企业时间管理的方法29801.pptx

我们每个人都 守着一扇自内开启的“改变之门”。除了自己，没有人能为你开门，只要你愿意敞开心灵，抛却旧有观念，把良好准则转化为习惯，成功圆满就在掌握之中。1喜之郎员工发展系列教材时间管理日期：日期：2001 2001年 年5 5月 月11 11日 日准备：张启明 审核：曹立新2时间管理之前言 仅当我们真的知道并理解，我们能够活在世上的时间毕竟有限-而且无法确切知道生命什么时候结束-我们才会最充实地过好每一天，就像它是我们仅有的一天似的。-摘自广州日报3小组讨论1、在时间使用方面，您的困难？2、课程结束后，您所期望的收获？4“一寸光阴一寸金，寸金难买寸光阴”-古训“不能管理时间，便什么也不能管理？”-彼得-杜拉克二十一世纪决胜的关键在于速度，一日之计在于“昨晚”-比尔-盖茨相关理念5时间管理之课程目的通过本课程的学习，使学员意识到时间管理的重要性，并善于管理时间，从而令生活和工作更有效率和效果。6时间管理之课程目标1.清楚阐述时间管理的含义2.掌握自我管理的四个步骤及遵循的六个标准3.能界定自己目前所处的时间管理阶段4.能制定适宜自身的有效时间管理方法7时间管理之课程内容 一、时间管理的含义二、自我管理应遵循的标准和管理四步骤三、时间管理理论的发展历程四、常见的时间罗宾汉 时间盗贼五、有效管理时间的方法*六、喜之郎时间管理理念8培训方法讲授法小组讨论法案例分析法9一、时间管理的含义10小测试 考察您的时间管理请按照您的工作习惯诚实地回答下列项目 请按照您的工作习惯诚实地回答下列项目0 0分 分-从不 从不；1 1分 分-偶然；偶然；2 2分 分-间常；间常；3 3分 分-常常 常常1 1 每天我会腾出一段时间思考及策划我的工作 每天我会腾出一段时间思考及策划我的工作2 2 我会记下特定目标，并且确定完成期限 我会记下特定目标，并且确定完成期限3 3 我们每天要做的事，依重要程度排列出先后次序，尽快完成重要事项 我们每天要做的事，依重要程度排列出先后次序，尽快完成重要事项4 4 我明白 我明白“80/20”“80/20”原则，并能运用到工作中去 原则，并能运用到工作中去5 5 我的工作编排有弹性，可以容许自己有一些时间处理特别事件 我的工作编排有弹性，可以容许自己有一些时间处理特别事件6 6 我尽量把工作授权他人处理，再作监察工作 我尽量把工作授权他人处理，再作监察工作7 7 我对每一种文件只需处理一次 我对每一种文件只需处理一次8 8 我会尽量避免不需要的干扰，以免妨碍每天的工作 我会尽量避免不需要的干扰，以免妨碍每天的工作9 9 我能拒绝他人的请托，以免无法完成重要的任务 我能拒绝他人的请托，以免无法完成重要的任务10 10 我能准时出席各项会议和培训 我能准时出席各项会议和培训11 11 我不会采取各种借口拖延时间 我不会采取各种借口拖延时间12 12 我会积极采用节省时间的工作方法及工具 我会积极采用节省时间的工作方法及工具13 13 我有公司的常用电话贴在办公桌前，以便查阅 我有公司的常用电话贴在办公桌前，以便查阅11小组讨论n n 根据您以往的经验，您认为什么是时间管理？n n 您觉得时间管理对您有何意义？12时间管理：实际上是自我管理。即必须抛弃陋习，引进新的工作方式和生活习惯，包括要订立目标、制定计划及分配时间、权衡轻重、权力下放，加上自我约束、持之以恒才可提高效率，事半功倍。13起点-确立目标和安排计划重点-制定事情的优先顺序关键-下定决心去实行目的-做事“快”且“好”时间管理14延误 原因1、没有第一时间把报告做好 拖延，没有界定缓急先后2、打算做报告的当天-下属生病，层出席会议-上司紧急电话-一些电话-突发事件-紧急事件-被打扰3、下班回家 交通堵塞4、看电视 不能自我约束5、放弃工作 不能自我约束6、赖床 不能自我约束7、没有带一些文件回家 善忘8、上班 交通堵塞15二、自我管理标准及管理四步骤16n n 一致n n 平衡n n 有重心n n 重人性n n 能变通n n 携带方便自我管理应遵循的六标准17自我管理四步骤确定角色选择目标安排进度逐日调整18三、时间管理理论的发展历程19能否谈谈您目前的时间管理状况？