项目五 Word 2010高级应用电子课件 高教版 中职 计算机应用基础Windows 7+Office2010.pptx

项目五 Word 2010高级应用电子课件 高教版 中职 计算机应用基础Windows 7+Office2010*项目五 Word 2010高级应用Word 2010高级应用【项目指引】在实际的应用中，Word经常要用来处理一些较为复杂的任务，比如出版物的目录，数学、化学中的一些公式等，特别是大量的需要重复设定的格式，再例如一些项目固定而只是数据不同的比如成绩报告单，小区的物业、水电费通知单，请柬等。通过本项目的学习掌握宏的录制，邮件合并、样式、目录和公式等操作。Word 2010高级应用知识目标认识宏、样式、邮件合并的概念，认识宏、邮件合并、目录和公式的作用以及操作方法。技能目标熟练掌握宏的录制和应用，掌握邮件合并的操作步骤，掌握通过样式设定文本和段落格式，掌握目录的插入技巧，掌握公式的输入和修改。任务一 宏的录制和应用【任务说明】通过以上的学习掌握了很多字符、段落的排版方法和格式，虽然Office 2010的界面已经够简洁，使用起来也很方便，但是如果是一篇很长Word文档，涉及的格式又很多，那么我们还要一一去手工设置么？这样不仅麻烦，而且笨拙显得很不专业。如果经常需要做一些排版工作，可以使用宏的功能，来实现快速的格式化。宏简介宏简介 宏是一个批处理程序命令，正确地运用它可以提高工作效率。微软的office软件运行用户自己编写，叫VBA的脚本来增加其灵活性，进一步扩充它的能力。简单点说就是批处理，但是要比批处理功能更强大。比如你在一个政府部门上班，经常要发一些文件，这些文件都有统一的格式，比如字体、字号、字体颜色、段落缩进、行距、页面设置等等，如果一项项的去设置就比较麻烦，但是如果录制了一个宏以后，并设定好快捷键，以后再做类似的工作只要按一下你设定的快捷键，一切工作就自动完成了。宏简介宏简介 其实我们经常使用的一些功能也在不知不觉地使用宏，比如Word的稿纸功能实际上是已经设置好的“页眉和页脚”的一个宏，再比如以前的“斜线表头”功能，也是宏。宏是一系列 Word 命令和指令，这些命令和指令组合在一起，形成了一个单独的命令，以实现任务执行的自动化。所以如果在 Microsoft Word 中反复执行某项任务，可以使用宏自动执行该任务。宏典型应用宏典型应用1.加速日常编辑和格式设置。2.组合多个命令，例如插入具有指定尺寸和边框、指定行数和列数的表格。3.使对话框中的选项更易于访问。4.自动执行一系列复杂的任务。录制新宏录制新宏在“视图”选项卡的最右侧，有一个“宏”按钮，点击下拉菜单按钮，会弹出对应菜单，如图3.119所示，选择录制宏。图图3.119宏工具按钮宏工具按钮录制新宏录制新宏弹出如图3.120所示的对话框，在“宏名”编辑栏内输入，宏的名称。“将宏保存在：”设定宏保存的位置，如果选择所有文档内，则所有本机上运行的Word都可以使用该宏，如果宏保存在当前文档，则只有当前文档可以使用该宏。图图3.120宏基本项宏基本项录制新宏录制新宏单击“键盘”按钮可以指定快捷键本例选择“Ctrl+Alt+0”，同样快捷键也可以通过“将更改保存在”项来指定保存的位置。单击“指定”按钮就可以开始录制宏了。图图3.1213.121指定宏快捷键指定宏快捷键录制新宏录制新宏录制宏不需要选定文本、段落，直接在工具栏上对应的选项卡上选择需要的命令即可，所有操作完成后，选择“视图”选项卡，“宏”下拉菜单按钮，选择“停止录制”项，即可完成录制。选择“查看宏”可以看到刚刚录制的宏。图图3.3.122122查看宏查看宏应用宏应用宏宏的应用是非常简单的，选定需要应用操作的文本，在图3.122所示的对话框内，点“运行”按钮即可。当然也可以直接按下图3.121中设置的快捷键，同样可以应用宏。管理宏管理宏“编辑”按钮则会打开VBA编程窗口，如图3.123所示，供宏编程爱好者使用。“删除”按钮则可以删除宏。图图3.123宏的宏的VBA窗口窗口任务二 使用邮件合并制作“工资单”【任务说明】每月下旬，很多企业单位的财务部门就要开始忙碌了，给各位员工结算工资并给每位员工制作发放工资条。