制度汇编-财务管理制度汇编.doc

财务管理制度汇编目录1. 货币资金内部控制制度2页2. 材料管理制度5页3. 固定资产管理制度6页4. 往来款项管理制度7页5. 成本费用管理制度7页6. 业务招待费管理制度8页7. 收入管理制度9页8. 各项基金提取和使用管理制度9页9. 财务报告管理制度9页10. 会计档案管理制度10页11. 会计电算化实施管理制度11页12. 会计电算化账务处理制度16页13. 会计电算化工作规程17页14. 会计电算化软硬件维护管理制度18页15. 会计电算化档案管理制度21页16. 会计计算机保密措施23页17. 财务安全管理制度24页18. 发票管理及使用规定28页19. 成本核算管理办法32页一、 货币资金内部控制制度（一） 现金管理按照现金管理暂行条例规定，单位库存现金主要用于日常零星开支。在办理现金收支时，要遵守以下规定：1. 单位的现金形式的供暖费收入，应于当日送交银行，当日送交有困难的最迟在次日上午送交。2. 单位现金管理，虽然银行未核定限额，但库存现金数量不得超过三千元。如遇特殊情况，需要现金的数额较大，应向银行提出申请，经银行审核同意后提取。3. 单位设置“现金日记账”由出纳人员按经济业务发生的先后顺序，根据审核无误的记账凭证逐笔登记。现金日记账必须做到日清日结，严禁白条顶库，确保账款相符。4. 出纳人员要定期对库存现金进行盘点，确保账实相符，发现问题及时处理。、5. 坚决避免坐支现金现象出现，做到每笔现金收支的经济用途清晰明了。（二） 银行存款管理银行存款是单位存入银行的各种款项，单位收入的一切款项，都必须当日解缴银行，一切支出除按规定可以用现金支付外，均必须严格遵守银行规定的结算纪律，通过银行办理转账结算。单位不准出租、出借银行账户，不准签发空头支票和远期支票，保证结算业务正常进行，单位在进行银行存款核算时，应做好以下工作：1. 银行存款日记账应按开户银行分别设置。由出纳人员根据审核无误的记账凭证按照业务发生的先后顺序逐笔登记，每日终了结出余额。2. 银行存款日记账应定期与银行对账单进行核对，每月至少核对一次，并编制银行存款余额调节表，对应未达账项，要及时进行追查核对，严防由于工作拖拉造成损失。对应达未达账项年内必须解决。超过一年的，记入往来款项并详细注明原因，如三年仍未解决的经单位总经理审批（或领导班子）按坏账进行账务处理，单位的银行存款余额调节表，季末由出纳交部门经理一份。3. 明确专人管理支票、印鉴和其他结算凭证。支票的购买、使用要建立登记制度。领用支票必须经过总经理审批，领用人登记签字后方可领用。支票签发时要填好日期、收款人名称和用途。支票签发后，经管人员要及时催收和划销。领用人如将支票丢失，要及时报告有关部门，及时采取措施避免造成损失，如造成损失领用人要酌情予以赔偿。4. 在业务活动中，严禁巧立名目把单位银行存款借给其他单位和个人。（三） 资金使用权限1. 各分公司正常的办公费，开支在100元以内者由公司办公室主任审批后，方可报销。2. 各分公司正常的业务招待费，均应由总经理审批后报销。3. 单位财务部未经总经理（或领导班子）批准不允许为任何单位进行资产性担保或借出资金。（四） 暂借款管理为提高公司资金使用效益，减少资金占用，对暂借款必须加强管理。暂借款是指因特殊用途的临时性借款包括：差旅费借款、零星购物借款、其他临时性借款。暂借款可以是现金形式，也可以是备用支票形式。1. 对因公出差，需借支差旅费时，应填写借款单，注明预借金额，经总经理审批后到财务部领款，财务部以借款单为借款依据，以及报销差旅费时的审核依据。2. 对零星购物借款由办公室做出采购计划，填写借款单，经总经理签批，到财务部领款。3. 暂借款还款、报销期限：对零星采购借款人员在完成采购后5天内报销；对于出差人员在返回公司5天内报销差旅费；对领用备用支票的借款要在使用后5天内报销。4. 借款人应严格按照借款用途使用借款，不得挪作它用，否则，应按情节轻重追究责任，财务部定期、不定期清理暂借款。对逾期未还、未报，又无正当理由者，采用扣除工资或其他必要措施追回借款和进行处罚。二、 材料管理制度1. 材料购进管理材料购进管理的主要负责部门为器材部，购进材料要明确权限，按规定进行审批。