XX医药连锁公司业务流程(配送中心部分)11689.pptx

目的：责权利清晰 人财物分明 过程：人人有事做 事事有规范博爱智谷医药连锁有限公司业务流程主讲人：刘思增主讲人：刘思增企业整体架构模式总部管理工作流程门店管理工作流程提 纲三级架构二层管理 银行存款现金进销存数据二级公司的进销存数据总部发票、对账单请货单商品物流总部二级管理中心门店1门店2门店3银行三级架构二层管理的含义企业整体架构模式总部管理工作流程门店管理工作流程提 纲首营供应商管理 首营商品管理 采购计划的管理采购订单的管理采购合同的管理采购收货的管理采购验收的管理采购入库的管理购进退出的管理配送开单管理仓库配货管理储运发货管理销售退回管理月末结账消息通知管理管理分析报表 收货 收货发票 发票应付帐款 应付帐款采购计划 采购计划供应商 供应商采购订单 采购订单核销 核销总账采购管理首营管理验收入库库存核算付款采购部人员各领导审批后，生成“合格供应商”与供应商索要相关证照，委托证明等与供应商业务洽谈：品种、价格、付款等如果此供应商是商家，采购部人员可以制作采购计划订单了。首营供应商管理工作流程部门经理审查材料交给质管部，质管部人员，登录微机的“首营供应商”如果此供应商是生产厂家，采购部人员还需要看品种是否做过“首营商品”才可以制作采购订单。进入采购计划流程首营供应商管理需要注意的问题 供应商证照资料审核：营业执照：经营范围、有效期限，字迹清楚，有供应商企业的原印章；药品经营许可证：经营范围、有效期限，字迹清楚，有供应商企业的原印章；GSP/GMP证书：有效期限，字迹清楚，有供应商企业的原印章；企业组织机构代码、税务登记证书：有效期限，字迹清楚，有供应商企业的原印章；质量保证协议：原件。业务员的法人委托书：原件，地区及有效期限符合规定。供应商的编码原则：电话区号（4位）+厂商标示（1位）+流水码（3位）注意区分“生产厂家、商业单位”注意：挂靠单位的企业，每个业务员需要一个“授权委托书”采购部人员各领导审批后，生成“合格商品”与供应商索要相关证照，委托证明等与供应商业务洽谈：品种、价格、付款等如果先从商家采购过，再从生产厂家采购时，此商品重新做“首营商品管理”。首营商品管理工作流程部门经理审查材料交给质管部，质管部人员，登录微机的“首营商品”可以下采购订单了首营商品管理工作注意的问题 首营品种证明性资料审核 生产证明性文件：产品的注册批件或换发批准文号后的文件，字迹清楚，有生产企业的原印章；药品质量标准：药品的质量标准，包括说明书，要求字迹清楚，有生产企业的原印章；GMP证书：适合该品种，有效期符合要求，字迹清楚，有生产企业的原印章；产品小包装实样：小盒、说明书、标签的实样；业务员的法人委托书：原件，地区及有效期限符合规定。需要选择确认类别、分析属性、剂型等属性 特殊品种的批准文号：按包装全部填写。如：白加黑采购员通知采购计划员，可以制作采购计划了新品种增加需求商品信息新增工作流程采购部经理审批质量管理部根据业务提供的信息，编码、归类等登录微机，形成标准商品信息不同意，再讨论采购部索取的所有原始资料商品信息增加需要注意的问题 所有商品信息由质量管理部负责录入 商品编码根据“商品编码规则”定义执行，货号根据大类码，自动生成 非首营的新增商品，业务部人员通知质量管理部人员增加，等商品实物到达配送中心后，质管部人员负责补齐相关管理资料 新增商品信息时，需要把“生产日期要求、效期要求”填写完整，为验收提供标准 管理信息根据需求选择录入。采购计划员通知采购员，计划完成，可采购了审核生成采购订单月末根据配送中心出库量的均量，参考库存数量，生成下月采购计划粗表根据门店需求，新品计划等，手工录入采购计划采购计划生成工作流程（一）排查订单在途情况，判断是否该采购判断确认采购数量，微机自动搜索最佳采购单位，最后进价、最低进价，为采购员提供参考不用采购，删除月末大采购计划流程采购计划员通知采购员，计划完成，可采购了审核生成采购订单月中根据库存下限，门店请货计划的不满足量,供应商订单不满足量，参考库存数量，生成月中采购计划粗表根据门店需求，新品计划等，手工录入采购计划采购计划生成工作流程（二）排查订单在途情况，判断是否该采购判断确认采购数量，微机自动搜索最佳采购单位，最后进价、最低进价，为采购员提供参考不用采购，删除月中补丁采购计划流程采购计划生成需要注意的问题（一）采购计划与订单分离：主计划员月末根据出库量均量生成下月的采购大计划，参考订单在途情况后，确定采购计划后，分发给各采购员，各采购员沟通供应商，生成采购订单。