办公自动化与Office2003的应用教材12251.pptx

第四章 办公自动化及 Office2003的应用教学重点:n1Word 2003的综合排版。n2Excel中对数据的分析处理。n3如何使用PowerPoint 2003制作演示文稿。教学要求n1.办公自动化概述。一般了解n2.Office中文版的安装与启动。掌握应用n3.Word的文字处理与格式编排。掌握应用n4.Word的综合排版。掌握应用n5.Excel 2003。掌握应用n6.PowerPoint 2003。熟悉理解第四章 办公自动化及 Office2003的应用n4.1办公自动化概述及Office 2003介绍n4.2 Word 2003文字编辑n4.3 Word 2003的综合排版n4.4Word 2003的表格操作n4.5 Word 2003图片艺术字及图形的操作n4.6Excel电子表格n4.7PowerPoint 2003n4.8 Office整合应用教学目标：n通过对Word2003的讲解，使学生能够熟练掌握Word2003的操作，能够完成利用Word2003完成对文档的编辑，排版。教学安排：n理论学时：6学时n实验学时：6学时教学内容教学内容理论学时理论学时实验学时实验学时4.2 Word 20034.2 Word 2003文字编辑文字编辑1.01.0学时学时1 1学时学时4.3 Word 20034.3 Word 2003的综合排版的综合排版1.01.0学时学时1 1学时学时4.4Word 20034.4Word 2003的表格操作的表格操作1.01.0学时学时1 1学时学时4.5 Word 20034.5 Word 2003图片艺术字及图片艺术字及图形的操作图形的操作1.01.0学时学时1 1学时学时Word 2003教学内容：教学内容：n理论教学内容：理论教学内容：n4.2 Word 20034.2 Word 2003文字编辑文字编辑n4.2.1文档的输入n4.2.2文档的保存及保护n4.2.3字符格式的编排n4.2.4段落格式的编排n4.2.7查找与替换n4.2.8特殊文字编排n4.3 Word 20034.3 Word 2003的综合排版的综合排版n4.3.2页眉与页脚的设置n4.3.3 插入页码n4.3.4分栏排版n4.3.5项目符号与编号n4.3.6页面设置与打印n4.4Word 20034.4Word 2003的表格操作的表格操作4.4.1创建表格4.4.2内容的输入4.4.3编辑表格4.4.4表格中数据的排序与计算n4.5 Word 20034.5 Word 2003图片艺术字图片艺术字及图形的操作及图形的操作4.5.1图片的插入4.5.2艺术字的插入4.5.3自选图形n实验教学内容详见实习指导书4.1办公自动化概述及办公自动化概述及Office 2003介绍介绍n 办公自动化(简称为OA-Office Automation)，是一个不断成长的概念，是利用先进的科学技术(主要是计算机技术)，使办公室部分工作逐步物化于各种现代化设备中，由办公室人员与设备共同构成服务于某种目标的人机信息处理系统；其目的是尽可能充分利用现代技术资源与信息资源，提高生产效率、工作效率和工作质量，辅助决策，以取得更好的效果。因此，我们日常工作学习的所有内容都可以归入OA的处理范围。n OA承载了很多内容，广义上讲，对于提高我们日常工作学习的软硬件系统，包括电话，打印机，传真机，复印机以及办公自动化软件都属于办公自动化系统。狭义上讲，办公自动化系统就是辅助管理，提高效率以及管理手段的系统n 在我国，常用的办公自动化系统软件有微软公司出品的Microsoft Office软件以及金山公司出品的WPS软件 4.2Word 2003的文字编辑n4.2.1文档的输入n4.2.2文档的保存及保护n4.2.3字符格式的编排n4.2.4段落格式的编排n4.2.5应用样式与模版n4.2.6批注与修订n4.2.7查找与替换n4.2.8特殊文字编排4.2.1文档的输入n1.