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档案管理丽华国际集团有限公司丽华国际集团有限公司总裁办总裁办 主讲：靳兵档案管理 档案基础知识 档案质量管理 档案管理的基本流程第一章 档案基础知识l l 档案基本术语l l 档案归档整理简易程序一、档案基本术语l l（一）、什么是档案l l 1、档案：国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录。l l 2、档案价值：档案对国家机构、社会组织或个人的有用性。l l 3、档案工作：管理档案和档案事业的活动。l l 4、档案管理：档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用等活动。l l 5、档案学：研究档案的形成规律、性质、特点以及档案工作方法与发展规律的科学。l l 6、公共档案：国家机构或其他公共组织在公务活动中形成的为社会所有的档案。l l 7、私人档案：私人或私人组织在社会活动中形成的为私人所有的档案。l l 8、文书档案：反映党务、行政管理等活动的档案。l l 9、科学技术档案：反映科学技术研究、生产、基本建设等活动的档案。l l 10、专业档案：反映专门领域活动的档案。l l 11、音像档案：记录声音或影像的档案，包括照片、影片、录音带、录像带等。l l 12、文件：国家机构、社会组织或个人在履行其法定职责或处理事务中形成的各种形式的信息记录。l l 13、电子文件：以数码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理并可在通信网络上传输的文件。l l1414、原件原件：最初产生的区别于复制件的原始最初产生的区别于复制件的原始文件。文件。l l1515、复制件复制件：与原件内容相同的复制品。与原件内容相同的复制品。l l1616、文稿、文稿：文件起草过程中形成的历次稿子，文件起草过程中形成的历次稿子，可分为草稿和定稿两种。可分为草稿和定稿两种。l l1717、文本文本：同一文件由于作用不同而形成不同一文件由于作用不同而形成不同的版本，可分为正本、副本、试行本、修订同的版本，可分为正本、副本、试行本、修订本、各种文字文本等。本、各种文字文本等。l l 18、正本：有规范格式和生效标志的正式文本。l l 19、副本：再现正本内容和形式特征的复本，备存查和通知有关方面之用。l l 20、手稿：由作者用手写或打字等方式制作的原稿。l l 21、文种：按性质和用途确定的文件种类的名称。l l 22、档案室：国家机构、企事业单位或其他社会组织内部设置的集中管理本单位档案的专门机构。l l 23、企业档案馆：企业设置的管理本企业档案的档案馆。l l 24、部门档案馆：专业主管部门设置的管理本部门及其直属机构档案的档案馆。（二）、档案的收藏l l11、收集：、收集：档案馆、档案室接收及征集档案和档案馆、档案室接收及征集档案和其他有关文献的话动。其他有关文献的话动。l l22、归档归档：办理完毕且具有保存价值的文件经办理完毕且具有保存价值的文件经系统整理交档案室（馆）保存的过程。系统整理交档案室（馆）保存的过程。l l33、移交移交：档案室（馆）等按照国家规定把档档案室（馆）等按照国家规定把档案交给接收方档案馆保存的过程。案交给接收方档案馆保存的过程。l l44、接受：档案馆、档案室按照国家规定收存、接受：档案馆、档案室按照国家规定收存档案的过程。档案的过程。l l 5、征集：档案馆按照国家规定征收散存档案、散失档案和其他有关文献的活动。l l 6、寄存：档案所有者在保持其法定所有权的清况下，将档案存放在档案馆的行为。l l 7、捐赠：档案所有者将档案无偿赠送给档案馆的行为。l l88、交换交换：国家（地区）之间、档案部门之间、国家（地区）之间、档案部门之间、档案部门与其他部门之间按照法规或协定互换档案部门与其他部门之间按照法规或协定互换档案和其他文献的活动。档案和其他文献的活动。l l99、馆藏馆藏：档案馆收藏的档案及其他藏品的总档案馆收藏的档案及其他藏品的总和。