四川西南科技大学教育发展基金会档案管理制度.docx

四川西南科技大学教育发展基金会档案管理制度第一条 为了确保基金会档案的完整、准确、系统，使档案管理工作 规范化、制度化，以便及时有效地为决策者及有关人员提供有价值的档案 资料，使基金会各项工作得以顺利开展，依据中华人民共和国档案法基 金会管理条例和四川西南科技大学教育发展基金会章程等相关规定， 特制定本制度。第二条 基金会的档案由基金会各部门负责收集、整理，秘书处负责 统一归档。第三条本制度档案管理范围是指本会原始档案和在各项业务活动中 形成的，所涉及内容已处理完毕或暂告一段落，并具有查考、保存价值的， 需集中保管的各种载体的信息。主要有：（一）上级主管部门的文件材料1、需要贯彻执行的上级主管部门召开的会议的主要文件材料；2、本会需要执行的上级主管部门颁发的文件，以及普发的、需要贯彻 执行的法规性文件；3、领导视察、检查本会工作时的重要指示、讲话、题词、照片和有特 殊保存价值的录音、录像等材料；4、上级主管部门和有关部门颁发或出具的各种有效证件及凭证。（二）本会的文件材料1、本会召开理事会、表彰大会的会议文件，以及各种声像材料；2、本会各项活动形成的计划、总结、报告、纪要等；3、本会颁发的各种正式文件等；4、本会的请示与上级部门的批复文件；5、本会年检、评估、考核、评优材料；6、本会统计报表和统计分析资料；7、本会成立、合并、更名、启用印章、章程、制度等资料；8、本会财产、物资、档案等的交接凭证、清册等；9、本会的大事记，反映本会重要活动事件的剪报、声像材料，荣誉奖 励证书，有纪念意义和凭证性的实物和展览影像等文件材料；10、本会历届理事会名册、工作人员及志愿者名册；11、本会与有关单位、团体、企事业单位来往的协议书、重要信函等；12、本会工作人员聘用、待遇、考核、辞退、奖惩等文件材料；13、其他具有保存价值的文件材料。第四条基金会在财务工作中形成的财务会计档案由西南科技大学计 划财务处代为保管，基金会其他档案存放基金会档案室中保管。第五条基金会工作人员应将归档的文件材料按规定分类、整理、装 订、编目、保存，并编制索引。第六条查借阅档案需办理相关手续，借阅档案应及时归还。第七条本制度由理事会负责解释。第八条 本办法自基金会理事会通过之日起施行