个人成效管理时间jum.pptx

12表达工作情绪的词语惬意沉闷 累乱繁忙轻松无聊充实平衡烦有效率地完成工作疲于应付盲目目标明确筋疲力尽毫无头绪做自己想做的事压力太大精力充沛憔悴应付自如昏昏欲睡按部就班工作愉快拖沓逃避信心百倍忙于收拾残局有危机感有成就感3时间管理=选择管理时间管理就是管理时间？4 如果银行每天早晨向你的帐号拨款8.64万元。你在这一天可以随心所欲，想用多少就用多少，用途也没有任何的规定。条件只有一个：用剩的钱不能留到第二天再用，也不能节余归自己。前一天的钱你用光也好，分文不花也好，第二天你又有8.64万元。请问：你如何用这笔钱？请问：你如何用这笔钱？5走出时间管理误区6一、工作无计划7 优先管理的核心优先管理的核心1、Make a list of things to do today 把每天要做的事情列一份清单2、Set priority and work on the most important确定优先次序，从最重要的开始做3、Do it every day!每天这么做！每日计划：Plan the next d b you l the office.在你 办公室 前，计划 天的工作。8I+重要性MIMIIMIIIMIVU+紧迫性I+U+I+UI U+I U工具：区分时间的重要性和紧迫性工具：区分时间的重要性和紧迫性重要的事：对个人工作生活会产生重大影响的事情。紧迫的事：此刻不做就会给我们带麻烦的事情。9紧急紧急 重要重要 不重要不重要 防患未然 改进产能 建立人际关系 发掘新机会 规划、休闲 繁琐的工作 某些信件 某些电话 浪费时间之事 有趣的活动重要重要与与紧要紧要之区别之区别从容人无用人 危机 急迫的问题 有期限压力的计划压力人 不速之客 某些电话 某些信件与报告 某些会议 必要而不重要的事 受欢迎的活动无聊人不紧急不紧急10紧急紧急紧急紧急 重要重要重要重要 不重要不重要不重要不重要 偏重第一类事务，结果 压力 精疲力竭 危机处理 忙于收拾残局不紧急不紧急不紧急不紧急11紧急紧急紧急紧急重要重要重要重要不重要不重要不重要不重要不紧急不紧急不紧急不紧急 偏重第二类事务，结果偏重第二类事务，结果 有远见，有理想有远见，有理想 平衡平衡 纪律纪律 自制自制 少有危机少有危机12 偏重第三类事务，结果偏重第三类事务，结果 短视近利短视近利 危机处理危机处理 被视为巧言令色被视为巧言令色 轻视目标与计划轻视目标与计划 缺乏自制力，怪罪他人缺乏自制力，怪罪他人 人际关系浮泛，甚至破裂人际关系浮泛，甚至破裂紧急紧急紧急紧急重要重要重要重要不重要不重要不重要不重要不紧急不紧急不紧急不紧急 13紧急紧急紧急紧急重要重要重要重要不重要不重要不重要不重要不紧急不紧急不紧急不紧急偏重第四类事务，结果偏重第四类事务，结果 全无责任感全无责任感 工作不保工作不保 依赖他人或社会机构维生依赖他人或社会机构维生14Diarize（定出做的时间）变为Do it latter（呆会做）4D原则Do it now！（马上就做）Dont do it。（别去做了）重 要 紧 迫Delegate授权别人去做15二、不拒绝他人16培养说培养说“不不”的能力的能力 如果你从来不懂得拒绝工作，导致工作量超出负荷时，你的工作品质势必会大受影响。NO！NO！NO！合理拒绝要耐心倾听请托者所提出的要求。如你无法当场决定接受或拒绝请托，则要明白地告诉请托者你仍要考虑，并确切地指出你所需要的考虑时间，以消除对方误以为你是在以考虑作挡箭牌。拒绝接受请托的时候，应显示你对请托者的请托已给予庄重的考虑，并显示你已充分了解到这种请托对请托者的重要性。拒绝接受请托时，你在表情上应和颜悦色。最好多谢请托者能想到你，并略表歉意。拒绝接受请托时，你除了应显露和颜悦色的表情外，仍应显露坚定的态度。拒绝接受请托者，你最好能对请托者指出拒绝的理由。要令请托者了解你所拒绝的是他的请托，而不是他本身。