小企业档案管理制度(九篇).docx

小企业档案管理制度(九篇)小企业档案治理制度篇一 其次条 国家机关、社会团体、企业、事业单位和其他组织(以下统称单位)治理会计档案适用本方法。 第三条 本方法所称会计档案是指单位在进展会计核算等过程中接收或形成的,记录和反映单位经济业务事项的,具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料,包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。 第四条 财政部和国家档案局主管全国会计档案工作,共同制定全国统一的会计档案工作制度,对全国会计档案工作实行监视和指导。 县级以上地方人民政府财政部门和档案行政治理部门治理本行政区域内的会计档案工作,并对本行政区域内会计档案工作实行监视和指导。 第五条 单位应当加强会计档案治理工作,建立和完善会计档案的收集、整理、保管、利用和鉴定销毁等治理制度,实行牢靠的安全防护技术和措施,保证会计档案的真实、完整、可用、安全。 单位的档案机构或者档案工作人员所属机构(以下统称单位档案治理机构)负责治理本单位的会计档案。单位也可以托付具备档案治理条件的机构代为治理会计档案。 第六条 以下会计资料应当进展归档: (一)会计凭证,包括原始凭证、记账凭证; (二)会计账簿,包括总账、明细账、日记账、固定资产卡片及其他帮助性账簿; (三)财务会计报告,包括月度、季度、半年度、年度财务会计报告; (四)其他会计资料,包括银行存款余额调整表、银行对账单、纳税申报表、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书及其他具有保存价值的会计资料。 第七条 单位可以利用计算机、网络通信等信息技术手段治理会计档案。 第八条 同时满意以下条件的,单位内部形成的属于归档范围的电子会计资料可仅以电子形式保存,形成电子会计档案: (一)形成的电子会计资料来源真实有效,由计算机等电子设备形成和传输; (二)使用的会计核算系统能够精确、完整、有效接收和读取电子会计资料,能够输出符合国家标准归档格式的会计凭证、会计账簿、财务会计报表等会计资料,设定了经办、审核、审批等必要的审签程序; (三)使用的电子档案治理系统能够有效接收、治理、利用电子会计档案,符合电子档案的长期保管要求,并建立了电子会计档案与相关联的其他纸质会计档案的检索关系; (四)实行有效措施,防止电子会计档案被篡改; (五)建立电子会计档案备份制度,能够有效防范自然灾难、意外事故和人为破坏的影响; (六)形成的电子会计资料不属于具有永久保存价值或者其他重要保存价值的会计档案。 第九条 满意本方法第八条规定条件,单位从外部接收的电子会计资料附有符合中华人民共和国电子签名法规定的电子签名的,可仅以电子形式归档保存,形成电子会计档案。 第十条 单位的会计机构或会计人员所属机构(以下统称单位会计治理机构)根据归档范围和归档要求,负责定期将应当归档的会计资料整理立卷,编制会计档案保管清册。 第十一条 当年形成的会计档案,在会计年度终了后,可由单位会计治理机构临时保管一年,再移交单位档案治理机构保管。因工作需要确需推迟移交的,应当经单位档案治理机构同意。 单位会计治理机构临时保管会计档案最长不超过三年。临时保管期间,会计档案的保管应当符合国家档案治理的有关规定,且出纳人员不得兼管会计档案。 第十二条 单位会计治理机构在办理睬计档案移交时,应当编制会计档案移交清册,并根据国家档案治理的有关规定办理移交手续。 纸质会计档案移交时应当保持原卷的封装。电子会计档案移交时应当将电子会计档案及其元数据一并移交,且文件格式应当符合国家档案治理的有关规定。特别格式的电子会计档案应当与其读取平台一并移交。 单位档案治理机构接收电子会计档案时,应当对电子会计档案的精确性、完整性、可用性、安全性进展检测,符合要求的才能接收。 第十三条 单位应当严格根据相关制度利用会计档案,在进展会计档案查阅、复制、借出时履行登记手续,严禁篡改和损坏。 