和。l l1010、散存档案散存档案：未保存在法定保管处所的档未保存在法定保管处所的档案。案。l l1111、散失档案散失档案：从原形成国家（地区）散失从原形成国家（地区）散失到国外的档案。到国外的档案。（三）、档案鉴定l l 1、鉴定：判定档案真伪和价值的过程。l l 2、保管期限：对档案划定的存留年限。l l 3、保管期限表：规定档案保管期限的文件。l l 4、销毁：经过鉴定对失去价值的档案作毁灭性处置的过程。l l 5、销毁清册：登录被销毁档案题名、数量等内容并由责任人签署的文件。（四）、档案整理l l 1、整理：按照一定原则对档案实体进行系统分类、组合、排列、编号和基本编目，使之有序化的过程。l l 2、来源原则：把同一机构、组织或个人形成的档案作为一个整体加以管理的原则。l l 3、档案实体分类：根据档案的来源、形成时间、内容、形式等特征对档案实体进行的分类。l l44、立档单位立档单位：构成档案全宗的国家机构、社构成档案全宗的国家机构、社会组织或个人。会组织或个人。l l55、全宗全宗：一个国家机构、社会组织或个人形一个国家机构、社会组织或个人形成的具有有机联系的档案整体。成的具有有机联系的档案整体。l l66、联合全宗联合全宗：由两个或两个以上立档单位形由两个或两个以上立档单位形成的互有联系不易区分全宗而作为一个全宗对成的互有联系不易区分全宗而作为一个全宗对待的档案整体。待的档案整体。l l77、汇集全宗汇集全宗：由若干个文件数量很少且具有由若干个文件数量很少且具有某些共同特征或联系的小全宗组成的作为一个某些共同特征或联系的小全宗组成的作为一个全宗对待的档案整体。全宗对待的档案整体。l l 8、全宗群：由若干个具有时间、地区、性质等共同特征的全宗组成的群体。l l 9、案卷：由互有联系的若干文件组合成的档案保管单位。l l 10、立卷：将若干文件接形成规律和有机联系组成案卷的过程。l l 11、卷内备考表：卷内文件状况的记录单，排列在卷内文件之后。l l 12、档号：以字符形式赋予档案实体的用以固定和反映档案排列顺序的一组代码。（五）、档案检索l l11、检索检索：存储和查找档案信息的过程。存储和查找档案信息的过程。l l22、编目编目：按照一定的规则进行档案著录并将按照一定的规则进行档案著录并将条目组织成目录的过程。条目组织成目录的过程。l l33、档案信息分类档案信息分类：以国家机构、社会组织的以国家机构、社会组织的职能分工为基础，结合档案内容所记述和反映职能分工为基础，结合档案内容所记述和反映事物的属性关系对档案信息进行的分类。事物的属性关系对档案信息进行的分类。l l44、条目条目：反映文件或案卷内容与形式特征的反映文件或案卷内容与形式特征的著录项目的组合。著录项目的组合。l l 5、著录：对档案内容和形式特征等进行分析、选择和记录的过程。l l 6、标引：对档案内容进行主题分析，赋予检索标识的过程。l l 7、分类标引：对档案内容进行主题分析，赋予分类号标识的过程。l l 8、主题标引：对档案内容进行主题分析，赋予主题词标识的过程。l l 9、受控标引：依据主题词表等控制工具进行的标引。l l 10、自由标引：不用主题词表等控制工具而直接使用关键词等自然语言进行的标引。l l 11、关键词：在标引和检索过程中，取自文件、案卷题名或正文用以表达文献主题并具有检索意义的非规范化的词或词组。l l 9、主题词：在标引和检索中用以表达文献主题的规范化的词或词组。l l 10、档案主题词表：由表达档案内容主题的自然语言中优选出的语义相关、族性相关的科学术语所组成的规范化词典。在档案标引与检索过程中，它是用以将档案、标引人员及用户的自然语言转换为统一的主题词检索语言的一种术语控制工具。l l 11、检索工具：用于存储、查找和报道档案信息的系统化文字描述工具，是目录、索引、指南等的统称。l l 12、目录：由揭示档案特征的条目汇集而成并按照一定次序编排的档案检索工具。l l 13、案卷目录：以全宗为单位登录案卷的题名及其他特征并按案卷号次序编排而成的一种档案目录。l l 14、卷内文件目录：登录卷内文件题名和其他特征并固定文件排列次序的表格，排列在卷内文件之前。