如果企业存在多个计划员，月末大计划生成时，每个计划员生成各自负责的大类的品种。月中“根据低于库存下限的品种生成、根据门店请货不满足量的品种生成、根据供应商订单未到货的品种生成”生成时，由专门1个人负责采购计划生成需要注意的问题（二）配送中心的采购计划主要分大计划和补丁计划。大计划是每月大的采购计划。大计划的主要生成方式：销售出库均量的周期总量。采购部根据每月销售出库均量，按采购周期，生成每月的对外采购计划粗表。进货计划人员审核此表，参考库存情况，确定实际进货计划。补丁计划的主要生成方式：门店请货单的不满足量；临时低于库存下限的品种。采购数量确认好后，需要让微机自动搜索出最佳采购单位、默认参考价格，为方便采购员采购。注意：订单在途情况，避免计划做重 注意挂靠单位的供应商，发票时哪个单位的，就要按哪个单位做计划、订单、验收、入库，否则GSP不可能通过，财务付款也无法进行，只能红冲重做，将给企业带来很大的工作量。采购员与供应商沟通分析合同协议的执行情况签订全年的大协议，确定写协议条件采购合同的工作流程执行采购过程登录微机，形成协议合同登记首营供应商首营商品管理执行采购过程采购合同制作需要注意的问题 与供应商的大合同签订，采购部门经理、分管总经理需要逐个审批，分析利弊。每年的11月前后，需要逐个供应商审查合同执行结果，分析距离，采取措施。合同质量条款责任“方章”方式责任界定。界定将来出现问题的责任 原则上不要现款合同，现款合同必须考虑资金运营成本至少5%以上。部分合同可以考虑“厂家直送门店”，总部统一结算的方式，减少物流费用，加快物流成本。计划员制作采购计划采购价格合适，与供应商确认采购订单网络通知采购人员,计划制作完成，可以按计划采购了如果沟通不到比上次采购价格更低的商品，此品种交给部门经理处理，由部门经理确认高价格的订单采购订单的工作流程采购员根据参考单位沟通审核采购订单，表示订单制作完成，作为仓库收货依据价格等不合适，重新选择供应商可以参考以前进货采购订单制作需要注意的问题 每个采购员根据自己负责的供应商区域，过滤分配给自己的采购计划，沟通供应商 如果系统提供的供应商采购不到比参考采购价更低的，可以参考以前的采购入库单，选择其他的供应商 如果都沟通完毕后，仍然不能找到需要的价格、品种，交给部门经理处理 采购业务员不能保存“本次进货价格比上次入库价格高”的品种的订单，只有部门经理才可以。采购订单制作时，注意特殊要求，应该及时通知供应商，例如：要近3个月内生产的品种，有效期要有365天以上效期等。避免供应商送过来的商品不符合公司的规定。订单的有效期，供货周期一定要通知供应商，避免出现供货周期过长的情况出现。建议确定每个合格供应商时，给每个供应商一份企业采购管理要求事项名细表：包含订单供货满足率、供货时间、生产日期及效期要求等。供应商送来商品有疑问，不能留下拒收收货员（验收员）在微机上的验收单处，引入此供应商的采购订单，打印带空项的“收货通知单”（一式1联）验收员把实际验收信息登录微机，核对供应商的供货价格，如果低于订单价格直接修改，高于不能录入，请示采购人员，如果可以需要重新下订单。生产日期、效期不符规定，请示采购仓库验收工作流程核对供应商送货单据的笔数、金额，核对无误后，记账在“收货通知单”上填写“到货数量、批号、效期”，形成原始验收信息登录微机拒收记录，记载拒收原因有问题微机自动生成验收记录无误后，记账进入入库流程根据订单打印：验收通知单不管供应商送货否仓库收货验收需要注意的问题（一）一式1联的“验收通知单”，验收员按日期装订留存。已经实行文号管理的品种，按成药方式处理，其他中药饮片的“批号”位置填写“生产日期”，默认效期按生产日期后推5年，但如：薄荷等特殊品种按3年处理 一般药品、保健品等都建议填写“生产日期要求、有效期要求”，其他可以不填 验收时，如果默认的“大包装量、中包装量”没有携带，验收人员需要补齐。如果商品上的“有效期”是“到月”的，微机系统的“有效期”填写到每月的1号，目的提高提醒效率。如果是进口药品，需要把“口岸检疫所、口岸检疫报告书号”填写。其它验收细则请参考质量管理中的验收管理细则。注意：接货过程中应该注意的问题。如果来货单位的“随货通行”联的单价与合同或者与“验收通知单”的价格不符、数量不符等情况，应该制定相应政策，例如：来货价格比合同价格低，可以接货、对方回执联可以签字，来货价格比合同价格高，不可以接货、拒收；来货数量比合同数量少，可以接货、对方回执联可以签字，来货数量比合同数量多，不可以接货、拒收超出部分等。