办公自动化系统应用12239.pptx

办公自动化系统应用主编：赵天希办公自动化系统应用第一章 第一章 办公自动化基础知识 第二节 办公事务管理 第一节 电子政务概述 第三节 办公自动化发展史 第四节 办公自动化系统办公自动化系统应用第一章 办公自动化基础知识第一节 电子政务概述 一、电子政务的定义 二、电子政务的工作形式 三、政务内外网的工作模式一、电子政务的定义 电子政务(E-Government Affairs)，是指国家机关在政务活动中全面应用现代信息技术进行管理和办公以及为社会公众提供服务。具体来讲就是政府机构应用现代信息和通信技术，将管理和服务通过网络技术进行集成，在互联网上实现政府组织结构和工作流程的优化重组，超越时间和空间及部门之间的分隔限制，向社会提供优质和全方位的、规范而透明的、符合国际水准的管理和服务。办公自动化系统应用第一章 办公自动化基础知识二、电子政务的工作形式 电子政务的工作形式基本上可分为以下四种：发布政务信息，实现政务公开 1 政府办公自动化，优化业务流程 2 办公自动化(Office Automation，OA)是指借助于信息技术手段，将部分办公业务转交给各种设备处理，由设备和人员共同完成办公业务。办公自动化是建设电子政务的前提和基础。办公自动化促使政府部门梳理和重整其业务流程，实现信息技术与政府职能转变的有机结合。办公自动化系统应用第一章 办公自动化基础知识二、电子政务的工作形式 在线政务处理，实现双相互动 3 在线政务处理是指政府与公众在网上完成特定事物的处理，其核心部分是政府与公众之间的双向信息互动。在线政务处理对政府业务流程的规范性和政府各部门的数据共享与协同要求很高，是电子政务建设进入成熟阶段的重要标志。办公自动化系统应用第一章 办公自动化基础知识 电子政务的工作形式基本上可分为以下四种：发布政务信息，实现政务公开 1 政府办公自动化，优化业务流程 2二、电子政务的工作形式 内部信息交流，信息资源共享 4 政府内部信息交流是日常政务活动的重要内容，主要包括政府部门内部的资源共享和政府部门之间的交流。办公自动化系统应用第一章 办公自动化基础知识 在线政务处理，实现双向互动 3 电子政务的工作形式基本上可分为以下四种：发布政务信息，实现政务公开 1 政府办公自动化，优化业务流程 2三、政务内外网的工作模式电子政务网络的构成 政务内网 政务外网 政务内网与政务外网之间物理隔离，政务外网和互联网之间逻辑间隔。办公自动化系统应用第一章 办公自动化基础知识三、政务内外网的工作模式 1.政务外网工作模式 政务外网是指政府通过网络运行不涉及国家机密的行政监督和公共服务所需要的专业性政务业务网。政务外网的主要服务对象是企业和社会公众。办公自动化系统应用第一章 办公自动化基础知识三、政务内外网的工作模式 1.政务外网工作模式 政务外网是指政府通过网络运行不涉及国家机密的行政监督和公共服务所需要的专业性政务业务网。办公自动化系统应用第一章 办公自动化基础知识政务外网的主要工作模式网上信息发布 网上信息单向流动 网上信息双向流动 在线事物处理 三、政务内外网的工作模式 2.政务内网工作模式 政务内网是指一定级别以上政务部门的办公网，其主要服务对象是政府内部的工作人员。办公自动化系统应用第一章 办公自动化基础知识政务内网的主要功能电子公文管理 个人办公自动化 电子事务处理 网上协同办公 三、政务内外网的工作模式 2.政务内网工作模式 政务内外网之间的工作关系如图所示。办公自动化系统应用第一章 办公自动化基础知识政务内网 政务外网 互联网网上协同办公 在线事务处理个人办公自动 化 网上双向互动 公众电子事务处理 网上单向流动 企业电子公文管理 网上信息发布逻辑隔离物理隔离办公自动化系统应用第一章 办公自动化基础知识 一、办公事务管理的概念和特点 二、效率和时间管理 三、接待工作第二节 办公事务管理 四、会议管理 五、信访工作管理 六、文件管理 七、档案管理 八、督查管理一、办公事务管理的概念和特点 办公事务管理就是指促进办公室的参谋职能、管理职能、服务职能、协调职能、监督职能等得以发挥良好作用的辅助性服务工作，是办公室的整体运转机制中的重要组成部分，对政务服务工作的完成起着保障和推动作用。