审核员的要求及职责课件.ppt

Internal Auditor For Quality System審核員的要求及職責二零零一年三月Internal Auditor For Quality Systemnn審核員的知識和經驗要求n n 有關標准的知識 有關標准的知識n n 審核人員須知道和理解 審核人員須知道和理解ISO9001 ISO9001標准的全部要求 標准的全部要求,不必試圖 不必試圖將它們全部背下來 將它們全部背下來,應該掌握管理的知識和技能 應該掌握管理的知識和技能,如審核計 如審核計划 划,審核的組織 審核的組織,審核的控制等 審核的控制等;但在審核中必須能夠解釋什 但在審核中必須能夠解釋什么是良好的管理原則 么是良好的管理原則,以及什么是良好的控制 以及什么是良好的控制,審核人員必 審核人員必須充份地掌握標准以便用其中的規定支持所發出的不符合 須充份地掌握標准以便用其中的規定支持所發出的不符合事項報告 事項報告Internal Auditor For Quality Systemnn審核員的知識和經驗要求n n 一般的工業知識 一般的工業知識n n 在產品或服務方面 在產品或服務方面,審核人員不一定是一位技朮專家 審核人員不一定是一位技朮專家.但是 但是必須知道類似工業上的基本管理過程 必須知道類似工業上的基本管理過程.如從事過机械加工方 如從事過机械加工方面工作的審核人員對于類似的工業情況會比較了解 面工作的審核人員對于類似的工業情況會比較了解,但是如 但是如果讓他去審核食品加工 果讓他去審核食品加工,藥品或者是建筑工業則不太合适 藥品或者是建筑工業則不太合适Internal Auditor For Quality Systemnn審核員的知識和經驗要求n n 特殊的工業知識 特殊的工業知識n n 在一些高科技工業中 在一些高科技工業中,用來控制產品所必須的管理過程對于 用來控制產品所必須的管理過程對于那种特殊的工業已經成為特殊的和唯一的管理方法 那种特殊的工業已經成為特殊的和唯一的管理方法,如 如:計 計算机編程或先進電子零件的制造厂 算机編程或先進電子零件的制造厂.在這樣的情況下 在這樣的情況下,審核 審核人員應該了解与之有關的工業上的管理過程 人員應該了解与之有關的工業上的管理過程,也就是說應該 也就是說應該掌握必要的專業技朮知識以便執行有效的審核 掌握必要的專業技朮知識以便執行有效的審核Internal Auditor For Quality Systemnn審核員的知識和經驗要求n n 實施審核的經驗 實施審核的經驗n n 學習如何審核的最佳方法是跟隨一位有經驗的審核員參加 學習如何審核的最佳方法是跟隨一位有經驗的審核員參加一些審核 一些審核,掌握檢查 掌握檢查,提問 提問,評价和報告等評定技朮 評价和報告等評定技朮,但每參 但每參加一次審核便會學習到一些知識 加一次審核便會學習到一些知識,諸如有關管理態度 諸如有關管理態度,管理 管理過程 過程,如何進行調查以及在何處調查等 如何進行調查以及在何處調查等,最主要的是進一步 最主要的是進一步了解標准的要求 了解標准的要求.Internal Auditor For Quality Systemnn審核員的行為道德驗要求n n 一個審核員的行為道德通過個人心理素質和遵守職業道德 一個審核員的行為道德通過個人心理素質和遵守職業道德的情況反映 的情況反映,對審核員的行為道德主要要求有 對審核員的行為道德主要要求有n n(1)(1)正直誠實 正直誠實n n 正當地獲取和公平地評价客觀証据 正當地獲取和公平地評价客觀証据,不卑不亢 不卑不亢,忠實于審 忠實于審 n n 核目的 核目的,堅持准确的意見 堅持准确的意見,坦率 坦率,成熟 成熟,堅毅 堅毅,不因干扰導 不因干扰導n n 致偏差 致偏差Internal Auditor For Quality Systemnn審核員的行為道德驗要求n n(2)(2)保密 保密n n 百分之百地遵守保密規定和保密協議 百分之百地遵守保密規定和保密協議,不可發表与審核 