采购订单制作时，注意特殊要求，应该及时通知供应商，例如：要近3个月内生产的品种，有效期要有365天以上效期等。避免供应商送过来的商品不符合公司的规定。如果来货验收时存在质量问题，不同问题的处理办法分拆讲解：例如：邮寄航空现款的采购，供应商开单、发票数量为100，发货数量是100，到货后，验收时合格品为98，2个为不合格品（如：破碎等）一般处理过程：制作一个数量为98的合格品验收单，制作一个数量为2的不合格品验收单。录入微机时分开录入，合格品进入正常商品库存，不合格品进入待处理商品库存中（因为有可能厂家换货，也可能从货款中扣除。），两个验收单合计数量与供应商的发票数量、金额细相符。关于破损的处理流程：责任人、处理时间 非上述情况才可以直接拒收仓库收货验收需要注意的问题（二）验收人员制作完验收单引入验收单，生成入库单仓库根据“入库单”，把商品放到仓库的相应货位上。如果是新商品，确定货位信息，录入微机。业务入库工作流程打印“入库单”（一式3份）（供应商、财务、仓库）财务部根据入库信息生成往来帐采购订单未到货的部分，采购部及时重新制作采购订单业务入库需要注意的问题（一）一式3联的“入库单”，一联保管员留存、给财务部一联、给供应商一联 入库单是验收员与保管员之间商品交接的凭据。保管员签字后，单据在拆分，分发。制作入库单时，付款方式全部选择“赊购”，由业务部的内勤人员管理发票与付款。当天验收商品，当天打印入库单据，不要拖到第2天 远程仓库的入库单据，第二天把前一天的单据传到总部财务，原始单据传递建立单据传递簿。如果供应商不要回执的单位，单独分开传到总部业务部，以备结算用 供应商送来的检验报告、口岸报告等由仓库验收人员保管，以便查询。保管员新商品上架时，需要及时更新微机系统上的“货位”信息。制订一个关于工作时间的界定标准配送中心退货工作流程滞销分析、厂家要求、质量问题等业务制作入库退回单供应商取货沟通供应商，协调退换货内容分析确定退货品种数量保管员商品清货、打包，放到退货区。重新沟通供应商，确保零风险应付出负审查供应商应付帐款打印入库退回单（一式3份）业务部通知供应商来取货财务部处理应付帐款配送中心退货需要注意的问题 采购退回入库单，原则上由业务部人制作，单据在总部制作完毕后不打印，审核后，通知仓库，。仓库的验收员打印入库退回单，一式3联，一联仓库、财务部一联、供应商一联 滞销分析是每月例会的必须讨论内容，原则上在库3个月以上，月销存比例低于30%的品种都是滞销范畴 入库退回单制作完毕后，需要核查应付帐款。避免出现应付帐款的负数。注意：对挂靠单位的供应商，要仔细查清是否还有挂帐。采购发票与采购付款管理提 纲采购发票的管理流程采购付款的管理应付帐款的管理 采购发票的管理流程供应商把发票送到业务部财务部人员在微机上把发票记账，生成财务凭证采购员微机反审核，重新沟通供应商发票与入库单完全核对准确后，微机保存，审核但不记账。如果有差额，查询后制作差价入库单发票+入库单传财务部业务部的内勤人员接收供应商的发票，核销微机内的入库单财务部人员在网上或者到税务局验证发票没通过通过采购发票管理需要注意的问题 如果供应商送来的发票不是一般纳税人的发票，需要做差价入库单调整税额 注意差1分钱问题：如果价税合计相差，业务需要做差价入库单，因为可能是小数位数造成的问题；如果价税相同，但金额、税额不同的情况，财务调整。如果供应商送来的发票是6%、4%的增值税票，需要业务制作差价单调整。差价入库单由业务部自己打印，不需要传仓库 厂家核销发票时，按单个品种挑选；商家按流水号核销 原则上要求供应上一次到货，不得分多次来发票，但多次来货可以一次来发票，方便对帐。商业单位采购付款的管理流程微机核销发票制作付款单（审核、不记账）,按汇总方式打印“付款申请单”采购员根据与供应商的协议，按帐期付款供应商业务员与业务部的采购员沟通没通过符合条件重新返回财务部办理付款手续采购员、部门经理、分管总经理审批“付款申请单”通过业务内勤人员，把已确认可以付款的付款单记账没通过重新返回配送中心人员审核付款申请单检查总应付帐款品种单位采购付款的管理流程财务部办理付款手续采购员根据每个品种的最后供应商，在集团查询中，查询每个品种的销售与库存情况供应商业务员与业务部的采购员沟通没通过符合条件采购员、部门经理、分管总经理审批“付款申请单”重新返回通过业务内勤人员，把已确认可以付款的付款单记账微机核销发票制作付款单（审核、不记账）,按单品方式打印“付款申请单”配送中心人员审核付款申请单检查每个品种及总应付帐款没通过重新返回采购付款管理需要注意的问题(一)如果供应商送来的发票不是一般纳税人的发票，需要做差价入库单调整税额 注意差1分钱问题，需要做差价入库单 差价入库单由业务部自己打印，不需要传仓库 厂家核销发票时，按单个品种挑选；商家按流水号核销 原则上要求供应上一次到货，不得分多次来发票，但多次来货可以一次来发票，方便对帐。