普通文本的输入n 启动Word时隐含建立一个名称为“文档1”的空白文档，在编辑区中我们会看到一个垂直闪烁的光标。这个光标就是插入点，输入的字符总是放在插入点的位置上。输入的过程中，当文字碰到右边界时，插入电会自动折回倒下一行行首，一个自然段输入完成后按一下回车键，即一个段落。如果需要显示段落标记（回车换行符）可以选择【视图】菜单中的【显示段落标记】命令。n2.特殊符号的输入 在输入文档的过程当中常会遇到一些特殊的符号，若使用键盘无法显示，我们可以点击【插入】菜单，选择【符号】/【特殊符号】命令来选择相应的符号。如图4.1所示。n同时我们还要注意一些快捷键的使用：n组合键CtrlSpace：中英文切换。n组合键CtrlShift：中文输入发之间的切换。n组合键ShiftSpace：全/半脚之间的切换3.日期的输入n在Word中可以直接插入系统的当前日期和时间，操作步骤如下：n选择插入点即将光标定为在要插入的位置。n单击【插入】菜单，选择【日期和时间】命令，弹出如图4.2所示对话框。n在弹出的对话框中，先选择语言为中国，然后在“可用格式”列表中选择需要的格式，n单击确定按钮。n若要插入当前时间。选中“自动更新”选项。4.2.2文档的保存及保护文档的保存及保护 n1.文档的保存n在文档的编辑当中我们要特别注意边编辑边保存，以免遇到停电或死机等现象使我们的工作付诸流水。保存文档有以下几种情况：n A新文档和换名文档的保存n B旧文档的保存n C定时保存 4.2.2文档的保存及保护文档的保存及保护n2.文档的保护n 保护文档主要时为了防止他人未经允许打开或修改文档。为文档假设密码步骤如下：首先点击【工具】菜单，选择【选项】命令，在弹出的选项卡中选中“安全性”标签，在这里面可以设置打开文件以及修改文件的密码，密码以“*”显示。若忘记密码则无法进行操作。在这例还可以设置其他隐私选项。如图4.5所示。4.2.3字符格式的编排n1.文本的选定n 就像对文件或文件夹要进行复制、剪切等操作之前要先选中文件夹一样，对文本进行编排之前也要先选中要编排的对象。从要选中文本的起始点按下鼠标左键拖动至文本终点即可选中，选中的文本将以黑底白字的这种反白形式出现。n 在Word中有几种常用的选定文本的方法，首先将鼠标移到文档左侧的空白处：n点击一下，选定一行文字。n点击两下，选定一段文字。n点击三下，选中整篇文档。4.2.3字符格式的编排n2.视图n 在讲解字符格式编排之前，我们先来看一下在Word中的几种视图显示方式：n A普通视图：是输入、编辑文本的标准视图，重点是文字，简化了页面的版面。n BWeb版式视图：在创建网页或浏览的文档不用自然纸张时，使用Web版式视图n C页面视图：精确的显示文本、图形及其他元素在最终的打印文档中的情形。n D大纲视图：在大纲试图中能够很清晰的看到文档的结构。n E阅读版式：Word2003新增功能，目的是为了便于文档的阅读和评论。n 要使用这五种视图当中的一种可以点击【视图】菜单，选择相应的视图，也可以点击编辑区左下角的按钮来选择视图。如图4.6所示。4.2.3字符格式的编排n3.字符格式的编排nA设置字体、颜色、字形和大小n 1)使用格式栏中的按钮设置，参看图4.7。n2)使用菜单设置。n单击【格式】菜单，选择【字体】菜单项，系统会弹出字体对话框，参看图4.8。在对话框中选择“字体”标签，在字体标签中单击“中文字体”或“英文字体”下拉按钮，打开下拉式列表框，再选择其中的某种字体，然后单击“确定”按钮 nB突出显示文字4.2.4段落格式的编排n1段落对齐方式n段落的对齐方式分为“水平对齐”和“垂直对齐”两种。n段落的“水平对齐”方式又分为5种：n左对齐：使所选段落所有行以页面左侧为基准对齐。n右对齐：使所选段落所有行以页面右侧为基准对齐。n居中：使所选段落所有行以页面中心为基准对齐。n两端对齐：使所选段落除最后一行外，其他行的左右 两端分别以文档的左右边界向 两端靠齐。n分散对齐：使所选段落所有行的左右两端分别以文档的左右边界向两端靠齐，均匀分布。