办公自动化系统应用第一章 办公自动化基础知识概概 念念一、办公事务管理的概念和特点办公自动化系统应用第一章 办公自动化基础知识特特 点点 1.服务性 服务性是办公事务管理的本质特征。办公事务管理工作主要是辅助政务，要求每位工作人员都要树立牢固服务意识，要主动热情地搞好各方面的服务，勤勤恳恳，廉洁奉公，无私奉献。一、办公事务管理的概念和特点办公自动化系统应用第一章 办公自动化基础知识特特 点点 1.服务性 2.繁杂性 办公室的工作人员面临的工作必然是繁杂的，工作量大，涉及的范围广，内容琐碎，但每一件事情又都需要准确无误的完成，因此办公室工作人员要端正思想认识，提高办事能力和效率。一、办公事务管理的概念和特点办公自动化系统应用第一章 办公自动化基础知识特特 点点 1.服务性 2.繁杂性 3.分散性 办公事务管理的繁杂、琐碎决定了其具有分散性的特点。分散性具体体现在两个方面：一是人员分散，二是工作分散。因此，办公室工作要充分考虑分散性的特点，抓住重点，注意工作的轻重缓急，以点带面，抓住关键，使工作环环相扣，衔接紧密。一、办公事务管理的概念和特点办公自动化系统应用第一章 办公自动化基础知识特特 点点 1.服务性 2.繁杂性 3.分散性 4.专业性 专业性主要体现在知识人才的专业性和工作性质的专业性两大方面。一、办公事务管理的概念和特点办公自动化系统应用第一章 办公自动化基础知识特特 点点 1.服务性 2.繁杂性 3.分散性 4.专业性 5.主动性 办公室工作人员有自己协调工作的余地；领导和机关的主流工作对办公事务工作的制约不大；事务性工作的管理预见性强，目标明确，便于按计划实施。因此，办公室工作人员不仅要有良好的思想素质和职业道德修养，还要有合理的知识结构和扎实的技能修养。二、效率和时间管理办公自动化系统应用第一章 办公自动化基础知识(一)日程安排 日程安排的内容是把领导或组织每月、每周、每天的主要活动纳入计划，并下发给组织相关单位或部门。日程安排的基本要求有几点：(1)统筹兼顾(2)安排规范(3)效率原则(4)突出重点 二、效率和时间管理办公自动化系统应用第一章 办公自动化基础知识(二)约会安排 在现代社会中，会面应事先约定，这是讲究社交礼节、注重工作效率的表现。为领导安排约会是办公室事务中的一项常规性的工作。二、效率和时间管理办公自动化系统应用第一章 办公自动化基础知识(二)约会安排 约会安排的基本原则：(1)要根据领导的工作习惯和生活习惯来安排约见。(2)要区分轻、重、缓、急，合理安排约见。(3)协助领导搜集有关信息，使领导事先做到心中有数。(4)酌情弹性。(5)办公室人员要注意提醒领导准时赴约，如果领导不能按事先约好的时间进行约见，办公室人员要设法及早通知对方。二、效率和时间管理办公自动化系统应用第一章 办公自动化基础知识(三)旅行安排 旅行计划是领导出差是否能顺利完成工作任务的重要前提，一份合理、周全、程序规范的旅行计划，能保证领导在最短的时间内完成工作任务。一份周密详细的旅行计划主要从以下几方面进行考虑：(1)时间(2)地点(3)交通工具(4)具体事项 三、接待工作办公自动化系统应用第一章 办公自动化基础知识(一)接待工作的原则 1.热情周到 2.平等、一视同仁 3.节俭、不奢侈 4.讲究礼貌礼节 三、接待工作办公自动化系统应用第一章 办公自动化基础知识(二)接待工作的内容和种类 根据不同的对象，不同的来访的目的，接待的内容各不相同，一般有以下分类方式：分类标准 分类内容来宾的来访意图公务接待 会议接待 视察与检查接待 参观接待 经营活动接待 技术考察接待 其它接待 接待的对象不同外宾接待内宾接待对上级单来人的接待 对平行单位来人的接待 对下属单位来人的接待 对新闻单位来人的接待 对本单位来人的接待 来访者有无预约 预约来访者接待 未预约来访者接待 三、接待工作办公自动化系统应用第一章 办公自动化基础知识(三)接待工作的要求 了解来宾的情况 确定接待规格 制定接待工作计划 接待工作的实施 接待工作后总结 接待工作一般程序三、接待工作办公自动化系统应用第一章 办公自动化基础知识(三)接待工作的要求 了解来宾的情况 确定接待规格 制定接待工作计划 接待工作的实施 接待工作后总结 接待工作一般程序来宾的单位、来访的目的、要求、人数、性别、身份、生活习惯、抵离的日期 三、接待工作办公自动化系统应用第一章 办公自动化基础知识(三)接待工作的要求 了解来宾的情况 确定接待规格 制定接待工作计划 接待工作的实施 接待工作后总结 接待的规格分为：高格接待、对等接待和低格接待三种。