单位保存的会计档案一般不得对外借出。确因工作需要且依据国家有关规定必需借出的,应当严格根据规定办理相关手续。 会计档案借用单位应当妥当保管和利用借入的会计档案,确保借入会计档案的安全完整,并在规定时间内归还。 第十四条 会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限一般分为10年和30年。 会计档案的保管期限,从会计年度终了后的第一天算起。 第十五条 各类会计档案的保管期限原则上应当根据本方法附表执行,本方法规定的会计档案保管期限为最低保管期限。 单位会计档案的详细名称如有同本方法附表所列档案名称不相符的,应当比照类似档案的保管期限办理。 第十六条 单位应当定期对已到保管期限的会计档案进展鉴定,并形成会计档案鉴定意见书。经鉴定,仍需连续保存的会计档案,应当重新划定保管期限;对保管期满,确无保存价值的会计档案,可以销毁。 第十七条 会计档案鉴定工作应当由单位档案治理机构牵头,组织单位会计、审计、纪检监察等机构或人员共同进展。 第十八条 经鉴定可以销毁的会计档案,应当根据以下程序销毁: (一)单位档案治理机构编制会计档案销毁清册,列明拟销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度、档案编号、应保管期限、已保管期限和销毁时间等内容。 (二)单位负责人、档案治理机构负责人、会计治理机构负责人、档案治理机构经办人、会计治理机构经办人在会计档案销毁清册上签署意见。 (三)单位档案治理机构负责组织会计档案销毁工作,并与会计治理机构共同派员监销。监销人在会计档案销毁前,应当根据会计档案销毁清册所列内容进展清点核对;在会计档案销毁后,应当在会计档案销毁清册上签名或盖章。 电子会计档案的销毁还应当符合国家有关电子档案的规定,并由单位档案治理机构、会计治理机构和信息系统治理机构共同派员监销。 第十九条 保管期满但未结清的债权债务会计凭证和涉及其他未了事项的会计凭证不得销毁,纸质会计档案应当单独抽出立卷,电子会计档案单独转存,保管到未了事项完结时为止。 单独抽出立卷或转存的会计档案,应当在会计档案鉴定意见书、会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。 其次十条 单位因撤销、解散、破产或其他缘由而终止的,在终止或办理注销登记手续之前形成的会计档案,根据国家档案治理的有关规定处置。 其次十一条 单位分立后原单位存续的,其会计档案应当由分立后的存续方统一保管,其他方可以查阅、复制与其业务相关的会计档案。 单位分立后原单位解散的,其会计档案应当经各方协商后由其中一方代管或根据国家档案治理的有关规定处置,各方可以查阅、复制与其业务相关的会计档案。 单位分立中未结清的会计事项所涉及的会计凭证,应当单独抽出由业务相关方保存,并根据规定办理交接手续。 单位因业务移交其他单位办理所涉及的会计档案,应当由原单位保管,承接业务单位可以查阅、复制与其业务相关的会计档案。对其中未结清的会计事项所涉及的会计凭证,应当单独抽出由承接业务单位保存,并根据规定办理交接手续。 其次十二条 单位合并后原各单位解散或者一方存续其他方解散的,原各单位的会计档案应当由合并后的单位统一保管。单位合并后原各单位仍存续的,其会计档案仍应当由原各单位保管。 其次十三条 建立单位在工程建立期间形成的会计档案,需要移交给建立工程承受单位的,应当在办理竣工财务决算后准时移交,并根据规定办理交接手续。 其次十四条 单位之间交接会计档案时,交接双方应当办理睬计档案交接手续。 移交会计档案的单位,应当编制会计档案移交清册,列明应当移交的会计档案名称、卷号、册数、起止年度、档案编号、应保管期限和已保管期限等内容。 交接会计档案时,交接双方应当根据会计档案移交清册所列内容逐项交接,并由交接双方的单位有关负责人负责监视。交接完毕后,交接双方经办人和监视人应当在会计档案移交清册上签名或盖章。 电子会计档案应当与其元数据一并移交,特别格式的电子会计档案应当与其读取平台一并移交。