集团公司的接待策划方案计划.doc

关于银河电器公司来访的接待筹划书文秘见习其次小组2022年六月二十三日名目|contents一、接待预备3二、接待日程安排及人员5三、接待后期工作14四、经费预算14银河电器公司将于 2022 年 8 月 6 日上午在总经理王强的带着下一行7 人来我公司进展为期3 天的访问，主要是为加强进一步的了解。为了促进银河电器公司和我公司的进一步合作，树立良好公司形象， 以及促进我公司又好又快的进展，公司各部门员工必需重视此次的接待工作，做好全方位的预备。为此特别细心安排与制定了本次商务接待方案。一、接待预备一接待信息：1.接待对象：银河电器公司总经理一行 7 人2.接待时间：2022 年 8 月 6 日8 月 8 日3.接待地点：接机地点扬州泰州机场；送机地点南京禄口机场； 下榻酒店京华大酒店参观地点：1公司总部；2公司厂区 4.接待规格：对等接待5. 接待原则：热忱友好；细致周到；礼仪适度6. 接待小组：接待部总负责，办公室、公关部、后勤部协同工作人员详情安排见附表 1二接待前期预备： 1信息收集。a 银河电器公司的根本信息，将来进展态势，及公司主要领导人对此次合作的意向态度；b 银河电器公司来访人员根本状况详情见附表 2； c 过去来访状况；d 抵达时间和交通工具；e 来访期间天气状况；负责部门：接待部 2询问对方意见，是否需要预定机票，假设需要，依据所要求的时间和地点来定；负责部门：办公室 3住宿安排。提前预定房间；负责部门：接待部4. 迎接车辆安排。七座商务车一辆，商务小轿车一辆，同时保证车辆清洁，安全性能良好，司机车辆听从主接待人员协调安排，统一调度；负责部门：办公室5. 公司迎宾。参观人员到达前5-10 分钟，提示相关人员做好迎宾工作；负责部门：公关部6. 拟定会议通知及会议议程，并下发至与会人员；负责部门：办公室 7会场布置。预备会议室花卉、水果、茶水、音响设备、投影设备、领导席签、横幅、制作欢送牌、指示牌、安排礼仪人员，安排摄影摄像等；负责部门：办公室、后勤部 8资料预备。欢送词，欢送词，公司宣传材料，会议洽谈资料；负责部门：办公室 9事先联系好足艺效劳，巡游大水道和瘦西湖事宜。负责部门：办公室、接待部附表：部门人员事项接待部李燕、提前预订酒店，帮助来宾办理酒店入住手续王媛、吴华、许安、宴席迎接来宾、菜单确定、环境检查、费用清付钱梅李虹来宾信息搜集，提前商定足艺时间、人数公关部孙晓阳、郑关杰公司迎宾杨洋联系厂区协调参观事宜办公室张俊雅、郭璟、蔡庆 制发会议通知及会议议程、总结会议纪要，会场布置，会议物品预备，会间效劳孙绍摄影摄像王淼车辆协调安排丁彩桦秘书接送机、大厅集合、景点巡游门票购置、导游联系后勤部钱洁连、蒋亚蕾物品选购办理1、接待工作任务安排2、来访人员具体信息及安排姓名职务年龄性别房号喜好禁忌王强总经理42男1606不喜甜食刘蓉总经理秘书29女1610刘明远副总经理37男1604书法朱敏翰市场部经理35男1516赵文涛研发部经理36男1516李玮铭市场部经理助理32男1518孙坚研发部经理助理30男1518 二、接待日程安排及人员店一楼牡场部经理，研发部经丹厅理，秘书13：0014：30午休酒店房间一日程安排表接待日程安排及人员日期时间内容地点伴随人员负责人8：20接机扬泰机场10: 0011:20入住京华大酒徐副总经理、秘书店11: 3013:00午宴京华大酒总经理、徐副总、市接待部部长8 月 6 日14:40集合酒店大厅秘书15: 0017:00参观公司光明公司徐副总、公关部人员、公关部部长总部秘书18:0020:00晚宴京华大酒总经理、徐副总、秘店 5 