l l 15、案卷文件目录、全引目录：以全宗为单位将案卷目录与卷内文件目录相结合按一定次序编排而成的一种档案目录。l l 16、分类目录：依据分类表按照分类标识以一定次序编排而成的一种档案目录。l l 17、主题目录：依据主题词表按照主题标识以一定次序编排而成的一种档案目录。l l 18、专题目录：按照特定专题以一定次序编排而成的一种档案目录。l l 19、索引：指明档案或目录的某种特征，以一定次序编排并注明相应出处的档案检索工具。l l 20、文号索引：指明文件编号及相应档号，以一定次序编排而成的一种档案索引。l l 21、人名索引：指明人名及相应档号，以一定次序编排而成的一种档案索引。l l 22、地名索引：指明地名及相应档号，以一定次序编排而成的一种档案索引。l l 23、档案馆指南：介绍和报道档案馆基本情况、馆藏档案和有关文献，指导利用者查阅利用的一种档案检索工具。l l 24、全宗指南：介绍和报道立档单位及其所形成档案情况的一种档案检索工具。l l 25、专题指南：介绍和报道某一专题档案情况的一种档案检索工具。（六）、档案利用l l11、利用利用：利用者以阅览、复制、摘录等方式利用者以阅览、复制、摘录等方式使用档案的活动。使用档案的活动。l l22、开放开放：档案馆将达到一定期限、无需控制档案馆将达到一定期限、无需控制使用的档案向社会公开提供利用的活动。使用的档案向社会公开提供利用的活动。l l33、公布公布：将档案或档案的特定内容通过某种将档案或档案的特定内容通过某种形式首次公布于众。形式首次公布于众。l l44、咨询服务咨询服务：档案馆、档案室答复询问、指档案馆、档案室答复询问、指导和帮助利用的活动。导和帮助利用的活动。l l 5、档案证明：依据档案的记载出具的凭证性文件。l l 6、档案展览：按一定主题展示档案的活动。l l 7、阅览室：档案馆、档案室内供利用者阅览档案的专门场所。l l 8、密级：档案文件保密程度的等级。l l99、降密、降密：降低档案文件的原有保密等级。降低档案文件的原有保密等级。l l1010、解密解密：解除已失去保密价值档案文件的解除已失去保密价值档案文件的保密限制。保密限制。l l1111、编纂编纂：按照一定的题目、体例和方法编：按照一定的题目、体例和方法编辑档案文献的活动。辑档案文献的活动。l l1212、大事记大事记：按照时间顺序简要记述一定范：按照时间顺序简要记述一定范围内发生的重大事件、重要活动的一种档案参围内发生的重大事件、重要活动的一种档案参考资料。考资料。l l1313、组织沿革组织沿革：系统记述一个机构（地区、系统记述一个机构（地区、行业）体制、职能等基本状况变迁过程的一种行业）体制、职能等基本状况变迁过程的一种档案参考资料。档案参考资料。l l 14、基础数字汇集：以数量特征反映一个地区（机构、行业）基本情况的一种档案参考资料。l l 15、专题概要：简要记述某一特定的社会事物或自然现象产生、发展、变化情况的一种档案参考资料。l l 16、档案出版物：以档案、档案工作、档案学为基本内容的出版物。（七）、档案的保管与保护l l 1、保管：维护档案完整与安全的活动。2、保护：防止档案受损，延缓档案退变和抢救、修复受损档案的活动。3 全宗卷：由说明全宗历史和现状的有关文件材料组成的专门案卷。4、档案馆建筑：档案馆专用的内设档案库房、工作用房和利用服务场所的建筑物。l l55、档案库房档案库房：收藏档案的专门用房。：收藏档案的专门用房。l l66、档案装具、档案装具：用于存放档案的器具，包括档：用于存放档案的器具，包括档案柜、档案架、档案盒等。案柜、档案架、档案盒等。l l77、密集架密集架：为节省空间而设计的可在轨道上：为节省空间而设计的可在轨道上水平移动的活动存储装置。水平移动的活动存储装置。l l88、载体载体或介质或介质：可将信息记录于其上或其：可将信息记录于其上或其中的物质材料。中的物质材料。l l99、耐久性耐久性：档案记录材料在保存和使用情况档案记录材料在保存和使用情况下保持其原有物理强度和化学稳定性的程度。下保持其原有物理强度和化学稳定性的程度。