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第二章公文写作基础知识第1页，本讲稿共70页第二章 公文写作基础知识 第一节 公文概述 第2页，本讲稿共70页所谓公文，指的是在公务活动过程中形成的体式完整、内容系统、并有严格处理程序的文书材料。就我国现阶段而言，公文主要包括：中国共产党机关公文中共中央办公厅于1996年5月3日发布的中国共产党机关公文处理条例（以下简称条例）第二章第一节第3页，本讲稿共70页国家行政机关公文公文国务院2001年一月一日宣布实施的国家行政机关公文处理办法（以下简称办法）中国人民解放军机关公文 司法机关公文 等等第二章第一节第4页，本讲稿共70页一、公文的定义公文的定义有广义和狭义之分：广义公文的定义即公务文书，泛指各单位在一切公务活动中形成和使用的各类应用文书。狭义公文的定义特指条例和办法规定使用的相关文书。亦称“法定公文”、“党政公文”和“通用公文”。第二章第一节第5页，本讲稿共70页在条例中，中共中央办公厅将党的机关的公文定义为：“是党的机关实施领导，处理公务的具有特定效力和规范格式的文书，是传达贯彻党的路线、方针、政策，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告和交流情况的工具。”在办法中，国务院将行政机关的公文定义为：“是行政机关在行政管理活动中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。”第二章第一节第6页，本讲稿共70页二、公文的特点（一）法定性 1、作者的法定性 2、效用的法定性 3、制发程序的法定性（二）工具性（三）规范性（四）时效性第二章第一节第7页，本讲稿共70页三、公文的作用1、指挥和指导作用 2、规范行为作用 3、联系协调作用 4、宣传教育作用 5、凭据记载作用第二章第一节第8页，本讲稿共70页四、公文的分类（一）按使用范围分 1、通用公文 即办法、条例中规定的公文。又称为“一般公文”、“法定公文”。2、专用公文 专门机关、专业部门、专门行业的特殊需要而使用的公文。第二章第一节第9页，本讲稿共70页（二）按发文机关所属组织系统分 1、党的机关公文条例规定的公文文种14种：决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要 2、行政机关公文办法规定的公文文种13种：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要第二章第一节第10页，本讲稿共70页（三）按行文方向分 1、上行文 报告、请示。部分意见可以上行。2、下行文 命令、决定、指示、通知、决议、条例、规定、批复、通告、公告、会议纪要。部分意见可以下行。3、平行文 函、议案。部分意见、通知、会议纪要可以平行。（意见、部分通知、部分会议纪要，行文方向有特殊之处）第二章第一节第11页，本讲稿共70页（四）按涉密程度分 普通公文、秘密公文、机密公文、绝密公文 对外公开件、国内公开件、内部使用件等（五）按处理时限分 平件、急件、特急件等第二章第一节第12页，本讲稿共70页区分机关、行政公文文种类别 机关公文：决议、指示、意见、公报、条例、规定 行政公文：命令（令）、公告、通告、议案、意见 机关、行政公文都有的文种：决定、通知、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要第13页，本讲稿共70页第二章 公文写作基础知识 第二节 公文规范 第14页，本讲稿共70页具体地讲，我国现阶段的公文的规范，主要是指的条例和办法中有关公文的若干标准以及由国家技术监督局制定的国家行政机关公文格式中的有关标准；再加上长期社会实践，探索和总结的一些已经被公认的原则和规律。以上这些，构成了我国现代公文应遵循的规范。第二章第二节第15页，本讲稿共70页实现公文规范化的意义：1、保证质量 2、提高效率 3、维护权威性第二章第二节第16页，本讲稿共70页一、公文文种的规范（一）文种选用的原则1、按组织系统的职能范围选用文种2、按组织的级别权限选用文种3、按组织之间的工作关系选用文种4、按公文的适用范围选用文种第二章第二节第17页，本讲稿共70页 1、公报适用于公开发布重要决定或者重大事件。2、决议适用于经会议讨论通过的重要决策事项。3、指示适用于对下级机关布置工作，提出开展工作的原则和要求。4、条例适用于党的中央组织制定规范党组织的工作、活动和党员行为的规章制度。第二章第二节第18页，本讲稿共70页 5、规定适用于对特定范围内的工作和事务制定带有约束力的行为规范。