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日常管理與目標訂定 先鋒企業管理顧問有限公司 二零零三年十二月日常管理與目標訂定 一日常管理是工廠管理的基礎工作 1.日常管理的定義:各部門為能經濟有效達成其 業務目的,於日常中所必須實施的分掌業務上,做必要的管理活動,此活動為經營管理的最基本活動。2.日常管理的重要性:企業體質好壞關鍵在於企業的體 制是否健全。組織 人才(職務)體制 機能分擔(職掌)體系 機能動作方法 3.日常管理的要點 1)明確工作中最重要的任務 2)對任務加以量化 3)定期反省評估改善 二日常管理的實施體系 人 任務 組織 權限 任務 職掌 管理項目 評價特性 基準 管理方法 檢查項目 作業標準 實施 結果 收集數據 差異 實績 正差異 負差異 原因分析 教育訓練指導 改善措施 修改/制訂標準 三部門任務訂定與職務展升 1.業務分掌的概念(1)何謂業務分掌:將達成組織目的所必須完成 的工作,以機能性合理性分攤各單位,並適 切地概括性規定各單位及單位相互間分掌 業務的範圍。a.是組織效率化的有效手段 b.是單位間協作,協調的基礎,以達分工合作效果 c.應用業務分掌,以圖日常業務營運順利圓滿(2)一般業務分掌的有關項目 a.組織機能 b.任務 c.職務 2.任務的訂定(1)任務的概念:組織中各部門所應達成 的機能,對該部門主管而言,即是任務。a.主管工作者之目的使命亦即 存在必要 b.任務是組織期望各單位的機能 c.任務四要素C Q D S d.主管工作者應努力達成任務 e.透過日常業務活動,達成任務(2)任務的訂定方法 a.透過組織架構圖,了解單位機能b.列出目前各工作項目,上司交待事項c.綜合兩項作成單位任務What任務How業務Why機能(3)任務撰寫案例 a.單位:不開發 任務:應用科學的思考方法手段,提 供新產品新制程新服務,以貢 獻企業業績 b.單位:生產 任務:有效利用設備材料人員,以 維持並提升產品品質,確保交期,並致力於生產力提升3.職務的訂定(1)職務的概念:各單位為 達成任務,使命而必須 負責完成的工作事項(2)職務的訂定方法:a.列出所有任務 b.應用系統法展開完成任務 之手段,即為職務 c.適應公司方針,尋其他活動 推展的職務 d.上級交辦事項 職責1 業務2-1任務 職責2 業務2-2 業務2-3 職責3 業務3-1 業務3-2 業務3-3目的 手段 目的 手段 目的 手段例:采購部,其任務之一為提供適質之材枓,則:1.選擇合格供應商 供應商能力評估提供適質之材料 2.準確告知采購要求 3.交貨品質監控4.以客戶為導向,全面檢討任務 與職務 a.任何單位對是為其客戶提供服 務而存在 b.確定內/外部客戶 c.明確客戶的需求 d.以過程導向之方法分析組織中 各部門的關系 e.匯總職務5.部門職務與任務訂定演練附:任務職務表單位:年 月 日 制訂:任務 職責 業務6.過程導向展升說明:1)業務欄:填寫“任務職務表”中的業務項目,每一個均填寫完成 2)輸出項目欄:填寫完成此項業務所產生的表單文件資訊服務等 3)服務單位欄:填寫輸出項目的接收單位4)重要度:A級:重要(會直接公司的正常運作)B級:一般(會影響公司的部分業務運 作,但不會使公司業務停止)C級:不重要(可有可無,沒有實際作 用,是一种貫例或以前上級指示 遺留下來的)5)完成此項工作所需支援,需上司或其他單位提供的幫助6)提供單位:支援提供的單位7)重要度(同上)8)滿意度 A級:非常滿意(與協力單位配合良好)B級:滿意(協力單位基本上配合)C級:不滿意(協力單位配合欠佳,總是出 現問題)D:非常不滿意(協力單位根本就不配合)7.部門關系展開實務練習附:()關系展開表 制表:項次業務輸出項目服務單位重要度 完成此業務所需支援提供單位重要度 滿意度四管理項目與管理方法決定1.以管理項目管理日常業務 1)管理項目的分類a.上司所關心要求的管理項目(如:生產效率)b.主管關心其業務執行成果的項目(如:生產直通率)c.管理部屬以確保主管職責所達成的項目(如:不良率)d.客戶關注的項目(如:倉庫發料準確率)e.瓶頸項目(如:技術文件準時率)2.管理項目的訂定方法 1)管理項目的設定步驟 a.明確任務職掌之目的 b.選擇重點決定管理項目 客戶關注的 上司關心的 工作瓶頸 能夠突顯自己業績者 c.決定評估特性d.決定評估尺度 考量客戶的要求 考量達成任務的能力 考量同行相關的指標e.確定各個評估特性的資料來源f.確定檢討的頻度g.確定管理工具h.制作日常要項管理表 日常要項管理表單位:人事管理項目基準目標挑戰目標管理方法相關標準備注頻率 方法 異常處理出勤率95%98%每周 推移圖追查原因,解析後采取對策人事規章五日常管理實施順暢的必要 條件 1.三個必要條件 1)齊備相關標準 2)賦予必要權限 3)進行過程管理2.標準化的概念1)有組織地設定標準,活用標準的行為2)為能統一化單純化,並使相關人員得到公正的利益或方便性,對物體能力配量狀態動作步驟方法手續責任業務權限思考方式概念等加以規定3)一般應以文字圖表樣本等可具體表現的形式表示 標準化是管理的基本,為確保工作品質 的最主要工作 使產品工作服務品質均一的唯 一方法3.權限委讓 1)為提高工作效率,增強工作人 員的責任心與榮譽感 2)權限一般可分為 a.擬案 b.經由 c.決定 d.報告 3)標準化是權限委讓的基礎 權限一覽表部門:擬案 經由 決定 報告 核準:制訂:裁決項目 權限相關部門相關會議相關標準備注擔當組長課長經理總經理董事長4.實施過程控制 1)過程控制的概念 a.良好的結果來自卓越的 過程管理,因此日常管理 重視業務執行的過程 b.職務實行中,檢點關鍵要因,以確 認相關標準是否已適當遵行,此 關鍵要因稱為檢點項目 c.將檢點項目作成查檢清單2)訂定檢點項目,以實施過程管理例:開機順序與檢點記錄表 日期:時間:檢點人:NO 檢點項目 檢點基準 檢點結果 處置措施1給水馬達啟動水位在紅線上32給油馬達啟動油壓32-35Pa 33風壓馬達啟動風壓80-90kg 風壓78kg更換濾清器4 電流量 12-13Amp 33)檢點項目與管理項目的關系 a.檢點項目是因管理項目是點 檢項目狀況下的 b.均需有明確的基準 c.管理項目需量化,但檢點基準 不一定六實施日常管理 1.日常管理實施重點 1)實行日常管理,管理者應:a.發現問題,解決問題 b.使工作成果一致,品質 穩定均 c.預防問題的發生2)逐日掌握管理實績,盡早發現問題,解決問題3)定期召開會議,督導,協助部屬實行日常管理4)遇有問題發生,應徹底解決並建立完善的標準管理系統,以強化部門體質2.掌握實績 1)逐日定期收集工作實績數據 2)作成實績報表,檢討任務達成狀況,並作徹底改善附:日常管理實績報告單位:管理項目 基準 挑戰 差異 異常原因分析 處理對策 處理經過