拒绝接受请托之后，如有可能你应为请托者提供处理其请托事项的其它可行途径。切忌通过第三者拒绝某一个人的请托。17诚。例如你偶尔对频频请托的人和颜悦色他说：“真抱歉，这一次实在将无法效力，希望你不介意！”，相信不致于产生不良的后果。但是一旦你附以拒绝的理由，你的理由则只须重复拒绝，而不应与之争辩。要令请托者了解你所拒绝的是他的请托，而不是他本身。这即是说，你的拒绝是对事而不对人的。拒绝接受请托之后，如有可能你应为请托者提供处理其请托事项的其它可行途径。切忌通过第三者拒绝某一个人的请托，因为一旦这么做，不仅足以显示你的懦弱，而且在请托者心18三、习惯性拖延19请如实选择以下每一个最切合你的答案：A.极表同意B.略表同意C.略表不同意D.极表不同意1.为了避免对棘手的难题采取行动，寻找理由和寻找借口：2.为令困难的工作能被执行，对执行者下压力是必要的：3.采取折衷办法以避免或延缓不愉快是困难的工作：4.遭遇太多足以妨碍完成重大任务的干扰与危机：5.当被迫从事一项不愉快的决策时，避免直截了当的答复：6.对重要的行动计划的追踪工作不予理会：7.试图令他人执行不愉快的工作：8.将重要的工作安排在下午处理，或者带回家里，以便在夜晚或周末处理它：9.过分疲劳（或过分紧张、或过分泄气、或太受抑制），以致无法处理所面对的困难任务：1O.在着手处理一件艰难的任务之前，喜欢清除桌上每一个物件：20今日事今日毕今日事今日毕拖延决定或行事缓慢是非常危险的习惯。应付拖延的招数：订定完成期限建立回馈制度安排人监督你趁早解决把工作划分为几个小部分现在就去做21 时间自然法则总结时间自然法则总结Parkingsons Law 帕金森原则时间象一根弹筋：设立期限时间象一根弹筋：设立期限Paretos Principle 帕雷托原则80%80%的结果来源的结果来源20%20%的努力的努力Concentration Enigmas 注意力之谜 注意力需要及时恢复注意力需要及时恢复Internal Energy Levels 内在能量水平有效地利用你的生物钟有效地利用你的生物钟22我的生物钟我的生物钟我的生物钟我的生物钟不能控制它，就去合理利用它不能控制它，就去合理利用它不能控制它，就去合理利用它不能控制它，就去合理利用它6:00-8:006:00-8:006:00-8:006:00-8:0014:00-16:0014:00-16:0014:00-16:0014:00-16:008:00-12:008:00-12:008:00-12:008:00-12:0016:00-20:0016:00-20:0016:00-20:0016:00-20:0020:00-20:00-20:00-20:00-睡觉睡觉睡觉睡觉23订定每日工作计划订定每日工作计划 详细地计划今天下午或是明天早上的工作。工作计划-为每天的2-3件事项留出完整的时间24避免分散注意力避免分散注意力 你所花费的努力中，通常有百分之二十已决定了最后的结果。因此，专心在少数能影响结果的事务上，将有助于在短时间内达到要的成果。25顺习惯做事会有越来越多的抱怨Proactive（制变）Reactive（应变）思考一下再去做知道什么是重要的，并按重要的原则去选择二者的区别就是选择，有选择比没有意识去选择好26To-Do ListTo-Do List待处理事项待处理事项Delegate to授权A/BTo-Do 事项Time 需Required 时Delegation 授权跟进Ref参见Name姓名Return 返还Time 时间Ref参见Notes 备注27A.M.P.M.6 7 8 9101112Daily Expenses 每日支出 1 2 3 4 5 6 7 8 910AppointmentsAppointments日程日程28Monthly PlanMonthly Plan月度计划月度计划 Month Year 年 