《笔字型与文档处理实用教程》第十一章.ppt

计算机基础与实训教材系列计算机基础与实训教材系列五笔打字与文档处理实用教程五笔打字与文档处理实用教程第第 十一十一 章章WordWord长文档的编排处理长文档的编排处理学学 习习 目目 标标 在 在在Word 2003 Word 2003Word 2003中，可以使用大纲方式来组织和查看文档，帮 中，可以使用大纲方式来组织和查看文档，帮中，可以使用大纲方式来组织和查看文档，帮助用户理清文档思路，迅速把握文档的中心思想。此外，助用户理清文档思路，迅速把握文档的中心思想。此外，助用户理清文档思路，迅速把握文档的中心思想。此外，Word Word Word 2003 20032003提供了长文档的编排与处理功能，熟练地使用这些功能可 提供了长文档的编排与处理功能，熟练地使用这些功能可提供了长文档的编排与处理功能，熟练地使用这些功能可以提高编制效率，编排出高质量的文档。例如，可以在文档中 以提高编制效率，编排出高质量的文档。例如，可以在文档中以提高编制效率，编排出高质量的文档。例如，可以在文档中插入目录和索引，便于用户参考和阅读；还可以在需要的位置 插入目录和索引，便于用户参考和阅读；还可以在需要的位置插入目录和索引，便于用户参考和阅读；还可以在需要的位置插入批注表达意见。插入批注表达意见。插入批注表达意见。:计算机基础与实训教材系列系列丛书官方网站 计算机基础与实训教材系列系列丛书官方网站计算机基础与实训教材系列系列丛书官方网站 http:/edu:http:/edu:http:/edu:本本 章章 重重 点点u uu 长文档的编辑策略 长文档的编辑策略长文档的编辑策略u uu 使用书签 使用书签使用书签 u uu 插入目录 插入目录插入目录 u uu 索引 索引索引u uu 插入批注 插入批注插入批注:计算机基础与实训教材系列系列丛书官方网站 计算机基础与实训教材系列系列丛书官方网站计算机基础与实训教材系列系列丛书官方网站 http:/edu:http:/edu:http:/edu:11.1 11.1 长文档编排策略长文档编排策略 Word 2003 Word 2003Word 2003本身提供一些处理长文档功能和特性的编辑工具，例如，使 本身提供一些处理长文档功能和特性的编辑工具，例如，使本身提供一些处理长文档功能和特性的编辑工具，例如，使用大纲视图方式查看和组织文档。用大纲视图方式查看和组织文档。用大纲视图方式查看和组织文档。u uu 使用大纲查看文档 使用大纲查看文档使用大纲查看文档 u uu 使用大纲组织文档 使用大纲组织文档使用大纲组织文档:计算机基础与实训教材系列系列丛书官方网站 计算机基础与实训教材系列系列丛书官方网站计算机基础与实训教材系列系列丛书官方网站 http:/edu:http:/edu:http:/edu:11.1.1 11.1.1 使用大纲查看文档使用大纲查看文档 Word 2003 Word 2003Word 2003中的 中的中的【大纲视图 大纲视图大纲视图】就是专门用于制作提纲的，它以缩进文档 就是专门用于制作提纲的，它以缩进文档就是专门用于制作提纲的，它以缩进文档标题的形式代表在文档结构中的级别。选择 标题的形式代表在文档结构中的级别。选择标题的形式代表在文档结构中的级别。选择【视图 视图视图】|【大纲 大纲大纲】命令或单击水 命令或单击水命令或单击水平滚动条前的 平滚动条前的平滚动条前的【大纲视图 大纲视图大纲视图】按钮，即可切换到大纲视图模式，并自动打开 按钮，即可切换到大纲视图模式，并自动打开按钮，即可切换到大纲视图模式，并自动打开【大纲 大纲大纲】工具栏，如图所示。通过该工具栏中的按钮，可以完成对大纲的创建 工具栏，如图所示。通过该工具栏中的按钮，可以完成对大纲的创建工具栏，如图所示。通过该工具栏中的按钮，可以完成对大纲的创建与修改操作。与修改操作。与修改操作。