负责进货人员应掌握市场信息 ，根据需要少进、勤进，防止浪费。每次进货要明确验收责任人，进行检量、验质，审查无误后，由验收人员填写材料入库检验记录表，相关人员必须签字确认无误，同时进货人和相关领导还要分别在发货票上签字，以明确经济责任。具体流程可见材料采购入库运行图2. 材料出库管理材料出库要先由材料需求部门填写领料单，经相关领导审批，库管人员确认存货后经器材部经理批准后领出。材料领出库管人员及材料会计应及时记账，做到账实相符。具体流程可见材料出库运行图3. 材料盘点管理要求器材部的材料库每月进行一次盘点，盘点前要求各库将余额核对清楚，同时对库存中的已进货尚未付款的材料，列清明细单，并由经手人签字，以明确经济责任。出现盘盈、盘亏情况的要及时进行处理。4. 材料损失审批权限材料盘点发现短缺的应由材料会计报公司财务部，三万元以内由公司总经理审批，列支当期损益，超过三万元报总公司资产经营部审批后再做处理。三、 固定资产管理制度1. 固定资产的取得固定资产的计价标准：凡使用年限在一年以上，为生产商品、提供劳务、出租或经营管理而持有的，单位价值在2000元以上的房屋、建筑物、机器、设备、器具、工具等资产作为固定资产管理。固定资产计价原则：固定资产的计价按照历史成本法计价。严格按照2001年企业会计制度规定的计价标准计价。固定资产取得要严格按照流程管理。要先由固定资产使用部门向经营管理部提出固定资产采购申请，明确采购原因、用途、型号、金额等相关内容，固定资产采购申请经公司相关部门审核，总经理批准后上报总公司资产经营部报批，批准后方可实施采购。2. 固定资产的使用固定资产使用的管理、实行归口管理。财务部门要设立总分类账户，明细分类账，应按使用单位建立固定资产卡片。各使用部门负责自己所使用固定资产的维护和保全，并指定专人负责。公司对运输车辆等重要资产要设专人管理，负责维护、修理、定期检查等事项。3. 固定资产折旧的计提固定资产折旧，严格按照制度规定的计提范围基数、残值率、使用年限、按月计提，不得擅自更改变动。4. 固定资产的盘点公司财务部与经营管理部在每季度对固定资产原值、净值进行核对；每年要由经营管理部组织各部门对固定资产实物进行清查盘点一次，发现补缺要查明原因，及时报公司办公室及财务部进行处理，属于责任事故造成的损失，责任人要承担一定的经济赔偿。5. 固定资产报损权限固定资产当期发生的报废、盘亏、毁损，要列出清单写出书面报告，说明原因。由经营管理部填写固定资产报废申请，经相关部门审核，总经理批准后报总公司资产经营部后再做处理。四、 往来款项的管理制度 其他应收（付）款在设立总分类账户下按经济内容设二级账，会计人员要及时登账，并经常核对，做到心中有数。建立定期分析制度，每年至少对其他应收（付）款各子目进行一次分析，坏账要根据制度规定的条件进行确认并建立奖惩制度，对于玩忽职守、内外勾结造成企业长期呆账的当事人，要予以严肃处理。五、 成本费用管理制度严格执行国家规定的成本费用开支范围和标准，不得违反规定乱列支成本费用。建立计划管理制度，每年年初要制定本年度的费用开支计划和增收节支计划，要求严格执行计划，年终要对计划执行情况进行考核和分析。建立费用开支审批制度，明确权限分工，一切费用开支均要按权限分工进行审批。费用开支要坚持经办人签字、领导审批、会计人员复核把关制度，严格控制费用开支。计提各项基金做到三个正确，即：提取基数正确、比例正确、金额正确。正确提取和发放工资奖金，不得弄虚作假。正确计算向国家缴纳的各种税费，并按规定及时缴纳。正确计算各项报告期的成本、费用，不得虚转成本费用。不得列入成本费用的项目：1. 购置固定资产的支出2. 对外投资的支出3. 赞助和捐赠支出4. 支付的赔偿金、违约金、罚款5. 应在福利费中开支的福利性支出6. 被没收的财产损失其他详见成本核算管理办法。六、 业务招待费的管理 单位在经营过程中发生的业务招待费用，应当本着“必须、合理、节约”的原则，从严掌握，在管理费用的业务招待费列支，并专项管理。业务招待费的管理要实行报告制。即：每年向职工代表大会报告一次。七、 单位收入管理制度单位收取的供暖费收入，按年度设立二级账，根据权责发生制的原则。