接待工作一般程序三、接待工作办公自动化系统应用第一章 办公自动化基础知识(三)接待工作的要求 了解来宾的情况 确定接待规格 制定接待工作计划 接待工作的实施 接待工作后总结 正规的接待计划包括：(1)接待方针(2)接待日程(3)接待规格(4)接待人员(5)接待费用(6)饮食住宿(7)交通工具(8)安保宣传 接待工作一般程序了解来宾的情况 确定接待规格 制定接待工作计划 接待工作的实施 接待工作后总结 三、接待工作办公自动化系统应用第一章 办公自动化基础知识(三)接待工作的要求 接待工作的实施包括：(1)迎接来宾(2)会见、会谈的接待(3)宴请接待(4)参观游览(5)娱乐活动接待工作一般程序了解来宾的情况 确定接待规格 制定接待工作计划 接待工作的实施 接待工作后总结 三、接待工作办公自动化系统应用第一章 办公自动化基础知识(三)接待工作的要求 来宾接待工作的记录，是重要的档案资料之一，一定要收集齐全，及时整理，按照档案管理规定的要求整理归档。接待工作一般程序四、会议管理办公自动化系统应用第一章 办公自动化基础知识(一)常见会议的类型(1)工作会议(2)代表会议(3)联席会议(4)学术会议(5)记者招待会(6)报告会(7)座谈会(8)国际会议(9)签约会议(10)电话、电视会议(11)计算机会议 四、会议管理办公自动化系统应用第一章 办公自动化基础知识(二)会议的要素(1)与会者(2)主持人(3)议题(4)名称(5)时间(6)地点四、会议管理办公自动化系统应用第一章 办公自动化基础知识(三)会务工作的具体内容(1)制定会议预案(2)会议文件准备(3)会议通知(4)会前检查(5)会间调度(6)会议结束和会后整理 四、会议管理办公自动化系统应用第一章 办公自动化基础知识(三)会务工作的具体内容 办公会议会务工作的主要过程是：办公会议题的收集整理 1 准备相关材料 2 会议通知 3 会前检查安排 4 会议过程中的服务工作 5 会议后的相关工作 6 会议文件的管理 7五、信访工作管理办公自动化系统应用第一章 办公自动化基础知识(一)信访工作的原则与要求 以事实为依据，以党和国家的政策法律为准绳，实事求是地处理人民群众来信来访中所提出的各类问题，按地区、按部门分级负责、归口办理，做到件件有着落，案案有结果。基本原则基本原则五、信访工作管理办公自动化系统应用第一章 办公自动化基础知识(一)信访工作的原则与要求要要 求求 对正确意见和合理要求的处理 1 对不符合政策，但确有实际困难的问题的处理 2 对群众申诉、控告和检举的处理 3 对无理取闹者、诈骗分子和其他不良人员的处理 4 对匿名、化名来信来访的处理5五、信访工作管理办公自动化系统应用第一章 办公自动化基础知识(二)信访工作的基本方法与步骤(1)受理(2)立案、呈批(3)承办、交办、转办(4)调查、处理(5)催办、回告(6)审查、结案(7)复信、督查(8)总结(9)立卷 六、文件管理办公自动化系统应用第一章 办公自动化基础知识(一)公文的定义和分类 2000年8月24日，国务院颁布了国家行政机关公文处理办法，此办法自2001年1月1日开始施行。办法中把公文分为 12类13种：命令(令)、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。