（您怎样管理您的时间）脑力激荡一20第四层 第四层第三层 第三层第二层 第二层第一层 第一层巅峰，永远都是人类追求不懈的目标21第一层时间管理的特点备忘录型。应变能力强人际关系较佳时间安排简单压力较小22第一层时间管理的缺陷最重要的事就是眼前的事因忽略组织规划而疲于应付可能忘记与别人约会23第二层时间管理的特点规划与准备责任心强效率较高24第二层时间管理的缺陷利己式的思考或行为更多目标实现最重要的事乃时间表上的事25第三层时间管理的特点以效率为主旨计划行事重视价值观更井然有序更具管理技巧26第三层时间管理的缺陷一切操之在我价值观未必符合自然法则造成失衡最重要的事因急迫性与价值观而定人和事一视同仁27第四层时间管理的特点以自然原则为重心以自然原则为重心平衡平衡集思广益集思广益28小练习 根据以上四层时间管理的特点，试界定您目前所处的阶段？请例举您昨日的工作或生活安排29四、常见的时间罗宾汉-时间大盗30在您身边的时间大盗有哪些？脑力激荡二31常见时间大盗沮丧、坏心情 沟通不足无效会议 办公室政治拖延 跟“有问题”的人共事无效公文处理 资源不足或过多无效电话 欠缺周详计划打扰 过分注重细节官僚作风 犹豫不决不懂授权 善忘不懂说不 健康欠佳不懂优先顺序 欠缺组织32时间盗贼之一 沮丧和坏心情n n 克服的方法n n 意志力n n 肯定疗法n n 幽默感n n 倾诉n n 屈服于诱惑33n n 先做不重要的事n n 做你擅长的事n n 晒太阳34时间盗贼之二*拖延症兆一、做事不权衡轻重症兆一、做事不权衡轻重症兆二、当必须着手处理重要报告时，却在整理桌子症兆二、当必须着手处理重要报告时，却在整理桌子 上的东西上的东西症兆三、本未倒置症兆三、本未倒置症兆四、当女朋友提出与结婚，却总是搪塞症兆四、当女朋友提出与结婚，却总是搪塞 35拖延的代价浪费了今天遗憾的生活烦躁的情绪压力下工作的忧虑问题的不断繁殖健康不良黯淡的前途 36时机永远不对时机永远不对 不恰当目标不恰当目标 逃避过重的工作逃避过重的工作 未定出完成日期未定出完成日期逃避不愉快的工作逃避不愉快的工作 任务过多任务过多为了敷衍塞责为了敷衍塞责 时间估计错误时间估计错误坏习惯坏习惯过轻松日子过轻松日子拖延的原因情绪性原因 非情绪性原因37请记住：拖延并不能有效解决问题！3811、思维改变法（倒吃苷蔗法）、思维改变法（倒吃苷蔗法）22、平衡表法（斤斤计较法）、平衡表法（斤斤计较法）33、各个击破法（香肠切片法）、各个击破法（香肠切片法）44、和某人约定或打赌、和某人约定或打赌55、彻底改变过去的习惯、彻底改变过去的习惯66、奖励自己、奖励自己77、无为而治、无为而治 有效克服拖延时间的方法39时间盗贼之三 无效会议不知道开会用意不知道开会用意会议没有目标会议没有目标会议没有资料会议没有资料开会时间太长开会时间太长没有决议没有决议尊重每个人的意见尊重每个人的意见40会议成本=准备会议成本+出席人员薪资+会议开支+会议时间成本+出席人员不能办理其它事情的损失41有效会议要点不必要会议不开会议要有决议只请有关人员参加 事先准备好会议资料会议要有明确目标开会要控制时间42会议中注意要点n n 不等候迟到者n n 尽量避免其它干扰n n 重复结论n n 准时结束n n 会议评估单43项 目 YES NO此次会议目的是否是确会议资料是否齐全？是否会提前收到会议讨论事项是否依照议程顺利进行各项讨论事项是否依时进行讨论有否脱离主题讨论是否达成决议决议的工作是否明确的分配了职责？