档案承受单位应当对保存电子会计档案的载体及其技术环境进展检验,确保所接收电子会计档案的精确、完整、可用和安全。 其次十五条 单位的会计档案及其复制件需要携带、寄运或者传输至境外的,应当根据国家有关规定执行。 其次十六条 单位托付中介机构代理记账的,应当在签订的书面托付合同中,明确会计档案的治理要求及相应责任。 其次十七条 违反本方法规定的单位和个人,由县级以上人民政府财政部门、档案行政治理部门依据中华人民共和国会计法中华人民共和国档案法等法律法规处理惩罚。 其次十八条 预算、规划、制度等文件材料,应当执行文书档案治理规定,不适用本方法。 其次十九条 不具备设立档案机构或配备档案工作人员条件的单位和依法建账的个体工商户,其会计档案的收集、整理、保管、利用和鉴定销毁等参照本方法执行。 第三十条 各省、自治区、直辖市、规划单列市人民政府财政部门、档案行政治理部门,新疆生产建立兵团财务局、档案局,国务院各业务主管部门,中国人民解放军总后勤部,可以依据本方法制定详细实施方法。 第三十一条 本方法由财政部、国家档案局负责解释,自2022年1月1日起施行。1998年8月21日财政部、国家档案局公布的会计档案治理方法(财会字199832号)同时废止。 附表：1.企业和其他组织会计档案保管期限表 2.财政总预算、行政单位、事业单位和税收会计档案保管期限表 小企业档案治理制度篇二 第一章 总则 第一条 为了加强各级党和国家机关、人民团体(以下统称机关)档案工作，推动机关档案科学、标准治理，丰富国家档案资源，为各项工作供应有效效劳，依据中华人民共和国档案法机关档案工作条例等法律法规，制定本规定。 其次条 本规定所称的机关档案，是指机关在公务活动中形成的，对国家和社会有查考、利用和保存价值的各种形式、各种载体的历史记录。 第三条 机关档案工作是档案工作开展的根底，是国家档案事业的重要组成局部。 机关档案工作是机关不行缺少的根底性工作，是推动依法行政、促进科学决策、提高治理水平的必要条件，是爱护单位和个人合法权益、维护机关历史真实面貌的一项重要工作。 第四条 机关档案工作实行统一领导、分级治理。 国家档案行政治理部门负责全国机关档案工作的统筹规划、组织协调、统一制度，负责中心和国家机关档案工作的监视、指导和检查。地方档案行政治理部门在上级档案行政治理部门指导下，负责本行政区域内机关档案工作的统筹协调、制度建立，负责本行政区域内机关档案工作的监视、指导和检查。 档案行政治理部门履行检查职责时，以进入相关场所检查，询问有关人员，查阅、复制有关档案资料等方式开展。 中心、地方专业主管机关应当依据本专业的治理体制，在档案行政治理部门指导下对本系统和直属单位的档案工作进展监视、指导。中心、地方专业主管机关进展监视、指导时，应当遵循统一领导、分级治理原则。 第五条 机关的全部档案应当集中、统一治理。 机关档案治理应当维护档案的真实、完整、可用和安全，便于检索、利用和开发。 第六条 机关应当加强对档案工作的组织领导，将档案工作纳入整体规划、年度工作规划和考核体系，与业务工作同步部署、同步实施、同步进展。 档案工作所需的根底设施配备和维护经费，档案日常治理工作经费，档案信 息化建立经费，档案宣传、培训等其他经费应当列入机关年度财政预算。 其次章 机构和人员 第七条 机关应当建立由分管档案工作的单位负责人、办公厅(室)(或担当该职能的其他综合办事机构，下同)及相关部门负责人组成的档案工作协调机制，协调处理本机关、本系统档案工作重大事务和重要事项。 第八条 机关应当按规定设立档案工作机构。不具备档案工作机构设立条件的机关，应当指定档案工作负责部门。档案工作负责部门的名称应当反映档案工作属性。 经同级档案行政治理部门同意，办公地点相对集中且条件成熟的县级或形成档案数量较少的多个机关可以成立联合档案工作机构，对相应机关的档案进展集中治理。 第九条 机关档案工作机构或档案工作负责部门(以下简称机关档案部门)应当配备与工作量相匹配的专职档案工作人员，详细担当机关档案业务工作。机关文书或业务部门应当指定人员，担当相应部门文件材料的收集、整理和归档工作。