六、文件管理办公自动化系统应用第一章 办公自动化基础知识(二)公文的格式 根据国家行政机关公文处理办法规定，我国现行公文的结构，一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、公文份数序号、发文机关标识、发文字号、签发人、公文标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关、印刷日期等部分组成。六、文件管理办公自动化系统应用第一章 办公自动化基础知识(三)文件管理的具体内容 对有关的信息材料进行系统的收集、加工、整理，创造出适用的信息，然后将其记录下来撰拟成文稿，经完善并确认其正式效用之后，再经印制等工作环节最终形成正式公文。1.创制文件六、文件管理办公自动化系统应用第一章 办公自动化基础知识(三)文件管理的具体内容 即将创制完毕的文件，根据一定的规则以多种通讯方式递送给收受者。2.传递公文 六、文件管理办公自动化系统应用第一章 办公自动化基础知识(三)文件管理的具体内容 即根据法定的职责，收受来自各有关方面的文件，经过分办、批办、拟办、承办、传阅等工作换届，对文件进行阅读、加工，从中提取有用信息，了解有关事物的面貌，解决公文提出的工作问题。3.办理文件 六、文件管理办公自动化系统应用第一章 办公自动化基础知识(三)文件管理的具体内容 即根据一定的标准分别对办理完毕的公文的归宿作出安排，或立卷归档，或清退，或销毁，或暂存。4.处置办毕文件 六、文件管理办公自动化系统应用第一章 办公自动化基础知识(三)文件管理的具体内容 即为使上述四项任务的有效完成，而对文件实施科学、系统的保管料理措施。做好文件的收发传递、登记、清理分类、用印、签注、建立检索体系，提供查阅，对公文运转过程的组织与监控，以及对公文机密与安全的维护等。5.管理文件 六、文件管理办公自动化系统应用第一章 办公自动化基础知识(四)文件处理的基本程序 文件的处理主要指公文的办理，是在拟制或收文的基础上以传递及内容处理为主的过程，公文的办理通常由秘书部门负责。文件处理必须坚持及时、准确、安全、统一的原则。公文处理过程收文处理 发文处理 指对来自本机关外部的公文实施的处置与管理活动。指机关内部为制发公文所进行的创制、处置和管理活动。六、文件管理办公自动化系统应用第一章 办公自动化基础知识(四)文件处理的基本程序 1.收文处理过程(1)签收和登记 签收 签收是文件处理的第一个环节，是文件进入必经的“关口”。签收文件要注意“四查”。一查来文封套上所注的收文机关是否与本机关名称相符；二查来文封套有无拆封或破损现象；三查来文封号是否与递送人签收簿上所登记的封号相符；四查所列文件总件数与实有件数是否相符。六、文件管理办公自动化系统应用第一章 办公自动化基础知识(四)文件处理的基本程序 1.收文处理过程(1)签收和登记 登记六、文件管理办公自动化系统应用第一章 办公自动化基础知识(四)文件处理的基本程序 1.收文处理过程(2)公文的拟办、传阅和批办 拟办 拟办是指对来文按照其内容、性质和办理要求提出初步的处理意见。六、文件管理办公自动化系统应用第一章 办公自动化基础知识(四)文件处理的基本程序 1.收文处理过程(2)公文的拟办、传阅和批办 传阅 传阅是指对拟办的需送有关领导同志和部门阅知的文件组织传递和阅读，以利于文件的及时处理，提高办文效率。六、文件管理办公自动化系统应用第一章 办公自动化基础知识(四)文件处理的基本程序 1.收文处理过程(2)公文的拟办、传阅和批办 批办 批办是对收文处理所作的批示。批办是决定收文承办责任、原则、方法的关键。六、文件管理办公自动化系统应用第一章 办公自动化基础知识(四)文件处理的基本程序 1.收文处理过程(3)承办、催办和注办 承办 承办是指机关有关部门根据拟办和批办的意见对文件进行具体的处理和办理。六、文件管理办公自动化系统应用第一章 办公自动化基础知识(四)文件处理的基本程序 1.收文处理过程(3)承办、催办和注办 催办 催办是指对那些需要办复的文件，根据承办时限和要求，对承办情况进行督促和检查，防止文件积压，从而加速文件的运转速度。六、文件管理办公自动化系统应用第一章 办公自动化基础知识(四)文件处理的基本程序 2.