月Projects/GoalsProjects/Goals本月项目本月项目/目标目标A/B Business A/B Business 工工 作作 开始日开始日 Personal Personal 个人生活个人生活 29意识意识潜意识潜意识内存内存硬盘硬盘30产品说明书了解产品印刷售后服务图片题纲初稿规格注意事项维修点打印美工公司简介拍照大脑图31个人成效effectiveefficient明确于结果：快、好高效A nice manager A good manager An effective manager脾气好工作愉快、有结果一个有成效的经理人32Specific 具体的Measurable 可衡量的Achievable 可实现的Relevant 与价值相关的Tractable 可跟进的SMART目标目标目标目标33What I am here for?对我的岗位来说，最重要的职责是什么？Make a list.分清主动工作和被动工作内容。主动性（建设性）工作：帮助达到目标的工作被动性工作：日常琐碎的事情34放弃喜欢做的事放弃怕失去控制的心理授权把任务交给人，培训他们并通知相关人员随时准备提供建议并进行解答组织下属35Productivity Challenges 对生产率的挑战对生产率的挑战1、Shifting priorities/crisis management 优先顺序不明确/危机管理2、Telephone interruptions 电话打扰3、Lack of Priorities/objectives 缺乏优先/目标4、Attempting too much 贪多嚼不烂5、Drop-in visitors 不速之客6、Ineffective delegation 无效授权7、Cluttered desk/losing things 桌面杂乱无章/找不到东西8、Lack of self-discipline/procrastination 缺乏自律/拖延9、Inability to say“No”不会说“不”10、Meetings 会议36学习分配工作学习分配工作 学习将不同的工作授权给不同的单位执行，分工合作才能在最短时间内以有效的方式达成目标。37今日事今日毕今日事今日毕拖延决定或行事缓慢是非常危险的习惯。应付拖延的招数：订定完成期限建立回馈制度安排人监督你趁早解决把工作划分为几个小部分现在就去做38将阻碍减到最低将阻碍减到最低通常造成时间浪费的环境因素有：电话信件会议等候访客紧急事件39培养说培养说“不不”的能的能力力 如果你从来不懂得拒绝工作，导致工作量超出负荷时，你的工作品质势必会大受影响。NO！NO！NO！40应付突发状况应付突发状况 应付突发状况，是时间管理上的一大技巧，当发现情况不对时，可以：重新商议在接下来的步骤中，把浪费的时间补回来缩小计划的涵盖面争取更多资源接受替代品提供诱因要求服从41随时检视随时检视 随时检视自己的时间管理状况，如果觉得不满意，可重新检查自身的时间管理方法，发现问题点后再做调整。42平均平均8080岁寿命岁寿命我们只有我们只有我们只有我们只有3 3 3 3年的时间去创造价值年的时间去创造价值年的时间去创造价值年的时间去创造价值,我们如何管理它？我们如何管理它？我们如何管理它？我们如何管理它？1-20、60-80忽略不计，余40 1年为1寸 项目项目项目项目 每天耗时每天耗时每天耗时每天耗时 40404040年耗时年耗时年耗时年耗时 结余结余结余结余睡眠 8小时 13.3年 26.7一日三餐 2.5小时 4.2年 22.5交通 1.5小时 2.5年 20电话 1小时 1.7年 18.3看电视、上网 3小时 5年 13.3看报、聊天 3小时 5年 8.3刷牙、洗脸、洗澡 1小时 1.7年 6.6休假、白日梦 闹情绪、身体不适2小时 3.3年 3.33.343大石头大石头小沙子小沙子水水