如果使用Word的表格功能也能加快处理速度，但是一项项的填写数据也是很繁琐的事情，使用应用Word 2010的“邮件合并”功能，即可实现工资条的“批处理”，达到事半功倍的效果。学校教务处每年都要打印带照片的准考证和毕业证，政教处每学期都要打印上千份的校牌（胸卡）、学生证和荣誉证，总务处每月都要打印教职工的工资条，班主任每学期都要填写学生的带成绩的通知书和学生档案若每一份都用手工填写打印，须花很多时间且又麻烦，还易出错。若利用Word邮件合并功能，这些问题就迎刃而解了。制作制作“工资单工资单”数据表格数据表格在邮件合并之前，我们首先要准备好数据源，数据源可以是Wdcel工作表也可以是Access文件，也可以是MS SQL Server数据库。一言蔽之：只要能够被SQL语句操作控制的数据皆可作为数据源。因为邮件合并说白了就是一个数据查询和显示的工作。由于Wdcel的数据处理功能较强，公司的工资表一般会用Wdcel进行处理，因此在这里，我以Wdcel数据源为例，对数据源的制作和编辑进行讲解。制作制作“工资单工资单”数据表格数据表格运行Wdcel2010，创建“工资表.xlsx”Wdcel文件，按要求在工作表Sheet1中输入工资表数据并保存，如图3.124所示。图图3.1243.124制作数据源制作数据源编辑编辑“工资单工资单”主文档主文档主文档其实就是邮件合并中不变的内容，本步骤主要是编辑工资单中不变的内容，主要包括公司名、工资单中各个项目名称等。另外，我们还要做好相应的排版，以期更加美观。编辑编辑“工资单工资单”主文档主文档启动 Word2010，新建一个Word文档，另存为“工资单.docx”。编辑主文档的内容及适当排版，效果可参照图3.125所示。图图3.1253.125制作主文档制作主文档邮件合并邮件合并前面两个步骤准备好了邮件合并的两大素材“数据源”和“主文档”，现在可以进行邮件合并的具体操作了。“邮件合并向导”是用于帮助用户在Word2010文档中完成信函、电子邮件、信封、标签或目录的邮件合并工作，采用分步完成的方式进行，因此更适用于邮件合并功能的普通用户。下面以使用“邮件合并向导”创建邮件合并信函为例，向您讲解邮件合并的具体操作步骤。邮件合并邮件合并打开Word2010文档窗口，切换到“邮件”选项卡。在“开始邮件合并”命令分组中单击“开始邮件合并”按钮，并在打开的菜单中选择“邮件合并分步向导”命令，如图3.126所示。图图3.126邮件合并邮件合并打开“邮件合并”任务窗格，在“选择文档类型”向导页选中“信函”单选框，并单击“下一步：正在启动文档”超链接，如图3.127所示。图图3.127邮件合并邮件合并在打开的“选择开始文档”向导页中，选中“使用当前文档”单选框，并单击“下一步：选取收件人”超链接，如图3.128所示。图图3.128邮件合并邮件合并打开“选择收件人”向导页，选中“使用现有列表”单选框，并单击“浏览”超链接，弹出“选取数据源”对话框进行数据源选取，如图3.129所示。图图3.129邮件合并邮件合并在打开的“选取数据源”对话框中选择事先保存的数据源文件“工资表.xlsx”，然后单击“打开”按钮，如图3.130所示。图图3.130选取选取数据源数据源邮件合并邮件合并打开“选择表格”对话框，选中要导入的联系人表格数据“Sheet1$”，单击“确定”按钮，如图3.131所示。图图3.131选择表格选择表格邮件合并邮件合并在打开的“邮件合并收件人”对话框中，可以根据需要取消选中联系人。如果需要合并所有收件人，直接单击“确定”按钮，如图3.132所示。图图3.132邮件邮件合并收件人合并收件人邮件合并邮件合并返回Word2010文档窗口，此时如果需要重新数据源，可以选择“选择另外的列表”，如果需要对数据源进行排序、筛选等操作，可以选择“编辑收件人列表”。如果确认数据源无误，则在“邮件合并”任务窗格“选择收件人”向导页中单击“下一步：撰写信函”超链接。邮件合并邮件合并打开“撰写信函”向导页，在该向导内提供了“地址块”、“问候语”等常见邮件内容可直接选用。