6、命令（令）适用于依照有关法律公布行政法规和规章；宣布实施重大强制性行政措施；嘉奖有关单位和人员。7、决定适用于对重大事项或者重大行动作出安排，嘉奖有关单位和人员，变更或者撤消下级机关不适当的决定事项。8、公告适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。第二章第二节第19页，本讲稿共70页 9、通告适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。10、通知适用于批转下级机关的公文、转发上级机关和不相隶属机关的公文；转达上级机关的指示；发布规章；传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者共同执行的事项；任免和聘用干部。11、通报适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。第二章第二节第20页，本讲稿共70页 12、议案适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。13、报告适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。14、请示适用于向上级机关请求指示、批准。15、批复适用于答复下级机关请示事项。第二章第二节第21页，本讲稿共70页 16、意见适用于对重要问题提出见解和处理办法。17、函适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题；请求批准和答复审批事项。18、会议纪要适用于记载、传达会议情况和议定事项。第二章第二节第22页，本讲稿共70页（二）避免文种混乱现象 1、混用公文文种 2、生造公文文种 3、误用公文文种第二章第二节第23页，本讲稿共70页二、公文行文的规范（一）行文精简的规则（二）按权限行文的规则（三）职能部门行文的规则 在具体行文中，有以下几种关系：1、上下级关系 2、平级关系 3、隶属关系 4、不相隶属关系第二章第二节第24页，本讲稿共70页（四）联合行文的规则1、同级政府可以联合行文。如：省政府与省政府之间；市政府与市政府之间2、同级政府各部门之间可以联合行文。如：省政府所属各厅、局级之间3、上级政府部门可以和下一级人民政府联合行文。如：国务院各部委与同一行政级别的省政府之间第二章第二节第25页，本讲稿共70页4、政府与同级党委、军事机关可以联合行文。5、上级政府部门与下一级党委、军事机关如处于同一行政级别，可以联合行文。6、政府部门与同级人民团体和具有行政职能的事业单位可以联合行文。如：政协、工会、等等第二章第二节第26页，本讲稿共70页（五）文件抄送的规则（六）协商一致的规则（七）向上机请示的规则（八）报刊发布公文的规则（九）文件退回的规则第二章第二节第27页，本讲稿共70页三、公文语言的规范千百年来，在公文的形成和发展中，形成了公文语言的特殊语体，即公文语体。其特点是：准确、简明、朴实、庄重（一）准确 是公文语言的第一要素。后面的三个特点是以它为基础、前提和条件。第二章第二节第28页，本讲稿共70页（二）简明 表义要简单明了。另外，使用简缩语要规范。第二章第二节第29页，本讲稿共70页（三）朴实 要求公文的语言实实在在，不花哨、不修饰、不需要渲染、铺陈，常常是开门见山，直陈意见，少说空洞、漂亮的大话。（四）庄重 严肃、认真。一般使用书面语。第二章第二节第30页，本讲稿共70页第二章 公文写作基础知识 第三节 公文格式 第31页，本讲稿共70页一、公文格式的含义按照条例办法中的规定，公文的格式项目可以分为：指定性格式项目如版头、发文机关标识、发文字号、标题、正文、成文日期、主题词 等等 选择性格式项目秘密等级、保密期限、紧急程度、签发人、附注、附件 等等第二章第三节第32页，本讲稿共70页二、公文格式的制作1、眉首部分（又称“文头部分”）（1）公文份号（2）秘密等级和保密期限（3）紧急程度 行政公文分为：特急 急件 党的公文分为：特急 加急第二章第三节第33页，本讲稿共70页（4）发文机关名称（标识）（5）发文字号“机关代字+发文年号+发文顺序号”中发 2004 3号 国办发 2003 21号 渝府 2004 5号 渝委 2004 6号 渝工商大2005 9号第二章第三节第34页，本讲稿共70页关于“发文字号”要注意的几个问题：联合行文，只标注主办机关的发文字号。机关代字用简称，比较固定，不能随便乱用。“国发”、“中发”的这个“发”字，有上级发下来文件的意思，一般单位不能随意使用。