采购流程及管理制度【完整版】.docx

采购流程及管理制度【完整版】采购流程及管理制度采购员工作流程i进货订单"进货订单"是进货业务的起点。在企业的日常运作过程中，经常需要根据企业目前的经营状况制订进货计划，在本软件中以输入一张进货订单实现。ii进货开票当进货业务发生时，需要做一张"进货单"。进货业务有两种类型，订单类进货和非订单类进货；订单类进货业务通过获取进货订单来进行开进货票；非订单类进货业务，直接开进货单。"进货单"存盘后生成一张"未审核进货单"；只"保存"不"审核"的"进货单"不增加商品库存；只有经过审核的"进货单"才增加商品库存，同时增加"应付账款"；在进货开票时可以选择"最近进价"或"进货价"作为缺省进货单价；在开进货单的同时允许增加新供应商、新商品或新职员。iii进货审核进货单保存后生成一张"未审核进货单"。"未审核进货单"通过"进货审核"便成为"已审核进货单"。"进货审核"使商品的库存数量增加，同时增加"应付账款"。iv进货退回本模块可以实现对进货退回单的管理和控制。本模块可以处理"原单进货退回"和"非原单进货退回"。"进货退回"将减少库存数量。v进货结算"进货结算"模块可以对已审核的但未结算清的进货单进行结算。"进货结算"的结果使"应付账款"减少。vi预付款管理在进货业务中，有些需要提前预付定金，本模块便可实现该功能。做进货结算时，可以用预付款冲抵应付款。当"进货结算单"上的"付款总额"大于"付款合计"时，系统自动将余款转为预付款。预付款应可输负数。采购部工作流程与管理制度1、总则为加强采购工作的管理，提高采购工作的效率，制定本制度。所有的采购人员及相关人员均应以本制度为依据开展工作。采购部经理对采购员及库管员进行考核和管理。2、采购部经理职责：1)负责组织公司所销售产品的采购2)对库房的管理工作负责。3)做好销售员与供方之间的联系工作。4)帮助销售员作好产品的选型及推荐新产品的工作。5)对本部门员工制度执行情况负责。6)对本部门员工的专业知识培训负责。7)对员工进行严格管理，根据员工表现向公司提出奖励或处罚建议。8)严格内部管理，抓好各项规章制度的落实，对本部门办公设备的使用及管理负责。责任到人，发现问题及时向公司领导提出奖惩建议。9)负责制定工作总结计划，监督工作总结计划的执行及完成情况。3、库管员职责：1)早盘查（点货备发）、晚清帐（当日工作当日完）。2)提供及时准确的货物，做好后勤保障。具体要求：订单一发，必须及时、清晰、准确的了解货物的运行状态，即时登报信息，直至合同完成、存档。3)负责库房日常管理事务。4)检查库存产品状况。5)按规定收发物料。6)物料进库储位的筹划与排放，7)填写库房相关数字登录到ERP。8)配合盘点库房产品工作的具体执行。9)物料的搬运和库房废次品的回收及保管。10)对来料来货及时入库，储放安全以防倒塌、遗失或变质。11)维护和管理搬运工具。4、流程：1)采购流程：A收到销售部从ERP发来的订单B审批确认C询价、比价D采购部经理审批（重大合同向公司领导请示）E签订采购合同F复印后，将原始合同整理装订年末存档2)付款流程：A在ERP内录入付款申请单B采购部经理审核C副总经理审批D财务部付款。3)收货流程：A直发：a.根据合同执行进程督促供货方按期交货b.供货方传真提货单c.通知销售内勤已发货d.销售部内勤传真提货单至最终用户并确认e.采购员办理入库手续f.销售部内勤办理相应的出库手续B转发：a.根据合同执行进程督促供货方按期交货b.供货方传真或邮寄提货单c.通知办公室相关人员提货d.提货人员将货物交库管员并办理交接手续e.采购员清点货物并办理ERP入库手续4)收进项发票流程：a.催供货方开具发票b.核对开票内容c.录入ERPd.将发票交财务部签收。5)出库流程：a.库管员收到销售部销售内勤发出的ERP出库申请b.库管员备货并复核c.交办公室发货d.