机关应当建立以机关档案部门为中心，由相关人员组成的机关档案工作网络。 县级或形成档案数量较少的机关可以综合考虑工作量等状况，配备适当数量的专(兼)职档案工作人员。 第十条 机关档案工作的根本任务是： (一)贯彻执行档案工作的法律法规和方针政策，建立健全档案工作规章制度，并将标准本单位、本系统档案治理的根本制度报档案行政治理部门备案; (二)制定并组织实施档案工作进展规划或规划; (三)对机关各种文件材料的形成、积存和归档工作进展监视和指导，对所属机构的档案工作进展监视和指导; (四)负责治理机关的全部档案并供应利用，帮助做好机关政府信息公开工作; (五)负责机关档案信息化工作并统筹机关及所属机构档案信息一体化工作，推动传统载体档案数字化和电子文件、电子档案标准治理; (六)承受档案行政治理部门监视、指导和检查，执行年度报告制度，定期向同级国家综合档案馆移交档案; (七)负责组织档案业务沟通和档案工作人员培训，开展档案宣传、教育活动; (八)对档案工作中取得突出成绩的部门或个人，向机关提出表彰嘉奖建议;对违反档案治理要求的部门或个人，向机关提出处理建议。 第十一条 机关通过政府购置效劳方式帮助实现档案工作根本任务的，应当严格限定社会化效劳范围，严格审核效劳供方的信息安全保障力量和业务资质，并承受档案行政治理部门监视、指导和检查。 机关档案业务社会化效劳限于档案整理、传统载体档案数字化、纸质档案数字复制件全文识别、电子档案治理技术支持等帮助性工作。社会化效劳应当符合档案效劳外包工作标准(da/t68)规定。 第十二条 档案工作人员应当为机关正式在编人员，且政治牢靠、遵纪守法、忠于职守，具备胜任岗位要求的工作力量。 档案工作人员应当熟识机关工作，具备档案治理、信息治理等相关学问背景，并定期参与业务培训。 不具备前述学问背景的档案工作人员，应当经过相关专业学问和技能培训。 第十三条 档案工作人员调离岗位或退休的，应当在离岗前办好交接手续。涉密档案工作人员的调离应当根据国家有关保密法律法规执行。 第三章 根底设施 第十四条 机关应当分别设置档案办公用房、整理用房、阅览用房和档案库房，并依据工作需要设置展览用房、档案数字化用房、效劳器机房等。 档案库房应当依据载体类型分别设置，不具备条件的应当依据载体类型分区设置。 县级或形成档案数量较少的机关设置库房以外其他档案用房时，可以根据办公、整理、阅览等根本功能分区设置。 第十五条 档案办公用房面积根据党政机关办公用房建立标准执行。 阅览用房面积应当满意不同类型档案阅览需求，适应涉密档案与非涉密档案分区阅览的需要。 档案库房面积应当满意机关档案法定存放年限需要，使用面积按(档案存量 年增长量×存放年限)×60m²/万卷(或10万件)测算。档案数量少于2500卷(或25000件)的，档案库房面积按15m²测算。 整理用房、展览用房、档案数字化用房、效劳器机房等用房面积应当满意业务开展需要。 第十六条 档案用房宜集中布置，自成一区。 档案办公用房选址应当便于档案库房治理。档案库房选址应当防潮、防火、避开阳光直射，利于档案爱护。 档案库房不应设置在地下或顶层，地处潮湿地区的还不宜设置在首层。档案库房不得毗邻水房、卫生间、食堂(厨房)、变配电室、车库等可能危及档案安全的用房。 第十七条 档案办公用房建筑设计应当符合办公建筑设计标准(jgj67)规定，整理用房、阅览用房建筑设计应当符合档案馆建筑设计标准(jgj25)规定。 档案库房内不得设置其他用房和明火设施，不应设置除消防以外的给水点，其他给水排水管道不应穿越库房。档案库房的装具布置、门窗设置应当符合档案馆建筑设计标准(jgj25)规定。 第十八条 档案库房应当依据需要配备符合国家规定的密闭五节柜、密集架、光盘柜、底图柜等档案装具，不得采纳木质柜、玻璃门柜等装具。档案整理台、档案梯、移动置物架、档案盒、装订用品等配备应当满意工作需要。 档案库房配备的档案装具应当与档案库房楼面均布活荷载标准值相匹配。库房采纳密集架的，楼面均布活荷载标准值不应小于8kn/m²或按档案装载状况相应增加。 