如对上级行文用“发”字，使行文方向、级别关系颠倒。“命令”（令）和“公告”，走单独的发文序号。第二章第三节第35页，本讲稿共70页批复和函，走“函”的发文序号。渝府函 2004 5号 顺序号中，不用“第”字。（6）签发人 仅供上行文使用，表示签发人在其职权范围内必须对文件负责。联合行文，所有单位批准该文发出的负责人均需签名。主办单位签发人放在前面，最后的签发人与发文字号平行排列。第二章第三节第36页，本讲稿共70页眉首（版头）部分：0000030（份数）机 密（3号黑体）（密级）一年（保密期限）特 急（3号黑体）（紧急程度）XXX人民政府文件（发文机关标识）XXX府发2008号（3号仿宋）签发人：XXX（3号楷体）第37页，本讲稿共70页2、公文的主体部分（行文部分）公文的主体部分又称“内文”，这是公文实质性内容的部分。由于公文内容的长短不同，主体部分的位置经常变动。（1）公文的标题（主要有三类）A、完整式的标题由“发文机关+发文事由+文种”构成（又称标题三要素）中共中央关于经济体制改革的决定 发文机关 发文事由 文种 国务院关于大力推进职业教育改革与发展的决定 发文机关 发文事由 文种第二章第三节第38页，本讲稿共70页B、非完整式：或省略发文机关或省略事由，留用两项。关于加强对企业国有、集体产权 管理有关问题的意见（省略发文机关）深圳市人民政府通知（省略事由）C、文种式第二章第三节第39页，本讲稿共70页 公文标题前面的两项可以省略，最不可以省略的是文种这一项。标题中，除了法规、规章名称加书名号以外，一般不使用标点符号。但有时，不使用标点符号会引起误会时，可以使用。国务院关于“九五”期间深化科学技术体制改革的决定“三八”妇女节“一二九”运动 第二章第三节第40页，本讲稿共70页另外公文标题的排列很有讲究，大致以对称、美观为原则，在排列方式上，有：两行对齐式、上长下短式、上短下长式、宝塔式、倒宝塔式。分行时，一个词不能分开写。（错例）XX城管局关于治理XX市场混 乱状况的通知 第二章第三节第41页，本讲稿共70页（2）主送机关又称“抬头”，是公文的主要受理机关，对该公文负有直接的办理责任。主送机关要根据行文的目的、内容确定行文对象，应当标明主送机关的全称、规范化简称、同类型机关的统称。“各区人民政府”，“市政府直属各单位”有两各以上的主送机关，就有一个排列顺序。一般要考虑与公文内容的关切度，同时顾及系统、级别的高低，有时还要比照有关排序的规定。第二章第三节第42页，本讲稿共70页主送机关属于选择项目，并非所有的都要标上，一些公文内容告知的范围较大，收文对象无法确定，也无需确定，可以不标注主送机关。这类多数是下行文。如：通告、公告、通报、命令、决定、和会议纪要。主送机关无论上行、下行、平行，只能送某一机关，而不是送机关的领导个人。第二章第三节第43页，本讲稿共70页（3）正文 是公文的核心部分。用来表述公文的内容，一份公文的质量如何，主要体现在这一部分。不同种类的公文，正文的篇幅长短不同，格式写法也不同。第二章第三节第44页，本讲稿共70页（4）附件 附件是公文正文的附属材料，或是正文的补充说明、或是正文内容的延伸，是正文内容的补充部分，与正文具有同等效力。使用附件的目的，是为了避免隔断公文前后意思的联系，造成阅读上的不便。附件的使用情况大多数公文是没有附件的。使用附件的情况主要有：使用了图表、名单、计划、调查报告等专项材料，是对公文正文的补充和印证。第二章第三节第45页，本讲稿共70页（5）成文日期 成文日期是公文生效的时间，是一份公文的重要内容。没有成文日期，这份公文就失去效用。成文日期根据以下情况确定：第二章第三节第46页，本讲稿共70页A、一般公文以机关领导人的签发日期为准。B、法规、规章类公文以依法批准的日期为准。C、会议类公文以会议正式通过日期为准。D、张贴、公布、告示类公文，以公布之日为准。E、联合行文，以最后一位机关领导人签发日期为准。F、以电报形式发出的公文，以发出日期为准。第二章第三节第47页，本讲稿共70页成文日期的写法：A、行政公文要用汉字，年、月、日写全。二三年十一月八日 二四年一月十日（“”不能写成“零”，不能用阿拉伯数字的“0”，不能用英文字母的“O”代替。）第二章第三节第48页，本讲稿共70页B、成文日期的位置，有三种情况：1）、一个机关行文的，规定标在右空4字，离正文的距离是加盖印章后不道一行，具体看印章的大小。2）、两个单位联合发文的，将成文日期拉开，左右各空7字，离正文的距离与单一行文的要求相同。3）、三个以上单位联合行文的，成文日期在最后一排印章之下空一行的位置，右空2字。