办公室将用户签字的送货单或发货单交销售内勤5、采购管理制度：1)建立好供方及用户档案，并做好工作记录。2)建立、建全比价制度，保证采购设备的质优价廉。3)建立客户资料管理（表）册，新客户开发一览表，竞争同行动向一览表，售后服务管理表。4)每周末将上周付款、欠款、欠票情况进行汇总在周例会上做总结，并提出本周用款计划。5)签订采购合同后，应全面了解发货情况，如不能及时供货，应将原因提前十日通知销售内勤6)所有货物一律开箱验收，发现问题及时和供应商联系，尽早解决。7)采购部负责所采购货物的入库手续。货到后应在一个工作日内办理入库手续。验货完毕后，及时按操作规程准确登录ERP。8)采购部每月5日前，将上一月的采购合同编号整理成册9)违反上述规章制度，视情节罚款50-500元。6、库房管理制度：1)库房由专人管理，各种货物登记，做到帐物相符，非库房管理人员不得私自进入库房，拒绝任何人在库房逗留。2)保持库房的整洁、有序。库区禁止吸烟，杜绝烟火隐患，如有违反罚款100元。3)所有货物依据销售部门或合同号合理存放。4)任何出入库物品都要履行手续，见单发货，领用登记。5)保证货物完整出库、应有装箱单、发货清单（一式两份）和回执。保证货物和备品的及时、准确出库。6)接到出库申请后根据合同内容进行备货，并由领货人签字方可办理出库。7)出库返回单，应由销售内勤保管（需方签字）。8)对客户所需样品及实验品，库管员及时登记领用人、领用时间、退回时间。退回后应妥善保管。9)库管员每月第三周的周六对库房盘点，并将盘点结果在次日报副总经理。10)违反上述规章制度，视情节罚款50-500元。采购员岗位职责1、在采购经理的直接领导下，严格按照公司规定的报价原则进行对外报价。2、凡与经销产品相关的厂家代理资质、培训计划、促销政策、奖励、返点、厂家资源的掌握、价格体系更新等必须做到了如指掌，落实到人。3、要积极主动配合业务部门做好每个项目方案，并与业务部门达成共识。4、采购员要严格按流程执行并每做到货比三家，控制降低采购成本，对供应商进行管理及考评，每年按一定比例更新供应商（形成表单）。5、承担所负责区域产品项目的标书制作、现场答议、评委协调等与投标有关一切事宜，对于临时应急在客户部不能给予支持的前提下，必须与用户进行深层感情沟通后再进行投标。6、协助经理搞好供货渠道建设。7、严格执行合同管理规定，要按时签订，不得延误，并在第一时间将合同传递给与项目相关的人员。8、负责客户部项目执行中与技术部、财务部的协调及结算信息的传递。综合调配公司库存资源，订货时掌握好实际库存和在途物料情况，在有库存的情况下要以先出库存为主。10、参加本部门员工业务培训。11、树立索福公司的专业形象，保证索福公司的名誉不受到侵害。采购经理工作职责1、严格按照公司规定的报价原则进行对外报价。2、确保每月的发票正常收回。3、凡与经销产品相关的厂家代理资质、培训计划、促销政策、奖励、返点、厂家资源的掌握、价格体系更新等必须做到了如指掌，落实到人。4、要积极主动配合业务部门做好每个项目方案，并与业务部门达成共识。5、采购要严格按流程执行并做到货比三家，控制降低采购成本，对供应商进行管理及考评，每年按一定比例更新供应商（形成表单）。6、密切与供应商的合作关系，做到投入、细致、深知，达到低价、快速、及时供货。7、严格执行合同管理规定，要按时签订，不得延误，并在第一时间将合同传递给与项目相关的人员。8、负责客户部项目执行中与技术部、财务部的协调及结算信息的传递。9、综合调配公司库存资源，订货时必须要了解当前库存情况，在有库存的情况下要以先出库存为主。10、负责门市产品选型、市场导向、宣传资料。11、组织本部门员工业务培训12、树立公司的专业形象，保证公司的名誉不受到侵害。公司规章制度一、公司形象1、员工必须清楚地了解公司的经营范围和管理结构，并能向客户及外界正确地介绍公司情况。2、在接待公司内外人员的垂询、要求等任何场合，应注视对方，微笑应答，切不可冒犯对方。