按期转入损益。由于单位的经营性质与其他单位不同，供暖期每年的十一月至次年三月份。按照收入与相关费用配比的原则，正确计算日历会计年度，公历1月1日至12月31日的财务成果，必须按照一定比例列支费用、成本和结转收入。企业取得一切收入都要及时入账，任何人不得以任何理由将收入挪做它用，搞账外“小金库”。八、 各项基金提取和使用的管理职工福利费、教育经费按实际支出列支；工会经费按实际工资总额的2%比例提取；养老保险基金按职工上年工资总额的20%的比例提取，医疗保险基金按职工上年工资总额的10%的比例提取，失业保险基金按职工上年工资总额的1%的比例提取，工伤保险基金按职工上年工资总额的0.3%的比例提取，生育保险基金按职工上年工资总额的0.8%的比例提取；住房公积金按上年工资总额的12%提取，各项基金的使用，要按照规定的用途和解缴方式使用和及时解缴。九、 财务报告管理制度财务报告是反映企业财务状况和经营成果的总结性书面文件，包括会计报表和财务情况说明书即财务分析。（一） 会计报表：按照企业会计准则和企业会计通则的规定，会计报表包括：资产负债表、损益表、现金流量表及其他报表。1. 编制会计报表应做到数字真实，说明清楚，报表之间钩稽关系正确，报送及时。2. 会计报表报出前须由法定代表人，财务部经理审阅并签名，同时加盖公章。（二） 财务分析：主要说明单位经营情况，计划指标完成情况，资金增减和周转情况，税金缴纳情况。各项财产物资管理及变动情况，对财务状况发生重大影响的事项的分析，财务评价指标计算与分析，其他需要说明的事项及改进管理的措施建议。1. 财务分析要有季报和年报两种。季报应说明主营业务的收支情况，营业外收支的情况，资产变动说明：即货币资金、应收款项、固定资产等期末与期初较同期的变动情况，企业的负债情况，企业财务管理中取得的成绩和存在的问题：对加强财务管理的建议。年报应在季报的基础上增加财务评价指标分析，即：国有资产保值增值率=期末所有者权益/期初所有者权益×100%；净资产收益率=税后利润/所有者权益×100%；成本费用利润率=利润总额/成本费用总额×100%；资产负债率=负债总额/资产总额×100%。十、 会计档案管理制度为了加强公司会计档案的科学管理，特指定本制度。（一） 会计档案的界定和主管会计档案是指公司会计凭证、会计账簿和会计报表等会计核算材料。财务部为会计档案主管部门，财务部建立和健全会计档案的立卷、归档、保管、调阅和销毁等管理制度。公司接受上级财政机关和档案业务机关的业务指导、监督与检查。（二） 会计档案管理财务部对每年形成的会计档案，按照归档的要求负责整理立卷或装订成册。当年会计档案，在会计年度终了后，可由财务部保管1年，期满后原则上编制清册移交公司档案室。会计档案应妥善保管，存放有序，查找方便，严格执行安全和保密制度，不得随意堆放，严防毁损、散失和泄密。公司内查阅的要经公司经理批准，且派专人陪同查阅，原件不得借出。各种会计档案的保管期限，可分为永久、定期二类，保管期限从会计年度终了后的第一天算起。保管期满，需要销毁的，由财务部或档案室提出销毁意见，并严格审查、编制会计档案销毁清册，报经主管部门批准后销毁。对尚未了结的债权、债务和法律纠纷涉及的原始资料应单独抽出另行立卷，直至案件结束为止。会计档案销毁前由财务和档案室共同派员监销，监销人应认真清点核对，销毁后在销毁清册上签名，并将监销情况上报有关领导。本办法由财务部会同档案室解释、执行，经总经理批准颁行。十一、会计电算化实施管理为推行公司管理现代化、自动化，提高财务部会计工作效率，确保会计核算软件的正常运行及会计信息的全面准确，特指定本制度。（一） 财务部门人员配备1、 系统管理员：负责所有会计核算软件数据的初始化、数据备份与恢复、系统运行错误的登记与排除工作；负责系统操作使用的组织与管理工作，分配操作使用人员工作操作使用权限。2、 数据录入员：按照操作规程录入凭证数据的正确性效验。对操作中出现的问题做详细记录并及时报告系统管理员。数据录入员无权修改原始凭证上的数据，不得进行凭证复核操作。3、 数据复核员：负责对已录入计算机的凭证编号及数据的完整性、正确性审核，确保入账数据的完整与正确。