C、党的公文的成文日期可以写成阿拉伯数字。2004年11月8日第二章第三节第49页，本讲稿共70页（6）印章 印章是公文生效的标志。公文加盖印章，既保证公文的效力和信用，也是发文机关以示负责。根据现行公文法规规定，公文除“会议纪要”和以电报形式发出的公文外，都必须加盖公章。（其规范见例文）第二章第三节第50页，本讲稿共70页（7）附注 用以说明正文中其他的一些事项。比如：发放范围、使用注意事项，等等。常见的有：（此件发至县、团级）（此件发至地、师级）（此件可见报）等等 附注在成文日期的下一行，用圆括号括入，左空2个字格。第二章第三节第51页，本讲稿共70页主体部分XXX人民政府关于XXXX的通知（小标宋体2号）（标题）各县（市）、区人民政府，X政府各直属单位：（3号仿宋）（主送机关)XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX。（正文）附件(仿宋3号）：1.XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX 2.XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX 印章 二八年十一月六日（此件发至厅、局）（3号仿宋）（附注）第52页，本讲稿共70页3、版记部分（文尾部分）（1）主题词 主题词经过规范化处理的、用来标引公文主题内容、表述公文的性质和类属的高度概括的便于检索查询的规范词。标引的要求：通常由公文制发机关的最高行政主管机关负责制定和发布。如：国务院办公厅制发的国务院主题词表，所属行政机关的公文标注主题词，必须按它来制作，来标准。第二章第三节第53页，本讲稿共70页标引方法：主题词是一组反映公文内容、文种的概括的词或词组。1、词表分为三个层次 第一层：对主题词区域的分类 第二层：称为“类别词”，即对主题词具体的分类。第三层：称为“类属词”，属于类别词以下的词。第二、三层统称为“主题词”，用于文件的标引。第二章第三节第54页，本讲稿共70页2、主题词表中的黑体字，是1988年12月和1994年4月修订词表中曾列入本词表中的词，但现在已不继续用作标引的主题词，因而用黑体字单列在区域分类的最后部分。这些黑体字，只供检索用，不在用于标引。3、一份文件的标引，一般35个词，词与词之间空一个字格，不加标点。第二章第三节第55页，本讲稿共70页4、标引的顺序：（1）先标类别词。（2）再标类属词（在标引类属词时，先标引反映文件内容的词，再标引反映文件形式的词）（3）最后标引表示文件文种的词。国务院关于加强水土保持工作的通知 农业 水土保持 通知 类别词 类属词 类属词（内容）（形式）第二章第三节第56页，本讲稿共70页5、一份文件如有两个以上主题内容，先对一个主题内容进行标引，再标引第二个。“国务院关于在若干城市试行 国有企业兼并破产和职工再就业有关问题的通知”经济管理 企业 破产 劳动 就业 通知 类别词 第一主题 第二主题 形式第二章第三节第57页，本讲稿共70页6、根据需要，可将不同类的主题词进行组配标引。科技 体制 改革 决定 7、附表与主表中的词具有同等的效力。第二章第三节第58页，本讲稿共70页（2）抄送机关 不是主送机关，但这些机关需要了解公文的内容，但它不需要执行公文里的事项。让其了解公文的内容，主要是便于协调工作，在必要的情况下协调和配合其他机关的工作。如果没有上述的条件，则不必抄送。一般抄送的范围：第二章第三节第59页，本讲稿共70页A、受双重领导单位之间行文，行文前征得同意，须抄送。B、特殊情况越级行文，被越过的直接上级或下级机关需要抄送。C、批复某一机关而另一机关要照此办理的，需要抄送。D、行文中涉及另一机关职权，行文前会签，行文中要抄送。E、除主送外，需要阅知的，要抄送备案。第二章第三节第60页，本讲稿共70页（3）印发机关和印发日期 印发机关：一般是公文印制的主管部门，不是公文的发文机关。一般是直属于上级领导的办公厅（室）、文秘部门。（校长办公室、中央办公厅、秘书处 等等）他们负责文件的办理和印发等具体工作。印发日期：以公文付印的日期为准。第二章第三节第61页，本讲稿共70页（4）印刷份数 一份公文印刷的总量。（5）页码 非常重要的公文，要编注页码。第二章第三节第62页，本讲稿共70页版记部分主题词（3号黑体）：X X XX XX（3号宋体）抄送（3号仿宋）：XXXXXX、XXXXXX、XXXXXXXX。XXX人民政府办公室（3号仿宋）2008年11月6日印发版记部分主题词（3号黑体）：X X XX XX（3号宋体）抄送（3号仿宋）：XXXXXX、XXXXXX、XXXXXXXX。