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第一章商务信函写作信息交换在所有的交易中扮演着重要的作用。许多商业业务通过信息交换来实现。信息交换可以通过各种方式实现，可以是口头也可以是书面的。与口头交流相比，书面形式可以确保相关当事人更完整的理解并且可以作为每一笔交易的记录。书面交流有很多种，比如信函，备忘录，报告，电信，电传等。商务信函是公司与贸易伙伴保持联络时采用的最主要的方式。高效的商务信函作者可以通过与其他公司建立良好的合作关系来提高公司的销售，增加公司利润。另外，熟练的商务信函写作可以帮助作者获得更多自信和更多商业上的成功。第1节商务信函的布局当写一封商务信函时，你需要遵守一定的标准格式。通常来说，一封商务信函应该有以下七个主要部分组成：信头，日期，封内名称和地址，称呼，正文，结尾敬辞，签名。但是根据信件的不同类型，还可能包含以下内容比如，编号，经办人，主题，附件，抄送和附言。1.主要部分（1）信头信头通常放在信笺上部中央。信头包括发信人公司名称，地址，电话号码，电报、电传地址传真号，网址，甚至电子邮件地址等信息。日期日期放在信头最后一行的下面几行。注明日期时，需注意以下儿点：e根据作者的风格，日期有许多不同的表示方法，比如：6th April 2009April 6th,20096 April 2009April 6,2009前面三种，在月、日和年之间可以用逗号隔开，也可不用。但是最后一种表示方法，必须用逗号把日和年隔开。令不要把日期只用数字形式表示比如7/6/2009,这可能会产生误解。依美国方式，这表示七月六号，而英国方式则为六月七日。令有的月份经常简写，如一月，二月，八月，九月，十月，十一月，十二月，但是下列月份不能简写，如三月，五月，六月和七月。（3）信内名称和地址这一部分指收信人的姓名和地址，包括的信息应按以下顺序排列：1）收信人的姓名和头衔2）收信人的公司名称3）公司名称和门牌号，街道名称和号码4）区/镇/市名5）国家/州/省的名称以及邮政编码6）国家名称当写信内名称和地址时.，可以参考以下信息：令为了表示你的礼貌，可以在收信人的名字前面加诸如先生，女士，小姐等尊称。令如果收信人的名字不知道，你可以称呼他为销售经理，副总，总裁等官方头衔。令Messrs.（法语里先生的复数形式的简写）通常放在含有个人名字的公司名称的前面。Messrs.White&Sons Co.,Ltd.Messrs.Smith Furniture Company令信内名称和地址的例子：a)PresidentBeijing Tengfei Bicycles Import&Export Corporation80 Fuxingmenwai StreetXicheng District,Beijing,10003P.R.CHINb)Mi*.Smith ClintonThe Oriental Textiles Trading Company5012 Morehouse DriveSan Diego,CA 92121USAc)Messrs.Hawker Wood Trading Co.，Ltd.20 High StreetPhoenix,Arizona 2011USA(4)称呼每封信通常以称呼开始，根据发信人和收信人的关系以及信函的正式程度，称呼是不同的。令如果信是写给个人的，在名字前面加礼貌用语。比如：亲爱的史密斯先生，亲爱的珍小姐，亲爱的琼斯女士。有时，一些特别的称呼也可以用作问候语。“亲爱的”这个词用在收信人的姓前面，比如亲爱的帕克教授或者亲爱的克林顿博士令如果收信人的姓名和性别不知道或者这封信更正式一点的话，可以使用“Dear Sir”,*Dear Sirs,Dear Sir or M adam,或者To Whom It May Concern”。但是美国人通常使用“Gentlemen”而不是“Dear Sirs”。令美国人写信时，通常在称呼后面加冒号，而英式写法则用逗号代替。Dear Miss Jane:(American style)Dear Miss Jane,(British style)(5)正文这是一封信里最重要的一部分。在这一部分需要给收信人传递一些信息，开始写之前,应该注意以下两点：写这封信的目的是什么？呈现这封信最好的方式是什么？写信时，你应该把写好商务信函的七条原则记住，这七条原则将在第二部分做详细说明。你最终的目的就是使你的信更专业，清楚，正确并且容易理解。(6)结尾敬语这部分不过是以礼貌的方式结束信件，以下是商务信函中最常用的结尾敬语。结尾敬语适用情况Yours faithfullyFaithfully yours_ 用于较正式的信函，英国“人更常用。Yours sincerelySincerely yoursYours trulyTruly yoursBest wishesBest regards用于比较非正式的信函，.美国人更常用。(7)签名签名是指写信人的签名或者签写信人代表的公司名。