并定下完成时限下次类似会议何时再举行改进意见会议评估表会议评估表44症兆：1、公文太多 2、不论轻重缓急 3、亲力而为任何公文时间盗贼之四 无效公文处理45有效公文处理原则n n分门别类（分门别类（急件急件、待办待办、追踪、复查、追踪、复查、归档归档、毁弃）、毁弃）n n标识清晰标识清晰n n充分发挥字纸篓充分发挥字纸篓n n文件只处理一次文件只处理一次n n让秘书先过滤让秘书先过滤*46练习n n例行公文例行公文n n采购单采购单n n会议通知单会议通知单n n问卷调查问卷调查n n下属工作报告下属工作报告n n回复信回复信n n行政新规定行政新规定n n客户搬迁通知客户搬迁通知n n归入待办归入待办n n丢掉或替你做决定的人丢掉或替你做决定的人n n在日历上标明开会时间、地在日历上标明开会时间、地点，然后扔掉点，然后扔掉n n归入待办归入待办n n标明使用日期的待办标明使用日期的待办n n立刻打电话，联络相关人士立刻打电话，联络相关人士n n归档归档n n记下新电话和地址，传阅给记下新电话和地址，传阅给同事同事4748五、有效管理时间的方法491、工作计划表2、三思而后行4、会变通3、授权 改进方案50*方法一拟定计划51管理故事 一条建议215万美金52日期 日期 今天主要目标 今天主要目标次序 次序 事项 事项 所需时间 所需时间 什么时候处理 什么时候处理今天要务 今天要务执行事项清单（to do list)53计划内容n n确立目标确立目标 运用运用SMARTSMART标准设定标准设定 目标分解（香肠切片法）目标分解（香肠切片法）n n谋求达成目标的各种方法谋求达成目标的各种方法n n选定最佳方法选定最佳方法n n将方法转化为你的工作将方法转化为你的工作n n编排行事次序并执行编排行事次序并执行n n定期检讨可行性和适用性定期检讨可行性和适用性54请记住：要想把工作做好，在你离开办公室之前，计划第二天的工作！55本日工作达成目标1、2、3、4、5、为达成目标所需履行的工作优先次序 所需时间 是否完成每日工作计划表年月日5657方法二确定重点，工作排列次序5880/20原则（巴瑞多原则）：一组项目中80%的价值都通常集中在该组项目的20%上。59工作事务分类表（优先矩阵）紧急 不紧急重要危机急迫的问题有期限计划规划 预防改进 创新建立人际关系不重要不速之客某些电话某些会议繁琐的工作浪费时间之事有趣的活动60偏重第一类事物（紧急而且重要）（紧急而且重要）紧急 不紧急重要结果：压力大筋疲力尽危机管理永远在救火不重要 61偏重第二类事物（重要但不紧急）（重要但不紧急）紧急 不紧急重要结果：远见平衡纪律自制少有危机不重要 62偏重第三类事物（不重要但紧急）（不重要但紧急）紧急 不紧急重要不重要结果：短视近利轻视目标与计划缺乏自制力63偏重第四类事物（不重要且不紧急）（不重要且不紧急）紧急 不紧急重要不重要结果：全无责任感被解雇依赖他人64处事的4D原则n n 第一类事物做（DO）n n 第二类事物做下日记、计划（DIARY）n n 第三类事物授权（DELEGATE）n n 第四类事物不做（DONOT DO）65方法三充分信任的授权66有效授权六要点预期的成果应守的规范可用的资源责任的归属明确的奖惩成熟的程度67其它方法说“不”的艺术“5S”打电话的艺术细心68小总结-时间管理准则确定每天例行工作处理重要紧急工作工作确定完成期限发挥巅峰期授权他人三思而后行大脑图一次做一件工作追求高标准69六、喜之郎时间管理理念70喜之郎时间管理宗旨71小讨论公司时间管理宗旨对您有何意义？72时间管理最大收益73记忆强化74起点-确立目标和安排计划重点-制定事情的优先顺序关键-下定决心去实行目的-做事“快”且“好”时间管理75问题处理76课后作业 1、本次培训的要点和您的收益？2、试举二例阐述您所用到 过本次培训的知识和技能？注：请在半个月之内通过OUTLOOK或书面交由人力资源部张启明77勤奋、运气或灵活的手腕固然重要，却非关键惟有掌握重点才是成功的不二法门辨别事情的轻重缓急急所当急，充分授权是个人管理之钥！78谢 谢！79