:计算机基础与实训教材系列系列丛书官方网站 计算机基础与实训教材系列系列丛书官方网站计算机基础与实训教材系列系列丛书官方网站 http:/edu:http:/edu:http:/edu:11.1.2 11.1.2 使用大纲组织文档使用大纲组织文档 在创建的大纲视图中，可以对文档内容进行修改与调整：选择大纲 在创建的大纲视图中，可以对文档内容进行修改与调整：选择大纲在创建的大纲视图中，可以对文档内容进行修改与调整：选择大纲 内容、内容、内容、更改文本在文档中的级别、移动大纲标题 更改文本在文档中的级别、移动大纲标题更改文本在文档中的级别、移动大纲标题。:计算机基础与实训教材系列系列丛书官方网站 计算机基础与实训教材系列系列丛书官方网站计算机基础与实训教材系列系列丛书官方网站 http:/edu:http:/edu:http:/edu:11.2 11.2 使用书签使用书签 所谓的书签，是指对文本加以标识和命名，用于帮助用户记录位置，从 所谓的书签，是指对文本加以标识和命名，用于帮助用户记录位置，从所谓的书签，是指对文本加以标识和命名，用于帮助用户记录位置，从而使用户能快速地找到目标位置。在 而使用户能快速地找到目标位置。在而使用户能快速地找到目标位置。在Word 2003 Word 2003Word 2003中，可以使用书签命名文档 中，可以使用书签命名文档中，可以使用书签命名文档中指定的点或区域，以识别章、表格的开始处，或者定位需要工作的位置、中指定的点或区域，以识别章、表格的开始处，或者定位需要工作的位置、中指定的点或区域，以识别章、表格的开始处，或者定位需要工作的位置、离开的位置等。离开的位置等。离开的位置等。u uu 添加书签 添加书签添加书签 u uu 定位书签 定位书签定位书签 u uu 编辑书签 编辑书签编辑书签:计算机基础与实训教材系列系列丛书官方网站 计算机基础与实训教材系列系列丛书官方网站计算机基础与实训教材系列系列丛书官方网站 http:/edu:http:/edu:http:/edu:11.2.1 11.2.1 添加书签添加书签 在 在在Word 2003 Word 2003Word 2003中，可以使用 中，可以使用中，可以使用【插入 插入插入】|【书签 书签书签】命令，在文 命令，在文命令，在文档的指定区域内插入若干个书签标记，以方便用户查阅文档中 档的指定区域内插入若干个书签标记，以方便用户查阅文档中档的指定区域内插入若干个书签标记，以方便用户查阅文档中的相关内容 的相关内容的相关内容。:计算机基础与实训教材系列系列丛书官方网站 计算机基础与实训教材系列系列丛书官方网站计算机基础与实训教材系列系列丛书官方网站 http:/edu:http:/edu:http:/edu:11.2.2 11.2.2 定位书签定位书签 添加了书签之后，用户可以使用书签定位功能来快速定为到书签位置。添加了书签之后，用户可以使用书签定位功能来快速定为到书签位置。添加了书签之后，用户可以使用书签定位功能来快速定为到书签位置。定位书签的方法有两种方法，一种是利用 定位书签的方法有两种方法，一种是利用定位书签的方法有两种方法，一种是利用【定位 定位定位】对话框来定位书签；另一 对话框来定位书签；另一对话框来定位书签；另一种是使用 种是使用种是使用【书签 书签书签】对话框来定位书签 对话框来定位书签对话框来定位书签。:计算机基础与实训教材系列系列丛书官方网站 计算机基础与实训教材系列系列丛书官方网站计算机基础与实训教材系列系列丛书官方网站 http:/edu:http:/edu:http:/edu:11.2.3 11.2.3 编辑书签编辑书签 书签的编辑操作主要包括隐藏书签、显示书签和删除书签等内容。书签的编辑操作主要包括隐藏书签、显示书签和删除书签等内容。书签的编辑操作主要包括隐藏书签、显示书签和删除书签等内容。隐藏和显示书签。选择 隐藏和显示书签。选择隐藏和显示书签。