购物中心部门文件资料管理规程.docx

购物中心部门文件资料管理规程_物业经理人 营运治理类标准指引 制定部门：营运部 购物中心部门文件资料治理规程 1.目的 为标准资料（包括电子版资料）治理，有效收集、妥当保管和高效利用部门资料。 2.范围 适用于各工程及各部门文件资料建立与治理。 3.职责 3.1部门员工负责自己板块的工作资料，保证资料的齐全完整以及密级资料的安全。资料治理工作由部门经理统一领导。 3.2各板块员工在部门经理指导下进展资料整理工作，其主要职责是对板块内产生的资料准时进展整理。定期对全部已归档的资料进展检查。承受部门经理对资料治理工作的监视和指导，并提出合理化建议。 3.3各板块资料可存放于各相关板块员工自行保管，其余资料原则上由文员集中保管。自行保管资料员工对其所保管的资料信息（包括电子版）负有全部责任。 4.作业内容 4.1整理方法 装订：归档资料应按件装订，每份资料作为一件。 分类：归档资料采纳“保管期限/年度”进展分类。 排列：归档资料应在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度等排列。 4.2保管期限：分为永久、长期、短期。 4.3公司领导、部门负责人借阅非密级资料可通过资料治理人员/文员办理借阅手续，直接提档。 4.4部门负责人以下员工借阅资料时，需经部门负责人批准，填写资料使用申请表，并办理借阅手续。 4.5借阅部门资料须按规定办理相关手续，不得擅自扩大查阅范围，未经许可不得私自抄录或复制。如确属工作需要摘录和复制，须经分管领导或总经理审批方可摘录和复制。查阅“一般”级资料，须经部门负责人审批。查阅“密件”级资料，须经分管领导审批。查阅“绝密”级资料，须经总经理审批。外借资料必需在规定时间内准时归还。 4.6借阅、使用资料必需爱惜，保持干净，严禁涂改，留意安全和保密。如有资料遗失，根据资料的重要轻重程度进展惩罚。 4.7任何个人未经允许不得随便销毁部门资料。 4.8针对保管期限已满的资料，通过鉴定对无保存价值的档案进展销毁。销毁前必需填写资料销毁清单，经资料治理负责人、部门经理审批后，由二人以上对比资料销毁清单检查资料，确认无误后在指定地点监销。监销人员事后应在销毁清单上注明“已销毁”字样、日期并签名。 4.9资料治理人员要仔细填写、编制销毁清单，资料销毁清单需长期保存。如有个别资料和文件未被批准销毁，尚需保存，则应在销毁清单上做出适当说明。为了防止错销，对已批准销毁的资料除特别状况外，一般均应“暂缓执行”，待保存半年以后，确认已无利用价值时再行销毁。 4.10若按规定需要销毁时，凡属密级资料须经总经理批准前方可销毁，一般内部资料，须经部门负责人批准前方可销毁。 4.11因个人缘由导致资料遗失，依据资料等级进展相应惩罚 4.11.1一般级资料： 记过失一次，且按公司相关奖惩规定进展现金惩罚，部门内部通报批判。 4.11.2重要级资料： 记重大过失一次，且按公司相关奖惩规定进展现金惩罚，在绩效考核中建议HR扣除相应绩效分值并上报公司，公司内部通报批判。 4.11.3以上状况在一年中消失两次以上，按以上条例并处双倍及以上惩罚。 5.支持性文件 6.相关记录 源自规划范文