要的会计凭证，如涉及外事和重要业务资料，必须长期保存。会计凭证保管期满后，应按规定进行销毁。销毁时，须开列清单，报经批准后由财会部门和档案部门会同销毁，并在销毁清单上签章，以便明确责任。我国会计法规定，对隐匿或者故意销毁依法应当保存的会计凭证；或授意、指使、强令会计机构、会计人员及其他人员隐匿、故意销毁依法应当保存的会计凭证，应当承担相应的法律责任。一般企业会计和建设单位会计档案保管期限如表3-11。本章小结本章小结 会计凭证是记录经济业务、明确经济责任、据以登记会计账簿的一种具有法律效力的书面证明文件。填制和审核会计凭证，是会计核算的一种专门方法。会计凭证按照填制程序和用途进行分类，可分为原始凭证和记账凭证两大类。原始凭证是指在经济业务发生时取得或填制的用以记录经济业务发生或完成情况，明确经济责任的原始书面证明，是编制记账凭证的依据。记账凭证是在对原始凭证进行整理、分类的基础上，借助复式记账方法，确定经济业务所涉及的账户名称、记账方向和金额即确定会计分录的工作，是会计核算的重要环节。企业必须对会计凭证进行真实性、合法性、合理性和有效性的审核 会计凭证在企业内部的传递程序应当科学、合理。在每个会计期期末，会计凭证应由专人整理，装订成册，加以保管。复习思考题和练习题复习思考题和练习题 1.名词解释 会计凭证 原始凭证 记账凭证 累计凭证 收款凭证 付款凭证 转账凭证 会计凭证传递2.思考题 什么叫做会计凭证？简述会计凭证的分类。原始凭证包括的基本要素有哪些？如何对原始凭证进行审核？为什么要编制记账凭证？记账凭证如何分类？原始凭证与记账凭证有哪些联系和区别，会计凭证的传递和保管应注意哪些问题？3.练习题 要求：根据海通公司2004年l月发生的经济业务，编制有关的记账凭证：l月l日，投资者投资 5OO OOO元，存入银行。l月2日，向银行取得短期借款 300 000元，存入银行。l月5日，购买设备200O00元，发生的运输费用10O00元，货款和运费由银行存款付讫。l月8日，以银行存款购买原材料20000元，原材料验收入库。1月10日，生产车间领用原材料15000元。1月15日，从银行存款中提取现金5000元，准备发放工资。l月15日，以现金发放生产工人工资4000元，管理人员工资1000元。l月20日，销售产品2000元，收到现金。1月2O日，将现金收入2OOO元解缴银行。l月21日，采购员王勇出差，暂惜差旅费1000元，开出现金支票一张。1月25日，采购员王勇出差回来，经审核可报销差旅费8OO元，余款2OO元现金退还给出纳员。l月31日，结转已销售的产品的成本1800元。4、综合题要求：分别指出上述每一项经济业务的原始凭证，哪些是属于外来的原始凭证，哪些是属于自制的原始凭证，又如何对这些原始凭证进行审核。