采购付款管理需要注意的问题（二）每月的10号、25号付款，在此日期前让供应商到业务部，业务部内勤核销发票。各环节批复后，财务3日内付出款，汇票费用可以由采购员先垫付。供应商1周内都可以来取钱。如果是汇票，当月如果超期作废，供应商3月内不可以付款。如果供应商送来的发票不是一般纳税人的发票，需要做差价入库单调整税额 上一个环节没有签字时，下一个环节不可以签字。企业整体架构模式门店管理工作流程总部管理工作流程提 纲配送中心开单管理仓库配货管理储运发货管理销售退回管理月末结账内部消息通知管理连锁集团内消息通知反馈管理总部基本信息传输管理管理分析报表 开单打印配货 开单打印配货处理请货单 处理请货单发货 发货门店 门店发票 发票缴款总账库存核算运输 运输请货计划配送工作节点流程销售报价 销售报价销售开单 销售开单销售订单 销售订单发货 发货客户 客户首营客户管理发票 发票应收帐款 应收帐款核销 核销付款总账库存核算运输 运输要货计划批发销售工作节点流程批发销售开单工作流程按相应的价格（成本价、参考价）开单客户或门店的要货计划审核后，仓库人员打印单据采购员及时采购或者通知客，不能满足进入保管员配货装箱流程数量不满足，但有货，沟通客户是否需要单据按大类分开，按货位顺序排列（一式4份）认可修改要货计划不认可批发销售开单需要注意的问题 批发销售开单主要针对销售客户，或者没有联网的门店，批发客户开单时的价格按业务员的销售价格为准。没有联网的门店开单价格，按成本价执行 配送销售单一式4联，一联仓库留存、运输员拿着一式3联同时到门店送货，门店留存一联，一联拿回交给财务，一联给地区管理中心（门店具体验收流程参考配送单据流转过程）销售客户，开单时不能满足的品种，跟客户沟通后决定是否从供应商处采购 自己门店开单不能满足的品种，根据配货周期状况，决定是否从供应商处采购 单据打印时按“大类+税率”的方式分开单据，按“货位”的顺序排列单据配送中心请货单处理工作流程客户或门店的要货计划生成后，仓库人员打印单据采购员根据请货不满足品种及时采购进入保管员配货装箱流程数量不满足，但有货，按先后或比例分摊单据按大类分开，按货位顺序排列（一式4份）按区域审核，按成本价生成门店配送单配送中心请货单处理需要注意的问题 关于门店请货时间的界定 配送自动开单主要针对联网门店，开单价格，按成本价执行。生成配送单时，按区域的顺序生成，而不是请货顺序，这样可以方便车辆安排。自动执行批次，原则上按近效期先出的原则开单。配送单一式4联，一联仓库留存、运输员拿着一式3联同时到门店送货，门店留存一联，一联拿回交给财务，一联月底前由门店给地区管理中心。单据打印时，同时打印出单个门店的“配送汇总单”，用于总核对 门店请货不能满足的品种，根据配货周期状况，决定是否从供应商处采购，可以自动生成“补丁采购计划”单据打印时按“大类+税率”的方式分开单据，按“货位”的顺序排列单据新开门店铺货处理工作流程区域经理+门店经理根据大中小门店，确定参考铺货数量调整品种、数量进入保管员配货装箱流程审核生成门店配送单根据规模引入铺货品种数量新开门店铺货需要注意的问题 新开门店铺货前，需要与区域管理中心的计划员沟通，协助把管“初次铺货数量”。门店经理、区域计划员双方签字后,铺货表格传至配送中心，整体铺货开单。临时补货，可以通过“请货单”执行 如果3个月内商品卖不完，及时与区域中心联系，先内部调整，调整不了，请求退货新商品铺货处理工作流程每个门店分配铺货数量进入保管员配货装箱流程审核生成门店配送单首营管理工作完毕，微机内基础信息完善确认需要统一铺货的商品新商品铺货需要注意的问题 业务部新品铺货前，需要与供应商沟通：如果3个月内商品卖不完，需要让供应商把商品从门店自己按成本价买走，门店清理完毕后，可以付款。