4.2.4段落格式的编排n2段落的缩进n段落的缩进方式分为四种：n左缩进：段落左侧与页面左边的距离。n右缩进：段落右侧与页面右侧的距离。n首行缩进：段落的第一行由左缩进位置起向内缩进的距离。n悬挂缩进：段落除第一行以外的行由左缩进位置起向内缩进的距离。n我们可以通过如图4.9所示的段落对话框精确的设置所选段落的缩进方式和距离。在“特殊格式”下拉列表框中选择“首行缩进”和“悬挂缩进”。另外我们还可以通过标尺来设置缩进 4.2.4段落格式的编排n3 3段落间距与行间距（参看图段落间距与行间距（参看图4.94.9）n “段落”对话框不仅可以设置所选段落与上一段之间的距离（段前间距）以及该段与下一段落之间的距离（段后间距），而且还能让用户控制行距(两行之间的间距)。共有六个选项供用户选择：n单倍行距 15倍行距 n2倍行距 最小值：n固定值 多倍行距：4.2.5应用样式与模版n 样式与模板是样式与模板是WordWord中非常重要的内容，熟练掌握使中非常重要的内容，熟练掌握使用这两个工具可以简化对格式的操作，提高排版的质用这两个工具可以简化对格式的操作，提高排版的质量和速度量和速度。n什么是样式？样式就是应用于文档中的文本、表格和列表的一套格式特征，它能迅速改变文档的外观。当应用样式时，可以在一个简单的任务中应用一组格式 n什么是模板？模板是一种预先设定好的特殊文档，能够提供多个不同的样式。对于某些格式相同的文档的排版、录入等工作，模板是不可缺少的工具。在Word中模板文件的扩展名为：“.dot”。Word为许多常用的文档类型提供了模板，有信函、传真、网页等。4.2.6批注与修订n什么是批注？什么是批注？批注是作者或审阅者为文档添加的注释性信息。我们在日常的学习工作生活中阅读书报时，常常会在书报上做一些记号注释等，或用彩色笔、或用便签纸。在Word当中“批注”就取代了上述的工具。n什么时修订？什么时修订？修订是显示文档中所做的诸如删除、插入或其他编辑修改的位置标记。修订的好处是作者可以很直观的查看到审阅者的修改意见，并根据需要选择接受或拒绝修改意见。4.2.6批注与修订n1插入文字批注n 选择要插入批注的文字然后点击【插入】菜单，选择【批注】命令，或点击工具栏上的【插入批注】按钮。审阅窗口就会出现在窗口底部，我们就可以键入批注内容。加批注的文字使用一对红色的括号括起来的，批注内容显示在空白的页面边上 4.2.6批注与修订n2修订n 当审阅者对文章进行修改后，作者就需要知道，他在什么位置，什么时间做了什么样的修改。从而决定要不要接受修改。n 我们进行如下操作来跟踪编辑过程中的修改。点击审阅工具栏上的修订按钮，然后对文档进行修改，那么，Word就会记录下所做的修改。4.2.7查找与替换n1查找n 利用查找功能可以方便迅速的在文档中找到指定的字符串。点击【编辑】菜单，选择【查找】命令 4.2.7查找与替换n点击查找对话框的“高级”按钮，会有更多的查找功能的选项：n区分大小写：选中这一项可以确保使用查找功能找到的字母与键入的字母大小写情况一致。n全字匹配：它把搜索字符作为一个完整的词，加入搜索的字符有可能作为其他单词的一部分而被找到，此选项就非常重要。n使用通配符：通过插入星号来表示不确定的查找内容。如：输入“计*”就会找到所有以“计”开头的字符串，“计算”、“计算机”、“计算中心”等。n格式：如果查找的内容带有格式，那么用户除了在“查找内容”框中输入文字以外，还要设定格式。比如：我们要查找字体是黑体，字符颜色是红色并带有下划线的词“计算机”，则用户就要在“查找内容”框中输入“计算机”；点击“格式”按钮，选择“字体”命令来设置 2替换n “替换”是在“查找”的基础上进行的，可以将“查找”和“替换”同时进行。点击【编辑】菜单，选择【替换】命令。n 可以在查找内容中输入要查找的文本如“星星”，然后在“替换为”文本框中输入要替换的文本如“月亮”，最后根据情况选择一次替换还是全部替换。“高级”中的内容与“查找”对话框中的类似。4.2.8特殊文字编排n1.