4、 数据管理员：负责已复核数据的入账、负责入账后凭证、账页的打印输出工作；负责做好数据的备份工作；负责程序软盘、备份数据软盘、输出数据、账页及其他资料的保管工作，做好软件、数据及资料的安全保密工作。5、 系统维护人员：负责对会计电算化硬件和软件的检查及运行故障处理工作，以保证会计电算化工作的正常运行。（二）工作人员操作权限1、 系统管理员必须根据用友财务软件的特点和本单位会计核算要求来建立本单位会计电算化体系与核算方式。会计科目的设置必须符合会计制度与单位核算、管理的要求。报表格式必须符合上级主管部门和财政主管部门要求。2、 数据录入员进行数据录入操作时应严格按照凭证内容输入数据，不得擅自修改凭证数据。如果发现凭证数据错误立即通知凭证编制人员或系统管理人员，并根据修改后的凭证录入数据。数据录入人员除可以进行数据录入操作外，还可以进行数据查询工作，但不得进行数据复核操作，复核人员亦不得进行数据录入操作。复核时发现凭证录入错误，必须通知数据录入人员进行修改，复核人员不得进行已录入数据后的修改操作，待数据录入人员修改录入数据后再进行复核签字操作。3、 系统维护人员除实施数据维护外不允许随时打开系统数据库进行操作，实施数据维护时不准修改数据库结构。其他操作人员一律不允许实施数据库操作。4、 用于会计电算化的硬件和会计软件只有操作人员上机操作使用，其他人员一律不允许上机。操作人员必须经过培训经系统管理员认可合格后方可。上机人员的保密字必须牢记，并注意要安全保密，否则出现问题，该岗人员有不可推卸的责任。5、 备份数据软盘和存档数据软盘、账页、凭证、报表及其他资料由数据管理员按规定统一复制、核对、存放、保管。6、 根据有关规定，出纳人员不得担任原始凭证直接录入工作，不允许进行系统的操作，有关现金、银行的原始凭证一律先经数据录入员进行录入。（三） 工作人员岗位职责1、 系统管理员岗位责任制（1） 负责电子计算机会计核算系统的日常管理工作，监督并保证本系统的正常运行，做到合法、安全、可靠、可审性的要求，在系统发生故障时应及时到场，采取措施，尽快恢复正常运行。（2） 负责计算机软件及硬件系统的管理和维护，执行对操作人员和档案管理人员的职能，系统维护的运行，对计算机系统的安全可靠性运行总负责（3） 检查会计凭证预处理工作，确保各类输入单据符合系统的要求（4） 正确分配操作人员的使用权限，保证各种电算化管理规定的正确实施。（5） 监督检查操作人员的操作，防止不规范的操作使用。2、 数据录入员岗位责任制（1） 数据录入员只能拥有其分工范围内的操作使用权限，只能查询数据的人员，不得拥有数据维护权。（2） 严格按照录入凭证做好数据录入工作，录入完毕进行自检核对工作，核对无误后交数据审核员复核。（3） 由于数据录入员对其职责范围的权限把握不严或泄露本人口令，造成本人职责不清，并影响系统安全运行时，应本人承担全部责任。（4） 在会计系统运行过程中，数据录入员如要离开现场，必须在离开前退出系统，以防止其他人越权操作。（5） 严格遵守操作规程，操作过程中发现问题，应记录故障情况并及时向系统管理员汇报。（6） 认真填写计算机上机操作记录，记录上机操作时间、内容及出现问题等。3、 数据管理员岗位责任制（1） 负责本系统各类数据软盘及各类账表、凭证、资料的备份和存档保管工作。（2） 负责本系统输出账表的打印工作，月底打印本系统所有的明细账，自动生成各种会计报表等工作。（3） 做好各类数据、资料凭证的安全保密工作，不得擅自出错。4、 数据复核员岗位责任制（1） 负责录入数据凭证的审核工作，包括各类代码的合作性、摘要的规范性和数据的正确性。（2） 按日进行每笔经济业务凭证的审核，发现问题属于录入问题通知数据录入员进行处理，属于系统维护通知系统管理员进行处理。（3） 对于不真实、不合法、不完整、不规范的凭证退还各有关人员补齐后再进行复核。（4） 对于不符合要求的凭证和不正确的输出账表数据不予签章确认。5、 系统维护员岗位责任制（1） 定期检查软件、硬件设备的运行情况（2） 负责系统运行中软件、硬件故障的消除工作（3） 负责系统的安装和调试工作（4） 负责日常的各类代码、标准摘要、数据及源程序的正确性和适应性维护。