岗位说明书编写培训课件.ppt

岗位说明书编写培训岗位说明书编写培训1主要内容主要内容1 认识岗位说明书认识岗位说明书2 如何编写岗位说明书如何编写岗位说明书3 岗位说明书的维护更新岗位说明书的维护更新2主要内容主要内容 认识岗位说明书认识岗位说明书1 1.1 1.1 编写岗位说明书的目的编写岗位说明书的目的 1.2 1.2 岗位说明书的岗位说明书的“是与非是与非”31.1 1.1 编写岗位说明书的目的编写岗位说明书的目的p 使根本不了解该岗位的人通过阅读岗位说明书，便可很快了解该岗位存在目的、职责及任职资格等。为什么会有这个岗位？为什么会有这个岗位？这个岗位是做什么的？这个岗位是做什么的？谁适合这个岗位？谁适合这个岗位？4p 增加对岗位的理解程度，避免职责不清，使岗位任职者与管理者在对岗位的认识上达到共识。任职者角度任职者角度管理者角度管理者角度任职者角度任职者角度管理者角度管理者角度1.1 1.1 编写岗位说明书的目的编写岗位说明书的目的51.1 1.1 编写岗位说明书的目的编写岗位说明书的目的p 为企业的招聘、岗位评估、绩效考核等人力资源管理工作提供依据。岗位的任职资格是什么？岗位的任职资格是什么？岗位的管理幅度是怎样的？岗位的管理幅度是怎样的？对内外的沟通涉及哪些？频率多少？对内外的沟通涉及哪些？频率多少？岗位的主要核心工作内容是什么？岗位的主要核心工作内容是什么？61.2 1.2 岗位说明书的岗位说明书的“是与非是与非”岗位岗位标准标准/规范规范岗位说明书不是什么？岗位岗位责任制责任制描述描述任职者任职者描述描述职责意义职责意义7职职责责五五职责表述：负责客房服务1、着装整洁统一，仪表端正。2、保持客房卫生清洁。3、不得私拿、卡要客人的物品或礼物。4、发现客人遗留物品应立即交还或上交。某企业宾馆服务员某企业宾馆服务员将岗位职责写成了岗位标准示例将岗位职责写成了岗位标准示例职职责责五五职责表述：负责客房服务1、清洁客房卫生。2、整理客房用品。1.2 1.2 岗位说明书的岗位说明书的“是与非是与非”81.2 1.2 岗位说明书的岗位说明书的“是与非是与非”是对岗位信息全面地概括是对岗位的描述是人力资源管理最基本的工具岗岗位位说说明明书书是是什什么么？p岗位的要求和存在目的，而不是任职者p岗位基本信息p工作协作关系p岗位职责p任职资格p为岗位评估、绩效考核、员工招聘提供参考和依据9岗位说明书的应用S岗位上下级S工作协作关系组织架构组织架构S工作职责绩效考核绩效考核S岗位评估薪酬等级薪酬等级S任职资格招聘、培训、员工异动、职业发展招聘、培训、员工异动、职业发展10主要内容主要内容 如何编写岗位说明书如何编写岗位说明书2 2.1 2.1岗位说明书编写步骤岗位说明书编写步骤 2.2 2.2岗位说明书编写说明岗位说明书编写说明112.1 2.1 岗位说明书编写步骤岗位说明书编写步骤准备准备岗位信岗位信息息的收集的收集版式确版式确定定文本制作文本制作12准备准备岗位信岗位信息息的收集的收集版式确版式确定定文本制作文本制作S制定工作计划，分解落实各项任务；S实施岗位说明书培训。2.1 2.1 岗位说明书编写步骤岗位说明书编写步骤13S确定在岗位说明书中需要陈述哪些方面的信息；S根据公司文化及企业特性，制定适应的岗位说明书的版式。