文字竖排版n2.给中文加拼音n3.首字下沉4.3 Word 2003的综合排版的综合排版n4.3.1边框和底纹n4.3.2页眉与页脚的设置n4.3.3 插入页码n4.3.4分栏排版n4.3.5项目符号与编号n4.3.6页面设置与打印n4.3.7Word 2003高级功能4.3.1边框和底纹n边框、底纹能增加对文档不同部分的兴趣和注意程度。n可以把边框加到页面、文本、表格和表格的单元格、图形对象、图片和 Web 框架中。可以为段落和文本添加底纹 1添加文字边框 可以为一段文字添加边框使其更突出，以区别于其他文字。点击【格式】菜单，选择【边框和底纹】按钮，弹出如图4.21所示的对话框，选择“边框”标签。n 2给页面添加边框n要添加页面边框，点击【格式】菜单，选择【页面与边框】命令。在弹出的对话框中选择“页面边框”标签 3给文字添加底纹n 添加底纹只可以对文字添加，不能对段落或整篇文档添加。打开“边框和底纹”对话框后，选择“底纹”标签。在相应的选项中选择底纹的颜色，样式以及应用的范围。最后在预览区可以看见效果。4.3.2页眉与页脚的设置n 页眉和页脚是文档中每个页面页边距的顶部和底部区域。在页眉和页脚中含有在页的顶部和底部重复出现的信息。可以在页眉和页脚中插入文本或图形，例如，页码、日期、公司徽标、文档标题、文件名或作者名等，这些信息通常打印在文档中每页的顶部或底部。通过单击【视图】菜单中的【页眉和页脚】，可以在页眉和页脚区域中进行处理。注意：只有在页面视图下才可以看到页眉与页脚，在其他视图下无法看到。4.3.2页眉与页脚的设置n1创建页眉与页脚n 要创建页眉与页脚，可以点击【视图】菜单，选择【页眉与页脚】，Word页面会自动出现如下情况，如图4.25所示。“页眉与页脚”工具栏也会同时出现。n2修改页眉线n 通常情况下，在页眉底部会出现一条页眉线，若想更改页眉线，可以先打开页眉与页脚，然后打开【格式】菜单中的【边框和底纹】对话框。在“边框”标签中，“应用范围”选择段落。选择“无”型，则去除页眉线，在“线形”列表框中可以选择线形。4.3.3 插入页码n 在Word2003中提供了专门插入页码的命令。点击【插入】菜单，选择【页码】命令，打开“页码对话框”如图4.27所示。在“位置”和“对齐方式”中可以分别设置页码的位置和对齐方式。点击“格式”按钮，弹出如图4.28所示的对话框，在这里可以设置页码的格式。4.3.4分栏排版分栏排版 n 分栏排版就是将文字分成几栏排列，常见于报纸、杂志的排版。选择需要分栏排版的文字，若不选择文字，则系统默认对整篇文档进行分栏排版。然后点击【格式】菜单，选择【分栏排版】命令，弹出如图4.29所示对话框。在对话框中可以分别设置栏数，每一栏的宽度，栏和栏的间距。还可以在栏与栏之间加上分隔线。若要撤销分栏，选择一栏即可。分栏排版只有在页面视图下才能够显示出来。注意，在对一段文字进行分栏排版的时候，先选中这段文字，在选择这段文字时，它后面的那个段落标记选择与否会影响到分栏的效果。选上该段落标记，则在分栏排版时，文字会先排满第一栏才开始排第二栏，以此类推。若不选则该段落标记，则会在各栏平均排列文字。4.3.4分栏排版分栏排版4.3.5项目符号与编号项目符号与编号 n 对于一些并排的内容相关的文字，比如一个操作的操作步骤，一个问答题的几个要点，用户可以使用任何喜欢的方式对编号和项目符号列表进行格式化操作。首先选中要添加项目符号或编号的文字，然后点击【格式】菜单，选择【项目符号】和编号命令。弹出如图4.31所示对话框。在这隔对话框中，有四个选项卡，其中三隔对应于三类常用的列表：项目符号、编号和多级符号。选择适合的项目符号或编号即可。4.3.5项目符号与编号项目符号与编号4.3.6页面设置与打印n 用户除了对文字和段落进行设置以外，有时还需要对页面进行设置，比如：纸张的大小，页边距的大小，页眉页脚的位置等，这时就是对页面的设置。1页面设置2打印文档n 用户将文档排好版后就可以打印了。