公司文件格式规范(完整版)资料.doc

公司文件格式规范（完整版）资料(可以直接使用，可编辑 优秀版资料，欢迎下载）文件制式要求 公司文件的标准字体为黑体和仿宋，如无特殊说明，公司所有文件执行以下标准：一、封面标题局中，字体使用黑体小初号，加粗；副标题字体使用黑体一号。二、 标题各种文件中，文件标题均使用黑体二号字，加粗；副标题用黑体四号字体，不加粗；标题和正文之间空一行。三、LOGO 均放右上角，封面使用（图案+公司简称）字体黑体一号，文件正文使用（图案+公司全称）字体黑体小五号。四、 正文一级标题以汉字（一、二、三等）标注为黑体四号字，加粗；二级标题以括号内汉字（一）（二）(三)等标注为黑体小四号字，不加粗；三级标题以数字（1、2、3等）标注为仿宋小四号字，正文为仿宋小四号字，不加粗；另外，正文前如有填写说明和目录的，请依序安排，其中，填写说明与目录的正文均使用黑体小四号字，不加粗。五、行距文件全文行距设置为1.25倍行距，段落之间和条款之间空一行，各条款中的小标题无须空行。六、 段落开头段落设置一般为首行缩进（2个字符），含条款的（如合同）为悬挂缩进。七、 页面设置页边距上下均为2.54厘米，左右为3.17厘米，页眉距边界为1.5厘米，页脚为1.75厘米。八、 页眉页脚文件的页眉为靠右公司LOGO;页脚格式正中均为数字“共几页-第几页”（如5-1），使用黑体小五号字。九、图表图表大小可根据需要设定，图表标题需用仿宋，五号字体，图表内容中，标题栏需用仿宋，小四号字体，加粗，其它文字内容用仿宋，五号字体，图表的说明注解文字则用仿宋，小五号字体。九 落款文件底部落款签名和日期使用黑体小四号字，加粗。十 其它公司其它固定格式文件（公文、信纸、 、邮件、合同等），请按附件格式样本（见附件）。附录 部门文件编号格式：1、行政管理文件TRXZ年度后两位+月+顺序号（如121001）2、人事管理文件TRHR年度后两位+月+顺序号（如121001）3、财务管理文件TRCW年度后两位+月+顺序号（如121001）4、营销管理文件TRYX年度后两位+月+顺序号（如121001）5、资产管理文件TRZC年度后两位+月+顺序号（如121001）6、金融管理文件TRJR年度后两位+月+顺序号（如121001）7、合规管理文件TRHG年度后两位+月+顺序号（如121001）8、融资管理文件TRRZ年度后两位+月+顺序号（如121001）9、风控管理文件TRFK年度后两位+月+顺序号（如121001）10、总经办文件TRZJ年度后两位+月+顺序号（如121001）天马行空官方博客： ；QQ:1318241189；QQ群：175569632信托业务文件种类格式与基本内容的规范一、 信托业务文件的概念及意义 信托法使用的“信托文件”一词，是指使信托得以设立的书面文件，包括信托合同、遗嘱及法律、行政法规规定的其他书面文件。 在中国第一个标准意义上的信托产品上海爱建信托推出的上海外环隧道项目资金信托中，爱建信托拟制的格式信托合同所称的“信托文件”的涵义区别于信托法中的“信托文件”。我们认为，有必要将信托公司为开展信托业务而使信托成立并生效所必须备置签署的各类文件另起一个名称，我们将其称之为“信托业务文件”。 我们认为“信托业务文件”与“信托文件”的区分，不但有形式上的意义，而且具有实质意义。中国人民银行信托投资公司管理办理第四条规定，“信托业务，是指信托公司以营业和收取报酬为目的，以受托人身份承诺信托和处理信托事务的经营行为。”将信托公司开展经营活动需备置的各类文件以“信托业务文件”概而称之，可以明确这类文件的性质，并将其与遗嘱信托的遗嘱及其它非营业性信托的信托文件予以明确区分。 信托业务文件主要包括：信托合同；信托资金招募说明书（非资金信托业务品种称之为信托产品推介说明书，下同）；信托财产管理、运用风险申明书。 信托业务文件对于信托的设立、生效是必备要件。信托法规定：信托的设立必须采取书面形式。 从信托法和人民银行的两个“办法”的有关条款来看，信托公司开展信托业务，书面的信托合同是必须具备的信托业务文件之一。