如何做个有效率的生活家70128.pptx
個人時間管理如何做個有效率的生活家第 1 頁適合對象 非常忙 瑣事一大推 可是又好像什麼重要的工作都沒做 想改變卻又不知如何改變 相同的時間產生不同的效果第 2 頁設定目標(老生長談)有些人工作很長，卻又一事無成 有些人工作很短，卻相當有成就差別在於目標設定而已，要有正確的目標第 3 頁目標的總類 依時間有短期目標短期目標(半年內的目標半年內的目標)中期目標中期目標人生目標人生目標(五年以上的長遠目標五年以上的長遠目標)第 4 頁目標金字塔長程目標年目標季目標月目標週目標日目標第 5 頁 依對象區分健康目標健康目標家庭目標家庭目標工作目標工作目標財務目標財務目標人際關係目標人際關係目標學習成長目標學習成長目標娛樂目標娛樂目標公益目標公益目標第 6 頁目標設定 目標必須正確 寫下目標 不時思考，檢討目標 尋求良師益友建議 要訂下目標完成的期限或時間 每個人皆知道，可是感受都不樣第 7 頁時間管理的目的 將時間投入與目標相關的工作上 就是時間管理的目的。第 8 頁有效管理時間的方法 目標建立與設定優先順序讓你投注心力在重要工作上讓你投注心力在重要工作上增進工作效能增進工作效能為組織增加更多價值為組織增加更多價值更有效的運用個人時間更有效的運用個人時間不保證可以空出很多時間不保證可以空出很多時間第 9 頁緊迫的事緊迫的事不緊迫的事不緊迫的事重要的事重要的事1 st 1 st 急急2 nd2 nd重重不重要的事不重要的事3 rd3 rd輕輕4 th4 th緩緩正確的行事優先順序第 10 頁緊迫的事緊迫的事不緊迫的事不緊迫的事重要的事重要的事設備故障 設備故障,生產停擺 生產停擺重傷害急救 重傷害急救員工產生肢體衝突 員工產生肢體衝突顧客抱怨 顧客抱怨停電 停電計劃之研擬 計劃之研擬技能之提升 技能之提升公關之促進 公關之促進問題之調查 問題之調查健康檢查 健康檢查不重要的事不重要的事有些電話 有些電話有些不速之客到訪 有些不速之客到訪有些會議之出列席 有些會議之出列席有些無謂的請託 有些無謂的請託有些臨時的邀約 有些臨時的邀約有些交際應酬 有些交際應酬有些文件之處理 有些文件之處理處理屬下之工作 處理屬下之工作自我干擾 自我干擾個人嗜好的沈迷 個人嗜好的沈迷第 11 頁第 12 頁陷阱一:時間的配置不對 Reaction 消極回應 vs Proaction 積極掌握 危機就是轉機 規劃重於做事 最好的控制是預防 預防勝於處理第 13 頁不合理的時間配置I.I.45%45%處理危機處理危機IIII5%5%IVIV15%15%II.II.35%35%第 14 頁明智的時間配置IIIIII1.重要的事情著重在 Plan Plan 著重在 Do Do 著重在 Check Check 著重在 Action2.重要的事情要逐漸地交給 信任的部屬,這叫“灌能”第 15 頁陷阱二:拖延 除了第四項以外,其它的做起來都不太愉快 不急的事情一拖延之後往往變成緊急的事情緊迫的事 緊迫的事 不緊迫的事 不緊迫的事重要的事 重要的事 1 st 1 st 2 nd 2 nd不重要的事 不重要的事 3 rd 3 rd 4 th 4 th第 16 頁思維習慣的改變 這件事令人感到為難,但是它非做不可,因此我將立即做完它,以便儘早忘掉它.養成速戰速決的習慣 將事情切成好幾塊小塊任務,快速地完成每一塊的任務 完成最關鍵的部份,讓事情看起來像做完 80%一般第 17 頁陷阱三:事必親躬 韓非子.八經下君下君,盡已之能盡已之能中君中君,盡人之力盡人之力上君上君,盡人之智盡人之智 諸葛亮凡事必親躬,後來過勞而死.為何事必親躬?因為怕部屬取代因為怕部屬取代不放心部屬不放心部屬,不信任部屬不信任部屬要求標準過高要求標準過高第 18 頁陷阱四:有求必應 會花太多時間,時間不夠會犧第二項受人尊敬重要,還是受人歡迎重要 不好意思拒絕請託的原因接納請託比拒絕請託容易接納請託比拒絕請託容易擔心觸怒請託者擔心觸怒請託者想要做廣受愛戴之好人想要做廣受愛戴之好人不知如何拒絕他人之請託不知如何拒絕他人之請託 每個人都有一個好朋友,叫“施小惠”,可以適當地拒絕.第 19 頁Conclusions:時間管理架構均 衡緊迫的事 不緊迫的事重要的事不重要的事第 20 頁如何提高工作效率第 21 頁如何提高工作效率1.了解自己每天工作時段的特性,善用之.2.以 PDCA 分佈週一到週五的工作性質.3.保持良好的體力;養成運動的習慣4.身心均衡地發展;培養良好的嗜好第 22 頁1.