集团档案管理制度参考模板范本.doc

集团档案管理制度(新版)集团档案管理制度为了加强集团公司档案管理工作，保证公司各类归档文件的系统、完整和安全，提高利用率，在实际工作中充分发挥其价值和作用，根据集团公司档案管理现状，特作出如下规定：一、档案的归档：1、集团行政中心派专人负责集团各类档案的归档登记、借阅查询、返还催要等相关事宜。2、各部门办理各项审批手续的负责人，应在相应上级主管部门（包括：发改委、市建委、规划、环保、拆迁、人防、消防、卫生、招标、工商、质监、税务、财政、外经贸等）下发各种批准、批复、证照等文件之日起一周内，将原件送交行政中心存档。如该文件需继续使用，可到行政中心办理常规借阅手续。2、工程、销售、施工等各类合同/协议的签订负责人，应在合同签订之日起一周内，将合同原件及汇签单送交行政中心存档。合同中应明确经手人及合同签订日期。3、集团相关部门若与相应的上级主管部门或有关单位之间发生文书往来（如：请示、通知、信函等），应在发布当日（特殊情况请于三日内）将其复印件及时送交行政中心存档，以便需要时能迅速查阅。4、集团内部下发的文件，应于下发当日由档案管理员负责将原件登记归档。5、集团召开的各项会议、活动（如：年会、董事会、竞聘会、各类培训、联欢会、项目启动仪式、签约仪式等），需要派专人进行现场拍照和录制，并于一周内将照片及影像资料刻录成光盘，送交行政中心登记归档，以备日后查阅。6、各部门自行留存的文件（如会计档案、人事档案、市场销售档案等）可由相关负责人指定专人分类归档，重要资料如有需要可报送行政中心备份。7、档案管理员要定期对档案进行核查、整理，发现破损、褪变的档案，应及时进行修裱和复制。同时要严守纪律，与外界人员通信、谈话不得涉及档案内容，不得将机密档案带出。二、档案的借阅：1、集团员工如需向行政中心借阅档案，应先填写档案借阅登记簿并详细标明借阅人姓名及归还日期，由档案管理员为其查找，严禁未经许可而私自翻阅档案。2、集团档案借阅期限最长不得超过15日，借阅人若不能在登记期限之内返还，应在到期之日的前一天向档案管理员说明情况，并办理续借手续。3、代替其他使用者借阅档案的人员，应在登记簿的备注中写明使用者的姓名，以便档案管理员了解档案去向。4、如借阅人表明只对档案进行暂时查阅，并不外借，则借阅人必须在行政中心内查阅，不得以任何理由将档案擅自带走，更不准私自摘录、复印、转借、拆封、勾划、涂改档案。如需复印、抄录档案，则必须告知档案管理员，特殊文件需经行政总监批准后方可复制，机密文件不得复制。5、部分特殊档案原件需要上交相关主管部门而不再返还的，则经办人必须到档案管理员处填写集团各类档案原件上交申请表，经其部门领导签字批准，行政总监审批通过后，方可办理相关手续。三、档案的返还：1、借阅人员应按照规定时间返还所借档案，档案管理员也应在到期之日的前一天对该档案进行催要。如借阅人员无故拖延归还时间，或经多次催要拒不归还，且不办理续借手续，集团将视情节的轻重给予相应的处罚。2、借阅人员要妥善保管好所借档案，如在使用过程中出现破损，应及时粘补或装订。档案返还时档案管理员应认真进行查验登记，确认完好无损后办理返还手续。对归还档案不全或破损严重的，档案管理员应及时向行政总监报告。3、档案借出后，借阅者若不慎将其遗失，绝不可拖延或隐瞒，应及时将具体情况报告行政中心，集团将根据具体情节、责任以及后果作出相应处理或惩罚。本规定自2018年4月1日起实施，此前相关制度自动废止。 3 / 33