除信托合同之外，信托公司开展信托业务还须拟制和备置信托财产管理、运用风险申明书。信托投资公司资金信托业务管理暂行办法第八条明确规定；信托投资公司办理资金信托业务时，应当于签定信托合同的同时，与委托人签定信托资金管理、运用风险申明书。由于暂行办法是为规范资金信托业务而颁行，所以风险申明书被冠之以“信托资金管理、运用风险申明书”的名称。由于信托公司开展的信托业务不限于资金信托业务，因此，“风险申明书”应通称为“信托财产管理、运用风险申明书。” 除信托合同、信托财产管理、运用风险申明书之外，法律、法规对信托公司开展信托业务还须备置何种信托文件没有明确规定。但对于信托公司预先设计信托产品并通过集合资金信托的设立筹集资金的，我们认为，必须拟制“信托资金招募说明书”，并通过法律或法规认可的方式进行信息披露，法律或法规有必要对此作出明确的规定（我们将在另文“信托产品的推介与集合资金信托的公开信息披露”中对此进一步论述这一问题）。 即使法规没有明确规定，但我们认为，“信托资金招募说明书”从其法律性质和作用的角度仍可以证明是必备的信托业务文件。就“信托资金招募说明书”的法律性质和作用而言，“信托资金招募说明书”在信托合同签定之前应该被视为一种“信托要约邀请”，其作用类似于股份的“招股说明书”。而在信托合同签定之后，“信托资金招募说明书”的内容应具有与信托合同同等的法律效力。对于信托合同未尽事宜，“信托资金招募说明书”的有关内容应视为对信托合同的补充条款。因此，从这一角度分析推断，信托资金招募说明书是必备的信托业务文件之一。 值得指出的是，只有信托公司主动设计并推介的集合资金信托项目 ，才须由信托公司准备“信托资金招募说明书”这种信托业务文件并在推介信托产品时使用。 二、 信托合同 1、信托合同的概念 信托合同是由信托法律关系中作为信托关系当事人的委托人与受托人签订的设立、变更、终止信托和规定信托关系当事人（包括委托人、受托人、受益人）权利义务关系的书面协议。 信托合同调整的信托法律关系属于民事法律关系。信托合同适用于合同法、信托法及有关行政法规的规定。 信托合同涉及三个当事人：委托人、受托人及受益人，但信托合同只需委托人与受托人两个当事人达成一致即可订立，不需受益人的同意或认可。这是信托合同与其他民事合同的重要区别。 签定信托合同的当事人，必须具有相应的民事权利能力和民事行为能力。就受托人而言，营业性信托的受托人只能是信托公司（法律、法规另有规定者除外），委托人则既可以是自然人，也可以是法人或依法成立的其他机构。委托人可以委托代理人订立信托合同，但代理人必须出具委托人签署的委托代理授权书。 信托合同只能采取书面形式，不能采取口头形式或其他形式。而且，我们认为信托合同的书面形式目前只能采取书面合同的形式，不能采取信件、数据电文等形式。今后监管机关允许信托公司推出信托受益权凭证化的产品、且信托受益权可以在信托受益权市场流通转让的情况下，信托合同应当可以采用电子数据的方式。 2、信托合同应当载明的事项 （1）信托法的规定 信托法第九条规定：“设立信托，其书面文件应当载明下列事项：信托目的；委托人、受托人的姓名或者名称、住所；受益人或者受益人范围；信托财产的范围、种类及状况；受益人取得信托利益的形式、方法。 除上述必须载明的事项之外，信托法第九条还规定了“可以载明”的事项：除前款所列事项外，可以载明信托期限、信托财产的管理方法、受托人的报酬、新受托人的选任方式、信托终止事由等事项。” 从上述规定来看，一方面，信托法并未专门就信托合同的必备条款作出相应规定，信托法第9条的规定是针对信托文件而作出的，而不是仅限于信托合同而言的。另一方面，信托法的规定是宽泛的，许多必备事项被列入为“可以载明”的事项，因此仅依据信托法的规定订立信托合同是很不完善的。 （2）中国人民银行行政法规的有关规定 中国人民银行信托投资公司管理办法和信托投资公司资金信托管理暂行办法对信托合同应当载明的事项均有规定，两个办法的规定有所差别。 应该指出的是，信托投资公司资金信托管理暂行办法所称的信托合同是专指资金信托业务的信托合同，因此其使用的概念自然与信托投资公司管理办法有所不同。 