签名通常包括以下内容：1)写信人代表的公司名称2)写信人手签3)打印签名4)写信人工作职位例如：Messrs.Hawker Wood Trading Co.,Ltd.Qw以S必 加David SpearManager2.可选部分以上提到的七部分是商务信函的必要部分。根据不同的目的，-封信也可能包括以下一个或几个方面：(1)编号编号可以使回复与先前的通信相联系，并确保它们可以及时到达正确的人或部门。它可以避免处理信件时的误解和麻烦。编号可以采用以下三种方式：令当一个公司给另一公司写信时，编号通常在信头上注明“Our ref.or“Your ref.”令编号可以作为回信首段的一部分，比如：Thank you for your letter,reference AB01,of 4 May.”感谢您五月四号发来的编号为AB01的信件。令编号可以在主题中出现。如：Dear Sir,Your Ref:AB01Thank you for your letter of 4 May.(2)注意项当给一个机构写信但作者希望信被转给某一个人或某一部门处理时，经办人是必要的。它通常放在封内名称和地址与称呼之间，并标下划线。可以使用“Attention:,Attentionof,or“For the Attention of这样的表达方式。然而，如果你知道收信人的姓名，就把收信人的名字直接写在封内名称和地址的苜行，避免用注意项。比如：The SecretaryThe Universal Textiles Co.,Ltd.Princeton DrivePhoenix,Arizona,AE3 5BEUSAFor Ihe Attention of Mn Smith ClintonDear Sir:标题有两种类型的标题：主标题和段落标题。令主标题这种标题放在称呼语的下面并标下划线。它可以帮助确保信函及时传递到正确的收信人或部门。如果来信含有标题，你最好在回信时使用它以便提醒发信人。如果你要开始一个通信，使用标题可以由同一主题引出许多信件。Re:Your Order No.101令段落标题标题放在每一段的段首来表明这一段要解决的问题。段落标题都用大写字母，其后用句号(有些人更喜欢用冒号或者破折号)来将标题和内容间隔开。段落标题可能有用，但是最好是一封信只涉及一个主题，因为涉及不同主题的信需要由不同部门或个人办理。比如：我们希望确认一下我们在过去两个月内相互通信达成的条款规定。付款条款：通过以我方为受益人的、保兑的、不可撤销的、采用即期汇票的信用证付款,信用证必须在装运期前一个月到达我方。装运条款：必须在六月底之前装运，禁止转运和分批装运。包装条款：货物包装在纸箱里，用柔软材料衬着,每箱装10小包。(4)代理人签署“Per Pro.”是拉丁语per procurationem的缩写，意为 代理。严格来说，只有合伙人有权签他公司的名，但是为了方便，也可通过授权书将签署权授予一位负责的职员，不过授权签署也有来自习惯的。在任何一种情况下，代理人可用“perprocurationem或者perpro.”,有时直接缩写为“p.p.”的形式进行签署。比如：Per Pro.China National Import&Export CorporationSignature(5)经办人代号经办人代号由口述信件的人和秘书或打字员的首字母组成。首字母通常要大写并放在签名的下方靠左边缘。这两部分由冒号或斜杠分开。例如：DS/al DS:al(6)附件如果信件里含有附件，在左下方标注aEnclosure或简写“Enc.or“Encl.”如果不止一份附件，最好标注附件的数量，下面是几个例子：EnclosureEnds.2 pricelists and 1 catalogueEnc.Bill of Lading(5 copies)抄送有两种类型的副本标记，第一种是在收到信函副本的人的名字前面加“cc”or“cc:标注。因为现在大多数副本都是影印的，许多人使用CX(Xerox copy)or PC(photo copy)来标记。这种标记打印在原件和副本上。The second type of copy notation is specified on the copy only by the abbreviation bcc(blind carbon copy)and the recipients name.No one other than the recipient of the“bcc and youwill know he or her has received a copy of the letter.第二种标记方法是只有在副本上出现简写的“bcc”加上收信人姓名，这样只有该收信人和你知道他或她已经收到信的副本。抄送在信中可采用以下形式：cc The sales managerCX Miss Jonesbcc Mr.Smith Clinton(8)附言附言通常用于以下情况：1）补充说明信件中被疏忽的内容，应该尽量避免出现这种情况。2）许多主管偶尔手写添加一些附言使得信更有亲切感。3）在写销售信时，作者经常把最后的有力的论据放在附言中加以强调。