准备准备岗位信岗位信息息的收集的收集版式确版式确定定文本制作文本制作2.1 2.1 岗位说明书编写步骤岗位说明书编写步骤14典型岗位说明书需包涵的要素典型岗位说明书需包涵的要素项项 目目重重 点点定定 义义基本信息确认岗位基本情况包括可明确该岗位的总体信息设置目的明确总体目的全面总结该岗位存在的目的及限制主要职责描述职责性质及范围列举该岗位的关键工作职责及期望的目的对内对外联系确定对内对外联系列举该岗位工作网络任职资格说明胜任该岗位的资格要求描述该岗位所要求的知识、技能及其它素质要求工作条件与环境该岗位的客观条件工作的地点、时间和工作的规律性等批准确认确认该说明书生效由相关方共同审核、确认2.1 2.1 岗位说明书编写步骤岗位说明书编写步骤152.1 2.1 岗位说明书编写步骤岗位说明书编写步骤岗位说明书模板岗位说明书模板16S根据岗位说明书所需的信息点来收集相关信息；S确认所收集信息的真实、有效性；S依据文本格式，归并相关信息。准备准备岗位信岗位信息息的收集的收集版式确版式确定定文本制作文本制作2.1 2.1 岗位说明书编写步骤岗位说明书编写步骤17S了解岗位说明书的编写要点及注意事项；S对目标岗位的岗位说明书进行文本编辑工作。准备准备岗位信岗位信息息的收集的收集版式确版式确定定文本制作文本制作2.1 2.1 岗位说明书编写步骤岗位说明书编写步骤182.2 2.2 岗位说明书编写说明岗位说明书编写说明岗位说明书名称及编号岗位说明书名称及编号编写要点：编写要点：岗位说明书文档名称写清楚公司或者部门的名称。如：VC公司发酵工段材料员岗位说明书 组织人事部人力资源规划岗位说明书 编号为岗位说明书的编号，格式为：G单位编号-GS-岗位在部门内序号-编写年 份。如：VC公司发酵工段材料员的编号为：G16-GS-037-2010 组织人事部人力资源规划的编号为：G84-GS-003-2010XXXX公司公司/部门部门XXXX岗位说明书岗位说明书 编号：一、岗位基本信息：一、岗位基本信息：192.2 2.2 岗位说明书编写说明岗位说明书编写说明岗位基本信息岗位基本信息一、岗位基本信息：一、岗位基本信息：岗位名称所在部门岗位编制日 期下级人员下级总人数：人 直接下级：人 间接下级：人注意事项：注意事项：岗位名称、部门名称要规范、具体，不能使用简称名称。如：人力资源部部长、发酵工段-段长助理；岗位编制根据定岗定编的结果进行准确填写；日期为岗位说明书下发并正式生效日期，每次对岗位说明书进行更新时，日期也要相应变更。20二、岗位存在目的：二、岗位存在目的：编写要点：编写要点：此部分要求用简洁的语言描述岗位目标、主要职责。也就是：该职位设立的目 的是什么，要完成哪些工作，达成怎样的目标。格式要求“为了（实现），从事（做或负责）”。2.2 2.2 岗位说明书编写说明岗位说明书编写说明岗位存在目的岗位存在目的21达到的结果达到的结果 市场份额 销售额数量质量财务结果做什么做什么组织监督指导操作目标目标?岗位主要职责岗位主要职责?为了为了从事从事2.2 2.2 岗位说明书编写说明岗位说明书编写说明岗位存在目的岗位存在目的22【示例示例】某公司财务部经理某公司财务部经理 为了规范公司的财务管理，合理利用资金，提高资金利用的安全性和有效性，拟订公司的基本财务政策，指导和监督员工处理日常的账务工作和财务工作，推动预算管理、财务分析和成本控制。【示例示例】某公司设备工程部师某公司设备工程部师 为了确保机器的正常运行，为生产经营活动提供设备保障，维护生产机器、水电设备，办公室与宿舍的修缮，解决一般电器与机械故障，协助外部设备技术支持商进行设备的维修工作；提供机器设备供应商的技术信息与相关资料，为公司的采购决策提供建议；维护公司的软件、硬件设备。2.2 2.2 岗位说明书编写说明岗位说明书编写说明岗位存在目的岗位存在目的23直接上级本岗位直接下级直接下级直接下级.