选择【工具 工具工具】|【选项 选项选项】命令，打开 命令，打开命令，打开【选项 选项选项】对话框，对话框，对话框，在 在在【视图 视图视图】选项卡的 选项卡的选项卡的【显示 显示显示】选项区域中，选中 选项区域中，选中选项区域中，选中【书签 书签书签】复选框就可以显示 复选框就可以显示复选框就可以显示书签，取消选中 书签，取消选中书签，取消选中【书签 书签书签】复选框就可以隐藏书签。复选框就可以隐藏书签。复选框就可以隐藏书签。删除书签。选择 删除书签。选择删除书签。选择【插入 插入插入】|【书签 书签书签】命令，打开 命令，打开命令，打开【书签 书签书签】对话框，选择要 对话框，选择要对话框，选择要删除的书签选项，然后单击 删除的书签选项，然后单击删除的书签选项，然后单击【删除 删除删除】按钮即可 按钮即可按钮即可。:计算机基础与实训教材系列系列丛书官方网站 计算机基础与实训教材系列系列丛书官方网站计算机基础与实训教材系列系列丛书官方网站 http:/edu:http:/edu:http:/edu:11.3 11.3 插入目录插入目录 在 在在Word 2003 Word 2003Word 2003中，可以对一个编辑和排版完成的稿件自动生成目录。目 中，可以对一个编辑和排版完成的稿件自动生成目录。目中，可以对一个编辑和排版完成的稿件自动生成目录。目录的作用就是要列出文档中各级标题及每个标题所在的页码，编制完目录后，录的作用就是要列出文档中各级标题及每个标题所在的页码，编制完目录后，录的作用就是要列出文档中各级标题及每个标题所在的页码，编制完目录后，只需要单击目录中某个页码，就可以跳转到该页码所对应的标题。因此，目 只需要单击目录中某个页码，就可以跳转到该页码所对应的标题。因此，目只需要单击目录中某个页码，就可以跳转到该页码所对应的标题。因此，目录可以帮助用户迅速查找文档中某个部分的内容，还可以便于用户把握全文 录可以帮助用户迅速查找文档中某个部分的内容，还可以便于用户把握全文录可以帮助用户迅速查找文档中某个部分的内容，还可以便于用户把握全文的结构。的结构。的结构。u uu 创建目录 创建目录创建目录 u uu 更新和删除目录 更新和删除目录更新和删除目录:计算机基础与实训教材系列系列丛书官方网站 计算机基础与实训教材系列系列丛书官方网站计算机基础与实训教材系列系列丛书官方网站 http:/edu:http:/edu:http:/edu:11.3.1 11.3.1 创建目录创建目录 Word Word Word有自动编制目录的功能。要创建目录，首先将插入点定位到要插 有自动编制目录的功能。要创建目录，首先将插入点定位到要插有自动编制目录的功能。要创建目录，首先将插入点定位到要插入目录的位置，然后选择 入目录的位置，然后选择入目录的位置，然后选择【插入 插入插入】|【引用 引用引用】|【索引和目录 索引和目录索引和目录】命令，打开 命令，打开命令，打开【索引和目录 索引和目录索引和目录】对话框，在该对话框中进行相关设置即可 对话框，在该对话框中进行相关设置即可对话框，在该对话框中进行相关设置即可。:计算机基础与实训教材系列系列丛书官方网站 计算机基础与实训教材系列系列丛书官方网站计算机基础与实训教材系列系列丛书官方网站 http:/edu:http:/edu:http:/edu:11.3.2 11.3.2 更改和删除目录更改和删除目录 当创建了一个目录以后，如果再次对源文档进行编辑，那么目录中标题 当创建了一个目录以后，如果再次对源文档进行编辑，那么目录中标题当创建了一个目录以后，如果再次对源文档进行编辑，那么目录中标题和页码都有可能发生变化，因此必须更新目录 和页码都有可能发生变化，因此必须更新目录和页码都有可能发生变化，因此必须更新目录。要更新目录，可以先选择整。要更新目录，可以先选择整。要更新目录，可以先选择整个目录，按下 个目录，按下个目录，按下Shift+F9 Shift+F9Shift+F9快捷键，显示出 快捷键，显示出快捷键，显示出TOC TOCTOC域 域域。