例如：附言7 月 12日在年度销售会议上与贵方见面。附言这种玩具很畅销，在 2008年顾客评价中知名度最高。当写商务信函时，你需要将信中所包含的内容按正确的顺序一一列出。下面的例子说明了一份信的结构是如何安排的。请注意每一部分与其他部分的相对位置。根据写信的目的,斜体部分可选择使用。Hawker Wood Trading Co.,Ltd.20 High Street,Phoenix,Arizona 2011,U SA Tel:.Fax:.E-mail:.-!信头Ref.No.0901 I _受March 16,2009 日 期.Yantai Hope Import&Export Corporation100 Hope BuildingYantai Economy&Technology Development ZoneYantai cityShandong Province,264000CHINAThank you for your letter of March 1 and we are glad to know that you are interested inour canned mushroom.正文We are looking forwaid to your reply._ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ 一结尾敬语Yours sincerely,尸-附言3.边距边距对于给读者留下好的视觉印象非常重要，边距应该产生好的画面效果，左右边距通常为30毫米，简要的信函的边距可以宽至34毫米。4.第二页的写法除了销售信以外，商务信函通常只写一页，但是有时信息太复杂也可包含两页或多页。当你需要写的内容超过页时，第二页的信头可采用如下形式，内容包括收信人姓名，日期,页码。比如:(1)The Oriental Trading Co.,Ltd.June 6,2008 p.2(2)-Page 2-The Universal Trading Co.Jan.7,2009“-to be continued-(待续)这一短语可以加在第一页页尾的右侧，第二页纸张的质量、尺寸和颜色要与第一页一致。第2节商务信函的格式和信封的写法有几种可接受的商务信函写作格式，其中三种格式是最常使用的：缩格式、平头式和半平头式(或混合式)。1.商务信函的格式(1)缩格式信内名称地址部分每行都比匕,行缩进3 到 5 个空格,正文部分每一段的第一行也要缩进 3 到 5 个空格。第二章中Letter-2(1)就是采用这种格式。(2)平头式在这种形式下，每一行都从左边空白边缘写起，但是有时信头可以放在中间。段落之间有加一空行。这种风格更加受欢迎，因为它使信件看起来更加平衡，更容易打字。第二章中Letter-2(2)就是采用平头式。(3)半平头式(混合式)它是上述两种风格的混合形式。信内名称和地址部分用平头式，正文中每一段的第一行用缩格式或者反过来。第二章中Letter-2(3)就是采用这种混合格式。2.信封地址的写法通常来说，发信人的姓名和地址放在信封的左上方，收信人的姓名和地址放在信封中央。信封上的地址可以用两种形式来写：缩格式和平头式。内容和风格要与信内名称和地址相一致。平头式：YANTAI HOHB DAF0RT&EXT ORT C 0RT0RTAH0N 贝 占 由B 票 处100 Hope BuildingEconomy&Technology Development Zone Postage Stamp area:c 妙 _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _Shandong Pwvince 264000CHINA航 空By airMr.David SpearMessrs.Hawker Wood Trading Co.,Ltd.20 High StreetPhoenixArizona 2011USA缩格式:YANTAI H01-ED.TI ORT EX1 ORT CORTORTAUON100 Hop Builduiiokcy Dv*lopnt Zontcity,Shmdcmc Ptovmc*264000CHINA贴 邮 票 处Postage stamp axea航 空By airMr David SpearMessrs Hawker Wood Trading Co.Ltd20 High StreetPhoenixArizona 2011USA以下儿种情形下，信封地址需要加入特别标记：令如果信件是通过中间人而不是邮政系统传递给收信人，中间人名字后需加“Kindnessof”,“By courtesy of,By favor of”or“With favor of”类似的语句。Dr William Brown.收信人名字Kindness of Prof.Water Snow.中间人名字令如果信件是先邮寄给中间人，然后由中间人转交给收信人时，中间人的姓名和地址前需加“C/O”类似的语句。Mr.Park Davis.