发文处理过程(1)拟稿与审核 拟稿 拟稿是根据领导的交拟意见或批办意见撰拟文稿的过程。六、文件管理办公自动化系统应用第一章 办公自动化基础知识(四)文件处理的基本程序 审核 公文审核是指将文稿送领导人签发前，对文稿进行全面的检查和修正。公文审核的重点是：是否确需行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和撰拟公文的有关要求，是否符合有关的格式规定等。(1)拟稿与审核 2.发文处理过程六、文件管理办公自动化系统应用第一章 办公自动化基础知识(四)文件处理的基本程序 签发 签发是形成文件的最后一个关键性环节，文件经过领导人核准签发即成为定稿，可以据此打印正本。(2)签发、复核、缮校 2.发文处理过程六、文件管理办公自动化系统应用第一章 办公自动化基础知识(四)文件处理的基本程序 复核 复核应重点检查文件审批、签发的手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。(2)签发、复核、缮校 2.发文处理过程六、文件管理办公自动化系统应用第一章 办公自动化基础知识(四)文件处理的基本程序 缮校 缮校是指对发文的缮印和校对工作。(2)签发、复核、缮校 2.发文处理过程六、文件管理办公自动化系统应用第一章 办公自动化基础知识(四)文件处理的基本程序 印章是权力的象征，封发是文件形成的最后一个环节，是指文件的封装和发送。现行文件的传递途径有：机要通信、专人递送、文件交换、普通邮寄等途径。3.用印、封发和传递七、档案管理办公自动化系统应用第一章 办公自动化基础知识(一)档案管理的特点(1)管理性(2)服务性(3)政治性(4)机要性 七、档案管理办公自动化系统应用第一章 办公自动化基础知识(二)档案管理的任务、内容 1.坚持集中统一管理档案的原则，建立国家档案工作制度。2.科学地管理档案，大力开发档案信息资源。3.逐步实现档案管理的现代化，使档案工作更好地为党的总任务、总目标服务，为建设社会主义物质文明和精神文明服务。任任 务务七、档案管理办公自动化系统应用第一章 办公自动化基础知识(二)档案管理的任务、内容 档案管理的基本内容包括：档案的收集、整理、鉴定、保管、统计和提供利用等六项工作。内内 容容七、档案管理办公自动化系统应用第一章 办公自动化基础知识(三)档案工作的工作程序 1.干部人事档案整理工作程序对收集的材料进行鉴别、编号、归档 档案的整理 材料分类 装订编“类、页、号”校对抄写档案目录 验收填写工资变动表 编写索引号对不符合规定的材料进行技术加工 放入档案橱七、档案管理办公自动化系统应用第一章 办公自动化基础知识(三)档案工作的工作程序 2.文书档案整理工作程序 材料收集、鉴别、分类 文书档案材料整理编写页号 验收抄写卷内目录 编写目录号、归档号技术加工 装入档案盒装订 放入档案橱七、档案管理办公自动化系统应用第一章 办公自动化基础知识(三)档案工作的工作程序 3.档案查、借阅程序 4.干部人事档案转递工作程序 5.文书档案转递工作程序八、督查管理办公自动化系统应用第一章 办公自动化基础知识(一)督查管理必须遵循以下原则 督查管理遵循的原则领导负责 分级负责 实事求是 不直接办案 讲求实效 八、督查管理办公自动化系统应用第一章 办公自动化基础知识(二)督察的程序查办立项 查办通知 催办 直接调查 商讨处理 结案反馈 立卷归档 办公自动化系统应用第一章 办公自动化基础知识 一、办公自动化的定义 二、办公自动化的功能 三、办公自动化的特点第三节 办公自动化发展史 四、办公自动化的产生和发展 五、办公自动化在我国的发展 一、办公自动化的定义 办公自动化(Office Automation，OA)，即办公信息处理的自动化，是20世纪70年代中期在发达国家兴起的一门综合性技术，是借助于信息技术手段，将部分办公业务转交给各种设备处理，由设备和人员共同完成办公业务。