2023年供应商管理程序.pdf

供应商管理程序 1.目的 按照医疗器械生产质量管理规范的要求，建立供应商审核制度，对供应商进行审核和评价，确保所采购物品满足其产品生产的质量要求。2.适用范围 本程序适用于河南德恩医疗科技股份有限公司对其供应商的相关管理，供应商是指向本企业提供生产所需物品（包括服务）的企业或单位。3.职责 3.1 研发部、生产部、质量部拟定各部门采购清单，填写物资申购单，提供所需物资技术标准、检验/验收的文件如接收准则；3.2 各部门负责对分管设备供应商进行审核和评估，建立供应商合格目录，并负责对分管设备进行质量验证；3.3 采购员根据物资申购单、技术标准、供应商合格目录，执行采购计划；3.4 分管经理负责批准 元以内的采购计划；总经理负责批准 元以内的采购计划。4.程序 4.1 准入审核。生产部根据对采购物品的要求，包括采购物品类别、验收准则、规格型号、规程、图样、采购数量等，制定相应的供应商准入要求，对供应商经营状况、生产能力、质量管理体系、产品质量、供货期等相关内容进行审核并保持记录。必要时应当对供应商开展现场审核，或进行产品小试样的生产验证和评价，以确保采购物品符合要求。4.2 过程审核。生产部建立采购物品在使用过程中的审核程序，对采购物品的进货查验、生产使用、成品检验、不合格品处理等方面进行审核并保持记录，保证采购物品在使用过程中持续符合要求。4.3 评估管理。建立评估制度。生产部对供应商定期进行综合评价，回顾分析其供应物品的质量、技术水平、交货能力等，并形成供应商定期审核报告，作为生产企业质量管理体系年度自查报告的必要资料。经评估发现供应商存在重大缺陷可能影响采购物品质量时，应当中止采购，及时分析已使用的采购物品对产品带来的风险，并采取相应措施。采购物品的生产条件、规格型号、图样、生产工艺、质量标准和检验方法等可能影响质量的关键因素发生重大改变时，要求供应商提前告知上述变更，并对供应商进行重新评估，必要时对其进行现场审核。5.审核要点 5.1 文件审核 5.1.1 供应商资质，包括企业营业执照、合法的生产经营证明文件等；5.1.2 供应商的质量管理体系相关文件；5.1.3 采购物品生产工艺说明；5.1.4.采购物品性能、规格型号、安全性评估材料、企业自检报告或有资质检验机构出具的有效检验报告。5.1.5.其他可以在合同中规定的文件和资料。5.2 进货查验 严格按照规定要求进行进货查验，要求供应商按供货批次提供有效检验报告或其他质量合格证明文件。5.3 现场审核 生产部建立现场审核要点及审核原则，对供应商的生产环境、工艺流程、生产过程、质量管理、储存运输条件等可能影响采购物品质量安全的因素进行审核。特别关注供应商提供的检验能力是否满足要求，以及是否能保证供应物品持续符合要求。5.4特殊采购物品的审核 5.4.1 采购物品如对洁净级别有要求的，应当要求供应商提供其生产条件洁净级别的证明文件，并对供应商的相关条件和要求进行现场审核。5.4.2 对动物源性原材料的供应商，应当审核相关资格证明、动物检疫合格证、动物防疫合格证、执行的检疫标准等资料，必要时对饲养条件、饲料、储存运输及可能感染病毒和传染性病原体控制情况等进行延伸考察。5.4.3 对同种异体原材料的供应商，应当审核合法证明或伦理委员会的确认文件、志愿捐献书、供体筛查技术要求、供体病原体及必要的血清学检验报告等。5.4.4根据定制件的要求和特点，对供应商的生产过程和质量控制情况开展现场审核。5.4.5对提供灭菌服务的供应商，应当审核其资格证明和运营能力，并开展现场审核。5.4.6对提供计量、清洁、运输等服务的供应商，应当审核其资格证明和运营能力，必要时开展现场审核。5.4.7在与提供服务的供应商签订的供应合同或协议中，应当明确供方应配合购方要求提供相应记录，如灭菌时间、温度、强度记录等。有特殊储存条件要求的，应当提供运输过程储存条件记录。5.4.8 与主要供应商签订质量协议，规定采购物品的技术要求、质量要求等内容，明确双方所承担的质量责任。5.4.9建立供应商档案，包括采购合同或协议、采购物品清单、供应商资质证明文件、质量标准、验收准则、供应商定期审核报告等。6.采购文件 6.1 采购文件应包括拟产品的信息：1)物资类别、型号、分类等级；2)质量要求（可直接引用各类标准或技术标准、设计工艺文件、图样等技术要求）；3)验收要求：进货检验规范，接收准则；4)其他要求（如参考供方、品牌、价格、数量、服务等）。6.2 必要时还应包括：对外包方的工艺方法、设备、材料、环境、服务要求等。6.3 采购文件的保存 采购文件（计划、合同、协议、质量协议等）由生产部负责保存，每年底交文件档案室归档，保存期限应符合文件和记录控制程序的要求，保证产品可追溯性要求，并有利于纠正和预防措施的制定和实施。7.其它 7.1 采购物资购回公司后，由库管员负责接收，库管员根据相应的物资申购单在送货单上签字确认货品的名称、规格、数量等物料信息，查看送货厂家是否在合格供方名录内，初步确认货品包装完好无破损。库管员将货品放入待检区。7.2 采购产品的验证 7.2.1 库管员在将货品放入待检区后，通知分管部门验证。物资在分管部门判定合格后库管员将其移到合格品区并做好标识，不合格品按照不合格品控制程序进行处理。7.2.2 只有经分管部门验证合格后的物资，才能办理入库手续。当采购产品有法律、行政法规的规定和国家强制性标要求时，采购产品不得低于法律、行政法规的规定和国家强制性标准的要求。7.2.3 公司的采购文件包括物资申购单、合格供方目录及附件等，由生产技术部保管，文件发放前应按规定审批。为追溯需要，至少要保存有关采购文件二年时间,主要物资的采购资料要保存至产品的寿命期结束后的下一年度。