收信人名字C/O Mr.Wood.中间人名字200 Dos well Avenue.中间人的地址USA.当要寄介绍信时,信封的左上方会注明“Introducing Mr.(Mrs.,Miss,etc.)(name)”,To introduce(name)”或者Recommending.(name)”等类似的语句。令诸如 个人的、“机密的”、“私人的”、“立即”、”紧急的”等词语也可标注于信封左下方来表明信函的性质。第3节商务信函的写作原则封好的商务信函可以留给读者好的印象并且带来更多的商业机会。因此，掌握商务写作技巧非常重要。你必须牢记以下儿个原则，这些原则可以总结为7 C,就是清楚，简洁，具体，正确，礼貌，完整和周到。1.清楚要确保你的信足够清楚而不被误解，模棱两可的信息可能给双方带来麻烦，而双方进一步的解释会浪费宝贵时间。因此，当你能确定需要表达什么时，要用简单、普通的词汇直截了当地表达出来。2.简洁简洁是指用尽可能少的语言表达你的观点。一方面，应该避免使用长句，多使用简短的词和句子。另一方面，应该避免使用过时的词和行话。不当用法 正确用法at this time nowin view of the fact that becauseprior to beforewithout the least delay very soonacknowledge receipt ofup to this writinginstattached heretothank you for./I received.so farthis monthenclosed is/are有时你要写一封长信，好的做法是把信分为儿段，每一段表达一个主要观点。3.具体商务写作应该具体明确而不应该笼统概括，特别是当作者需要回信，解决问题，发盘或接受时。你应该使用明确的事实、数字和时间来强调具体性。4.正确正确的语法，标点和拼写是商务写作中基本的要求。另外，当你要给出涉及日期、规格、价格、数量、折扣、佣金、单位和数字时，更需要注意。这些方面一个微小的错误就意味着你将失去盈利甚至亏损。5.礼貌首先，礼貌指要及时回复来信，及时回信可以取得不想等待的顾客的好感。第二，礼貌还指尽量有礼貌地解决问题。商务往来中分歧不可避免，但是，通过聪明机智的办法不仅可以解决分歧而且不给双方带来负面影响。6.完整封商务信函应该包括所有的必要信息和数据，并详细地传递给读者，还要回答读者提出的所有问题和要求。不完整的信息可能增加沟通成本，丢失信誉，失去销售机会。此外，当所有的必要的成分比如信头，日期，称呼，结尾敬语和签名都包括时，一封商务信函才算完整。因此，发信前要仔细检查所有信息。7.周到周到是指作者要更多考虑“你”而不是“我”或“我们”。这就是说，采 取“以你为中心”的态度而不是“以我们为中心”的态度。你应该站在对方的立场，考虑对方的观点，理解对方的问题，强调对方的利益并采取积极的态度进行书面沟通。第 2 单元建立业务关系对所有的交易者来说，客户是利润的源泉。因此，他们既要尽力巩固老顾客，与他们保持密切的联系，又得寻找新客户，与他们建立贸易关系。一般来说，交易者可以通过因特网、交易会、贸易名录、广告、其他国家的商会、中国驻外的商务参赞处等来寻找潜在客户。此类信函应当写得既友好又能有所帮助。复函要礼貌、迅速、简明扼要。信函样例Letter-2(1)(要求建立业务关系)烟台希望进出口有限公司中国山东省烟台市，烟台经济技术开发区希望大厦100号邮 编:2640002008年 7 月 1 日Messrs.Hawker Wood Trading Co.,Ltd.20 High StreetPhoenixArizona 2011USA敬启者，我们从贵国驻北京使馆商务处得悉贵公司的名称和地址，兹写信欲同贵公司建立商务往来关系。我们是中国罐头蔬菜和罐头水果的主要出口商之一 -，从事此业务已有8 年之久。我方向您保证，我们的产品拥有最优良的品质和合理的价格。随函附上的是我公司最新目录一份，包含我公司目前所有可供之货的明细，希望您会对某些产品感兴趣。如果您对目录之外的产品感兴趣，尽管告知。一收到你方的详细要求，将竭尽所能提供您想要的产品。回复时，请提供资信银行。我们期待着您及时的肯定答复。您真诚的，James Wang经理Letter-2（回复）HAWKER WOOD TRADING CO.,LTD.20 High Street,Phoenix,Arizona 2011,USA2008年 7 月 8 日烟台希望进出口有限公司中国山东省烟台市烟台经济技术开发区希望大厦100号邮编：264000敬启者，感谢您7 月 1 日的来信及所附目录。我们对贵公司的0801号和0802号蘑菇罐头（片菇）很感兴趣。请报详细的FOB中国港口价格、付款方式和最早交货期。如果价格有竞争力且交货期可以接受，我方将大量订购。至于我方资信，可向位于美国堪萨斯州威奇托市西道格拉斯街121号的第一国民银行和位于美国马里兰州巴尔的摩市的欧萨利文大厦约翰莫里斯有限公司查询。如能早日回复，将不胜感激。