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外贸单证操作流程探讨 摘 要在履行外贸合同过程中，外贸单证工作是其关键，应当明确外贸单证操作流程，确保外贸单证工作的顺当完成。外贸单证员应当能够娴熟把握外贸单证操作流程，确保每一个流程的正确，避开在这其中消失问题，进而帮忙外贸企业猎取更多经济收益。文章就从订舱、商检、报关、产地证、出货、提单确认、投保和寄清关资料八个方面来说明外贸单证操作流程及留意事项。 关键词外贸单证;操作流程;订舱 DOI10.13939/ki.zgsc.2023.21.073 在外贸企业开展各项经济活动时，单证员都在其中扮演着特别重要的角色，需要由单证员来履行合同。从肯定程度上来讲，外贸单证工作直接影响企业是否能够顺当的寄出猎取和猎取经济收益。不同的结算方法会影响外贸单证的操作流程。因此，文章就以常见的结算方法为例，来阐述外贸单证操作流程。 1 外贸单证操作流程 1.1 订舱 在客户下单后，会在出货的前一周订舱，假如发觉时间较为紧急，还需要再提前一周。外贸单证员要能够精确了解公司的货物何时能够预备好，一般都是在货物包装完成时进展订舱。1在订舱过程中，会托付有关部门进展，并且单证员要与业务员准时沟通，明确客户是自己指定相应的货代，还是由公司来查找货代。当前的订舱分为两种：电子和纸质。假如是电子订舱，就直接在网页上进展操作;假如是纸质订舱，通过提交托付书就可以，托付书的格式可以由货代来供应，也可以由企业自己打算。完成订舱后，货代会发出通知，然后接收货代所供应的订单号，由跟单员来依据实际状况对货物预期到达时间、信息进展录入，最终将进仓单发给工厂。 1.2 商检 对于货物的检查报告，并非全部合同中都存在，假如是由相关法律规定，就必需要进展检查。一些虽然不在法律规定内，但是出口商要求供应检查报告，公司就需要进展检查。2检查可以自己进展，也可以由代理进展，当前许多公司都会选择代理进展检查。比方以出口竹木草制品为例，假如需要进展检查的，就须供应检查公司的信息、发票、合同等相关材料，在检查完成后拿到通关单，为后续报关使用。 1.3 报关 报关同样可以由公司自己进展，也可以托付。当前企业一般合作的都是自拉自报的货代，所以一般也都由这些货代来进展报关。在订舱后会有一段时间要求，需要在这段时间内完成报关。3正常状况下截止日期都是开船前两天。在报关过程中需要供应发票、合同等材料。假如是法律规定需要进展检查的，还需要供应之前商检所获得的通关单，目前一般都是使用网络电子托付报关。 1.4 产地证 对于产地证而言，是否申领需要由客户自身的需求来打算。产地证有许多种类，比方原产地、区域性产地证等，这些可以到入境检疫局办理。一些客户可能需要多种产地证，就需要依据客户需求来为其供应。而且在这其中不管是哪一种产地证，都需要与进口商进展讨论，假如是对产地证有特别要求，在申领前就必需要说明。 1.5 出货 在完成订舱后，货代会为单证员供应详细的货物到达时间、拿集装箱的单据和集装箱地址。在单据中需要明确这次产品的详细规格、数量等相应内容，这直接影响是否能够顺当的出关。4对于尺寸的大小而言，影响到整个货物的重量。对于出口货物而言，其唛头由客户供应就必需要将唛头打在装箱单上，装箱单上的封号要保证正确，避开影响后续的一系列工作。在出货前，要对内容数量、规格等进展严格检查，此外还要检查包装是否符合要求。假如是客户指定货代就需要由指定货代在出货当天供应ENS数据。在货物出运后，应当将出货信息告知客户，并且将预期到达时间等相关信息发送给客户，以便客户能够了解货物在哪个时间段到达，假如是后付款，在到达后就需要提示客户准时付款。 1.6 确认提单 在货物发出后，货代会将货单的详细状况供应给单证员，单证员在这其中就需要针对内容来进展核对，假如在这其中发觉错误，要准时和货代进展沟通，比方对于Shipper、Consignee等内容都需要进展核对。5对于一些客户有特别要求，就需要在提单上消失HS code的时候，将客户的要求录入。在明确提单后，要将详细状况与货代进展沟通，支付相关费用后就能够拿到最终的提单。一些客户或选择电放的方法来猎取货单，单证员就可以在这其中将扫描件发送给客户。在完成后需要与客户沟通，让客户准时接收货物，避开由于长期不提取而产生额外费用。 1.7 投保 单证员在收取到运输公司所发出的配舱回单后，需要向保险公司进展投保。保险公司在了解详细状况，保证无问题后为其供应保单，一些公司也会直接与货代进展沟通，让货代来投保。 1.8 寄清关资料 对于在清关时所使用的发票与国内的发票会有所不同，假如客户在这其中有额外要求，就应当依据客户的需求来做好发票，打印公章后和相关的资料共同寄出。6一般状况下，清关所涉及的材料有保险单、产地证、发票等内容。在这其中还需要明确保单和提单的抬头是否正确。在寄出清关资料后，合同内容根本完成，单证员可以通过相关网站来了解货物的信息，然后将货物运输状况告知给客户，让客戶能够满足。 2 外贸单证操作留意事项 作为外贸单证员，首先，要了解产品信息。自身要具备专业素养，企业在这其中也需要留意这一点，这样才能够削减损失的产生。对于外贸单证员应当从生产车间开头了解，对货物包装、规格等都应当娴熟把握。此外，还应当明确产品制作时间、费用等，由于在与客户沟通时，客户可能会提到这些问题。其次，应当熟识产品报价，以及回复邮件。由于报价能够直接表达产品，在这其中涉及货物的规格、尺寸等，外贸单证员要能够依据客户的实际状况来满意客户的需求，确保为客户供应满足的产品。而在这其中对于数量而言，不仅要能够依据客户要求的材质来进展，而且还需要适当调整数量，假如客户无法给出详细数量，外贸单证员要能够为客户供应一个参考。与此同时，外贸单证员还要能够精确地回复邮件，提高自身的工作效率，使客户满足。最终，在客户确定产品后，会要求寄样，这也是外贸交易中较为常见的一种状况。所以，外贸单证员应明确自身公司是否能够满意客户的要求，如若不能要照实告知，这样客户在收到货物的时候也能够满足。 3 结论 总而言之，对于外贸单证操作流程而言，要能够保证每一个环节的工作质量，从订舱到最终的寄清关材料都应当引起外贸单证员的留意，必需要实行正确的方法保证货物的准时寄出，到达客户的要求，这也为企业的进展供应帮忙，让企业能够猎取更多的经济收益。