会计档案管理专题.ppt

会计档案管理专题讲座一、关于会计档案管理办法的 修 改（一）关于适用范围 办法扩大了适用范围，覆盖了所有“国家机关、社会团体、企业、事业单位，按规定应当建帐的个体工商户和其他组织”。-（二）、关于会计档案范围n n 办法根据会计改革要求和会计档案特点，对会计档案范围做了三点修改：一是根据会计改革要求，将会计报表的名称改为财务报告。二是将银行存款余额调节表从会计凭证类改为其他类，使会计档案分类更加科学。三是明确将银行对帐单做为独立的会计档案进行保管。-（三）、关于会计档案保管n n-n n 1、单位变更后的会计档案保管n n 随着近年来经济的发展，企事业单位的组织形式不断变化，破产、兼并、解散、撤消等单位变更现象相继出现，其中涉及会计档案的分割、合并问题。为此，办法分别对终止、分立、合并等单位变更形式下的会计档案管理问题作出了规定。n n（1）单位终止后的会计档案管理。n n（2）单位分立和业务转变后的会计档案管理。n n（3）单位合并后的会计档案管理。n n 2、境外单位会计档案的管理n n-办法第18条中专门对境外单位的会计档案作出规定，即“应当按照本办法和国家有关规定进行管理”，其中“国家有关规定”主要是指1993年国家档案局、国家计划委员会和对外经济贸易部印发的关于加强境外投资、承包工程、设计咨询、科技合作和劳务合作项目档案工作的通知，该通知对境外单位包括会计档案在内的档案管理作出了明确规定。n n 各境外单位的主管单位和境外单位应n n 当根据其各自的特点，按照本办法和有关规定，建立起规范有效的会计档案移交、保管、鉴定、销毁等管理制度，妥善监督管理好境外单位的会计档案。n n 3、会计电算化后会计档案的保管n n 办法规定：采用电子计算机进行会计核算的单位，应当保存打印出的纸制会计档案。n n 具备采用磁带、磁盘、光盘、缩微胶片等磁性介质保存会计档案条件的，由国务院业务主管部门统一规定，并报财政部、国家档案局备案。-二、会计档案管理n n（一）、会计档案管理办法的适用范围及组织管理n n 1、适用范围n n 国家机关、社会团体、企业、事业单位、按照规定应当建帐的个体工商户和其它组织，应当依照会计档案管理办法管理会计档案。n n 2、会计档案工作的组织管理n n（1）各级人民政府财政部门和档案行政管理部门共同负责会计档案的指导、监督和检查。n n（2）各单位必须加强对会计档案管理工作的领导，建立健全会计档案的立卷、归档、保管、查阅和销毁等管理制度，保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅、严防毁损、散失和泄密。（二）、会计档案的定义、特点及其作用n n 1、会计档案的定义n n 会计档案是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。会计档案是国家全部档案的重要组成部分。-n n 会计档案具体包括：会计凭证类、会计账簿类、财务报告类、其他类。由这些会计核算材料，共同构成一个不可分割的统一的会计核算体系。n n（1）会计凭证：是经济事业资金活动的合法证明，常见的有原始凭证、记账凭证、汇总凭证及其他会计凭证。n n（2）会计账簿：是会计凭证的系统的分类核算记录，常见的有：总账、明细账、日记账、固定资产卡片、辅助账簿、其他会计账簿。n n（3）财务报告：是会计账簿记录的更概括、更全面、更具体、更系统的定期的综合指标反映，有月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明，其他财务报告。其中，年终财务报告（年报）即年终决算最重要，这是年度国家预算、单位预算和企业财务收支计划的执行结果的总结。n n（4）其他：银行存款余额调节表、银行对账单、其它应当保存的会计核算专业资料、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册。-n n 2、会计档案的特点n n 第一，数量大。各单位每天都要发生大量的会计事项，每年形成的会计凭证、账簿和报表数量相当多，归到档案室，在全部档案中，会计档案的比例最大。n n 第二，专业性强。会计档案是通过会计核算的方法形成的，而会计核算是会计特有的专门手段，这种手段使会计档案有较强的专业性。n n 第三，共性突出。会计的门类众多（有商业会计、工业企业会计、基建会计等），生产流通和非生产流通的各个领域，都有各种不同的会计核算对象和会计工作任务。但是各个门类会计的基本核算方法是相同的，所形成的都不外乎会计凭证、会计账簿和会计报表等几种形式，因此共性较为突出。n n 3、会计档案的主要作用n n（1）为经济管理提供数据。会计档案可以为制定经济计划、进行可行性研究，为领导作出经济决策提供各种有用的信息，为研究、指导国家经济建设提供可靠的数据和可比性资料，为制定经济政策有重要的参考作用。