在打印前可以先看一下打印的效果，点击工具栏上的“打印预览”按钮就可以看到打印效果的示意图。如果满意就可以点击工具栏上的打印按钮直接打印。若要进行详细设置，点【文件】菜单，选择【打印】命令进行详细的设置。4.3.7Word 2003高级功能n1拼写和语法检查n2字数统计表格的制作与编排表格的制作与编排l 创创 建建 表表l 编编 辑辑 表表l 数据计算与排序数据计算与排序l 表格格式化表格格式化Word 2003Word 2003应用应用菜单命令菜单命令创创 建建 表表表的建立表的建立表格数据的建立表格数据的建立l 直接输入l 来自磁盘文件l 来自粘贴板插入/删除单元格插入/删除当前行或列组合/拆分单元格组合/拆分表格方方 法法“表格表格”菜单中的命令菜单中的命令定定 位位编编 辑辑 表表数据的增、删、改操作编编辑辑表表格格数数据据数数据据计计算算与与排排序序表格表格/公式或排序命令公式或排序命令定定 位位同文档编辑同文档编辑套用套用“简明简明1”1”格式的效果格式的效果表表格格格格式式化化表表格格/表表格格自自动动套套用用格格式式F 图形基础图形基础 F 绘制图形绘制图形F 图图片片操作操作F 图文混排技巧图文混排技巧绘图绘图和和图形处理技术图形处理技术Word 2003Word 2003应用应用 图形的表示方式图形的表示方式 在在WordWord中图形的类型中图形的类型 在在WordWord中图形的处理方式中图形的处理方式图图 形形 基基 础础绘图绘图和和图形处理技术图形处理技术 点阵图是由一个一个的像素点组成，图中的每一个像素点，计 算机都必须分配一定长度的存储空间来存储它的颜色信息。用 画图程序制作的图形和扫描仪扫描后得到的图形都属于点阵图。矢量图是由一套绘图规则所决定的。矢量图文件记录的是这套 规则和描述图中每一个线条、圆弧、角度的形状和维数生成过 程的信息。如CAD图形、Visio生成的VSD类型的图形都是矢量图。对于照片、图像、彩色图画等颜色丰富的图片，通常用点阵图；对于绘制的图形、填充图案等这些由描述几何元素构成的色彩数 较少的图形用矢量图。图形的表示方式图形的表示方式图形基础图形基础与图形的两种表示相对应，在Word中有Word自绘图 形和图片两种图形。自绘图形是指利用Word自带的图形处理程序生成的图形，属于矢量图。例如，利用“绘图”工具栏中的“自选图形”创建的各种图形都是自绘图形。图片是指利用其它图形处理软件生成的图形，经过链接、嵌入、粘贴等方式插入到Word文档中的图形，它们中的绝大多数是图像和画面，多用点阵图表示。在在WordWord中图形的类型中图形的类型图形基础图形基础在Word中，自绘图形和图片的编辑方法是不一样的。自绘图形的创建和编辑往往是结合在一起的而图片则是在其它图形处理软件中编辑好后通过链接、嵌入或粘贴等方法导入Word文档的。在在WordWord中图形的处理方式中图形的处理方式图形基础图形基础绘制图形绘制图形55启动绘图工具启动绘图工具55常用工具按钮的使用常用工具按钮的使用55绘制图形绘制图形绘图绘图和和图形处理技术图形处理技术 编辑图形编辑图形双击图形自动启动创建该图形的应用程序 插入图形插入图形 复制和移动图形复制和移动图形 裁剪图形裁剪图形(视图视图 图片工具栏图片工具栏)缩放图形缩放图形(视图视图 图片工具栏图片工具栏)图片操作图片操作绘图绘图和和图形处理技术图形处理技术启动启动“图片图片”工具栏工具栏图片操作图片操作绘图绘图和和图形处理技术图形处理技术图文混排技巧图文混排技巧 含义含义 图文混排的方式图文混排的方式 图文混排的方法图文混排的方法 启动启动“设置图片格式设置图片格式”对对话框话框绘图绘图和和图形处理技术图形处理技术 嵌入型方式，即图片在文档中与 文字一样占有固定位置；图形环绕文字方式，这时图片在 文档中将随着文字的移动而移动；层次方式，即图片浮于文字上方 或文字下方。图文混排的方式图文混排的方式图文混排技巧图文混排技巧图图文文混混排排方方法法 图文框 利用“设置图片格式”对话框图文混排技巧图文混排技巧