2023年技术文件最全面精品资料管理制度参考.pdf

文件名称 技术文件资料管理办法 编号 版本 A/0 页码 第1页 共 10 页 1.目的 技术档案是我公司进行生产和各项管理工作的技术依据，是企业的宝贵财富。为了管好用好图纸、设计文件、工艺文件等技术资料，由技术中心管理员对存档技术资料进行管理，同时负责全公司的产 品图纸技术资料的管理工作，使它充分发挥作用，为产品科研、设计、生产工作服务。特制订本规则。2.适用范围 本办法适用于技术中心、各事业部及行政中心的土建资料的管理。3.职责 3.1 各事业部负责新项目的可行性分析报告、技术实施方案、用户协议、用户试用报告、项目立项申 请、项目设计文件等资料的编制和提交。3.2 制造中心负责试生产报告、工艺文件及试验报告等资料的编制和提交。3.3 技术中心 负责新项目的结题资料、验收资料和新产品的设计定型资料的编制和提交。负责所有技术文件（包括电子版和纸质版）的接收、整理、登记、归档、发放和借阅与归还、归档文件更改等资料管理 4.定义 技术文件：指公司的产品设计图纸、技术标准及其他相关技术资料（包括电子版和纸质版的技术文件资料）。技术档案：是各种技术资料（包括纸质资料和电子版资料）的集中保存，作为历史记录整理留存的信息载体。5.工作流程 5.1 技术文件资料归档 5.1.1 全公司所有的技术文件由技术中心技术质量管理部统一归档保存。5.1.2全公司所有的技术文件由技术中心技术管理员统一管理，其他事业部、中心、个人必须按规定手续申请下发或借阅存档资料，不得私自占有。5.1.3 归档范围 a成套产品生产技术文件：包括产品说明书、总图、部件图、零件图、接线图、装配图和各种明细表、调试文件、装箱清单、产品合格证等；b成套非标项目技术文件：包括技术方案及协议、项目进度、施工方案、设计标准、CAD设计图纸、PLC 程序、电路设计图纸、外委文件、元器件资料、调试文件、发货资料、现场资料、移交客户资料、使用说明书、验收证明资料、竣工总结、设计更改等；c新产品结题资料：包括设计说明/技术方案/协议、设计依据/标准、原理图及物料清单、软件 框图及源代码程序、结构设计图纸、外委文件、关键器件资料、调试文件、使用说明、设计总结、设计更改等；d产品工艺文件或作业指导书；e产品技术标准或企业标准。5.1.4 归档份数 公 司 名 称 文件名称 技术文件资料管理办法 编号 版本 A/0 页码 第2页 共 10 页 a.凡归档的技术文件一般应归档一份。b.使用频繁的技术文件应归档 23 份（一份正本，其余为副本供借阅）。5.1.5 归档要求 5.1.5.1技术文件归档和摆放要求 a.按产品型号建立技术资料登记表，并录入已有的技术资料相关内容；b.将技术资料登记表粘贴在文件档案袋上，并在档案袋底部注明产品型号及文件编号；c.文件夹放到文件柜内，摆放整齐，并在文件柜上做好相应标识（文件名称 项目名称 文件编号）；d.技术文件归档前，先按照技术资料登记表上的序号在文件背面用铅笔编号，然后按序号依次放入对应的档案袋中；e.新接收的技术文件，先在技术资料登记表上登记，然后按照“d”归档；f.文件的编制审核、签字手续应齐全，清晰。文件必须符合技术文件完整性的要求；g.归档的技术文件除了有满足上述要求的纸质文件外，还必须有同上述一致的电子版文件，由技术管理员进行文件电脑归档。h.技术文件编号由技术管理员统一管理，采用如下方法：/文件子类代码：代码 WI 作业文件，QR 质量记录 子类文件序号：用 3 位阿拉伯数字表示，按编制时间依次排序，如 001，002。年 号：用 4 位阿拉伯数字表示，如 2011。