-n n（2）会计档案对保护国家财产，监督执行国家财务制度和财经纪律有着重要的作用。尤其是会计凭证，即记录了经济业务，明确了经济责任，又是登记账簿的依据。-n n（3）会计档案是查处经济案件、打击经济领域犯罪活动的有利工具。n n（4）会计档案是研究经济、财政工作的可靠史料。（三）、会计档案的归档与接收n n 会计档案是国家全部档案的重要组成部分。按照国家关于档案工作实行统一领导、分级管理的原则和会计档案管理办法的规定会计档案应由本单位档案部门集中统一管理。n n 1、集中统一管理会计档案的好处n n（1）节省人力、物力，符合机关、企事业单位精简、效能的原则。会计档案集中到综合档案室统一管理，人员、设备、库房相对集中，便于分工协作，调剂使用，也有利于档案干部的稳定和提高。n n（2）有利于会计档案的齐全完整和安全保管。-n n（3）有利于信息的综合开发利用。-n n 2、各单位档案部门接收会计档案应当符合下列要求n n（1）各单位每年形成的会计档案，都应由财务、会计部门按照归档要求，负责收集、整理、立卷、装订成册，编制会计档案保管清册。这是会计档案管理办法第六条规定的，这与会计人员工作规则也是一致的。n n（2）归档的会计档案齐全、完整。n n（3）当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由会计机构保管一年，期满之后，应当由会计机构编制移交清册，移交本单位档案机构统一保管；未设立档案机构的，应当在会计机构内部指定专人保管。出纳人员不得兼管会计档案。n n（4）移交本单位档案机构保管的会计档案，原则上应当保持原卷册的封装。个别需要拆封重新整理的，档案机构应当会同会计机构和经办人员共同拆封整理，以分清责任。（四）、会计档案的分类n n11、部门、部门文件种类文件种类年度的方法：会年度的方法：会计核算单位较多的单计核算单位较多的单位采取此种方法；位采取此种方法；会计档案计财处 办公室会计凭证类会计账簿类财务报告类其他类n n22、文件种类、文件种类年度的年度的方法：只有一个会计方法：只有一个会计核算部门的单位，可核算部门的单位，可采用此种方法采用此种方法.会计档案其他类财务报告类会计账簿类会计凭证类（五）、会计档案的整理n n 1、会计档案的整理原则：n n 遵循文件的形成规律，保持会计文件之间的有机联系，区分不同保管期限,便于保管和有效利用。n n 各单位每年形成的会计档案，应当由会计机构按照归档要求，负责整理立卷，装订成册，编制会计档案保管清册。n n 2、会计档案的整理与装订n n（1）会计凭证n n A、每月装订成一册或几册。每册长度不超过27公分，宽度不超过15公分，厚度2公分左右，装订必须使用线绳。装订成册后装入自治区统一规定格式的档案盒内，每盒一册，盒面所列项目填写齐全。n n B、凭证封面、封底按自治区统一格式制作，并将项目填写齐全。编制档号。n n C、每册凭证的张数应当是记帐凭证、汇总凭证和原始凭证数的总和。为了简便手续，卷内可只编写记账凭证的顺序号，不编原始凭证数的顺序号。n n E、备考表装订于每册凭证的末页。D、工资册可独立装订成册（一年或一月为一册）独立装订的工资册按实有张数编写页号，并按月和起止页号填写卷内目录。n n（2）会计账簿n n A、活页账每本账簿必须按要求填写“账本启用及交接记录”。使用活页式账页，应当按账户顺序编号，并须定期装订成册。装订后再按实际使用的账页顺序编定页数。另加卷内目录，注明每个账户的名称和页次。n n B、订本账每年使用一本，不得几年连用。空页不要拆除。按科目名称、往来单位和起止页数等编制卷内目录。n n C、备考表贴于每本账簿的末页。n n D、账册归档时要装入自治区统一规定格式的档案盒内，并正确填写规定项目。n n（3）财务报告n n A、年度报表（决算）一年一册。月、季度报表一年可根据实际情况合订为一至数册，但年报和月、季报不得混订为一册。n n B、报表按册（包括封皮封底）统编页号。n n C、报表的卷内目录按每份文件名称填写，并在末页加备考表。n n D、报表归档时要装入自治区统一规定格式的会计档案盒中，并按规定填写各项目。n n（4）其它n n A、移交清册必须有移交人、接收人的签名、接交日期和各类会计档案的详细数目。n n B、销毁清册应当有上级批准文号、单位领导人、财务、档案负责人、监销人的签名及销毁日期。n n 3、会计档案的排列与编目n n（1）会计档案的排列n n A、会计核算单位比较多的单位，可采取部门文件种类年度的排列方法；只有一个会计核算部门的单位，可以采取文件种类年度的排列方法。n n B、凭证一册为一卷；账簿一本为一卷；报表、工资册按整理装订后的一册为一卷。n n C、在按照所确定的排列方法进行案卷排列的基础上，给每一个案卷编一个案卷号。采用大流水号，还是小流水号编制案卷号，应根据产生会计档案的多少确定。n n 年度决算则编大流水号。