办公自动化系统应用第一章 办公自动化基础知识二、办公自动化的功能办公自动化系统应用第一章 办公自动化基础知识办公自动化的典型功能公文管理 督查管理 信息管理 档案管理 会议管理 领导活动管理 部门事务处理 政策法规库 内部论坛 人员与权限管理 主要包括公文流程的自动化和公文管理的自动化。二、办公自动化的功能办公自动化系统应用第一章 办公自动化基础知识办公自动化的典型功能公文管理 督查管理 信息管理 档案管理 会议管理 领导活动管理 部门事务处理 政策法规库 内部论坛 人员与权限管理 能够及时在网络上发布各种通知、大事记、电子公告等各种公共信息等。二、办公自动化的功能办公自动化系统应用第一章 办公自动化基础知识办公自动化的典型功能公文管理 督查管理 信息管理 档案管理 会议管理 领导活动管理 部门事务处理 政策法规库 内部论坛 人员与权限管理 主要体现在通知与会人员和会议日期，安排管理会议室，协调会议事项都能在网络的环境中实现。二、办公自动化的功能办公自动化系统应用第一章 办公自动化基础知识办公自动化的典型功能公文管理 督查管理 信息管理 档案管理 会议管理 领导活动管理 部门事务处理 政策法规库 内部论坛 人员与权限管理 主要体现在能够对各个部门的事务进行统一的管理，包括部门值班、休假安排、工作计划、工作总结、部门活动等各项事宜。二、办公自动化的功能办公自动化系统应用第一章 办公自动化基础知识办公自动化的典型功能公文管理 督查管理 信息管理 档案管理 会议管理 领导活动管理 部门事务处理 政策法规库 内部论坛 人员与权限管理 对办公自动化中的人员进行统一管理，主要包括人员的权限、角色、口令、授权等。二、办公自动化的功能办公自动化系统应用第一章 办公自动化基础知识 办公自动化系统与Internet留有平滑的接口。办公自动化还应具有以下特殊功能：(1)电子邮件功能(2)包含大量的工作流应用(3)支持协同工作和移动办公(4)安全性控制功能三、办公自动化的特点办公自动化系统应用第一章 办公自动化基础知识 智能化的工作流程管理 1 基于浏览器的事务处理 2 灵活的系统维护和升级 3 支持远程用户的数据同步 4 支持多种输入方式 5四、办公自动化的产生和发展办公自动化系统应用第一章 办公自动化基础知识实现个体工作自动化 实现个体工作自动化 实现工作流程自动化 实现工作流程自动化 以知识管理为核心 以知识管理为核心 第一代办公自动化 第二代办公自动化 第三代办公自动化 五、办公自动化在我国的发展办公自动化系统应用第一章 办公自动化基础知识 办公自动化在我国自20世纪70年代开始到90年代中期大致经历了三个阶段：第一个阶段的主要标志是办公过程中普遍使用现代办公设备；第二个阶段的主要标志是办公过程中普遍使用电脑和打印机，通过电脑和打印机进行文字处理、表格处理、文件排版输出和进行人事财务等信息的管理等；第三个阶段的主要标志是办公过程中网络技术的普遍使用，这一阶段在办公过程中通过使用网络，实现了文件共享、网络打印共享、网络数据库管理等工作。办公自动化系统应用第一章 办公自动化基础知识 一、办公自动化系统 二、办公系统模式 三、办公自动化系统构成 第四节 办公自动化系统 四、办公自动化技术 五、办公自动化系统群体平台一、办公自动化系统 办公自动化系统是指面向特定单位、支持其综合办公业务的集成化信息系统。它将该单位的人员、业务流程、信息、组织机构与办公自动化技术与设备集成为一个有机的系统。办公自动化系统应用第一章 办公自动化基础知识 办公系统要素包括人员、业务、办公机构、办公制度、办公技术设备、办公环境等重要因素。二、办公系统模式 1.信息流模式 办公自动化系统应用第一章 办公自动化基础知识 在系统分析中需明确信息处理环节、信息量、信息利用率、信息流向、信息使用要求、信息重要程度、信息共享需求和信息安全需求等，并对此做出规范化的描述。二、办公系统模式办公自动化系统应用第一章 办公自动化基础知识 2.工作流模式 对办公活动、办公过程、工作规程的分解，使之达到可以由自动化系统模拟的最简单流程。过程模式的描述要求有：明确办公系统及子系统的目标、达到目标的效益标准、达到目标的具体任务与步骤、任务的参与者及相关方面、所需信息的范围、类型与质量要求、时间限制、可提供的技术手段等。