十二、会计电算化账务处理制度为了加强会计核算软件的操作使用管理，确保会计核算软件的正常运行及会计信息处理、保存中的实用性，根据有关部门的规定，结合本单位具体情况制定本规定：1、 财务部根据全国统一的会计制度和市财政局的有关规定，并按照当前运行的会计系统规定的规则设置全部级次的会计科目，当年使用的会计科目一般应在年初设置完毕，年度中间可以追加新的会计科目，删除未使用过的会计科目，已经制单或记账的科目不得修改或删除。2、 转换会计年度时，应在新的会计年度开始后的10天内，完成结转各账户的年初余额工作，并保证数据检验平衡正确。年初余额在当年记账以前可以修改。若当年记账以后需要调整，职能通过填制记账凭证进行修改3、 任何登记入账的经济业务都必须填制记账凭证，摘要应规范填入。在机器上填制的记账凭证编号必须连续。4、 记账凭证必须经过复核后，才能登记账簿。复核人员必须在屏幕上直接对机器存储的记账凭证进行复核签字，同时要对打印输出的记账凭证进行签字签章。同一张记账凭证，制单和复核不能是同一个人。记账凭证在记账以后必须打印输出并打印记账凭证汇总表。5、 总账及现金和银行账均可采用计算机打印输出的活页账装订。出纳人员根据审核人员审查并准许报销的凭证，收入或付出款项。如现金处理收支较多可根据需要自设辅助账。6、 单位每五天记一次账，每月月末以前将当月所有收支及转账业务全部登记入账，每月对总账、明细账进行检查核对。7、 定期做好备份工作，机器存储的记账凭证经复核后，在复核后，在记账之前必须先做数据备份工作。8、 必须将储存在机器内的账簿数据打印输出为书面账薄，平时可以只打印已满页的账簿数据，但序时明细账随时打印，年末必须将全部账簿数据打印输出。十三、会计电算化工作规程1、 出纳人员每五日将发生的银行现金业务的原始凭证，整理归类，交数据录入员审核录入。2、 数据录入员按时、按顺序号录入会计记账凭证准确无误地输入计算机。3、 数据复核员必须每隔五日将已录入的记账凭证复核签章，由数据管理员记账。4、 数据管理员在当月二十八日完成记账对账工作，三十日将余额表、总账、满页日记账、明细账及各种会计报表打印输出。5、 操作人员在每次上级操作后，随时做好数据备份。每月财务工作结束后，将当月所有账务数据正式备份。6、 每月底将打印凭证、账簿、报表统一装订、归档。十四、会计电算化软硬件维护管理制度为了保证会计电算硬件设备的正常运行，加强会计电算硬件设备的管理特制定本制度：（一） 硬件设备配置情况会计电算硬件设备是指专门用于或主要用于会计电算的计算机及其配套设备、包括计算机主机、显示器、打印机等。为了确保会计电算工作的正常运行，财务部门配备了专用的计算机、打印机，这些计算机设备专门用于会计电算工作，其他部门不得任意使用或占用。（二） 硬件设备的维护与管理1、 硬件设备的管理会计电算专用硬件设备由财务部门统一管理和使用，其他部门一般情况下不得使用财务硬件设备，确需使用时必须经财务部门有关负责人批准，并确认不影响会计电算的正常工作。操作使用硬件时必须进行操作登记，并在上机登记簿上注明批准人姓名、批准时间。会计电算硬件设备专门用于运行账务处理系统、报表处理系统和其他会计事务处理，任何人员不得将其用于游戏、个人文字处理，不得用于对外服务。为了保证计算机不受病毒干扰，所有软盘必须先进行病毒检测和消除病毒操作方能进行其他操作。2、 硬件设备的维护硬件设备的维护是对计算机硬件进行检测、功能修复及零部件配置工作。会计电算硬件设备的检测工作由系统维护人员负责进行，一般每周末全面检查一次，并做好检查记录。（三） 会计软件配置情况会计核算软件是用于完成会计业务处理的软件及有关资料。我们选用了已于九零年四月通过财政部审批的，用友电子财务技术有限公司研制的软件。（四） 会计软件的维护与管理1、 会计软件的维护是指保证会计软件原设计功能的正常，实现所能实施的程序修正，会计软件参数调整和会计数据的更改与恢复等工作。由于财政部门应用用友公司的商品软件，程序修正会计软件参数的调整一般由用友公司实施，会计数据的更正恢复一般由系统维护人员负责，其他操作人员一律不得进行维护操作，维护人员实施数据更正与恢复必须做好详细记录。