您真诚的，David Spear经理Letter-2（3）（要求建立商务关系）烟台希望进出口有限公司中国烟台2008年 10月 10日The Pakistan Trading Company13 Broad StreetKarachiPAKISTAN敬启者，我方从阿里巴巴网站获悉贵公司欲购蘑菇罐头。兹欣喜告知，我方经营各种罐头蔬菜、罐头水果的出口，包括蘑菇罐头。目前，我们有整菇、片菇、碎菇罐头。详情请看附件。如对我们的瞬菇罐头和目录上的其它产品感兴趣，请告知你方具体要求并请提供资信银行的名称及地址。如能早日与你方建立直接贸易关系，将非常高兴。您真诚的，James Wang经理Letter-2(4)(回复)THE PAKISTAN TRADING COMPANY13 Broad Street,Karachi,PAKISTAN2008年 10月 15日烟台希望进出口有限公司中国烟台敬启者，本 月 10日的信函收悉，谢谢！我们对你们112号商品一整菇罐头感兴趣。请报最优惠卡拉奇到岸价。我们是当地食品行业最大的进口商之一，当地很多经销商都跟我们有联系。因此，我们相信只要你们的产品质量优良、价格合理，我们肯定会大量订货。我们希望这将是我们长期互利关系的良好开端。您真诚的，T.M.White经理写作技巧对交易者来说，他们总是期待开展新的业务，获取新的利润。一封有吸引力的建立商务关系的信函可有助于此。这类信函要写得清晰、真诚、中肯。一般来说，应该包括如下几部分：1.告知信息来源。例如：我们从中国驻伦敦大使馆的商务参赞处得知你们的名字和地址。承蒙布莱克先生的介绍，我们得知贵公司的名称和地址。2.表明写作意图。例如：很高兴同您建立商务关系。非常希望同您建立商务关系。我们利用此机会写信给您，意在同您建立商务关系。3.自我介绍。例如：我们专门经营中国轻工产品的出口，希望同您建立商务关系。我们是当地家主要出口商，在国内外都享有盛誉。我们已有10多年的历史。兹附上新销售旺季的目录，介绍了许多新品和对上个销售旺季畅销品的改进。4,表明合作期望与盼望早H 复函。例如：希望得到有利而迅速的答复。如能尽快回复，将不胜感激。选读信函LOS-2(1)敬启者，承蒙ABC公司销售经理格林先生的介绍，我们得知您是当地主要的电器进口商之一。由于该商品属于我们的业务范围，我们将很高兴地与贵方直接建立业务关系。为使您对我们现在出口的产品有个大体了解，我们寄去了一本小册子和一份价目表。一收到你们的具体询盘，我们将航空邮寄报价单和样品书。盼早复！您真诚的，LOS-2(2)敬启者，兹写信自我介绍一下：我公司是中国最大的出口商之一，经营各种机器设备。现附上最新目录单一份，详细介绍了我们所有能出口的产品，希望您能对其中的产品感兴趣。我们将为您报最优惠价格。如能收到您对其中商品的询盘，将万分高兴。盼佳音！您真诚的，Key to the ExercisesI.Translate the following Chinese into English.1.Through the courtesy of Messrs.Freeman&Co.,we learn that you are one of the leadingimporters of light products in your country.2.We are a state-owned corporation,specializing in the export of textiles,and have engaged inthis line for many years.Our products have a wonderful favorable reception.3.We are desirous of establishing business relations with your corporation so as to expand thesales of our products at your end.4.If you feel much interest in our business proposal,please send us the samples together withyour best terms and conditions.5.All the items listed in our catalogue enclosed are now kept in our stock and ready forimmediate shipment.6.As to our credit standing,please refer to the Bank of China,Shanghai Branch.II.Use the following phrases in the sentences of your own.略。