三、办公自动化系统构成办公自动化系统应用第一章 办公自动化基础知识事务层办公自动化 事务层办公自动化 管理层办公自动化 管理层办公自动化 决策支持层的办公自动化 决策支持层的办公自动化 办公自动化系统有三个功能层次 支持办公部门的分散的事务处理的办公自动化。三、办公自动化系统构成办公自动化系统应用第一章 办公自动化基础知识事务层办公自动化 事务层办公自动化 管理层办公自动化 管理层办公自动化 决策支持层的办公自动化 决策支持层的办公自动化 办公自动化系统有三个功能层次 具有办公事务处理的功能，还具有办公业务处理和管理的功能。三、办公自动化系统构成办公自动化系统应用第一章 办公自动化基础知识事务层办公自动化 事务层办公自动化 管理层办公自动化 管理层办公自动化 决策支持层的办公自动化 决策支持层的办公自动化 办公自动化系统有三个功能层次 具有办公事务处理功能和管理功能，还具有决策支持功能。四、办公自动化技术办公自动化系统应用第一章 办公自动化基础知识 办公自动化技术按照其应用范围可划分为个人办公自动化技术与群体办公自动化技术。四、办公自动化技术办公自动化系统应用第一章 办公自动化基础知识(一)个人办公自动化技术 主要指支持个人办公的计算机应用技术，这些技术包括文字处理、数据处理、电子报表处理、多媒体技术等内容。四、办公自动化技术办公自动化系统应用第一章 办公自动化基础知识(一)个人办公自动化技术 1.数据处理技术 在一般办公室环境下，数据处理是通过数据库软件、电子报表软件以及应用数据库软件建立的各类管理信息系统或其它应用程序来实现的。它们包括了对办公中所需信息的存储、计算、查询、汇总、制表、编排等内容。四、办公自动化技术办公自动化系统应用第一章 办公自动化基础知识(一)个人办公自动化技术 1.数据处理技术(1)数据库管理系统软件 在办公室环境下，数据处理常专指各类事务信息管理、报表统计、账目计算、信息查询检索和资料管理等方面的计算机处理的应用。其主要特点是计算机对大量结构性较强、业务程序较明确的信息(数字和文字)的处理。一般说来，数据处理包括数据的收集、存储、分类、排序、比较、检索、计算、编排、输出、传递等基本环节。四、办公自动化技术办公自动化系统应用第一章 办公自动化基础知识(一)个人办公自动化技术 1.数据处理技术(2)全文检索系统软件 全文检索系统可以检索一切存在于计算机中的文本，可实现大容量大范围全文快速检索，可实现任意字、词逻辑组合检索，可实现中、西文混合检索，可实现文本标题、日期、文件名综合检索，可实现屏幕捕捉、逐步逼近、模糊检索。四、办公自动化技术办公自动化系统应用第一章 办公自动化基础知识(一)个人办公自动化技术 1.数据处理技术(3)数据库管理系统开发工具软件 实现管理信息系统的自动编程，数据录入维护与设计票据录入维护、数据查询与票据查询、数据统计与统计图形、数据汇总、公式计算、数据合并与数据删除、图像维护与图像查询、各种报表打印、文件输入与输出(各种文件与FoxPro的转换与共享)、辅助功能(代码、备份、加密、日志等)、网络数据库管理(集中或分布式)。四、办公自动化技术办公自动化系统应用第一章 办公自动化基础知识(一)个人办公自动化技术 1.数据处理技术(4)数据仓库软件系统 由数据仓库、仓库管理和分析工具组成。其中仓库管理负责对确定的数据需求进行数据的建模、数据的抽取、清理和转换，最后确定数据仓库的物理存储结构。分析工具是用于实现决策支持功能的各种工具。四、办公自动化技术办公自动化系统应用第一章 办公自动化基础知识(一)个人办公自动化技术 1.数据处理技术(5)电子报表软件 电子报表软件可在单元格中填入、整理和存储数据，可通过系统提供的功能强大丰富的函数及自建的公式对工作表进行运算，还可以使用数据透视功能根据用户的要求对工作表进行方便、灵活的汇总处理。此外，电子报表还可以与数据库及其它软件交换和共享数据。四、办公自动化技术办公自动化系统应用第一章 办公自动化基础知识(一)个人办公自动化技术 2.文字处理技术 文字处理是指应用计算机完成文字工作，其核心部件是文字处理软件。