3、在任何场合应用语规范，语气温和，音量适中，严禁大声喧哗。4、遇有客人进入工作场地应礼貌劝阻，上班时间（包括午餐时间）办公室内应保证有人接待。5、接听电话应及时，一般铃响不应超过三声，如受话人不能接听，离之最近的职员应主动接听，重要电话作好接听记录，严禁占用公司电话时间太长。6、员工在接听电话、洽谈业务、发送电子邮件及招待来宾时，必须时刻注重公司形象，按照具体规定使用公司统一的名片、公司标识及落款。7、员工在工作时间内须保持良好的精神面貌。员工要注重个人仪态仪表，工作时间的着装及修饰须大方得体。二、生活作息1、员工应严格按照公司统一的工作作息时间规定上下班。2、作息时间规定1）、夏季作息时间表（4月9月）上班时间早8：30午休12：0014：00下班时间晚18：002）、冬季作息时间表（10月3月）上班时间早9：00午休12：0013：30下班时间晚17：303、员工上下班施行签到制，上下班均须本人亲自签到，不得托、替他人签到。4、员工上下班考勤记录将作为公司绩效考核的重要组成部分。5、员工如因事需在工作时间内外出，要向主管经理请示签退后方可离开公司。6、员工遇突发疾病须当天向主管经理请假，事后补交相关证明。7、事假需提前向主管经理提出申请，并填写【请假申请单】，经批准后方可休息。8、员工享有国家法定节假日正常休息的权利，公司不提倡员工加班，鼓励员工在日常工作时间内做好本职工作。如公司要求员工加班，计发加班工资及补贴；员工因工作需要自行要求加班，需向部门主管或经理提出申请，准许后方可加班。1）、加班费标准公司规定加班费标准为10元/小时；2）、加班费领取加班费领取时间为每月24日（工资发放日）。卫生规范1、员工须每天清洁个人工作区内的卫生，确保地面、桌面及设备的整洁。2、员工须自觉保持公共区域的卫生，发现不清洁的情况，应及时清理。3、员工在公司内接待来访客人，事后需立即清理会客区。4、办公区域内严禁吸烟。5、正确使用公司内的水、电、空调等设施，最后离开办公室的员工应关闭空调、电灯和一切公司内应该关闭的设施。6、要爱护办公区域的花木。四、工作要求1、工作时间内不应无故离岗、串岗，不得闲聊、吃零食、大声喧哗，确保办公环境的安静有序。2、新入职员工的试用期为三个月，员工在试用期内要按月进行考评。详见员工试用期考核表。3、公司内所制定的员工日程表是衡量员工完成工作量的依据,要求员工每天要认真、详尽的填写,作为公司考核员工工作量的标准。4、职员间的工作交流应在规定的区域内进行（大厅、会议室），如需在个人工作区域内进行谈话的，时间一般不应超过三分钟（特殊情况除外）。5、加强学习与工作相关的专业知识及技能，积极参加公司组织的各项培训（培训将施行签到制，出席记录和培训考核也将作为公司绩效考核的部分）。6、经常总结工作中的得失，并参与部门的业务讨论，不断提高自身的业务水平。7、不得无故缺席部门的工作例会及公司的重要会议。8、员工在工作时间必须全身心地投入，保持高效率地工作。9、员工在任何时间均不可利用公司的场所、设备及其他资源从事私人活动。一经发现，给予警告，情节严重者，公司将予以辞退。10、员工须保管好个人的文件资料及办公用品，未经同意不可挪用他人的资料和办公用品。10、员工要保管好个人电脑，按公司规定进行文档存储、杀毒及日常维护，如发生故障应及时报告综合管理部，由公司安排修理。五、保密规定1、员工须严守公司商业机密，妥善保存重要的商业客户资料、数据等信息。2、管理人员须做好公司重要文件的备份及存档工作，并妥善记录网络密码及口令。并向总经理提交完整的网络口令清单。3、任何时间，员工均不可擅自邀请亲朋好友在公司聚会。4、员工及管理人员均不可向外泄露公司发展计划、策略、客户资料及其他重要的方案，如一发现，除接受罚款、辞退等内部处理外，情节严重的，公司将追究其法律责任。六、人员管理1、员工必须服从公司的整体管理，包括职务的分配及工作内容的安排。