目的：尽量减少物流费用保管员配货工作流程按大类把单据分拆，不同保管员配各自的商品仓库打印的配送单保管员把商品取到配货车后，把商品送到“复核区”用剩下的3联合一的单据复核，边复核边装箱，并在单据上签字如果库存数量有出入，及时同时配送冲补单据单据跟随（一式3份）封箱，箱上标记门店，把打包商品送到“发货区”单据拆分，留下一联配货用保管员配货需要注意的问题 配送中心单据开出后，及时通知仓库，仓库保管员打印单据，一式4联，一联仓库留存、运输员拿着一式3联同时到门店送货，门店留存一联，一联拿回交给财务，一联给地区管理中心 单据打印时按“大类+税率”的方式分开单据，按“货位”的顺序排列单据 配货时按送货路线的优先级确定配货顺序。发货员与复核员必须是2个人，复核员负责装箱 装箱完毕后，把商品送到指定的发货区，等待运输车辆运输。单据移交时，需要有交接手续（单据传递交接簿）装车运输工作流程从仓库配车员手中交接单据与商品通知门店大约什么时间收货送达门店，门店验收，确定行走路线，装车时，按送货到达“倒序”门店装车无错误核对数量、批号制作差异调整单（一式2联）有问题接受“门店退货捎回”等其他指令信誉验收门店，回头收取签字回执，非信誉验收门店现场签字根据退回申请单，把门店退回商品，带回总部问题商品带回配送中心，及时处理差异调整单作为门店核查问题依据信誉验收门店自己验收非信誉门店现场验收一联门店留存、一联拿回、一联月末前由门店传递到区域中心装车运输需要注意的问题 加盟店的门店送货验收原则上采用“现场验收”方式“信誉验收”的门店先送，放下单据及货物，直接送下一家，原路返回的方式收回签字后的送货单。送货员根据“门店退回申请单”，捎回门店退回商品。送货员捎回，可以循环使用的“包装箱”门店复核验收时，如果出现差异，直接在“配送汇总单”的表格内填写差异，双方签字，门店留存备案，送货员拿回总部处理见单不见货的单据传递流程注意问题 配送调拨单负数；供应商直送门店自动生成的调拨单；店店调货自动生成的调出门店的调拨单负数；店店调货自动生成的调入门店的调拨单；配送调拨单负数核对“总部打印的门店退货申请确认单”；供应商直送门店自动生成的调拨单核对“供应商的随货通行”；店店调货自动生成的调出门店的调拨单负数核对“调出门店打印的门店调货单”；店店调货自动生成的调入门店的调拨单核对“调出门店打印的门店调货单”；配送退回工作流程销售退回单传递到门店送货员商品捎回把商品交给仓库验收员打印门店退回验收单根据实际情况验收，验收结果填写到退回验收单上把验收结果登录到微机的“退回验收单”引入“退回验收单”，生成“销售退回单”门店核对送货员拿走的商品。确认微机的销售退回单生成门店入库退回单门店根据审批的单据，打包退回商品，准备让送货员捎回配送人员修改可退数量，注明原因可退业务人员审核退回申请单，确定可退数量审核通过不可退审核过的退回申请单传到门店门店退回申请单总部要求门店退货流程门店输入退货申请单，摘要写“总部要求”总部审核后的申请单生成门店入库退回单中心送货员把退货商品带到总部总部审核退货申请确定实际退货数量总部根据退回申请单，进行退回验收门店根据总部审批的数量打包退货总部生成销售退回单门店确认总部的销售退回单，总部要求退货明细门店接收总部通知柜组检查退回品种店长决定退回品种数量门店间调货总部工作流程单据传到总部调出门店填写门店间调货申请单总部审核店店调货申请单自动生成调出门店的销售退回验收单、销售退回单；调入门店的销售单销售退回单传递到调出门店门店核对店店调货单确认微机的销售退回单生成门店入库退回单销售单传递到调入门店门店核对店店调货单确认微机的销售单生成门店入库单总部生成供应商入库单、应付帐款、门店配货单供应商把商品送到门店门店根据收货情况录入微机形成“直调入库单”可直送门店下载可直送的品种与供应商门店直调入库单传输到总部直送门店供应商、品种审批表总部领导审批 首营供应商资料、商品资料传到总部，总部增加基础资料同意后具体实施门店可以销售供应厂商直送门店总部结算流程门店配货单传递到门店门店核对供应商直送单确认微机的配送单不生成门店入库单进入总部正常结算流程供应厂商直送门店需要注意的问题（一）总纲 为满足各地区业务发展的需要，提高公司的综合竞争力，对各地急需的品种，在确保商品质量、保证不积压、不失效的情况下，由总部协助区域经历考察当地1-2家商业公司直接供货。首营供应商、首营品种、初次经营品种，由总部质量部统一管理 结算由总部业务部统一结算，供应商发票直接开到总部。