第十九条 档案库房应当配备温湿度监测调控系统，安装漏水报警设备。档案库房不得使用电阻丝加热、电热油汀及以水、汽为热媒的采暖系统。 保存重要档案或具备条件的，应当安装恒温恒湿设备，必要时可配备通风换气、空气净化设备。 其次十条 档案库房应当配备消防系统。依据档案重要程度和载体类型的不同，可以选择采纳干净气体、惰性气体或高压细水雾灭火设备。档案库房应当安装甲级防火门，配备火灾自动报警设备。 其次十一条 档案库房应当安装全封闭防盗门窗、遮光阻燃窗帘、防护栏等防护设施，可以选择设置智能门禁识别、红外报警、视频监控、出入口掌握、电子巡查等安全防范系统。整理用房、阅览用房、档案数字化用房应当设置视频监控设备。 其次十二条 机关应当根据档案信息化要求，建立或配备能够满意库房现代化治理、档案数字化、电子文件及电子档案治理需求的根底设施设备。智能库房治理根底设施设备应当满意温湿度调控、漏水监测、消防报警、安全防范、视频监控等系统集成治理以及其他智能治理需要。档案数字化、电子文件及电子档案治理根底设施设备应当符合本规定第五章要求。 县级或形成档案数量较少的机关根据本规定第十九条至其次十二条配备根底设施设备的，应当满意温湿度调控、消防、安防和信息化工作的根本需求。 第四章 治理要求 第一节 一般规定 其次十三条 机关档案包括： (一)文书、科技(科研、基建、设备)、人事、会计档案; (二)机关履行行业特有职责形成的专业档案; (三)照片、录音、录像等音像档案; (四)业务数据、公务电子邮件、网页信息、社交媒体档案; (五)印章、题词、奖牌、奖章、证书、公务礼品等实物档案; (六)其他档案。 前款(一)(二)(三)项包含传统载体档案和电子档案两种形式。电子档案与传统载体档案具有同等效力。 其次十四条 机关全部档案构成一个全宗。机关隶属关系、名称发生变化但工作性质和主要业务范围未变化的，维持原全宗不变。 机关应当建立并定期完善全宗卷。全宗卷应当包含全宗背景、档案状况、工作制度、治理记录等内容，编制要求根据全宗卷标准(da/t12)执行。 其次十五条 机关档案治理应当做到收集齐全完整，整理标准有序，保管安全牢靠，鉴定精确准时，利用简捷便利，开发有用有效。 涉及国家隐秘档案的治理应当符合保密治理的相关规定。 其次节 形成与收集 其次十六条 机关履行职责过程中应当根据有关程序和要求形成归档文件材料。机关办公自动化和其他业务系统应当支持形成符合要求的归档文件材料。 文件材料形成时，应当采纳耐久、牢靠、满意长期保存需求的记录载体和记录方式。 归档文件材料应当真实、精确、系统，文件材料组件齐全、内容完整。 其次十七条 机关文书或业务部门应当准时收集形成的归档文件材料，交本部门指定人员保管。以下文件材料应当纳入收集范围。 机关在日常公务活动中形成的归档文件材料;机关设立临时机构处理专项工作、处置突发大事、举办重要活动等形成的归档文件材料;机关担当重大建立工程、重大科研课题等形成的归档文件材料;机关所属机构撤销形成的归档文件材料;机关向社会和个人征集的、与机关有关文件材料等。 其次十八条 机关应当编制本单位文件材料归档范围和档案保管期限表，经同级档案行政治理部门审查同意后施行。机关内部机构或工作职能发生变化时应当准时修订，经重新审查同意后施行。 文件材料归档范围和档案保管期限表应当全面、系统反映机关主要职能活动和根本历史面貌。人事、会计文件材料的归档范围和档案保管期限从其特地规定。 机关所属机构文件材料归档范围和档案保管期限表报机关审查同意后施行。 其次十九条 文书档案的收集范围根据机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定制定执行。 会计、科研、基建档案收集范围应当分别符合会计档案治理方法、科学技术讨论课题档案治理标准(da/t2)、建立工程档案治理标准(da/t28)及国家电子政务工程建立工程档案治理暂行方法规定。 照片档案的收集范围应当符合照片档案治理标准(gb/t11821)和数码照片归档与治理标准(da/t50)规定。 其他门类档案收集范围根据国家相关规定执行。 