文字处理技术包括文字的输入、编辑排版以及存储打印等基本功能。四、办公自动化技术办公自动化系统应用第一章 办公自动化基础知识(一)个人办公自动化技术(1)中文平台 中文平台主要是以英文DOS、Windows和UNIX为基础的，以外挂式方式实现的中文处理基准台面和支撑环境。2.文字处理技术四、办公自动化技术办公自动化系统应用第一章 办公自动化基础知识(一)个人办公自动化技术(2)汉字信息处理技术 汉字的信息化是通过汉字属性的信息化实现的。信息化后的汉字属性特征构成汉字的代码体系，中文平台就是通过对汉字代码体系的转换最终实现汉字的处理。2.文字处理技术四、办公自动化技术办公自动化系统应用第一章 办公自动化基础知识(一)个人办公自动化技术(3)汉字输入技术 汉字输入技术类型有键盘输入技术、自动输入技术。2.文字处理技术四、办公自动化技术办公自动化系统应用第一章 办公自动化基础知识(一)个人办公自动化技术(4)文字处理软件 完成多数需要的文字编辑工作。提供基本字典和用户字典、词库等工具实现诸如拼写、语法、文档格式等多种检查功能。对文字与表格文档之间的数据读取、拼接等功能。2.文字处理技术四、办公自动化技术办公自动化系统应用第一章 办公自动化基础知识(一)个人办公自动化技术(5)中文校对软件 自动校对中文、英文或中英文混排文件内的中文、英文和标点错误并可提出修改意见。2.文字处理技术四、办公自动化技术办公自动化系统应用第一章 办公自动化基础知识(一)个人办公自动化技术(6)排版印刷系统 包括桌面型印刷系统和精密型激光照排系统。2.文字处理技术四、办公自动化技术办公自动化系统应用第一章 办公自动化基础知识(一)个人办公自动化技术 语音处理技术指计算机对人的语言声音的处理，从应用角度来看，主要包括语音合成和语音识别技术。3.语音处理技术四、办公自动化技术办公自动化系统应用第一章 办公自动化基础知识(一)个人办公自动化技术(1)语音识别 语音识别技术是计算机应用人工智能技术将人的语音自动转换为文字和指令、使计算机具备听觉功能的技术方法。语音识别技术的复杂性和指标取决于三方面的技术：发音方式、字表的大小、适用对象。3.语音处理技术四、办公自动化技术办公自动化系统应用第一章 办公自动化基础知识(一)个人办公自动化技术(2)语音合成 语音合成技术是计算机模仿人的语音生成过程，使计算机控制音响设备合成人工语音。3.语音处理技术四、办公自动化技术办公自动化系统应用第一章 办公自动化基础知识(一)个人办公自动化技术 就办公室环境的计算机应用而言，是指包括图形(像)的生成(绘制)、编辑和修改，图形(像)与文字的混合排版、定位与输出等。汉字的自动识别技术也可以被看作一种对图形的智能化处理技术。4.图形图像处理技术四、办公自动化技术办公自动化系统应用第一章 办公自动化基础知识(二)群体办公自动化技术 群体办公指支持跨单位、跨专业和超地理界限的信息交流和业务交汇的协同化自动办公，它有别于传统意义上的办公自动化，特指越来越频繁出现的跨单位、跨专业和超越地理界限的信息交流和业务交汇的协同化自动办公的技术和系统。四、办公自动化技术办公自动化系统应用第一章 办公自动化基础知识(二)群体办公自动化技术 群体办公的自动化是支持群体间动态办公的综合自动化系统。支撑群体办公的自动化技术的特征：1.网络化 2.智能化 五、办公自动化系统群体平台办公自动化系统应用第一章 办公自动化基础知识 办公自动化群体平台也称OA群件产品，是适合于开发在网络上的无纸办公、协同工作的软件系统平台。办公自动化群体平台能支持内部和外部的信息管理和协同工作，即崭新意义上的群体办公信息可能是来自Internet的超文本，协同工作小组可能是分布于世界各地的公司机构的成员，且每一地方都有自己的服务器，但通过群体平台工作组的成员无论何时何地都能同步共享信息、协同工作。五、办公自动化系统群体平台办公自动化系统应用第一章 办公自动化基础知识 群件系统具有一些典型的办公套件，如公文管理，具有“收文”、“发文”、“签报”、“传阅”、“档案”和“统计”的管理功能。