如果要删除目录，可以选中。如果要删除目录，可以选中。如果要删除目录，可以选中该目录，并按 该目录，并按该目录，并按Shift+F9 Shift+F9Shift+F9功能键，先将其切换到域代码方式，然后再选择整个 功能键，先将其切换到域代码方式，然后再选择整个功能键，先将其切换到域代码方式，然后再选择整个域代码，按下 域代码，按下域代码，按下Delete DeleteDelete键即可 键即可键即可。:计算机基础与实训教材系列系列丛书官方网站 计算机基础与实训教材系列系列丛书官方网站计算机基础与实训教材系列系列丛书官方网站 http:/edu:http:/edu:http:/edu:11.4 11.4 索引索引 所谓的索引，是指标记文档中的单词、词组或短语所在的页码。使用索 所谓的索引，是指标记文档中的单词、词组或短语所在的页码。使用索所谓的索引，是指标记文档中的单词、词组或短语所在的页码。使用索引功能可以方便用户快速地查询单词、词组或短语。一般情况下，创建一个 引功能可以方便用户快速地查询单词、词组或短语。一般情况下，创建一个引功能可以方便用户快速地查询单词、词组或短语。一般情况下，创建一个索引要分为以下两步：首先在文档中标记出索引条目；其次通知 索引要分为以下两步：首先在文档中标记出索引条目；其次通知索引要分为以下两步：首先在文档中标记出索引条目；其次通知Word WordWord根据 根据根据文档标记的条目来安排索引。文档标记的条目来安排索引。文档标记的条目来安排索引。u uu 标记索引条目 标记索引条目标记索引条目 u uu 创建索引 创建索引创建索引:计算机基础与实训教材系列系列丛书官方网站 计算机基础与实训教材系列系列丛书官方网站计算机基础与实训教材系列系列丛书官方网站 http:/edu:http:/edu:http:/edu:11.4.1 11.4.1 标记索引条目标记索引条目 在 在在Word 2003 Word 2003Word 2003中，可以使用 中，可以使用中，可以使用【标记索引项 标记索引项标记索引项】对话框对文档中的单词、词 对话框对文档中的单词、词对话框对文档中的单词、词组或短语进行索引标记，方便以后查找这些内容。组或短语进行索引标记，方便以后查找这些内容。组或短语进行索引标记，方便以后查找这些内容。:计算机基础与实训教材系列系列丛书官方网站 计算机基础与实训教材系列系列丛书官方网站计算机基础与实训教材系列系列丛书官方网站 http:/edu:http:/edu:http:/edu:11.4.2 11.4.2 创建索引创建索引 用户可以选择一种设计好的索引格式并生成最终的索引。一般情况下，用户可以选择一种设计好的索引格式并生成最终的索引。一般情况下，用户可以选择一种设计好的索引格式并生成最终的索引。一般情况下，Word Word Word 会自动收集索引项，并将它们按字母顺序排序，引用其页码，找到并 会自动收集索引项，并将它们按字母顺序排序，引用其页码，找到并会自动收集索引项，并将它们按字母顺序排序，引用其页码，找到并且删除同一页上的重复索引，然后在文档中显示该索引。且删除同一页上的重复索引，然后在文档中显示该索引。且删除同一页上的重复索引，然后在文档中显示该索引。:计算机基础与实训教材系列系列丛书官方网站 计算机基础与实训教材系列系列丛书官方网站计算机基础与实训教材系列系列丛书官方网站 http:/edu:http:/edu:http:/edu:11.5 11.5 插入批注插入批注 所谓的批注，是指审阅者给文档内容加上的注解或说明，或者是阐述批 所谓的批注，是指审阅者给文档内容加上的注解或说明，或者是阐述批所谓的批注，是指审阅者给文档内容加上的注解或说明，或者是阐述批注者的观点。批注并不影响文档的格式化，也不会随着文档一同打印 注者的观点。批注并不影响文档的格式化，也不会随着文档一同打印注者的观点。