也可以直接选择主文档，然后单击“插入合并域”下拉按键。邮件合并邮件合并将插入点光标依次定位到需要填入相关信息的位置，插入相应的合并域，并根据需要撰写信函内容。邮件合并邮件合并撰写完成后单击“下一步：预览信函”超链接，在打开的“预览信函”向导页可以查看信函内容，单击上一个或下一个按钮可以预览其他联系人的信函。确认没有错误后单击“下一步：完成合并”超链接。邮件合并邮件合并打开“完成合并”向导页，用户既可以单击“打印”超链接开始打印信函，也可以单击“编辑单个信函”超链接针对个别信函进行再编辑，这里我们选择后者，在弹出的“合并到新文档”对话框中选择“全部”单选按钮，然后点击“确定”。邮件合并邮件合并此时，Word2010会新建一个Word文档，并根据主文档和数据源合并出多页的信函，如图3.140所示。我们可以把合并后的文档保存起来以备打印用。至此一个简单的邮件合并完成。任务三 插入目录【任务说明】目录是书籍最常见的组成部分，在实际的工作学习中，不论是编写用户手册、产品说明书、教材，还是撰写论文等都需要插入目录。Word 提供了这个功能，能够通过简单的操作，自动插入目录。而在Word中插入目录的前提是对于章节标题使用标题样式，这样才能够自动插入目录，即便以后内容有所修改，页码变了，只要通过更新“域”就可以应用到正确的页码，无需手动更行，特别方便。样式及样式管理样式及样式管理相关知识相关知识样式是指用有意义的名称保存的字符格式和段落格式的集合，这样在编排重复格式时，先创建一个包含字体、字号、字形、段落格式、间距等等格式的样式，然后在需要的地方套用这种样式，一次应用就可以设定多种格式，样式可以重复使用，大大提高格式设置效率。在 Word 2010 中样式包含多种标题级别、正文文本、引用和标题的样式，这些样式共同工作以创建为特定用途而设计的样式一致、整齐美观的文档。应用样式的操作步骤 1、选中要应用样式的文本，如果要将段落更改为某种样式，可仅将插入点定位到该段落中任意位置即可。2、“开始”选项卡上的“样式”组中，单击所需的样式。如果未看见所需的样式，请单击向下的箭头键，打开“快速样式”库，在库中选择一种样式，如图3.141所示。比如要设置文本为标题样式，则单击快速样式库中称作“标题”的样式即可。样式的创建、修改、清除以及删除有时需要一些新的样式，可以自动创建并添加到样式库中。首先选择文本，设置好其格式，右键单击所选内容，在快捷菜单中选择“样式”“将所选内容保存为新快速样式”，为样式提供一个名称，比如“我的标题1”，然后单击“确定”。新创建的样式就会显示在快速样式库中，以后可以反复使用。样式的创建、修改、清除以及删除如果需要更改样式中的某个属性，则在“开始”选项卡上的“样式”组中，右键单击某个样式，选择“修改”命令，在弹出的“修改样式”对话框中可以对样式的某个属性进行修改。样式的创建、修改、清除以及删除在“开始”选项卡上的“样式”组中，单击预览样式后面的下拉按钮，选择下拉菜单中的“清除格式”即可清除样式，或者在“样式”对话框中单击“全部清除”项，文档中的样式也可被清除。删除样式很简单，单击“样式”命令组右下角的对话框启动器，弹出“样式”任务窗格，在窗格的左下角“管理样式”按钮 ，弹出“管理样式”对话框，选择需要删除的样式点击“删除”按钮即可。注意：右键选中，从快速样式库中删除不是真的删除，在管理样式中删除才是真正的删除，内置样式无法删除。目录目录目录，是指书籍正文前所载的目次，是揭示和报道图书的工具目录是记录图书的书名、著者、出版与收藏等情况，按照一定的次序编排而成，为反映馆藏、指导阅读、检索图书的工具。插入目录其实很简单，只要文档内具有标题样式的段落，选择“引用”选项卡，“目录”按钮的下拉菜单，在内置的目录样式中选择一种即可。目录目录也可以在菜单中选择“插入目录”项，弹出“目录”对话框，如图所示。在对话框内可以选择设定“制表符前导符”，目录的格式，显示级别等。