III.Write a letter to a foreign company for establishing business relations covering thefollowing contents.Dear Sirs,We have obtained your address from the Commercial Counsellor of your Embassy in Beijingand are now writing you for the establishment of business relations.We are very well connected with all the major dealers here of light industrial products,and feelsure we can sell large quantities of Chinese goods if we get your offers at competitive prices.As to our standing,we are permitted to mention the Bank of England,London,as a reference.We are looking forward your prompt reply.Yours sincerely,第3单元资信调查为了减少外贸风险，有必要了解初次谈判方的有关信息，尤其是信用情况、企业性质,资金，经营能力等。通常情况下，有关国外特定企业的信息可通过许多途径获得：1.银行，包括被国外企业指定作为参考人的银行和同我们有 业务关系的银行；2.商务参赞处；3.企业，该企业同特定外国企业有贸易关系；4.调查代理人，通过他们，我们可以得到可靠的信息，但费用昂贵。一般来说，这种类型的信应包括以下两个非常关键的要点：1.要求收信人提供关于具体某一外国商人的信用状况；2.表达“任何收到的资料将予以保密并旦被咨询方不需为此承担任何责任”这样的观点。信函样例Letter-3（向银行进行资信调查）烟台希望进出口有限公司中国烟台2008 年 7 月 14 HInformation Service DepartmentThe First National Bank121 West Douglas StreetWichita 7250KansasUSA敬启者：我们正准备与标题公司签署一份大宗订单，贵行被指定为咨询人。如贵方能以机密的方式向我们提供上述公司的财政状况以及业务经营状况，我们将不胜感激，该公司的地址如下：20 High StreetPhoenixArizona 2011USA不用说，贵方提供的任何信息都将被严格保密，不用为此承担任何责任。预先感谢。您真诚的，J a me s W a ng经理Letter-3（2）（资信调查的回复）THE FIRST NATIONAL BANK121 West Douglas Street,Wichita 7250,Kansas,USA2008年 7 月 20日烟台进出口公司中国烟台敬启者:关于：崔克伍德(Hawker Wood)贸易有限公司兹回复你方7 月 14日关于询问美国霍克伍德贸易有限公司财务状况的来信。霍克伍德贸易有限公司是美国的一家小型公司，成立于1992年，注册资本超过10000美元。该公司专门从事粮食、石油和食品的进出口业务，在当地享有良好的声誉。他们总是能够及时办理结算，据悉，其合作伙伴与他们的业务是令人满意的。我们认为，该公司有能力经营小额贸易。对于大宗交易，我们建议采用即期信用证结算。以上资料严格保密，本银行对此不负任何责任。您真诚的，史密斯 查尔斯Letter-3(3)(向公司进行资信调查)烟台希望进出口有限公司中国烟台2008年 7 月 15日Messrs.John Morris&Co.,Inc.OSullivan BuildingBaltimore,Maryland,10026USA敬启者：位于美国亚利桑那州凤凰城高街20号的霍克伍德贸易有限公司希望从我公司获得大量罐头蘑菇供应。由于对该公司知之甚少，惠请根据经验向我们提供一些有关该公司总体财务状况的信息，以及在你方看来，给予他们36,000美元的信用是否可靠，他们是否能够及时结算。毫无疑问，贵方提供的任何信息都将被严格保密，不用为此承担任何责任。如果有机会，我们非常乐于向贵公司提供类似服务。盼早日回复。您真诚的，James WangLetter-3(4)(资信调查的回复)JOHN MORRIS&CO.,INC.OSullivan Building,Baltimore,Maryland,10026,USA2008年 7 月 21日烟台希望进出口有限公司中国烟台敬启者：兹回复你方7 月 1 5 日关于询问美国霍克伍德贸易有限公司财务状况的来信。据我们所知，该公司成立时间不长，并享有良好的声誉，但并不富有。到目前为止，我方与该公司的贸易关系一直令人非常满意。我方乐于免费向你方提供信息，但对此不承担任何责任。您真诚，约翰莫里斯公司约 翰 莫里斯写作技巧正如前面提到的，资信调查信函应该包括两点非常重要的内容，否则，你不能得到有效的反馈信息。让我们来看看下面的一封信。敬启者，请向我们提供有关加拿大西部贸易有限公司的资信材料-，由于急需上述信息，请尽快办理。