楼晚书、各部门经理及优宴厅秀代表接待部部长20:2021:30足疗扬州陆琴徐副总、市场部经理、脚艺研发部经理8：00大厅集合秘书8 :309:30品尝扬州特富春茶社徐副总、秘书接待部部长色早餐9:5012:00参观厂区光明公司总经理、徐副总、秘公关部部长8 月 7 日12:0013:00午宴厂区厂区接待书、市场部经理、研发部经理、厂区经理、接待部部长厅13:2014:30午休酒店房间8:10集合酒店大厅秘书8:3011:20畅游瘦西湖瘦西湖风徐副总、秘书办公室主任8 月 8 日11:3013：30送别午宴景区趣园总经理、徐副总、办接待部部长公室主任、秘书、部分部门经理14:00集合酒店大厅秘书15:00送机南京禄口徐副总、秘书办公室主任机场14:40集合酒店大厅秘书15:0017:00洽谈会议总部二楼总经理，徐副总，秘办公室主任会议室书，市场部经理，研发部经理，市场部经理助理，研发部经理助理18:0019:30晚宴西园大酒总经理，徐副总，秘接待部部长店宴会厅书，市场部经理，研发部经理，市场部经理助理，研发部经理助理20:0021:00夜游古水道便益门广出席宴会人员办公室主任场7:308: 00早餐京华大酒接待部部长店餐厅二每日具体活动安排8 月 6 日一、迎接来宾 时间：上午 8:20地点：扬州泰州机场人员：徐副总经理，秘书，司机两名预备工作：迎接牌一个，鲜花两束，七座商务车一辆，商务小轿车一辆。留意事项：1. 副总经理和秘书及两名司机于八点半动身，在九点格外之前抵达扬州扬泰机场。接机时高举迎接牌，让来宾清楚看到，主动问候来宾后， 帮来宾提拿携带行李，但留意不要拿来宾的贵重行李，如手提包等。2.引导来宾上车，其中对方总经理和副总及我方徐副总乘坐小轿车， 徐副总坐在副驾驶，后座右侧为对方总经理，左侧是对方副总。我方秘书及对方其余人乘坐七座商务车。3. 接待部派人提前在酒店等候，帮助来宾办理入住手续。4. 将来宾送至京华大酒店，引至安排好的房间。我方人员不宜久留， 让客人准时休息，消退疲乏。二、午宴时间：11:30-13：00地点：京华大酒店一楼牡丹厅出席人：总经理、徐副总、市场部经理、研发部经理、秘书；对方全部来宾。12 人宴席规格：2500 元/桌酒水：洋河蓝色经典天之蓝 42 度 480ml 2 瓶 92 张裕解百纳干红葡萄酒2 瓶留意事项：1. 秘书在午宴开头前，将拟好的菜单提前给对方秘书参考，争取符合来宾的口味和习惯。在特色菜上，要多加介绍。午餐时间尽量不饮酒， 以免耽误下午行程。2. 座次安排：主陪为总经理，副陪为徐副总经理。主陪右方为客户方总经理，左方为客户方副总经理，副陪右方为客户方市场部经理，右方为客户方研发部经理。其余人员按职务依次安排。图 1：三、参观公司时间：15:00-17:00地点：光明公司总部出席人：总经理，徐副总，公关部人员，秘书；对方全部来宾流程：1.14:30 派车去酒店接来宾到我公司；2. 徐副总和公关部部长全程伴随，具体介绍公司各个部门以及工作流程。各个部门经理始终宾介绍该部门状况；3. 始终宾呈现我公司历年来取得的荣誉。参观时，要留意双方合照留念；4. 参观完后，前往接待室休息。留意事项：公关部派人提前做好迎宾工作，放置“吵闹欢送银河电器公司领导莅临指导”戗牌。时间：18:0020:00地点：京华大酒店 5 楼晚宴厅主题：携手扬帆，共创将来-银河电器公司欢送酒会出席人：我方总经理，徐副总，秘书、各部门经理、公司优秀代表及摄影师一名；对方全部来宾。共 30 人形式：冷餐会宴席规格：200 元/人预备工作:1. 接待部人员提前半小时入场检查现场，欢送横幅和海报，鲜花，气球、彩带，酒水，茶点酒店负责预备；2. 徐副总主持活动，我方总经理致欢送辞，营造欢快祥和的气氛。