l l1010、退变退变：档案记录材料因理化或生物作用：档案记录材料因理化或生物作用而逐步老化变质直至损毁的过程。而逐步老化变质直至损毁的过程。l l1111、修复、修复：使受损或退变档案恢复或接近原：使受损或退变档案恢复或接近原有特征，或对其进行加固的过程。有特征，或对其进行加固的过程。l l1212、加固加固：将某种材料附着在档案载体上，：将某种材料附着在档案载体上，以提高其强度和耐久性或使字迹得以保护的技以提高其强度和耐久性或使字迹得以保护的技术。术。l l1313、修裱、修裱：使用粘合剂把选定的纸张修补或：使用粘合剂把选定的纸张修补或托裱在已破损的档案上，以恢复或增强其强度托裱在已破损的档案上，以恢复或增强其强度和耐久性的技术。和耐久性的技术。l l1414、适宜性原则适宜性原则：档案修复工作应遵循的原：档案修复工作应遵循的原则之一，即所用修复材料必须有最适宜的强度则之一，即所用修复材料必须有最适宜的强度和特性。和特性。l l1515、相似性原则相似性原则：档案修复工作应遵循的原：档案修复工作应遵循的原则之一，即所选用的修复材料必须与被修复件则之一，即所选用的修复材料必须与被修复件具有相类似的厚度、颜色和结构等。具有相类似的厚度、颜色和结构等。l l1616、可逆性原则、可逆性原则：档案修复工作应遵循的原：档案修复工作应遵循的原则之一，即档案在修复处理后，如有必要可通则之一，即档案在修复处理后，如有必要可通过再处理恢复到处理前的状态。过再处理恢复到处理前的状态。l l 17、加湿：a）增加档案库房内相对湿度的方法。b）将过于干燥和易碎文件放在蒸气室或有潮湿空气的容器内，使之逐步吸收水分以增加柔性的方法。l l 18、去湿：降低档案库房内相对湿度的方法。l l 19、脱酸：为去除或降低纸质材料中的酸，用弱碱对其进行处理的技术。l l 20、去污：清除档案上的污垢和灰尘的方法。l l 21、熏蒸：在密闭环境下，将档案置于易挥发物质或有毒化学物质产生的气体中以杀灭害虫和菌类的方法。l l 22、防灾规程：为防止或减少灾害对档案造成破坏而制订的应对方针和工作程序。l l 23、复制：利用复印、缩微摄影、磁盘拷贝、复写、印刷等手段生成内容与档案原件相同的复制品的技术和方法。l l 24、档案缩微品：含有档案缩微影像的各种载体（通常是胶片）的通称。（八）、档案统计l l11、统计：对反映和说明档案及档案工作现象、统计：对反映和说明档案及档案工作现象的数量特征进行搜集、整理和分析的活动。的数量特征进行搜集、整理和分析的活动。l l22、登记：登录档案和档案管理有关数据的过、登记：登录档案和档案管理有关数据的过程。程。l l33、统计指标、统计指标：反映档案或档案工作现象的指：反映档案或档案工作现象的指标名称及其数值。标名称及其数值。l l44、统计报表：由档案行政管理部门下达的具、统计报表：由档案行政管理部门下达的具有统一制式、用于档案数据统计的表册。有统一制式、用于档案数据统计的表册。l l 5、统计分析：对统计资料进行综合归类、比较研究，以揭示档案、档案工作内在联系与发展规律的活动。l l 6、全宗卡片：档案馆向档案行政管理部门填报的以全宗为单位反映馆藏全宗情况的卡片。l l 7、全宗单：以全宗为单位反映档案馆对全宗管理状况的登记单。二、归档文件整理简易程序l l（一）文件交接l l 交接文件时，档案管理人员应将收、发文分开排序、分类捆扎，做出文件移交清单和必要说明，与文件一同向档案员办理移交。档案员应认真查看文件交接说明并按文件清单逐一点核，准确无误后双方办理文件交接手续，双方在文件交接清单上签字，各留一份存查。l l（二）、（二）、文件鉴定文件鉴定l l11、文件齐全性鉴定、文件齐全性鉴定l l将文件清点并与相应年度收、发文簿认真对照，将文件清点并与相应年度收、发文簿认真对照，统计出当年文件收集齐全率统计出当年文件收集齐全率l l22、文件完整性鉴定文件完整性鉴定l l所接收文件中有无其他缺件（如文件正本与定所接收文件中有无其他缺件（如文件正本与定稿是否一一对应、文件是否短缺附件、附表等）稿是否一一对应、文件是否短缺附件、附表等）、缺页、残页或其他污损现象。