2、 程序修正与会计参数调整手续（1） 操作使用人员在实际工作中发现“用友财务软件”的原设计功能未正常实现（如套打控制不准确）时，立即作详细记录后报告系统管理员；（2） 系统管理员对用友公司提出程序修正和会计软件参数调整要求；（3） 财务部门在收到用友公司修正程序或调整后的正确软件时，应由系统管理员进行安装运行，测试后交操作使用人员运行。3、 会计数据的修正与恢复（1） 会计数据的修正与恢复操作必须由系统维护人员或用友公司专业维护人员负责，其他操作人员均不得进行维护操作。（2） 由于凭证填制或录入错误而导致会计账簿数据的错误只能通过凭证更正方法进行数据的修正，不得通过维护操作给予修正。（3） 下述情况下维护人员才能实施数据修正操作。A 未录入年初余额或年初余额未平但已记账；B 记账时中断；C 错误操作引起的数据错误。（4） 一般情况下不允许实施数据恢复操作，只有硬盘数据已破坏，并无法修正或更换硬件时才能实施数据恢复操作4、 会计软件管理（1） 财务部门在获得会计软件后必须做好备份，由数据管理员统一保存。（2） 用于操作了会计软件必须安装在计算机硬盘上，一般情况下不得重新安装。（五） 安全与保护1、 财务部门必须加强会计电算设备安全与保护工作。2、 为了保障计算机安全正常地运行，机房应装置空调设备，以保持适当温度。机房内不准吸烟，杜绝一切危源。为防止意外事故的发生，机房内应配备灭火设备。3、 根据软件提供的功能和工作需要设置操作人员的操作权限和密码，注意严格保密不得泄露。4、 定期检测及时清理计算机病毒、外单位人员，若自带软盘上机者必须经财务经理同意，且对软盘进行检测后，方可。十五、会计电算化档案管理制度为了加强会计档案管理，确保会计档案的安全特指定本规定。1、 单位应根据账簿数据准确编制或由机器正确生成会计报表，账表间数字必须衔接一致，报表格式由会计主管部门统一设计或认可。2、 报表的编制要求做到数据真实，计算正确，内容完整、手续齐备，做到账证、账表、表表之间钩稽严密，月初2日前必须以软盘和书面两种形式上报各种报表，软盘报表和书面报表的数据必须一致，书面报表必须由机器打印并按规定由有关人员签字盖章。3、 单位的会计档案包括存储磁盘（硬盘和软盘）上的会计文件和以书面形式存放的会计凭证，会计账簿和会计报表。财务软件视同会计档案保管，保管期限截至该系统停止使用或有重大更改之后的三年。存储在磁盘上的会计文件必须按规定及时打印输出书面开展，未打印之前不得抹去。书面形式的会计档案按会计档案管理办法规定的保管期限和管理办法管理。由机器打印输出的会计档案发生缺损时，必须补充打印，并由操作使用人员在打印输出的页面上签字或盖章注明，由系统管理员签字盖章认可。磁盘形式的会计档案保管期限必须在两年以上，其中会计科目和总账数据（包括年度和月度汇总数据）必须永久保存，明细账，记账凭证及其他数据资料在两年后可根据需要决定存毁。4、 必须经常对硬盘上的会计数据建立备份，备份是通过对硬盘的会计数据建立副本来实现信息存储的，每月备份不得少于1次，不得直接对硬盘上的会计数据和作为正式档案的备份上的会计数据进行任何非法操作，如果要对磁盘会计数据进行加工，必须使用备份的副本，不得删改硬盘和备份的数据，恢复系统数据必须使用最新的正式备份。5、 必须妥善保管好会计数据的备份软件，备份软盘应贴上写保护标签并用印章或封条签封，或由专人保管，备份软盘应装在保护封套和包装盒中，存放在安全、洁净、放热、防磁的场所，并定期进行转储，硬盘和正式备份软盘不得随便乱放和外借。6、 会计数据的备份软盘及自行开发原程序的备份分别在三个地点存放，应根据数据量和硬盘空间大小情况，每隔一定时期（如半年或一年以上）清理一次硬盘，删除硬盘上以前年度的会计数据，以利于提高机器的利用率和运行速度，没有做过备份的硬盘数据不得清理删除。7、 磁盘会计数据外借使用时，只得使用备份软盘副本，硬盘和正式软盘下不得外借使用，备份软盘的使用，外借以及制造副本等必须记录，并经系统管理员同意。8、 硬盘会计档案的管理工作，包括数据备份，数据恢复和清理硬盘等，由系统管理员专职执行并对磁盘会计档案的安全和正确负责。十六、计算机房保密措施1. 财务负责人、操作人员启动会计账务系统，均采用各自密码。