第三十条 电子文件应当连同元数据一并收集。收集的元数据应当符合数字档案室建立指南、电子文件归档与电子档案治理标准(gb/t18894)、文书类电子文件元数据方案(da/t46)、照片类电子档案元数据方案(da/t54)、录音录像类电子档案元数据方案(da/t63)等规定。 第三节 整理与归档 第三十一条 机关应当根据本规定其次十三条制定统一的档案分类方案。不同门类、载体或形式的档案的分类方法应当协调照应，便于档案的统一治理和利用。分类方案一经确定，应当保持全都，不得随便变动。 机关档案分类方案一般采纳年度、机构(问题)、保管期限等分类项进展复式分类，有特地规定的，从其规定。 第三十二条 机关档案整理应当遵循文件材料的形成规律，保持文件材料之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用，逐步推动卷件融合治理。 文书档案、照片档案、录音档案、录像档案、实物档案一般以件(张)等为单位进展整理。科技档案、人事档案、会计档案一般以卷为单位进展整理。其他门类档案依据需要以卷或件为单位进展整理。整理方法分别根据相应要求执行。 第三十三条 机关档案应当逐卷或逐件编制档号。档号应当指代单一，表达档案来源、档案门类、整理分类体系和排列挨次等档案根本属性。档号构造应当符合档号编制规章(da/t13)、归档文件整理规章(da/t22)和数字档案室建立指南要求，不同载体或形式的档号编制方法应当协调照应。 机关档案门类宜根据文书(ws)、科技(kj)、人事(rs)、会计(ku)、专业(zy)、照片(zp)、录音(ly)、录像(lx)、业务数据(sj)、公务电子邮件(yj)、网页信息(wy)、社交媒体(mt)、实物档案(sw)设置一级门类代码，根据科研(kj·ky)、基建(kj·jj)、设备(kj·sb)设置科技档案二级门类代码。专业档案根据相关规定设置二级门类代码。 第三十四条 机关档案应当编制检索工具，满意手工检索和计算机检索需要。 机关档案应当根据档案著录规章(da/t18)进展著录。传统载体照片、录音、录像档案和实物档案应当具体著录背景、人物、来源等信息。档案著录应当与名目编制、元数据收集等工作和要求协调对应。 第三十五条 机关档案经文书或业务部门整理完毕后，应当在其次年6月底前向机关档案部门归档;采纳办公自动化或其他业务系统的，应当随办随归。归档时间有特别规定的，从其规定。 归档时交接双方依据归档名目清点核对，并履行交接手续。机关档案实现随办随归的，还应当按规定履行登记手续，记录电子文件归档过程元数据。任何部门和人员不得将应归档文件材料据为己有或拒绝归档。 第三十六条 归档文件材料应当为原件。电子文件需要转换为纸质文件归档的，若电子文件已经具备电子签名、电子印章，且电子印章根据规定转换为印章图形的，纸质文件不需再行实体签名、实体盖章。 满意本规定第五章规定且不具有永久保存价值或其他重要价值的电子文件，以及无法转换为纸质文件或缩微胶片的电子文件可以仅以电子形式进展归档。 第四节 保管与爱护 第三十七条 机关应当依据档案载体的不同要求对档案进展存储和保管。档案存储和保管应当确保实体安全和信息安全。 机关应当制定档案治理应急预案并定期组织演练，以应对突发大事和自然灾难。档案治理应急预案应当纳入机关总体应急预案。 第三十八条 机关应当做好档案防火、防盗、防紫外线、防有害生物、防水、防潮、防尘、防高温、防污染等防护工作。库房温湿度应当符合档案馆建筑设计标准(jgj25)规定。 档案库房不得存放与档案保管、爱护无关的物品。 第三十九条 档案工作人员应当监测和记录库房温湿度，依据需要实行措施调整;定期检查维护档案库房设施设备，确保正常运转;定期清扫除尘，保持库房清洁;定期实行措施，防治鼠虫霉等。 第四十条 机关档案部门应当定期组织人员对档案数量进展清点、对保管状况进展检查，定期对电子档案的保管状况、读取状况等进展检查，发觉问题应当准时处理，并建立检查和处理状况台账。 第四十一条 档案工作人员应当准时对受损、易损档案进展修复、复制或作其他技术处理。