间接上级直接下级直接下级三、组织中的位置：三、组织中的位置：界定岗位在组织中的上下级关系，明确该岗位任职者的管理幅度和指挥汇报线。2.2 2.2 岗位说明书编写说明岗位说明书编写说明组织中的位置组织中的位置24编写要点：编写要点：上下级的界定：上下级的界定：此处界定为行政隶属行政隶属关系的上下级，不包括业务管理或业务指 导的上下级。直接上级：直接上级：岗位向上直接汇报的对象。间接上级：间接上级：岗位非直接汇报的对象，即直接上级的上级。直接下级：直接下级：直接下级是指归本岗位直接管理的下级。一般情况下行政级别的下 一级即为本岗位的直接下级。注意事项：注意事项：此处填写的均为岗位的名称，而不是任职者的姓名，且填写全称。如果不是严格按行政等级进行管理，则按照实际分管情况进行描述。2.2 2.2 岗位说明书编写说明岗位说明书编写说明组织中的位置组织中的位置25四、工作协作关系：四、工作协作关系：协作关系协作对象（单位、部门或岗位）主要协作事项内部协作关系外部协作关系 工作协作关系部分描述该岗位的对内和对外主要主要工作联系，即岗位需 要与哪些岗位、部门和机构联系。2.2 2.2 岗位说明书编写说明岗位说明书编写说明工作协作关系工作协作关系26【示例示例】某公司办公室主任某公司办公室主任协作关系协作对象主要协作事项内部协作关系采购部协调召开供应商大会财务部提交费用预算、日常事务销售部参与合同评审，出具法律意见外部协作关系人民法院协调处理法律纠纷工商局办理企业照证的年检与变更。2.2 2.2 岗位说明书编写说明岗位说明书编写说明工作协作关系工作协作关系27 五、岗位职责：五、岗位职责：职职责责一一 职责表述：频次 1、2、3、岗位职责是岗位说明书中核心的部分，体现了岗位的主要工作内容 及频率，从而将职责界定清晰。2.2 2.2 岗位说明书编写说明岗位说明书编写说明岗位职责岗位职责28编写要点：编写要点：职责表述：职责表述：对职责的一个概括性的描述，要全面对下面的工作内容进行概括，既不能对下面的工作内容遗漏，也不能简单的进行罗列。在职责表述下面对职责的概述进行分解，格式要求：动词+工作内容。职责数量：职责数量：一个岗位可以有四到八条职责，不要超过八条。职责顺序：职责顺序：对职责进行排序，可以根据职责的重要性，也可以根据业务流程顺 序。频次：频次：工作发生的频率。分为：不定期、日常、次/年，次/季，次/月，次/周 等类别。不定期表示时多时少不确定，日常表示几乎每天都发生的工作。2.2 2.2 岗位说明书编写说明岗位说明书编写说明岗位职责岗位职责29注意事项：注意事项：岗位说明书中的职责是以岗位应做的事情为依据的，而不是针对现任职者的工作内容描述。编写者应注意在“应该”与“实际”中取得平衡。职责重点描述的是“做什么”，而不是“如何做”。例：客人到访时礼貌接待，并使用普通话对公司产品进行详细讲解。负责参观客人的引导工作及讲解公司产品及企业文化。描述的是常规、持续的工作，而不是临时的、特例的工作。2.2 2.2 岗位说明书编写说明岗位说明书编写说明岗位职责岗位职责30 语言使用：语言使用：为了减少理解的分歧，确保任职者和相关人员准确理解，岗 位职责的描述必须要注意语言的使用。简洁性简洁性S应简洁平实、通俗易懂，不要有过多的、带有感情色彩的修饰语 S（例如：认真认真完成数据核对工作）。S避免使用简称或缩写（例如：PMS），避免使用专有名词(例如：“施乐”)。尤其注意动词使用的规范型和程度区分。