不可發表与審核n n 組意見違背的個人意見 組意見違背的個人意見 n n(3)(3)尊重 尊重n n 尊重同事和受審核方的所有人員 尊重同事和受審核方的所有人員n n(4)(4)保持獨立性 保持獨立性n n 時時刻刻 時時刻刻,一舉一動都應注意維護審核的獨立性 一舉一動都應注意維護審核的獨立性,審核 審核n n 結論不應受隱含利益 結論不應受隱含利益,偏見和其它思想的影響 偏見和其它思想的影響Internal Auditor For Quality Systemnn審核員的職責n n 審核組長應履行的職責 審核組長應履行的職責n n 代表審核組与管理層接触 代表審核組与管理層接触n n 代表審核組控制審核各階段的工作 代表審核組控制審核各階段的工作,并對審核全過程負責 并對審核全過程負責n n 有權對審核工作的開展和審核觀察結果作最后的決定 有權對審核工作的開展和審核觀察結果作最后的決定n n 負責協助審核成員的選擇 負責協助審核成員的選擇n n 制定審核計划 制定審核計划,准備工作文件 准備工作文件,審定審核檢查表 審定審核檢查表,并向審核組 并向審核組成員說明工作要求 成員說明工作要求n n 審核質量体系的覆蓋性 審核質量体系的覆蓋性/符合性 符合性/以及運作的有效性 以及運作的有效性n n 遇到重大障礙或發現重大不符合事項立即通知管理層 遇到重大障礙或發現重大不符合事項立即通知管理層n n 准時提交清楚准确的審核報告 准時提交清楚准确的審核報告 Internal Auditor For Quality Systemn n 審核員的職責n n 審核員應履行的職責 審核員應履行的職責n n 在審核范圍內 在審核范圍內,遵守審核規定 遵守審核規定,按要求工作 按要求工作n n 保持客觀性 保持客觀性,根据審核中得到的信息 根据審核中得到的信息,對体系的有效性進行分析 對体系的有效性進行分析n n 迅速 迅速/有效的策划并執行所分配的工作 有效的策划并執行所分配的工作n n 對能夠影響審核結果或可能需要深入調查的問題保持警覺 對能夠影響審核結果或可能需要深入調查的問題保持警覺n n 根据觀察結果形成文件 根据觀察結果形成文件,報告審核結果 報告審核結果n n 确認質量体系的有效性和符合性 确認質量体系的有效性和符合性,并确認体系的要求是否得以實施 并确認体系的要求是否得以實施n n 需要時 需要時,驗証由審核結果所要求的糾正措施的有效性 驗証由審核結果所要求的糾正措施的有效性n n 保存有關審核文件和記錄 保存有關審核文件和記錄n n 保守審核文件的机密 保守審核文件的机密n n 配合和支持審核組長的工作 配合和支持審核組長的工作 Internal Auditor For Quality Systemnn合格審核員的素質n n 經驗主要靠實踐的積累和學習獲得 經驗主要靠實踐的積累和學習獲得.一個通過審核培訓的人 一個通過審核培訓的人員 員,必須參加過一定數量的實踐審核工作 必須參加過一定數量的實踐審核工作,有了充份的經驗 有了充份的經驗,才能作為一個正式的審核員獨立承擔審核工作任務 才能作為一個正式的審核員獨立承擔審核工作任務.n n 成熟和有專家气質 成熟和有專家气質n n 審核人員必須使被審核部門相信 審核人員必須使被審核部門相信,審核會得以有效的實施 審核會得以有效的實施.被審核方會判斷審核人員的知識 被審核方會判斷審核人員的知識,一般舉止 一般舉止,以及如何進行 以及如何進行審核是否合适 審核是否合适.如果衣冠不整或明顯的沒有經驗則無法將審 如果衣冠不整或明顯的沒有經驗則無法將審核處于自已的控制之中 核處于自已的控制之中 Internal Auditor For Quality Systemnn合格審核員的素質n n 有分析能力 有分析能力n n 審核人員的任務之一就是進行詢問并通過所听到的和所看 審核人員的任務之一就是進行詢問并通過所听到的和所看到的得出客觀結論 到的得出客觀結論.