2. 操作密码必须严格保密，不得泄露。3. 计算机内源程序及数文件任何人不得随意改动，如需改动要由专门人员处理。4. 每个操作人员只可在本人职责范围内操作，不得借用他人密码，从事本人权限外的操作。5. 财务数据属于对外保密的重要资料，不得将打印的凭证、科目汇总表、账簿、会计报表随意外借。6. 由于系统内存放有我单位账务数据，非领导同意不得向外单位人员演示。7. 机房内所有作废的文件、纸张、应统一存放，集中销毁。十七、财务安全管理制度为了加强我公司的财务管理，适应经济发展的需要，根据国家有关法律、法规和财务制度，结合我公司具体情况，特制定本公司财务安全管理制度。（一）、现金管理1、遵照国务院颁布的现金管理条理规定，结合我单位（公司）具体情况进一步加强现金管理，确保现金使用安全，切实做好防范工作。2、严格执行库存现金限额，不得超库。如有特出原因，滞留超额现金过夜的，必须报领导批准，并派专人看守。3、现金收入应及时送存银行，不得从现金收入中直接支付（即坐支）。4、取、送现金必须坚持两人以上同行，确保安全。取送现金的人员应提高警惕，积极预防意外事故的发生。5、其他部门，未经批准均不得存放现金。6、因公出差或因公借用现金，需填写“借款单”报主管领导批准后方可借用。需在回公司5天内办理报销手续，不得无故拖欠，凡超过规定时间，几经催促不报账的，将在工资中扣除。7、保卫部门和财务部门对现金的存放情况要经常检查，保证上述规定的实施。8、现金的使用要符合有关法律、法规和财务制度。9、出纳员要及时登记现金日记账，做到日清月结，账款相符，手工日记账与计算机日记账相符。（二）、支票管理1、根据北京市人民政府关于加强安全防范，加强现金支票管理的通知和工商银行支票管理须知的有关精神，应进一步加强支票管理，保证支票安全使用。2、各单位的支票必须由专人负责管理。各部门领用支票必须填写支票领用单，将款项、用途、预计金额、领用人、日期等填写齐全，经领导批准后方可到财计科办理支票领用手续。3、支票的使用，必须按报批时批准的用途使用，如需改变支付用途，需重新经领导批准。4、各部门领用支票应是在年度计划范围内，起点在一百元以上的费用，如需用万元以上款项应提前通知财计科。财会人员要严格控制支票使用，不准签发空白支票、空头支票、远期支票，特殊情况由领导批准。支票需填明日期、用途、限额；按规定使用支票打印机填开支票，并加盖支票专用章。5、凡领用支票要按规定时间使用，并自签发支日起十日之内到财计科报帐。6、经办人员领用支票必须认真妥善保管好支票和发票单据。支票不得转让、转借，不得丢失，如将已签发的支票丢失时应及时向财计科报告，并由单位出据公函，向开户银行申请挂失止付，如挂失前银行已经支付，其一切责任由遗失人个人负责。7、财会人员对空白支票要妥善保管，印鉴和支票要分开存放。空白支票不得在填发前加盖财务专用章，要确保空白支票的安全。（三）、票证管理1、根据国家有关票证管理规定，加强票证管理，严格执行票证管理制度。2、根据税务机关和财政机关的发票认购依据到税务机关、财政机关购买合法发票。3、建立原始发票（证件）的购买、使用登记制度。购回票据及时登记（票据管理登记簿），各种发票由专人负责管理，明确责任，妥善保管。各部门各科室领用发票时应到财计科办理领用手续。登记发票使用手册。4、车场使用的停车小票要按规定填制发票印制申请单，报税务机关批准方可到国家规定的印制单位进行印制。5、启用新本发票前必须逐联检查，若发现有缺页、漏页、重号等现象的及时上报有关部门后再处理。6、发票必须按规定要求顺序使用，各联复写，项目齐全，大小写相符，逐栏填写清楚，并加盖印章。发票不得涂改、转让、撕毁，作废的发票应加盖作废章，各联一并保存。7、各种发票用完后及时将存根联交回，票据管理人员当场抽验，审核无误后方可领用新票。未使用的发票由于特殊情况不能再使用时，应剪掉右上角以示作废。8、空白支票、发票存根、有价证券等票证，要妥善保管，防止遗失。本单位的记账凭证应及时交财计科。9、财会人员应认真审核报销凭证，及时填写记账凭证，妥善保管。（四）、财务档案管理1、会计凭证、帐簿、报表是反映企业经营活动的重要历史资料，应建立会计档案，妥善保管。