规范性规范性S同一岗位的各项工作之间都存在时间先后、业务流程顺序等逻辑S关系，不能简单去罗列（例:培训专员的岗位职责顺序应为：培训S需求调查与分析、培训计划制订、培训实施、培训效果评估）。逻辑性逻辑性S避免使用不确定的词（例如:可能、大概)。准确性准确性2.2 2.2 岗位说明书编写说明岗位说明书编写说明岗位职责岗位职责31动词的使用动词的使用根据其描述职责动作性质的不同，能够表达一个岗位的责任。比如：决策类：领导、批准、授权、委任、计划等决策类：领导、批准、授权、委任、计划等管理类：管理、组织、评估、实施、改善等管理类：管理、组织、评估、实施、改善等支持类：建议、提议、协助、分析、提供等支持类：建议、提议、协助、分析、提供等其他基本用词：检查、收集、发放、提交等其他基本用词：检查、收集、发放、提交等n草拟草拟年度培训计划n审核审核年度培训计划n审批审批年度培训计划n组织实施组织实施年度培训计划这些分类没有严格区分，在使用时，选择合适的词语。可以同时使用两个动词，进行并列说明，比如：组织实施。2.2 2.2 岗位说明书编写说明岗位说明书编写说明岗位职责岗位职责32职职责责一一职责表述：参与研发立项的前期调研与审核，为公司决策提供支持。频次1、组织研发人员，会同市场人员实施调研，了解客户的潜在需求。2次/年2、提供技术可行性报告，并确定项目投入费用、设计标准、适用范围等。不定期3、参与研发立项的审核，提出专业意见，供公司高层决策。不定期职职责责二二职责表述：组织制定研发计划。濒次1、根据公司立项决策计划制定研发计划，进行人员、资金、设备的调配。不定期2、确定研发项目的总体成果、各阶段的成果及衡量标准。不定期职职责责三三职责表述：监督研发项目按时完成，并达到预期要求。濒次1、跟踪具体项目的研发进度、人员设备投入及费用支出等，并根据工作需要适时调整。1次/月2、按照研发计划检查和监督项目的进展，协调处理发生的问题。12次/月【示例示例】某公司研发部部长主要工作职责某公司研发部部长主要工作职责2.2 2.2 岗位说明书编写说明岗位说明书编写说明岗位职责岗位职责33 界定岗位的管理权限是怎样的，从三方面进行描述。六、工作权限：六、工作权限：权限权限表述人事权限1、2、财务权限业务权限2.2 2.2 岗位说明书编写说明岗位说明书编写说明工作权限工作权限34编写要点：编写要点：人事权限：人事权限：按性质可分为：建议权、决定权；按范围可分为：雇佣/解雇权、定薪调薪权、绩效考核权、升职/降 级权、内部调动/调整权等。例：对下级的绩效考核具有决定权；对下级升职或降级具有建议权。财务权限：财务权限：分条进行描述。例：对预算内的培训费具有审批权；对预算内的招聘费具有审批权。业务权限：业务权限：本岗位的业务和工作权限有哪些。例：对车辆及司机的调度权；对公司会议室、办公室的安排权；对所属下级的工作争议有裁决权。2.2 2.2 岗位说明书编写说明岗位说明书编写说明工作权限工作权限35七、任职资格：七、任职资格：教育程度专业相关工作经验知识、技能核心能力 描述胜任该岗位工作应该在教育程度、专业要求、知识技能、胜任能力等方 面达到的最低最低要求；描述的是岗位的实际要求，因而在填写过程中不应考虑 现有任职者的情况、条件等因素。2.2 2.2 岗位说明书编写说明岗位说明书编写说明任职资格任职资格36编写要点：编写要点：教育程度：教育程度：岗位所要求的最低最低的教育程度。专业要求：专业要求：岗位对任职者专业方向的要求。例：企业管理相关专业。岗位对专业资格证书的要求。例：会计岗位要求会计从业资格证书。相关工作经验：相关工作经验：对任职者最起码的经验要求。