n n 如果工资册单独装订，则每年的工资册排在当年凭证前面与其它凭证统一编号，也可以单独编大流水号。n n 不同期限的帐簿可以混编案卷号。n n（2）案卷目录本按凭证、账簿、财务报告、其它分别填写装订，并在每本目录本封面上标明类名、起止年度、保管期限、起止卷号、目录号等项目。目录按统一格式填写齐全。（六）、会计档案的保管、利用、鉴定与移交n n 1、会计档案的保管n n（1）单位因撤销、解散、破产或者其他原因而终止的，在终止和办理注销登记手续之前形成的会计档案，应当由终止单位的业务主管部门或财产所有者代管或移交有关档案馆代管。法律、行政法规另有规定的，从其规定。n n（2）单位分立后原单位存续的,其会计档n n 案应当由分立后的存续方统一保管，其他方可查阅、复制与其业务相关的会计档案；单位分立后原单位解散的，其会计档案应当经各方协商后由其中一方代管或移交档案馆代管，各方可查阅、复制与其业务相关的会计档案;单位分立中未结清的会计事项所涉及的原始凭证，应当单独抽出由业务相关方保存，并按规定办理交接手续。n n 单位因业务移交其他单位办理所涉及的会计档案，应当由原单位保管，承接业务单位可查阅、复制与其业务相关的会计档案，对其中未结清的会计事项所涉及的原始凭证，应当单独抽出由业务承接单位保存，并按规定办理交接手续。n n（3）单位合并后原各单位解散或一方存续其他方解散的，原各单位的会计档案应当由合并后的单位统一保管；单位合并后原各单位仍存续的，其会计档案仍应由原各单位保管。-n n（4）建设单位在项目建设期间形成的会计档案，应当在办理竣工决算后移交给建设项目的接收单位，并按规定办理交接手续。n n（）采用电子计算机进行会计核算的单位，应当保存打印出的纸质会计档案。n n 2、会计档案的利用n n（1）各单位保存的会计档案不得借出。如有特殊需要，经本单位负责人批准，可以提供查阅或者复制，并办理登记手续，查阅或者复制会计档案的人员，严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换。n n 各单位应当建立健全会计档案借阅登记制度。n n（2）我国境内所有单位的会计档案不得携带出境。驻外机构和境内单位在境外设立的企业（简称境外单位）的会计档案，应当按照本办法和国家有关规定进行管理。n n 3、会计档案的鉴定n n（1）会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限分为3年、5年、10年、15年、25年5类。n n 会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。n n（2）会计档案管理办法规定的会计档案保管期限为最低保管期限，各类会计档案的保管原则上应当按照本办法附表所列期限执行。各单位会计档案的具体名称如有同本办法附表所列档案名称不相符的，可以比照类似档案的保管期限办理。n n（3）保管期满的会计档案，可以按照以下程序销毁：n n A、由本单位档案机构会同会计机构提出销毁意见，编制会计档案销毁清册，列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。n n、单位负责人在会计档案销毁清册上签署意见。n n、销毁会计档案时，应当由档案机构和会计机构共同派员监销。国家机关销毁会计档案时，应当由同级财政部门、审计部门派员参加监销。财政部门销毁会计档案时，应当由同级审计部门派员参加监销。n n、监销人在销毁会计档案前，应当按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案；销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告本单位负责人。n n、保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。n n 正在项目建设期间的建设单位，其保管期满的会计档案不得销毁。n n 4、会计档案的移交n n（）单位之间交接会计档案的，交接双方应当办理会计档案交接手续。移交会计档案的单位，应当编制会计档案移交清册，列明应当移交的会计档案名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限等内容。-n n（）自治区区级以上单位将永久保存的会计档案在本机关保存二十年；地、州、市级以下各单位应当将永久保存的会计档案在本单位保存十年，连同案卷目录和有关检索工具、参考资料一并向有关国家综合档案馆移交。n n（）撤销、合并单位和建设单位完工后的会计档案不得分散，应当随同单位的全部档案一并移交给接管或主管其工作的单位或直接交同级国家综合档案馆，并按规定办理交接手续。n n（）、各种临时工作机构撤销时，其会计档案同其它档案一起向有关主管机关或国家综合档案馆移交。