门店直接入库，可以直接销售，单据传输到总部 总部“逆向流程”生成的直调配送单，门店部在接收；供应商入库单，增加应付帐款 门店只能同意的品种才可以厂家直送供应厂商直送门店需要注意的问题（二）地区差异化品种可以供应商直送，主要包括：当地媒体支持的品种，区域销售终端跟进的品种，地区临床用的品种，厂家上促销的品种。总部有，但区域价格低的品种，可以上报总部，实行区域采购，每次采购量以1月量为限。非药品（包括日化、妆、械、食品、食健等），如果总部部存在的商品，或者低于总部的品种，在保证质量的前提下，可以采用供应商直送模式。关于直送品种的“付款方式”，由总部业务部确认，付款后的滞销责任由门店经理+计划员共同承担 付款单执行时，需要由区域计划员、区域经理签字后，传递到总部 直送商品不允许退货到总部。质量责任由门店经理+计划员共同承担 注意：供应商发票的“户头”必须是“河南xx连锁股份有限公司”增加赠品帐套库存供应商赠品送达仓库打印赠品入库单（一式2份）保管员一份、供应商一份根据供应商单据录入微机，形成微机赠品入库单采购员沟通供应商，确定赠品品种、数量赠品入库管理流程采购员通知管理人员在商品信息上增加“有赠品标志”，填写“赠品内容摘要”为销售开单时能自动生成“赠品配送提醒单”做准备减少赠品帐套库存仓库保管员把实际赠品配货数量登记到“赠品帐套”内商品信息标记“有赠品标志”，填写“赠品内容摘要”赠品配送提醒单：配货数量、赠品数量（空）、赠品摘要等（一式3份）配送开单时如果遇到“有赠品”的品种，自动生成“赠品配送提醒单”仓库保管员根据“赠品配送提醒单”上的数量，判断赠品数量，手工填写到单据上赠品配送管理流程赠品与单据送达门店，门店验收核对数量、批号信誉验收门店，回头收取签字回执，非信誉验收门店现场签字信誉验收门店自己验收非信誉门店现场验收赠品管理需要注意的问题 赠品单独一个帐套管理“进销存”在正常商品物流帐上，只根据“有赠品”标志的品种，自动生成“赠品配送提醒单”建议供应商送赠品也要有单据，可以是“0”单价 入库时，赠品送到仓库，由仓库保管员负责入库。赠品入库单要传一联单据到业务部，业务部人员审核赠品情况。出库时，保管员根据“赠品配送提醒单”，人为确定赠品出库的数量，并手工填写到此单据上。保管员根据“赠品配送提醒单”上的赠品出库数量，在“赠品帐套”内录入出库单，减库存。销售发票与销售回款管理提 纲销售发票的管理流程销售回款的管理应收帐款的管理 盘点与损益处理管理提 纲盘点管理工作损益处理工作流程 盘点工作流程配送中心人员打印仓库盘点表按批次核查每个品种的批次、效期、数量确定盘点时间，处理入库、配送、等单据，单据上帐财务部审核在微机上制作损益调整单通过部门经理按区域分配给保管员差异标注到盘点表上打印损益类单据（一式2份）盘点表携带批号效期，总分数量盘点差异处理流程根据盘点表计算损益数量财务部网上审核单据、或者手工在损益单上签字为保险起见此类品种需要核查单据、其它原因保管员录入实际损益录入微机，形成损益类单据单据记账，调整微机库存数量损益类单据一联财务作帐，一联仓库留存打印损益类单据盘点工作需要注意的问题 每月最后一天，处理完所有本月业务，本月单据全部上帐，否则容易出现“时间差”引起的“帐货不符”盘点前半天内，不处理任何微机数据 盘点需认真负责，有数量、批号等差错应在盘点表上清楚标明，如有丢失立即赔偿，不可过夜。当天向总部财务报盘点损益表，要求财务当天审核完毕，避免阻挡月末结账进程。损益类单据必须上传财务。月末盘点表一式2份，一份实物盘点用，一份给财会备案。低值易耗品的盘点也要在月末进行，视同“商品”管理，单独帐套价格管理与分析提 纲新品种销价定价管理价格体系反馈流程总部统一调价管理门店自主调价管理价签管理 新品种销价定价工作流程根据品种性质，确定适用的“差价率”确定零售价业务部引进新品种通知质管的物价员登录零售价格、国家牌价、会员价等信息连锁价格管理基本体系 整个连锁内部实行的是“进价核算”门店价格管理权限原则上交给门店自己，但是价格变动信息需要抄送“区域管理中心”门店自己调价时，原则上售价不可以低于成本价，不可以高于国家牌价 总部实行统一售价的品种，不可以随意调价价格反馈体系 价格反馈体系是保证连锁公司售价在市场上能否有竞争力的重要手段 价格反馈任务主要由门店执行因为门店有自行调价权 价格反馈时，主要参考：同行价格、医院价格、诊所价格等 总部采购员如果知道厂家的变价信息需要及时通知各个门店，制定价格策略。