5.1.5.2技术文件整理要求 a每季度末按标识和文件夹目录核对每份文件是否放置到对应位置；b每季度末检查现有文件数量是否与技术资料登记表一致；c每年年底对文件进行一次整理，对破损和字迹模糊的文件进行更换。5.1.5.3 归档时间和方法 a凡属产品设计、工艺、试验等方面的技术文件资料，在产品研制完毕后，由负责人整理归档。一般应在产品鉴定后一个月内完成。b以技术通知等形式下发的技术文件，由技术管理员在一季度内一次收集整理归档。c技术革新、技术改造项目的技术文件，在项目验收作出鉴定后，由项目负责人在一周内整理归档。d技术人员因处理技术问题、调研、会务出差返厂一周内，将有关技术资料整理归档。如不按时办理归档手续，部门负责人不予在报销凭证上签字。e各种归档的技术文件资料归档手续，由归档人填写技术资料登记表，技术管理员负责校对、审核后归档。子类文件序号 子类文件代码 年号 公 司 名 称 文件名称 技术文件资料管理办法 编号 版本 A/0 页码 第3页 共 10 页 f 凡试制产品和非标产品应在图纸资料发放时，由技术管理员建立专门档案保存，待产品定型后按 a 整理归档。5.1.5.4电子版技术资料的电脑归档 a在电脑 D 盘中用于存放设计文件，按产品、项目名称设立文件夹，在每个产品文件夹下设立一个临时文件夹。b在电脑 E 盘中用于存放有关文字性的设计资料（如使用说明书、企业标准、调研报告）等，按产品、项目名称设立文件夹，在每个产品文件夹下设立一个临时文件夹。c在每个产品文件夹下设立一级总成文件夹，设计和工艺、工装文件同样，在一级总成文件夹下存进该总成内的设计图纸（工艺卡片、文件、工装设计图纸等），e在产品、项目临时文件夹下存放产品、项目的临时文件。f 技术中心技术管理员备案归档。g电脑 D、E盘中不得存放与设计、工艺、工装无关的资料。h其它的如参考资料等存放在电脑 F 盘，并设立相应的文件夹，用于存放有关资料。5.2.技术文件作废与销毁 5.2.1 应当作废的技术文件 a旧版工艺技术文件；b已破损或字迹模糊的技术文件；c部门管理者批准的作废文件。5.2.2 技术文件作废时，由技术管理员收回技术资料登记表，在文件每页自左上至右下划斜线表示“作废”。需作资料保留的作废文件，经部门负责人批准后，作出“作废留存”标识后方可留用。电子 版技术文件作废时，应予销毁或删除，保留电子版的作废技术文件时，也应作出“作废”标识。5.2.3 销毁作废文件时由技术管理员填写文件销毁清单，经部门负责人批准后销毁。5.3 技术文件下发、借阅与归还 5.3.1 技术文件下发 5.3.1.1 所有生产用的技术文件由制造中心依据生产需要到技术质量管理部申请下发，并填写技术文件清单，由技术质量管理部复印或打印下发最新的技术文件。5.3.1.2 在生产过程中如有技术文件更改时，技术质量管理部应及时更新已下发的技术文件，收回原技术文件，制造中心对同一产品或项目只能有一个版本的技术文件。5.3.2 各中心和各事业部可视实际需要向技术管理员借阅技术文件，并填写借阅文件登记表。5.3.3 文件借阅者应爱护文件，确保其完整性，不得擅自涂改、勾画、剪裁、丢失或损毁；5.3.4 技术文件不得带离公司或借与外公司人员；5.3.5 技术文件使用完后应及时或在指定时期归还技术管理员，到期不归还应强制收回。文件归还时，技术管理员应先检查文件的完整性，检查完后借用人在借阅文件登记表上签名，并将技术文件放 回对应的文件夹。5.4 技术文件更改 5.4.1 技术文件确定更改后，由技术文件的设计或编制者填写文件更改申请单，且由此设计的相关公 司 名 称 文件名称 技术文件资料管理办法 编号 版本 A/0 页码 第4页 共 10 页 技术文件均应一并履行同样手续。