任务任务实战实战-应用应用标题样式标题样式在Word 2010中打开“目录素材文档.docx”，将光标定位在第一行“第1章 绪论”，“开始”选项卡上的“样式”组中的“标题1”内置样式按钮，完成该行样式设置，如图所示。任务任务实战实战-应用应用标题样式标题样式将光标定位在第二行“第1节 计算机发展简史”，选择“标题2”内置样式，在右边的“更改样式”下拉菜单中选中“字体”“隶书”，实现对内置样式“标题2”的更改，同时完成该行文字的样式设置。任务任务实战实战-应用应用标题样式标题样式将光标定位在第三行“1.1.1 第一台电子计算机的诞生”，单击“样式”命令组右下角的对话框启动器，弹出“样式”任务窗格，在窗格的左下角“新建样式”按钮。弹出“根据格式设置创建新样式”对话框，新建样式“小节标题”，参数设置如图所示。任务任务实战实战-应用应用标题样式标题样式依次用“标题1”、“标题2”和“小节标题”对文档相应的章标题、节标题和小节标题进行样式设置，设置时可以使用格式刷或者使用通配符查找在替换里设置样式，速度更快，效果如图所示，完成后注意保存。任务任务实战实战-插入目录插入目录将光标移动到你想插入目录的地方，这里选择在文档的首行进行插入，点击“引用”选项卡，点击“目录”按钮下拉菜单按钮，在菜单中选择“自动目录1”，便完成了目录的插入操作，效果如图所示。任务任务实战实战-插入目录插入目录仔细观察一下这个目录，我们会发现目录并没有和文档内容区分开来，如果不想让目录占用页码，正文从第1页算起，就必须对文档进行编辑修改。这里要用到分隔符，将光标定位在正文开端，点击“页面布局”选项卡，“页面设置”命令组的“分隔符”下拉菜单中分节符中的“下一页”，把目录和正文分成两节。任务任务实战实战-插入目录插入目录双击页眉或页脚，进入编辑页眉页脚状态，将“链接到前一页眉/页脚”功能关闭。将正文部分的页码格式由“续前节”修改为“起始页码：1”。任务任务实战实战-插入目录插入目录因为文档的页码发生变化，需要更新目录。在Word中插入的目录是一个Word控件，所以不需要再次插入目录，只需要点“目录”分组中的上方的“更新目录”按钮，在弹出的对话框中选择只更新页码即可。任务四 公式的输入和编辑【任务说明】Word作为常用的文字处理应用程序，由于其功能强大深受用户喜爱，已经成为了办公软件中不可或缺的一员。对于日常办公处理，Word游刃有余，但是日常办公学习中，还有一些科目是理化学科，特别是高等数学，线性代数、化学等等，经常需要编辑一些公式、数组等。想要在Word中输入这些字符就需要借助公式编辑器。任务四 公式的输入和编辑【相关知识】公式编辑器，是一种工具软件，与常见的文字处理软件和演示程序配合使用，能够在各种文档中加入复杂的数学公式和符号，可用在编辑试卷、书籍等方面。任务四 公式的输入和编辑Word2010中已经整合了公式编辑器，在“插入”选项卡，“符号”命令分组中，最左边即为“公式”命令按钮。如果输入的公式不是很复杂，比如“二次公式”、“二项式定理”等常见的公式，则可以单击“公式”命令按钮的下拉菜单按钮在菜单中选择需要的公式即可。任务四 公式的输入和编辑如果需要输入的公式比较复杂，则可以在菜单中点击“插入新公式”项，或者直接单击“公式”按钮则会在光标处出现 标记，同时功能区出现“公式工具设计”选项卡。在该选项卡中有平时不常用的各种公式常用符号，以及“分数”、“上下标”、“根式”、“积分”、“矩阵”等等公式结构。任务任务实战实战-公式的输入和编辑公式的输入和编辑1、新建文档，保存为“公式.docx”。2、输入如下内容：“形如ax2+bx+c=0的一元二次方程，当且仅当时，有实数根为”。任务任务实战实战-公式的输入和编辑公式的输入和编辑3、将光标定位到文本“当且仅当”之后，单击插入“插入”选项卡，“符号”命令分组中，“公式”按钮，在“公式工具设计”选项卡中选择“结构”中的“根式”下拉菜单按钮，并在菜单中选择平方根。任务任务实战实战-公式的输入和编辑公式的输入和编辑接下来选定 中的框，选择“结构”中的“上下标”下拉菜单按钮，并在菜单中选择上标。任务任务实战实战-公式的输入和编辑公式的输入和编辑任务任务实战实战-公式的输入和编辑公式的输入和编辑