2、年度终了，当年的会计业务处理结束后，需将全年的会计帐簿、凭证、报表整理齐全，交付档案管理人员，编制目录，办理归档。3、不同时期的会计档案，在保管上有不同的要求。当年的会计档案再年度终了后，可暂时由财计科保管一年，期满之后，原则上由财务部门编造清册移交本单位档案室保管。4、财务档案保管期限按档案局统一规定，分为永久保存和定期保存两种（具体年限按规定执行），定期分为三年、五年、十五年、二十五年，四种。5、保管期限，从会计年度终了后第一年算起。6、凡已归档的会计档案，因工作需要需查阅时一般就地查阅，许由保管人员负责查阅，必须借出时需经财务负责人同意，并应按期归档。7、凡已到保管期须销毁的会计档案，应由财务档案管理人员，会同财务人员共同鉴定，编造销毁清册，销毁时应由单位领导指定档案部门和财务部门共同派人监督，并在销毁清册上签名盖章。8、财务档案要设立档案柜，专人负责管理，财务档案管理人员要认真负责，确保档案安全，并做好保密工作。十八、发票管理及使用规定（一）、发票的概念根据中华人民共和国发票管理办法第三条，发票是指在购销商品，提供或者接受服务以及从事其他经营活动中，开具、收取的收付款凭证。（二）、发票的基本联次及各联的用途 根据中华人民共和国发票管理办法实施细则第四条的规定：发票的基本联次为三联，第一联为存根联，开票方留存备查；第二联为发票联，收执方作为付款或收款原始凭证；第三联为记帐联，开票方作为记帐原始凭证。根据机打发票的具体情况，服务业发票第一联为发票联，第二联为记账联；建安发票第一联为发票联，第二联为记账联；北京增值税普通发票第一联为记账联，第二联为发票联。（三）、发票的购买、领取、使用及管理1、发票的购买要严格按照税务机关核准的限额限量购买，及时进行发票的验收、登记。2、发票的领取财务部设专人负责发票领取。取得发票后要认真检查有无缺面、销号、发票联无发票监制章或印制不清楚等现象，如发现问题应及时通知、报送税务机关处理。3、发票的使用 财务部设专人开具发票； 正常经营业务在确认经营收入，收取款项时向付款方开具发票； 开具发票应当按照规定的时限、顺序、逐栏、全部一次性如实开具。不得自行扩大增值税发票使用范围； 使用计算机开具发票，须经主管税务机关批准，按要求开具； 发票开具错误或开具后经营行为内容发生变化，要将已开发票"作废"全联附在发票原来的位置，然后重新开具； 对商户、学校、幼儿园等单位户开出的发票，当月供暖费未收回的必须退票，否则由此发生的税费由收费人员承担。 发票专用章由财务部设专人使用及保管。 手写发票在确认收款时向付款方开具，机打发票开出后三个月内未收款的退票。 根据中华人民共和国发票管理办法第二十三条规定，发票丢失后不可补开。中华人民共和国发票管理办法实施细则第四十一条规定：使用发票的单位和个人应当妥善保管发票，不得丢失。发票丢失，应于丢失当日书面报告主管税务机关，并在报刊和电视等传播媒介上公告声明作废。公司规定国税发票丢失按照税务机关的规定处理，同时要求经办人有书面检查。4、发票的管理 根据中华人民共和国发票管理办法第二十五条之规定：任何单位和个人不得转借、转让、代开发票；禁止倒买倒卖发票、发票监制章和发票防伪专用品。发票不得跨省、直辖市、自治区使用。发票限于领购单位和个人在本省、自治区、直辖市开具。发票领购单位未经批准不得跨规定使用区域携带、邮寄、运输空白发票，禁止携带、邮寄或者运输空白发票出入境；中华人民共和国发票管理办法第三十条规定：开具发票的单位和个人应当按照税务机关的规定存放和保管发票，不得擅自损毁，已使用的"发票登记簿"，应当保存五年，保存期满，报经税务机关查验后销毁。 根据中华人民共和国发票管理办法第二十四条之规定：使用计算机开具发票，须经主管税务机关批准，并使用税务机关统一监制的机外发票，开具后的内部发票应当按照顺序装订成册。保管期限是五年。针对我公司的具体情况，收费部所开的内部发票交财务部的联次，视同存根联应按规定开具及保管。内部发票的开具要求：填制凭证的日期、经办人员的签名或者盖章、经济业务内容、数量、单价、金额填写齐全，对没有经办人签名或盖章或只填姓不填名的内部发票，对摘要填写不清楚的内部发票，对联次不符的内部发票，对有涂改的及金额、数量计算