、缺页、残页或其他污损现象。l l 3 3、文件价值鉴定 文件价值鉴定 将全部接收的文件区分出应归档文件和不归档文件两 将全部接收的文件区分出应归档文件和不归档文件两大部分，并对文件鉴定进行复验，以发现并纠正文件 大部分，并对文件鉴定进行复验，以发现并纠正文件漏归档和误归档问题，还应检查有无文件重复归档问 漏归档和误归档问题，还应检查有无文件重复归档问题 题。l l 4 4、归档文件技术鉴定、归档文件技术鉴定 将全部归档文件逐份鉴定，确认定稿是否签发，正本 将全部归档文件逐份鉴定，确认定稿是否签发，正本是否盖章，合同协议法律手续是否完备齐全；所有文 是否盖章，合同协议法律手续是否完备齐全；所有文件办理中有无铅笔、圆珠笔等非永久性字迹；文件字 件办理中有无铅笔、圆珠笔等非永久性字迹；文件字迹反差是否良好。文件鉴定是非常细心的工作，应当 迹反差是否良好。文件鉴定是非常细心的工作，应当逐件甚至逐页鉴定，尤其是文件价值鉴定，决定文件 逐件甚至逐页鉴定，尤其是文件价值鉴定，决定文件存亡，实施者应认真负责处置。存亡，实施者应认真负责处置。鉴定时尤其要注意：l l 对于文件鉴定中发现的问题，尤其是归档文件中的问题，应与有关人员及时确认，采取补救措施，未能解决的问题应记录在相应档案盒内备考栏中。（三）、文件装订l l 为防止文件散失，应及时拆除金属钉予以线订。启钉应保证不伤及文件，开张不一的文件应予折叠或齐边，无法折叠或裁边的文件外观也应整齐美观。（四）、归档文件分类及划分文件保管期限l l 1、按分类表对归档文件划分类别，某一类文件数量过多可再细分类。分类文件应有类别标识，以避免之后文件整理发生混类问题。分类文件应分别捆扎，将注明文件类别的“类签”置于该类文件之首。l l 2、按照相应标准将不同保管价值的文件区分出来，予以捆扎，杜绝混淆。（五）、文件整理l l将已划分出类别与保管期限的文件组成基本保将已划分出类别与保管期限的文件组成基本保管单位，并按照本单位文件管单位，并按照本单位文件上级文件上级文件其它其它文件统一排序以固定其次序。每年的文件排序文件统一排序以固定其次序。每年的文件排序方式应予一致，以便于检索。方式应予一致，以便于检索。l l基本保管单位排序。将已确定的若干文件保基本保管单位排序。将已确定的若干文件保管单位进行排序，编立统一的流水号并在标签管单位进行排序，编立统一的流水号并在标签上标识，以保证各保管单位间文件的有机联系。上标识，以保证各保管单位间文件的有机联系。标注流水号应使用阿拉伯数字，保证不重号、标注流水号应使用阿拉伯数字，保证不重号、不漏号。不漏号。（六）、加盖文件归档戳记l l 在指定位置加盖归档文件戳记并填写相应内容。归档戳记不应覆盖文件字迹并保证清晰，所填写内容应保证无误并用词规范。l l 折叠档案盒并予以定型。将平面展开的档案盒折叠成立体状并予以定型，档案盒外观整洁，保证不同脊厚的档案盒数量满足需要。（七）归档文件登录和计算机做表l l 按照相应要求，将归档文件整理要素逐一录入计算机。应保证该录入的文件不遗漏，重要的录入项目不遗漏、无差错，将归档文件目录封面及录入完毕的归档文件目录打印输出，并在“备注”栏内注明相应盒号、所在柜号，以便于检索。（八）、标识档案盒及填写备考表l l 在档案盒脊背和封面用永久性字迹或盖戳方式标识出相应符号。符号标识要保证字迹清晰、内容准确，字号大小适当。l l 将本保管单位中归档文件整理过程中需说明的问题记录在备考表中并签上归档文件整理人和检查人姓名，注明归档文件整理完成日期。（九）、文件装盒及入柜l l 将全部归档文件按已标注的基本保管单位流水次序依次装入档案盒中。标签上标注的归档文件保管单位流水号应予该档案盒盒号以及其它相关内容保持一致，避免归档文件“进错门”。l l 按既定流水次序将全部已经装盒的归档文件入柜，应确认档案盒号次序是否有打乱现象。（十）、归档文件整理工作小结l l 将本年度归档文件整理基本情况与主要事项以及所采用不同的归档文件分类方法、保管期限、基本保管单位流水及其排架方式，或需要说明的其它问题一同记录下来归入全宗卷。l l 实现归档文件整理计算机程序操作和文档一体化管理