从经验的种类、行业要求、年种类、行业要求、年 限要求限要求等方面进行描述。例：具有3年以上制药行业企业管理相关工作经验。知识、技能：知识、技能：为了完成岗位所要求的工作而必须具备的知识和技能。知识：描述需要具备的专业理论知识，一般从知识的理论和掌握程 度两方面进行描述。例：掌握机械制造的相关知识。2.2 2.2 岗位说明书编写说明岗位说明书编写说明任职资格任职资格37知识、技能：知识、技能：技能：经过反复锻炼而习得的可以直接使用和指导工作的能力。主要包 括：专业技能、计算机技能、外语技能、公文处理技能、管理技 能等。例：机床操作操作技能、英语交流交流技能、商务谈判技能、办公公软件件使用技能等。核心能力：核心能力：可预期的潜在心理素质及潜能，能在不同环境下综合运用。不同于技能 ，其过程不可完全重复。例：创新能力、组织能力、适应能力等。对于某些特殊岗位，由于业务或工作的特殊需要，可能在任职者的品质 、个性特点方面加以适当的要求。例：经常出差的销售岗位需要具备较强的适应能力。填写本岗位要求表现突出突出的能力，而不是所有一般需要的能力。2.2 2.2 岗位说明书编写说明岗位说明书编写说明任职资格任职资格38【示例示例】某公司办公室主任任职资格某公司办公室主任任职资格教育程度 大专及以上学历 专业要求 企业管理、文秘、法律或与公司业务性质相关的专业相关工作经验5年以上行政管理相关工作经验，其中3年以上集团内基层管理岗位工作经验。知识、技能 掌握行政管理知识，了解法律等相关知识；熟练使用办公软件，有较好的公文处理技能。核心能力 具备较强的组织协调能力、人际关系能力、计划能力、执行力、应变能力和公共关系能力。2.2 2.2 岗位说明书编写说明岗位说明书编写说明任职资格任职资格39八、其它工作特征：八、其它工作特征：工作场所工作环境工作时间特征编写要点：编写要点：工作场所：工作场所：日常工作的主要场所。例：办公室、车间、库房、户外等。工作环境：工作环境：从舒适度与危险性两方面来描述。例：舒适/高温/低温/潮湿/粉尘/噪声/有毒气体/危险性等。工作时间特征：工作时间特征：正常工作时间/倒班/上下班时间随业务情况经常变化 偶尔出差/经常出差2.2 2.2 岗位说明书编写说明岗位说明书编写说明其它工作特征其它工作特征40工作场所办公室工作环境舒适，无噪音污染，温度、湿度适中。工作时间特征每周四十小时标准工作日，有时加班、出差。【示例示例】某公司人力资源部部长其它工作特征某公司人力资源部部长其它工作特征2.2 2.2 岗位说明书编写说明岗位说明书编写说明其它工作特征其它工作特征41九、确认：九、确认：部门负责人确认：年 月 日人力资源部确认：年 月 日 编写要点：编写要点：岗位任职者、部门负责人就岗位说明书达成共识完成修订后，提交人力资源部。人力资源部经过审核通过后，由部门负责人、人力资源部部门负责人、人力资源部共同签字确认，形成完 整的岗位说明书，并在岗位基本信息中日期日期一栏标注日期，以确定岗位说明书的生效日期。2.2 2.2 岗位说明书编写说明岗位说明书编写说明确认确认42 岗位说明书的维护更新岗位说明书的维护更新3主要内容主要内容43S至少每年一次，由人力资源部组织对岗位说明书进行检查；S至少三年一次，由人力资源部组织对岗位说明书做一次修订；S除周期性修订以外，当有新增岗位或岗位的某方面设置发生变化时，根据需要，部门可以向人力资源部说明修改理由及内容，由人力资源部审核通过，完成修订后再次备案。3 3 岗位说明书的维护更新岗位说明书的维护更新ENDEND