摄影师做好全程摄影工作。四、饭后休闲时间：20:2021:30地点：扬州陆琴脚艺出席人：徐副总、市场部经理，研发部经理；对方全部来宾费用：99 元/人8 月 7 日一、早餐时间：8:00 来宾在酒店大厅集合8:30-9:30用餐时间地点：富春茶社广陵区得胜桥街路 35 号 出席人：徐副总，秘书及对方全部来宾规格：夏沁宴配“魁龙珠”茶960/桌 二、生产厂区参观活动时间：9:5012:00地点：光明公司生产厂区伴随人员：总经理、徐副总、秘书、市场部经理、研发部经理、厂区经理活动具体安排：9：309：50 从富春动身，乘车 20 分钟至生产厂区9：5011：30 厂区参观厂区环境、生产流程参观11：3012：00 会议室座谈a 厂区介绍厂区宣传片，介绍PPTb 技术沟通技术人员PPT 讲解，互动 c 会场效劳茶水及相关材料预备d 拍照依重要程度，进展拍照留档e 会后整理会场整理，客户所需资料，装袋赠送 12：0013：00 午餐厂区接待厅13：0013：20 乘车送回酒店留意事项：1. 确定行程后，提前通知厂区做好预备，与厂区相应负责人联系，告知参观事宜及留意事项。2. 参观厂区期间，配备讲解员全程伴随讲解。3. 会议室提前布置好会场，预备好茶水、纸巾以及所需文件资料，调试好话筒、投影等设备。4. 安排专业人员对来宾提出的问题进展解答。5. 午餐依据接待重要客户的规格预备。宴席规格：1500 元/桌酒水：洋河蓝色经典天之蓝 42 度 480ml 2 瓶 92 张裕解百纳干红葡萄酒2 瓶三、会议洽谈活动时间：14:40 来宾在酒店大厅集合15:0017:00 洽谈会议地点：光明电子集团二楼会议室主题：促进双方公司友好沟通，推动双方进一步合作主持人：光明电子公司徐副总经理参会人员：银河电器方：总经理，副总经理，总经理秘书，市场部经理，研发部经理，市场部经理助理，研发部经理助理光明电子方：总经理，徐副总经理，秘书，市场部经理，研发部经理， 工程部经理，公关部经理时间议程发言人15:00宣布会议开头主持人15:05光明公司致欢送词光明公司总经理15:15银河电器公司代表致辞银河电器公司总经理15:25光明公司介绍本公司 2022 年产品研发情光明公司研发部经理况及 2022 年最产品状况15:45客户代表发言银河电器公司研发部经理16:00光明公司介绍 2022 年产品销售状况及光明公司市场部经理2022 年市场调查推测16:25客户代表提问银河电器公司市场部经理16:40双方就协议涉及内容洽谈17:00闭会并合影留念会议议程：会议布置形式：横列式会议座次：左右排列法，长桌。主位为银河电器总经理，主位左边首位为银河电器副总经理，右边首位为总经理秘书，其余人员按左右挨次依次落座；光明电子方依据对方座位排布对应入座。图 2：A 为客方 B 为主方会议预备：会议物品预备及会场布置：1. 会场入口摆放两盆绿色盆栽，会议桌中间摆放鲜花；2. 每个座位前放置一瓶矿泉水，一条放在小碟子中的湿毛巾，每两个座位间摆放一盒纸巾；3. 桌上按挨次摆放桌签、双方各配置两个话筒双方总经理各配置一个，其余两个为流淌话筒；4. 将所需资料文件会议议程、公司宣传册、2022 年上半年产品资料、2022 年产品质量报告、2022 年上半年客户反响资料、2022 年估量型产品汇总资料、2022 年市场预期调查报告分发至每个座位前；5. 将标有“光明电子公司与银河电器公司沟通洽谈会”的横幅悬挂于幕布上方；6. 安排摄影、摄像位置。会前检查：1. 电脑、投影仪的检查调试；2. 音响、话筒、摄影摄像设备的检查调试；3. 会场卫生的检查、温度的调试。留意事项：1. 