综合法律、法规的有关规定，我们认为，信托合同必须载明的事项应包括： 委托人、受托人的姓名（或者名称）、住所； 受益人或者受益人范围； 信托目的； 信托财产的范围、种类及状况。属资金信托的，应载明信托资金的币种及金额。属其他形态信托财产的，应载明其数量、价值、购置成本、帐面价值、市场价值、评估价值或信托当事人认可的其他公允价值； 信托期限； 信托财产的管理方式和受托人的管理、运用和处分的权限； 信托财产管理、运用和处分的具体方法或者安排； 信托利益的计算、向受益人交付信托利益的时间和方法； 信托财产税费的承担，其他费用的核算及支付方法； 受托人报酬的计算方法、支付时间及方法； 信托终止时信托财产的归属及处分方式； 信托事务的报告； 信托当事人的权利、义务； 信托财产管理、运用的风险揭示； 除在信托合同中进行风险揭示之外，信托投资公司办理信托业务时，还应当另与委托人签定信托资产管理、运用风险申明书。 信托财产损失后的损失承担主体及承担方式； 受托人辞任事项及新受托人的选任方式； 信托当事人的违约责任及纠纷解决方式； 信托资金招募说明书（或信托产品推介说明书）与信托合同的关系。信托资金招募说明书为信托合同的组成部分，信托资金招募说明书的内容构成对信托合同相关条款的补充； 信托当事人认为需要载明的其他事项。 3、格式合同与委托人、受益人利益的保护 信托合同大多属于格式合同，即为顺利开展信托业务，方便重复使用而由信托投资公司预先拟定并在拟定合同条款时未与委托人协商，委托人被动接受全部合同条款的合同。对集合资金信托业务而言，信托合同均为格式合同。 由于格式信托合同系由信托投资公司单方面拟定，因此容易出现信托公司利用自己的优势地位厚己薄彼损害受益人利益的问题。这些可能出现的问题主要有： 免除或减轻受托人的责任，加重对方责任；排除和限制对方权利； 对信托财产的管理、运用、处分的具体方式、范围及对象语焉不详，使受托人管理、运用和处分信托财产的权限实际不受限制或难以被委托人限制； 信托报酬的获取被置于优先于受益人利益的地位； 使用笼统、含糊的言词进行风险提示，使委托人未能充分注意风险；或诱导委托人忽视、低估风险。 针对上述问题，监督管理机关应当拟订颁行相关管理办法，要求信托投资公司必须按照监管机关要求的格式、基本内容等拟定信托合同，并将各类格式合同向监督管理机关备案。发现格式合同中存在有损害受益人利益条款和内容的，监督管理机关应责令信托投资公司改正并予以必要的行政、经济处罚。同时，委托人、受益人也可以就格式合同的公平性提出置疑，并向监督管理机关举报或投诉。在建立信托业务的公开信息披露制度的情况下，集合资金信托合同将作为必须披露的信托业务信息之一，接受社会公众的监督。 三、 信托资金招募说明书 1、“信托资金招募说明书”的法律效力 信托法及两个行政法规均未有涉及信托资金招募说明书的任何规定。但是，我们认为，信托资金招募说明书是信托公司开展集合资金信托业务必备的信托业务文件，其法律性质为：在信托合同签订之前，信托资金招募说明书为要约邀请。信托公司通过信托资金招募说明书向潜在客户推介集合资金信托产品，信托资金招募说明书的作用及法律属性类似于股份发行股票时公开刊登的投股说明书。信托合同达成，意味着委托人接受信托公司的要约，因此，信托资金招募说明书的法律效力与信托合同并无不同。而在信托合同签订时，对于拟进行的信托资金管理运用、处分的具体方式和安排、项目的成本收益分析及回报率预测、对各种风险及防范措施的分析、信息披露的承诺等等内容，不可能也不宜全面体现在信托合同的条款中。这些没有体现在信托合同中而体现在信托资金招募说明书中的内容，同样具有法律效力，应当视为信托合同的补充部分。为了赢得投资者，信托资金招募说明书对信托产品的介绍通常会很全面。实际上为了维护信托市场的秩序，防范信托公司借信托之名行融资之实，确保委托人与受益人的利益，法律、法规也应当强制性地要求信托资金招募说明书的内容必须具体、详实、准确。在信托资金招募说明书中，信托公司往往为了吸引客户而做出大量的承诺。