总部统一调价工作流程通过网络下发到各门店如果需要，修改、审核、调价总部物价员根据市场情况、国家政策各门店参考审核，根据总部调价信息，决定是否本店需要调价微机调价单记账需要打印价签，更换原价签微机调价单传数到区域管理中心微机制作调价单门店自主调价管理流程 门店参考同行价格、医院价格、诊所价格等，确定新售价 门店自己调价时，原则上售价不可以低于成本价，不可以高于国家牌价 总部实行统一售价的品种，不可以随意调价 微机制作调价单，打印“价签”,更换价签 门店调价建议在门店关业后统一进行。调价单信息传递到区域管理中心价格管理 地区应统一制定批量价、零售价、拆零价。店中如遇批发客户买货数量特别大的情况可做价格变动。总部指令性价格、限定价格不允许门店有任何形式改动。价签管理 价签上需要包含：零售价、会员价 价签上必须加盖“物价员”印章。货品销售断货后，原价签必须从柜台撤除。价签由门店微机员统一管理。柜组没货时把价签交回门店微机员处。门店与总部信息沟通管理提 纲总部信息分发门店信息反馈流程门店新品种采购需求管理配送中心中药饮片管理提 纲中药饮片的分装管理中药饮片的其他管理中药饮片的分装管理 分装前的商品与分装后的商品必须是2个商品编码 中药饮片分装前，需要在微机上制作“仓库调拨单”，表示把商品从总仓拿到了分装车间 中药饮片分装完毕后，需要在微机上制作“商品组合单”，考虑人工、成本、损耗等问题 小包装内需要添加“标签”，标注分装日期 管理部门月末核算“分装成本”与采购成本之间的差异，如果不成正比，以后采购杜绝此品种的大包装采购中药饮片的其他管理 中药饮片的“基本单位”按“门店划价”的最小单位执行，价格体系也按此执行。中药饮片的采购单位，不要经常更换，否则商品编码工作量加大，同时也增加了门店的请货、划价难度。现金流管理整体流程提 纲门店收款后的存款管理区域中心的对帐管理集团总部的银行对帐管理现金流管理的整体框架 xx连锁连锁股份有限公司启用的“3级架构、2级管理”的模式，所以门店每天的销售收入直接汇总到“区域管理中心”，再由“区域管理中心”统一划转到集团总部。每个区域中心指定一个银行，门店存款后自动划转到统一帐户。门店收款后的存款工作流程微机员核对“帐款”存款时按“半天”情况填写“银行进帐单”收款员收款、日结等存款员按“半天”分开录入“存款金额”收款员微机制作收款清单门店存款需要注意的问题 门店每天下午2点收款员交接班 收款员接班后，收款晚班结束后，执行日结，表示一天的工作完成，每个收款员微机打印“收款清单”，后台微机员打印“日结收款清单”，核对各收款员的“清单、现金”，准确无误后，锁进保险柜。收款员第二天上班收款，下午2点时，每个收款员微机打印当天上午的“收款清单”，后台微机员核对微机，核对各收款员的“清单、现金”，准确无误后，由专人把“现金”存入指定银行。存款前，在微机上填写“存款金额明细”填写“银行存款单”时，需要分“2个日期”填写，每个日期的“数额”与每个半天的“现金”一致。方便“区域中心”的“银行对帐、收款对帐”。区域管理中心银行对帐的工作流程微机自动对帐”制作“余额调节表”电子版银行对帐单物流系统形成的各门店存款金额明细导入到财务软件系统区域管理中心银行对帐需要注意的问题 月底从银行拿到“电子版银行对帐单”，如果拿不到电子版的，手工录入微机。门店通过“物流系统”，把每天的门店“存款金额明细”传到区域管理中心。形成“银行与企业对帐”的“我方明细”。“我方明细”导入到财务软件的“银行对帐系统”中，自动对帐。核查后，有差异查明原因，制作未达帐项的“余额调节表”区域管理中心核对“每个门店的现金收入+医保收入等”，与微机上的每个门店的日结数据是否相符。配送中心业务财务接口管理提 纲采购管理财务接口配送管理财务接口月末结账财务接口配送中心月末结账管理提 纲配送中心月末业务结账前需要做的准备工作配送中心月末财务结账前需要做的准备工作配送中心月末业务结账前需要做的准备工作 业务结账暂定于每月的月末最后1天，由专门人员负责执行 业务结账前，本月的所有业务必须处理完毕，单据全部上帐。月末盘点建议在每月的25日左右进行，损益可以进入本月 业务结账前，需要提前通知各操作人员退出操作，或者由信息中心人员强制断开。