效劳人员准时添换茶水，更换毛巾；2. 会后由本公司秘书汇总出会议纪要；3. 会间摄像拍照及会后合影留念。会议物品预备明细表：序号用品名称数量单价备注1盆栽2100 元/盆2鲜花820 元/盆3横幅1100 元/条4纸巾85 元/盒5矿泉水220 元/箱6绿阳春1200 元/包7小碟子143 元/个8毛巾165 元/条9集体照1410/张10桌签1411茶具1412电脑113投影仪1公司自备14话筒415音响216相机117摄影机1四、晚宴时间：18：0019：30 地点：西园大酒店宴会厅出席人：总经理，徐副总经理，秘书，市场部经理，研发部经理，市场部经理助理，研发部经理助理；对方全部来宾。14 人座次安排：主陪为总经理，副陪为徐副总经理。主陪左方为客户方总经理，右方为客户方副总经理，副陪左方为客户方市场部经理，右方为客户方研发部总经理。其余人员按职位依次安排。参见图 1宴席规格：3000 元/桌酒水：洋河蓝色经典天之蓝 42 度 480ml2 瓶 92 张裕解百纳干红葡萄酒2 瓶留意事项：1. 接待部安排人员提前在西园大酒店大厅等候来宾；2. 王总经理不能吃过于甜腻食物，菜肴以清淡为主，辅以几道扬州特色菜肴。五、夜游古水道时间：20:0021:00地点：便益门广场南门遗址伴随人员：总经理，徐副总经理，秘书留意事项：1. 由西园驱车至便益门广场，客人登船后，司机驱车至南门遗址等候。巡游完送回酒店；2. 在画舫上预备果盘及茶水。8 月 8 日一、 早餐时间：7：308：00 地点：京华大酒店餐厅留意事项：提前告知对方秘书此次用餐在京华大酒店内，需凭房卡用自助早餐。二、畅游瘦西湖时间：8：10 来宾在酒店大厅集合8:3011:20 巡游瘦西湖伴随人员：徐副总经理，秘书，摄影师一名。预备工作：1. 秘书 8 点到达京华大酒店大厅等候2. 门票及饮品购置路线：大虹桥南大门徐园四桥烟雨小金山白塔五亭桥望春楼熙春台二十四桥石壁流淙 锦泉花屿北门，配备导游讲解。三、午宴时间：11：3013：30 地点：趣园伴随人员：总经理、徐副总经理、办公室主任、秘书、局部部门经理； 对方全部来宾。15 人宴席规格：3000 元/桌酒水：洋河蓝色经典天之蓝 42 度 480ml2 瓶 92 张裕解百纳干红葡萄酒2 瓶留意事项：1. 午餐完毕后将预备好的礼品套组送给每位来宾。礼品详单：扬州漆器、扬州剪纸套装；2. 将来宾送回酒店稍作休息及整理行李。四、送机时间：14:00 来宾在酒店大厅集合15:00 车辆将来宾送达南京禄口机场伴随人员：徐副总经理、秘书留意事项：帮助来宾办好登记手续，待来宾全部进入登机口前方可离去。三、接待后期工作1. 总结提升：接待完毕组织总结会，以改善缺乏，提炼阅历。负责部门：办公室2. 宣传报道：24 小时之内进展宣传报道。负责部门：公关部3. 费用清算：对接待过程中产生的费用准时进展核算。负责部门： 财务部、后勤四、经费预算序号工程名称单价数量合计备注2500 元/桌18 月 6 日午宴酒水 1330 元冷餐会 200308 月 6 日自助晚宴元/人夏沁宴 76018 月 7 日早餐001宴请费用元/桌槐龙珠茶 20022280 元元1500 元/桌18 月 7 日午餐酒水 1330 元3000 元/桌18 月 7 日晚宴酒水 1330 元3000 元/桌18 月 8 日午宴酒水 1330 元99 元/人10足疗60 元/人14古水道巡游002消遣费用150 元/人10 人4250 元游瘦西湖导游 120 元游船 800 元003会议费用1002 元1002 元004礼品费用1000 元/人77000 元005鲜花80 元/束2160 元合计34692 元