诚挚问候。读了这封信，我们可以发现它有两个缺陷。1.信中要求提供资信信息，但却没有给出被调查方的具体地址。因此，银行可能不知道具体的企业是谁，因为有时许多企业拥有相同的名称。2.信中没有表达任何收到的资料将予以保密并且对方不需承担任何责任这样的观点。更好的表达如下：敬启者，恳请您为我们提供西部贸易有限公司的资信与商业运作情况资料,该公司的地址为加拿大，多伦多，塔 街 36号。请放心，贵方提供的任何信息都将被严格保密，不用为此承担任何责任。预先感谢。选读信函LOS-3(1)(询问关于某公司的信息)敬启者：询问关于汉普森公司的信息马尼拉的汉普森公司希望从我处获得贷款，贵方被指定为咨询人。请向我们提供有关该公司的财务状况和经营模式的所有资料，该公司地址位于马尼拉花园路3 1 3 号，邮箱号2 1 5。我们保证，贵方提供的任何信息都将被严格保密，不用为此承担任何责任。预先为您在这方面的合作表示感谢。您真诚的，LOS3(2)(资信调查的回复)敬启者：兹回复你方7月 1日关于询问汉普森有限公司财务状况的来信。很遗憾，我们不能告诉你方任何关于该公司的积极消息。因为我们同该公司进行业务的时间短，并且我们并不认为迄今为止我们之间的业务关系令人满意。上述信息只代表个人观点，为此我方不承担任何责任。您真诚的，Key to the ExercisesI.Translate the following terms and phrases,then make sentences with them.1.financial and business standing 财务与贸易状况We would be much obliged if you could provide information,in confidence,on the financialand business standing of the above Company.2.It goes without saying 毫无疑问It goes without saying that any information you provide will be treated as strictlyconfidential and you are free from any responsibilities.3.strictly confidential 严格保密Any information you provided will be treated as strictly confidential.4.be free from any responsibilities 无需承担任何责任You are free from any responsibilities for the information.5.in advance 提前We thank you in advance for you cooperation in this respect.6.financial status 财务状况The companys financial status is in good condition.7.free of charge 免费We provide the above information free of charge,and you are requested to keep it in secret.8.enjoy good reputation 享有良好信誉The company you required enjoys good reputation here.9.small business engagement 小额贸易We have done business with them for over 3 years,but all the transactions are smallbusiness engagement.10.take any responsibilities 承担责任You neednt take any responsibilities for the infonnation you give us.11.general financial standing 总体财务状况We would be much obliged if you could inform us of the general financial standing on thecaptioned company.12.be reliable for 可靠的In your opinion,are they likely to be reliable for a credit up to USD 6,000,000?II.Fill in the blanks with appropriate prepositions.to,for;on,with;to,with,as;in;to,in;in;in,on;as,on;to,with;in,forIH.Translate the followi