会员管理提 纲会员的新增流程会员价格的管理会员分析会员管理的工作流程顾客持卡消费，微机单据记录会员信息门店每天从区域中心下载会员信息门店根据细则发放会员卡给顾客区域中心负责会员的所有分析下载时按总部的“总消费金额”更新本地消费金额本地微机可以看到区域内所有消费的汇总积分每天会员消费明细传输到区域中心会员的门店消费自动汇总到一起，形成总消费、积分会员管理需要注意的问题 会员由门店增加，会员信息需要登记的内容参考会员管理细则 会员只在同城内门店可以“通用”，异城不可以使用 门店会员的消费信息每天随进销存数据传输到“区域管理中心”门店微机员每天下载“区域管理中心”的会员信息 会员价格及会员分析由区域管理中心人员负责 会员返赠支付由总部统一制定政策，各区域中心分区域进行 会员的返赠支付需要到“会员申办地”办理会员管理分析一般涉及的方面 会员的时间区间内的消费明细 每个会员的时间区间内的按品种汇总的消费明细 每个会员的时间区间内的消费总金额、积分总额 每个会员的时间区间内的按商品大类汇总的消费明细 每个会员的时间区间内的按商品的属性（功能主治）汇总的消费明细 每个会员的时间区间内的返还明细。特殊会员的信息提醒表：例如差多少可以领什么。数据传输管理提 纲总部商品信息的下发门店数据的上传区域中心的数据上传总部基础信息下发需要注意的问题 商品信息上传 门店可以整体下载，更新每个门店的相关信息。商品信息中保存“建档时间、修改时间”，既可以满足商品信息的增量传输，也可以输出每月的新增品种个数。总部库存信息的上传，用于门店可以看到总部的可销库存、批次库存 总部调价信息的上传，各门店下载，用于统一调价 总部的配送信息上传，各门店下载，用于各门店入库核对 门店增加会员信息时别忘记填写“建档时间”，以便将来的增量传输。增量传输时间以30天为准门店数据上传需要注意的问题 总部所在区域门店的“进销调存及调价”信息，直接传输到总部 其它地市所在区域门店的“进销调存及调价”信息，传输到各区域管理中心 门店每天日结后，由微机员负责把规定数据传输到相应位置，当天工作当天完成，不得过夜。区域中心的数据上传需要注意的问题 区域中心的数据包含其管辖区域的“入库、销售、库存、损益”数据 区域中心数据上传时，需要检查前一天辖区内所有门店的进销调存及调价等数据是否已经传到本区域中心，如果有一个门店没有传来，就不能向总部传数据，因为传数时，上传的是“汇总数据”总部采购考核分析提 纲计划的订单采购率-分析每个采购员负责的商品的采购计划是否完成采购订单的供应商供货率-分析每个供应商的采购订单是否完成月内采购价格低于上次采购价格的品种个数及金额分析采购员业绩月内采购价格高于上次采购价格的品种个数及金额分析采购员能力订单的供应商供货率-分析每个供应商的采购订单是否完成供应商的供货周期分析每个供应商上有“最长送货时间”，用于考核供应商的送货周期当月内新增品种的个数月内门店请货计划的满足率（按个数计算）考核配送的库存结构 总部管理分析提 纲商品级进、销、调、存、成本、毛利等汇总分析商品类别级进、销、调、存、成本、毛利等汇总分析商品属性级进、销、调、存、成本、毛利等汇总分析滞销商品分析与管理库龄、金额、责任人等近效期商品分析与管理库龄、金额、责任人等各种排序分析、贡献率分析等库存结构分析与管理按类分析库存品种个数及金额 滞销商品分析与管理流程打印销存比例小，3月以前进的货品种（滞销）无疑问的不处理采购部及配送部审核微机员每月定期数据分析确定需要退货的品种进入“购进退出”流程滞销商品处理流程需要注意的问题滞销与否主要考虑“销存比例”，3个月没卖的必须处理，“销售小、库存大”的审查处理 微机员每月打印门店库存大或滞销品种目录，交与业务部，会同其他部门讨论 业务部确定退货计划低值易耗品的微机化管理提 纲低值易耗品管理总纲低值易耗品的采购入库管理低值易耗品的配送出库管理低值易耗品的月末财务处理低值易耗品的其他管理低值易耗品管理总纲 以降低采购成本为主要目的“统一采购”方式，如果各地自采的价格低于总部的采购价格，可以自采，但需要提前申请 办公室人员制定各门店“低值易耗品领用方法及额度限制”文件，提出具体可行的奖惩办法 建议各门店自己建立自己的“低值易耗品领用帐簿”，“固定资产备查帐簿”，便于管理与查询 低值易耗品的分类原则上按“开业用品、日常用品”大类分，分类出那些可以自采，那些不可以自采，通知各区域中心。低值易耗品的采购入库流程入库单一式3份一联留存、一联财务、一联供应商（办公室）保管员根据入库单把低值易耗品入库领导审批，同意后，办公室人员采购办公室微机员根据采购单据，录入入库单审核入库单，仓库保管员只可以查看、打印、记账入库单办公室提出采购申请低值易耗品的采购入库需要注意的问题 办公室人员制作采购计划，领导审批 领导审批通过后才可以采购 低值易耗品采购后，直接送到仓库。办公室人员微机上制