批注并不影响文档的格式化，也不会随着文档一同打印。u uu 添加批注 添加批注添加批注 u uu 编辑批注 编辑批注编辑批注:计算机基础与实训教材系列系列丛书官方网站 计算机基础与实训教材系列系列丛书官方网站计算机基础与实训教材系列系列丛书官方网站 http:/edu:http:/edu:http:/edu:11.5.1 11.5.1 添加批注添加批注 将插入点定位在要添加批注的位置或选中要添加批注的文本，选择 将插入点定位在要添加批注的位置或选中要添加批注的文本，选择将插入点定位在要添加批注的位置或选中要添加批注的文本，选择【插 插插入 入入】|【批注 批注批注】命令，即可在文档中插入批注框，在其中插入内容即可。命令，即可在文档中插入批注框，在其中插入内容即可。命令，即可在文档中插入批注框，在其中插入内容即可。:计算机基础与实训教材系列系列丛书官方网站 计算机基础与实训教材系列系列丛书官方网站计算机基础与实训教材系列系列丛书官方网站 http:/edu:http:/edu:http:/edu:11.5.2 11.5.2 编辑批注编辑批注 插入批注后，将自动打开 插入批注后，将自动打开插入批注后，将自动打开【审阅 审阅审阅】工具栏，如图所示，通过它可以对批 工具栏，如图所示，通过它可以对批工具栏，如图所示，通过它可以对批注进行编辑操作，本节将介绍几种常用的编辑批注的操作：显示或隐藏批注、注进行编辑操作，本节将介绍几种常用的编辑批注的操作：显示或隐藏批注、注进行编辑操作，本节将介绍几种常用的编辑批注的操作：显示或隐藏批注、设置批注格式 设置批注格式设置批注格式、删除批注、删除批注、删除批注。:计算机基础与实训教材系列系列丛书官方网站 计算机基础与实训教材系列系列丛书官方网站计算机基础与实训教材系列系列丛书官方网站 http:/edu:http:/edu:http:/edu:11.6 11.6 上机练习上机练习 使用长文档的编排处理功能可以更加快速地完成文档的编辑操作。本上 使用长文档的编排处理功能可以更加快速地完成文档的编辑操作。本上使用长文档的编排处理功能可以更加快速地完成文档的编辑操作。本上机练习通过制作论文大纲和编辑公司计划管理工作制度，练习使用创建大纲、机练习通过制作论文大纲和编辑公司计划管理工作制度，练习使用创建大纲、机练习通过制作论文大纲和编辑公司计划管理工作制度，练习使用创建大纲、插入目录等操作。插入目录等操作。插入目录等操作。u uu 制作论文大纲 制作论文大纲制作论文大纲u uu公司计划管理工作制度 公司计划管理工作制度公司计划管理工作制度:计算机基础与实训教材系列系列丛书官方网站 计算机基础与实训教材系列系列丛书官方网站计算机基础与实训教材系列系列丛书官方网站 http:/edu:http:/edu:http:/edu:11.5.1 11.5.1 制作论文大纲制作论文大纲 在 在在Word 2003 Word 2003Word 2003的 的的【大纲视图 大纲视图大纲视图】中可以方便地制作大纲，最终效果如图所 中可以方便地制作大纲，最终效果如图所中可以方便地制作大纲，最终效果如图所示。示。示。:计算机基础与实训教材系列系列丛书官方网站 计算机基础与实训教材系列系列丛书官方网站计算机基础与实训教材系列系列丛书官方网站 http:/edu:http:/edu:http:/edu:11.5.2 11.5.2 公司计划管理工作制度公司计划管理工作制度 在 在在Word 2003 Word 2003Word 2003中使用插入目录功能，编辑文档 中使用插入目录功能，编辑文档中使用插入目录功能，编辑文档【公司计划管理工作制度 公司计划管理工作制度公司计划管理工作制度】。:计算机基础与实训教材系列系列丛书官方网站 计算机基础与实训教材系列系列丛书官方网站计算机基础与实训教材系列系列丛书官方网站 http:/edu:http:/edu:http:/edu: