巧用信息化手段提升办文质效全文.docx

巧用信息化手段提升办文质效全文目前，高校普遍通过办公自动化（OA）系统实现公文处理相关流程。在收文和发文规则相对固定的前提下，用好信息化手段，是改善收发文效果的一个有效途径。近年来，XX大学校长办公室在这方面积极探索，努力实现发文流程精细化、收文阅办人性化、信息收集智能化。发文流程精细化发文的常规流程由起草、审核、签发、编号、印制、发布等环节组成，在OA系统上，我们也实现对应环节，所有环节通过则结束流程。但根据工作实际，我们发现在发布与结束流程之间还有加强规范、提升服务的空间。因此，我们根据文件性质，在OA系统上设置了不同流程细节：对于下行文，根据发布范围，选择发布对象后结束流程；对于上行文和平行文，为确保及时送达对方单位，在结束流程前设置“拟稿单位办理”环节，并短信通知拟稿单位收取纸质文件，待拟稿单位确认“已办理完毕”后结束流程。收文阅办人性化在OA系统上，我们在收文办理方面除了实现签收、登记、承办、传阅、催办等常规环节外，在实际工作中，还不断完善流程以提升阅办效果。比如，收文表单除了登记时间、编号、单位等相关信息外，还特别加设“备注”栏目，用以对来文的要点和以往相关工作的实施情况进行较为翔实的说明，为办公室负责人提出拟办意见和学校负责人作出批示意见提供参考。又如，在OA系统上设置“未读提醒”功能，可每天定时发消息提醒未阅读流程的办理人，一定程度上发挥催办作用。信息收集智能化在办理通知类文件的过程中，往往有报送参会回执、报送文字材料等工作要求，一般会要求报送至指定邮箱，有的还要求报送签字盖章的纸质材料等。对于通知单位和被通知单位而言，不管是收集整理信息，还是同时报送纸质和电子材料，都有着较大的工作量。因此，我们依托OA系统开发了“信息收集系统”，参会情况等信息直接在该系统中填报，由系统自动汇总统计，极大地节省了时间、提升了效率；对于需报送的非涉密材料，在信息收集系统中开发专门模块，报送单位只需在相应模块中将材料提交单位负责人审阅同意后即可上报，除有特殊要求的材料外，不需再报送签字盖章的纸质版本，有效减轻了工作负担。