档案修复应当保持档案内容的完整，尽量维持档案的原貌。档案修复前应当做好登记和检查工作，必要时进展复制备份，做出修复说明。 第四十二条 机关应当为档案工作人员配备劳动爱护用品，避开档案治理过程中有毒有害物质损害安康。 第五节 鉴定与销毁 第四十三条 机关应当定期对已到达保管期限的档案进展鉴定处置。鉴定工作应当在档案工作协调机制下进展，由办公厅(室)负责人主持，档案部门会同相关业务部门有关人员组成鉴定小组共同开展，必要时可邀请相关领域专家参加。 鉴定完毕后，应当形成鉴定工作报告。对仍需连续保存的档案，应当重新划定保管期限并做出标注;对确无保存价值的档案，应当按规定予以销毁。 第四十四条 经鉴定可以销毁的档案，应当根据以下程序销毁。 (一)机关档案部门编制档案销毁清册，列明拟销毁档案的档号、文号、责任者、题名、形成时间、应保管期限、已保管时间和销毁时间等内容，按档案工作协调机制报请审核批准; (二)机关分管档案工作的单位负责人、办公厅(室)负责人、档案部门负责人、相关业务部门负责人、档案部门经办人、相关业务部门经办人在档案销毁清册上签署意见; (三)机关档案部门组织档案销毁工作，并与相关业务部门共同派员监销。监销人在档案销毁前，应当根据档案销毁清册所列内容进展清点核对;在档案销毁后，应当在档案销毁清册上签名或盖章。销毁清册应当永久保存。 第四十五条 档案销毁应当在指定场所进展。 电子档案和档案数字复制件需要销毁的，除在指定场所销毁离线存储介质外，还应当确保电子档案和档案数字复制件从系统中彻底删除。销毁时应当留存电子档案和档案数字复制件元数据，并在治理过程元数据、审计日志中自动记录销毁活动。 涉密档案的销毁应当符合国家隐秘载体销毁治理规定。 第六节 利用与开发 第四十六条 机关应当积极开展档案利用工作，建立健全档案利用制度，依据档案的密级、内容和利用方式，规定不同的利用权限、范围和审批手续。机关保管的档案对外供应利用的，需经本单位负责人批准。 利用档案应当履行查阅手续，进展档案查阅登记和利用效果反应记录。档案工作人员应当对利用活动准时跟踪和监视。 第四十七条 机关应当根据中华人民共和国政府信息公开条例等有关规定，准时向同级国家综合档案馆供应主动公开的政府信息文件资料。 第四十八条 机关应当积极推动档案信息开发工作，实行编制全宗介绍、组织沿革、大事记、根底数字汇编、专题文件汇合，以及举办陈设展览、拍摄专题片等多种形式，发挥档案价值。 全宗介绍、组织沿革等应当纳入全宗卷治理。 第四十九条 机关应当积极采纳数据分析、文本挖掘等新方法，扩展档案开发的力度和深度。 第七节 统计与移交 第五十条 机关应当建立完善统计工作，对所保管档案状况、档案年度出入库状况、档案设施设备状况、档案利用状况、档案移交进馆状况、档案鉴定销毁状况、档案信息化状况、档案工作人员状况、档案业务社会化效劳等状况定期统计并建立完备的台账。 统计结果应当真实、精确、完整，支持以可视化方式显示，便于统计分析。 第五十一条 机关应当编制档案工作状况统计年报，汇总分析当年档案工作状况形成年度报告，报送同级档案行政治理部门、上级档案部门。 机关应当加强对档案工作变化状况的分析，为决策供应参考。 第五十二条 机关应当根据国家规定定期向同级国家综合档案馆移交档案。移交档案时，应当同时移交检索工具、编研成果。传统载体档案的数字复制件应当与档案原件一并移交。 机关向国家综合档案馆移交前，应当根据相关规定做好移交档案的密级变更或解除工作，并提出划控与开放意见。 第五十三条 电子档案一般自形成之日起5年内向国家综合档案馆移交，也可按本规定第五十二条与相应的纸质文件或缩微胶片同步移交。 电子档案移交可以采纳在线移交或离线移交。在线移交应当通过档案行政治理部门指定的电子档案接收系统和专用网络，不得通过未设置安全牢靠措施的互联网移交。 电子档案移交后，机关连续留存的，应当根据档案治理的要求进展治理。 第五十四条 机关撤销或合并的，档案移交根据以下方法进展。 (一)撤销机关的档案，应当由有关主管机关代管或根据规定向同级国家综合档案馆移交; (二)撤销机关的业务分别划归几个机关的，其档案不得分散，可由其中一个机关代管或向同级国家综合档案馆移交; (三)一个机关并入另一个机关或几个机关合并为一个新的机关，其档案应当移交给合并后的机关代管或向同级国家综合档案馆移交; (四)机关所属机构撤销的，其档案由主管机关代管，属于国家综合档案馆接收范围的可根据规定向同级国家综合档案馆移交。 第五章 信息化建立 第五十五条 机关应当加强档案信息化工作，将机关档案信息化工作纳入机关电子政务和信息化总体规划。 机关档案信息化工作应当与机关信息化建立、档案馆信息化建立协调协作，实现系统互联互通，资源共享共用。 第五十六条 机关应当开展数字档案室建立，统筹传统载体档案数字化、电子文件归档与电子档案治理工作。数字档案室建立根据数字档案室建立指南执行。 第五十七条 机关应当建立档案数字化常态机制，有序开展档案数字化工作。 档案数字化应当符合真实性治理要求，数字化过程的元数据应当收集齐全，数字复制件应当保持原貌并纳入电子档案治理系统统一治理。 第五十八条 纸质档案数字化根据纸质档案数字化标准(da/t31)执行，录音录像档案数字化根据录音录像档案数字化标准(da/t62)执行。其他传统载体档案数字化参照有关规定执行。 机关应当积极实施纸质档案数字复制件的全文识别，将现有图像数据转化为文本信息，便于检索和开发利用。 第五十九条 机关应当开展室藏传统载体档案名目数据库建立，数据库质量符合档案著录规章(da/t18)等标准标准要求。 各门类传统载体档案名目数据应当与相应数字化元数据、电子档案治理系统相应元数据库融合治理。 第六十条 机关应当建立电子文件归档与电子档案治理制度，根据电子文件归档与电子档案治理标准(gb/t18894)确定的职责与分工开展电子文件归档与电子档案治理工作。 第六十一条 机关配备的网络根底设施、系统硬件、根底软件、安全保障系统、终端及帮助设备应当满意档案信息化的治理需要并适当冗余、便利扩展。 机关档案部门应当配置独立的专业效劳器和专用存储设备。效劳器和存储设备应当满意高效、可用、可扩展等要求。 机关在电子政务云或自建私有云上建立电子档案治理系统的，其计算资源、存储资源和安全防范等应当满意电子文件和电子档案治理要求。不得使用电子政务云之外的其他公有云存储治理电子文件、电子档案。 第六十二条 机关办公自动化系统和其他业务系统应当嵌入电子文件分类方案、归档范围与保管期限表和整理要求，在电子文件形成时自动或半自动开展鉴定、整理工作，实施预归档。 电子档案治理系统应当功能完善、适度前瞻，满意电子档案真实性、牢靠性、完整性、可用性治理要求。电子档案治理系统根本功能和可选功能应当参照数字档案室建立指南、数字档案室建立评价方法、电子文件治理系统通用功能要求(gb/t29194)以及同级国家综合档案馆的相关要求执行。 电子档案治理系统等级爱护不得低于二级标准，分级爱护等级应当与电子档案最高密级相适应。使用电子政务云效劳的，应当与电子政务云治理机构明确安全治理责任。 第六十三条 电子档案的文件格式和质量应当符合标准要求，元数据应当齐全完整，满意长期保存和同级国家综合档案馆进馆要求。 第六十四条 机关应当为电子档案安全存储配置在线存储系统。在线存储系统应当实施容错技术方案，定期扫描、诊断存储设备。 第六十五条 机关应当制定电子档案备份方案和策略，采纳磁带、一次性刻录光盘、硬磁盘等离线存储介质对电子档案实行离线备份。具备条件的，应当对电子档案进展近线备份和容灾备份。 机关应当依据需要制定电子档案转换与迁移方案和策略，转换与迁移活动应当记入电子档案治理过程元数据。 第六十六条 机关应当统筹开展传统载体档案数字化、电子文件归档与电子档案治理的安全保密工作，实行有效措施严防信息篡改、丧失、外泄。涉密档案进展数字化、涉密电子文件归档与电子档案治理应当严格遵守保密规定。 第六章 嘉奖与惩罚 第六十七条 有以下情形之一的，由县级以上档案行政治理部门单独或联合有关部门，或由本单位赐予表彰嘉奖。 (一)档案收集、整理、移交做出显著成绩的; (二)档案保管、爱护和现代化治