5.4.2 更改通知单填写后，由技术文件设计或编制部门有关负责人分别进行校对、审核并签字。5.4.3 重要文件或更改较大者，更改通知单须向高层管理者批准签字。5.4.4 技术文件的设计者或编制者持批准生效后的更改通知单交由技术管理员归档备查。技术管理员 及时更改相关技术文件，并及时更改已下发到各相关部门的技术文件，收回原技术文件。5.5 技术资料的保密 5.5.1技术文件任何部门、个人不得擅自打印、复制，不得以电子文档等形式在网上传递或者 用移动硬盘、U 盘等拷贝出。因工作需要必须打印或复制时，经办人提出书面申请单，部门负责人签字批准后方可通过技术管理员打印、复制、拷贝。5.5.2为了保证技术资料的保密性，除按正常程序（员工填写申请单，部门负责人批准）办理外，任何人不得私自向外人转让和借出技术资料，一经发现报公司给予严肃处理。5.5.3技术管理员用于工作的计算机未经行政中心负责人批准不得随意拆开，计算机硬盘中的资 料属公司机密，硬盘不准任何人私自带出公司。若计算机出现故障，需经行政中心指定专人送修，并保证硬盘中资料的保密性。5.5.4若不负责任的遗失技术文件或者因为种种原因泄漏公司的技术文件，公司将根据有关保密规定给予罚金处罚和公司内部记过处罚,情节严重者公司将保留追究法律责任的权利。6.相关工作流程图 流程图见下页。7.支持性文件 文件控制程序 8.相关表单 序 号 编 号 版本 名 称 保存部门 保存期限 表单 1 0 技术资料登记表 技术质量管理部 长期 表单 2 0 技术文件清单 技术质量管理部 长期 表单 3 0 借阅文件登记表 技术质量管理部 长期 表单 4 0 文件销毁清单 技术质量管理部 3 年 表单 5 0 文件更改申请单 技术质量管理部 5 年 9.附加说明 9.1 本制度由负责解释与修订。9.2 本制度自签发批准之日起生效执行。公 司 名 称 文件名称 技术文件资料管理办法 编号 版本 A/0 页码 第5页 共 10 页 批准日期 执行日期 各类技术资料 技术资料登记 技术资料整理 技术资料编号 存放档案室 更改申请单 定期归档资料整理 借阅登记 打印、复制、拷贝审批登记 打印、复制、拷贝资料 归还登记 更改文件 文件销毁清单 销毁文件 作废留存 技术文件清单 更改文件时，下发新文件，收回旧文件 公 司 名 称 文件名称 技术文件资料管理办法 编号 版本 A/0 页码 第6页 共 10 页 （产品型号）技术资料登记表 部门：No：序号 项目名称 文件名称 张数 份数 接收签字 日 期 备 注 公 司 名 称 文件名称 技术文件资料管理办法 编号 版本 A/0 页码 第7页 共 10 页 技术文件清单 No：序 号 文件名称 文件编号 项目名称 部门 受控份数 批 准 人 公 司 名 称 文件名称 技术文件资料管理办法 编号 版本 A/0 页码 第8页 共 10 页 借阅文件登记表 No：序号 文件名称 文件编号 张数 份数 借阅部门 借阅签字 日 期 归还签字 日期 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 公 司 名 称 文件名称 技术文件资料管理办法 编号 版本 A/0 页码 第9页 共 10 页 文件销毁清单 年 月 No：序 文 件 名 称 编号 使用者 文件载体 份数 每份页数 销 毁 办 法 批准人/日 期 公 司 名 称 文件名称 技术文件资料管理办法 编号 版本 A/0 页码 第10页 共 10 页 文件更改申请单 部门：No：产品名称:项目名称：文件编号：申请更改原因 申请人：日期：更改前内容 更改后内容 生 效 日 期 审核/日期 批准/日期 更改前版序 更改后版序