工作時段分配法則早上 早上 中午 中午 13:0015:00 13:0015:00下午 下午 晚上 晚上活力充沛 活力充沛,衝勁 衝勁與勇氣兼俱 與勇氣兼俱(Do)(Do)思考遲頓 思考遲頓,適合 適合散心 散心,放鬆 放鬆(Check)(Check)冷靜 冷靜,溝通 溝通(Action,Plan)(Action,Plan)Relax,Relax,人文 人文,Thinking Thinking1.1.發球 發球:EMail:EMail2.2.電話敲定事情 電話敲定事情/做事情 做事情3.3.給 給 Leader Leader 方 方向 向/畫架構 畫架構4.4.執行進行中專 執行進行中專案 案1.1.面對面 面對面 Follow Up Follow Up2.Go Around 2.Go Around3.3.溝通與協調 溝通與協調1.1.思考問題 思考問題2.2.寫計劃 寫計劃/Update Follow Update Follow up up 進度 進度(1hr)(1hr)3.Update/Modif 3.Update/Modify y 進行中專案 進行中專案1.1.花 花 1 1 小時寫作 小時寫作第 23 頁2.每週工作性質分配法則禮拜一二 禮拜一二 禮拜三四五 禮拜三四五 禮拜六日 禮拜六日 備註 備註活力充沛 活力充沛,衝勁 衝勁與勇氣兼俱 與勇氣兼俱(Do)(Do)思考遲頓 思考遲頓,放鬆 放鬆,溝通 溝通(Check)(Check)冷靜 冷靜,思考 思考(Action,Plan)(Action,Plan)1.1.大型專案丟球 大型專案丟球2.2.組內專案丟球 組內專案丟球3.3.給予組員做事 給予組員做事方向 方向/做事重點 做事重點4.4.創造議題 創造議題1.Follow Up 1.Follow Up 一 一二所丟的球 二所丟的球2.2.調整 調整,Update,Update 計劃 計劃3.3.議題收尾 議題收尾4.4.傾聽溝通 傾聽溝通1.1.想想目的是什 想想目的是什麼 麼?意義何在 意義何在?2.2.有沒有辦法提 有沒有辦法提昇自己的價值 昇自己的價值?3.3.計劃 計劃/規劃 規劃第 24 頁如何管理你的EMail葛洛夫:你的時間是不是被 Email 切成零零碎碎的片段?集中處理它.第 25 頁先問自己以下這幾個問題1.你一天花多少時間在看 Email?2.你進 Email 會不會看小品?3.你看Email 的時間是連續的,還是片斷的?4.你的Email 有沒有做分類?5.你回信時是邊看邊回,還是分類後集中回信?6.你進 Email 信箱,是先看信還是先發信?第 26 頁如何提高 Email 的處理效率 一進信箱第一個動作就是把所有信件的主題瀏覽一遍,然後做分類的動作 養成習慣,一天只有三個時段看 Email 除了急件以外,集中時段回信第 27 頁看Email 的時段分配時段時段信箱信箱回信回信備註備註09:1009:10公司公司VV13:0013:00公司公司XX16:3016:30公司公司VV22:0022:00私人私人VV第 28 頁Email 資料夾的分類 公務 老板的重要信 專案 私人 有空再看第 29 頁如何展開你的計劃一日之計在昨天下班前一週之計在於週日一月之計在於月底第 30 頁良好的時間管理來自於計劃均 衡緊迫的事 不緊迫的事重要的事不重要的事第 31 頁PADC不好好耗用時間花時間在計劃上才是最節省時間的作法耗用時間第 32 頁80/20 法則80%時間20%時間80%成效20%成效重要的少數事物瑣碎的多數事物第 33 頁執行能力的強化第 34 頁備忘錄時間管理的利器:to-do List備忘錄緊急的事情1.老闆今天交待2.臨時狀況重要的事情1.工作計劃2.人生規劃3.家庭,健康,財富Schedule List1.Meeting2.行事曆3.紀念日Routine Work1.日常工作2.定期約會第 35 頁執行的技巧 靈活如庖丁的刀,在牛的關節中游走(游刃有餘).分解完畢牛尚不自知已經被解體 由計劃階段時即被簡單勾勒出來 做對的事情,並不會耗費太大的力氣.反而做不對的事情,才需花時間東補西補.第 36 頁Buffer 緩衝區 並不是每件事情都那麼的急 如果我們每件事情都要即時地處理掉,相信我們會變得神經兮兮的 所以應該要有一個地方讓我們放一些比較不必馬上處理掉的事情,但是時間到時又要能提醒我們第 37 頁需要知道資訊第 38 頁區分序列與並列任務第 39 頁排定任務第 40 頁重新協議完成最後日期第 41 頁訂出預留的時間 管理大師Peter Drucker 建議執行者要好好運用可以自由支配的時間，所謂可以自由支配的時間就是個人可以掌控的時間（約佔25%）。您可在可運用的時段中挪出或設定一些時間，以便處理一些零散的重要事項。第 42 頁報告完畢第 43 頁