XXX人民政府办公室（3号仿宋）2008年11月6日印发（XX份）第63页，本讲稿共70页三、公文的特定格式根据现代公文处理的需要，公文中还规定了信函、命令、会议纪要三种特定的格式。他们在版式设计、项目安排和标识方法上，有特殊的要求。1、信函格式 2、命令格式 3、会议纪要格式第二章第三节第64页，本讲稿共70页四、公文平头文件的格式平头文件是指没有发文机关标识的文件。（相对于红头文件而言）在制发过程中，不用文头和文尾部分，但是文头部分的发文字号要提下来放在标题的下方 平头文件格式一般用于单位内部发文、教材例文也采用这种格式。第二章第三节第65页，本讲稿共70页平头文件的格式：1、标题 2、发文字号（把发文字号从文头部分，调到标的正下方或右下方）3、主送机关 4、正文 5、附件 6、发文机关 7、成文日期第二章第三节第66页，本讲稿共70页例：行政机关公文0000030（份号）机 密密级一年保密期限 紧 急紧急程度 XXX人民政府文件（发文机关标识）XX府发2008号（发文字号）签发人：XXX XXX人民政府关于XXXXX的通知（标题）各县(市)、区人民政府，市政府各直属单位：（主送机关）XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX。（正文）附件：1.XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX 2.XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX 印章 二八年十一月六日（成文日期）（此件发至厅、局）（附注）主题词：XX XX XX 抄 送：XXXX、XXXX、XXXXXXX。XXX人民政府办公室 2008年11月6日印（XX份）第67页，本讲稿共70页机关公文格式和行政公文格式需要注意的地方机关公文格式和行政公文格式需要注意的地方一、密级和份号：党的“绝密”“机密”级机关公文应当标明份数序号。行政公文没有强行规定，只是说“如需标识公文份数序号，用7位阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第一行”。二、发文机关署名和印章党的机关公文应当用全称或规范化简称位于正文右下方。除会议纪要和印制有特定版头的普发性公文外应当加盖发文机关印章。而行政机关公文单一机关制发的公文在落款处不需要署发文机关名称，只加盖发文机关印章。三、成文时间的标注党的机关公文成文日期用阿拉伯数字标注；行政机关成文日期的数字用小写汉字标注。四、印发传达范围、附注、附件、页码和份数党的机关公文规定“印发传达范围”用括号标注在印发日期左下方，在“版记”中要标明份数；行政公文，要求将“附件”放在正文之下日期之前，“附注”在日期下左下方用括号标注，按要求标注页码。第68页，本讲稿共70页重庆工商大学文件重工商大 重工商大2008402 2008402关于同意伍重彬转入2008级学习的决定伍重彬，男，计算机科学与信息工程学院2007级计算机科学与技术专业（本科）三班学生。学号：2007131310。该生因个人原因，申请转入计算机科学与信息工程学院2008级计算机科学与技术专业（本科）一班学生。经计算机科学与信息工程学院同意，教务处报学校批准，同意该生于2008年9月转入计算机科学与信息工程学院2008级计算机科学与技术专业（本科）一班学习。请学院将此文件送达学生本人并签字留存。二八年九月二十七日 主题词：学生转级决定抄送：各位校领导重庆工商大学校长办公室2008年9月27日印发（共印5份）第69页，本讲稿共70页中共重庆工商大学委员会办公室文件重工商大委办 重工商大委办2008 2008 4 4号 号 关于召开重庆工商大学干部大会的通知 各学院、各部门：为进一步推动“解放思想，扩大开放”大讨论活动，深化学校的改革发展，传达市委三届三次全委会精神并布署本学期的重点工作，经校党研究，定于2008年8月28日下午至8月29日上午召开干部大会，现将有关事宜通知如下：一、参会人员1、全体校领导、党委委员、校长助理；2、全校副处级以上实职领导干部。二、会议时间8月28日下午14:00签到，14：30正式开会。三、会议地点博智楼7200学术报告厅。请所有参会人员自带笔、笔记本准时参会，有特殊原因需请假者，请各单位负责人汇总并签署意见后向党委周希贤书记请假，并告知党委组织部。特此通知。党委办公室2008年8月26日主题词：召开干部大会通知抄送：各位校领导重庆工商大学党委办公室 2008年8月26日印发（共印3份）第70页，本讲稿共70页