區分事實与主觀意見 區分事實与主觀意見,積累信息和証据 積累信息和証据,將証据与保証進行比較 將証据与保証進行比較,如果沒能得到正确的信息 如果沒能得到正确的信息,可能沒 可能沒問對或以自已的主觀印象來判斷標准的執行情況 問對或以自已的主觀印象來判斷標准的執行情況n n 溝通能力 溝通能力n n 審核人員需要通過交談獲得所需的資料 審核人員需要通過交談獲得所需的資料,提出自已的意見并 提出自已的意見并表達出審核結論 表達出審核結論.所以 所以,思路清楚 思路清楚,表達准确以及認真聆听 表達准确以及認真聆听,充份理解和良好的寫作能力對于審核人員是非常重要的 充份理解和良好的寫作能力對于審核人員是非常重要的 Internal Auditor For Quality Systemnn合格審核員的素質n n 合作的能力 合作的能力n n 合格的審核員應該与其他審核員 合格的審核員應該与其他審核員/被審核人員和領導部門實 被審核人員和領導部門實現良好的合作 現良好的合作,這是保証順利完成審核的重要條件之一 這是保証順利完成審核的重要條件之一n n 行政能力 行政能力n n 合格的審核員應該有獨立 合格的審核員應該有獨立/系統 系統/積极工作的能力 積极工作的能力,獲得和運 獲得和運用特殊知識和技能的能力 用特殊知識和技能的能力;适用于變化了的任務 适用于變化了的任務,條件的能 條件的能力和報告的能力等 力和報告的能力等 Internal Auditor For Quality Systemnn合格審核員的素質n n 与被審核部門的關系 与被審核部門的關系n n 為了有效地進行審核 為了有效地進行審核,必須与被審核部門建立良好的關系 必須与被審核部門建立良好的關系,無論被審核部門的員工如何冒犯或試圖触怒審核員 無論被審核部門的員工如何冒犯或試圖触怒審核員,他都應 他都應該保持風度和禮貌 該保持風度和禮貌,如果審核人員失去風度 如果審核人員失去風度,也就失去了對 也就失去了對審核的控制 審核的控制,所以任何時候都要有禮貌 所以任何時候都要有禮貌n n 組織能力 組織能力n n 審核人員負責准備和制定審核計划 審核人員負責准備和制定審核計划,以及審核計划的實施 以及審核計划的實施,對時間和資源進行良好的控制是審核成功的重要條件之一 對時間和資源進行良好的控制是審核成功的重要條件之一,無論是一個人進行審核還是以審核組的形式進行審核 無論是一個人進行審核還是以審核組的形式進行審核,一定 一定要把自已負責的工作做好 要把自已負責的工作做好 Internal Auditor For Quality Systemnn合格審核員的素質n n 要有好奇心 要有好奇心n n 在審核活動中要牢記審核的范圍和目標 在審核活動中要牢記審核的范圍和目標,所以只要對方在回 所以只要對方在回答所詢問的問題或正在提供許多有价值的信息 答所詢問的問題或正在提供許多有价值的信息,審核員必須 審核員必須表現出對此感興趣 表現出對此感興趣.如果已經偏離審核的重點 如果已經偏離審核的重點,就該有禮貌 就該有禮貌地把話題轉回到与審核有關的事情上 地把話題轉回到与審核有關的事情上.因為偏離審核的詢問 因為偏離審核的詢問或回答都會浪費時間 或回答都會浪費時間n n 對事情有敏銳的觀察力 對事情有敏銳的觀察力n n 當听到或看到一些有疑問的事情時 當听到或看到一些有疑問的事情時,審核人員善于追根問底 審核人員善于追根問底,并真正查明事情的原因 并真正查明事情的原因 Internal Auditor For Quality Systemnn合格審核員的素質n n 巧妙地提出問題 巧妙地提出問題n n 要注意審核的目標 要注意審核的目標,如果已經制定計划 如果已經制定計划,則應該按計划實施 則應該按計划實施審核 審核,而不能把時間浪費在別的事情上 而不能把時間浪費在別的事情上n n 良好的外表 良好的外表,舉止和性格 舉止和性格n n 合格的審核員應明智 合格的審核員應明智,通情達理 通情達理,誠實 誠實/可靠 可靠/樂于助人 樂于助人/有禮 有禮貌 貌/感情穩定 感情穩定/冷靜 冷靜/自信 自信/頑強和以工作為重 頑強和以工作為重