这些承诺在信托合同中未明确体现为信托公司义务条款的，并不表示信托公司就此免于承担责任或不须履行在信托资金招募说明书因承诺而产生的义务。由于信托资金招募说明书应视为信托合同的组成部分，两者共同构成一个整体合同，因此信托公司在信托资金招募说明书中的承诺构成自己的法定义务，而不论这些承诺是否写进信托合同。当信托合同与信托资金招募说明书的有关内容彼此矛盾时，若不涉及到受益人的利益或受托人的义务，应以信托合同的约定为准，若涉及受益人的利益或受托人的义务时，应当以有利于受益人利益者为准。对此，监管机关应当通过法规予以明确规定。 2、正名：“信托计划”应当更名为“信托资金招募说明书” 1979年中国信托业恢复后第一个真正的信托产品“上海外环隧道资金信托”，是由上海爱建信托投资公司于2002年9月推出的。在推出这个信托产品时，上海爱建信托投资公司的各项工作无疑是开创性的，其对中国信托业的贡献已经载入史册。但是，对于信托资金招募说明书，爱建信托发明的名称为“信托计划”（全称为“上海外环隧道项目资金信托计划”），另外，爱建信托还拟制了概括性介绍说明其信托产品的信托业务文件“上海外环隧道项目资金信托计划简介”。由此开始，之后各信托公司推出的信托产品，一是产品本身多被冠之以“XX信托计划”的名称，二是信托推介文件材料也被冠之于“信托计划”之名。 我们认为，目前“信托计划”一词虽然已经为信托公司所广泛使用，但是这一词汇的含义是多重的，在不同的场合其含义并不相同，我们理解，至少有下列含义：（1）指信托产品本身；（2）指为实施信托项目而拟制的工作计划或工作安排；（3）指信托产品推介说明书即信托资金招募说明书。因此我们认为，应对“信托计划”的名称予以规范，对推介信托产品时编制的全面介绍信托产品情况及拟投资项目情况的文件，参照“股份投股说明书”的规范名称，统一使用“信托资金招募说明书”（对非资金信托业务，则使用“信托产品推介说明书”）的名称。在其他场合，“信托计划”一词仍可以使用。这样就不易引起词义、概念的歧异和混乱。3、信托资金招募说明书的格式及主要内容 信托资金招募说明书的标题全称应为：“XX项目信托资金招募说明书”。不同的信托产品，其内容有所不同，但主要组成部分基本相同。以信托资金运用于产业项目的股权投资信托为例，其主要组成部分和内容为： （1）前言 前言的主要内容为：“根据信托法、信托投资公司管理办法、信托投资公司资金信托管理暂行办法及其他有关法律、法规，XX信托投资公司发挥自身的专业理财能力，为筹措XX项目的建设开发资金，设计了XX项目资金信托产品。为满足投资者进行集合投资获取收益的需求，便利投资者做出正确的投资决策，特制订本信托说明书”。 （2）信托产品名称 本信托产品名称为：“XX项目股权投资资金信托。” （3）信托目的 主要内容为：“设立本信托的目的是将多个指定管理（或特定管理）的资金信托的信托资金聚集起来，形成集合信托资金，以股权投资的形式（贷款信托以贷款形式、融资租赁信托则以融资租赁形式等）投资于XX项目公司，用于XX项目的建设与营运”。 信托目的应具体、明确地说明资金运用的具体方式（股权投资、贷款等）、具体对象或具体范围，不应使用诸如“本着稳健、为投资者谋取最高回报的原则，将信托资金以最有利于投资者的方式进行运用，投资或以其他方式运用于各类回报率高、风险小的项目”这类语焉不详、含糊不清的话语。这类话语实际上是文字游戏，形同废话。当信托公司使用这类话语时，十有八九是以信托之名行圈钱之实，投资者应当高度警惕。 （4）信托规模 内容为：“本信托项下的信托合同不超过200份，每份信托合同起点金额XX元，计划筹措资金XX亿元，实际筹措数额以投资者认购数额为准。若认购数额低于XX亿，视为本信托产品销售失败，信托不能成立，投资者的认购资金及存款利息（按中国人民银行规定的活期存款利率计算），全部退还认购人。” 当认购数额低于项目所需时，信托能否成立，应当在信托资金招募说明书中明确说明。我们认为，当认购数额低于项目所需时，信托能否成立，取决于下列两个因素：首先是信托公司的选择，如果信托公司可以通过其他方式对项目投入资金（例如以自有资金）弥补信托资金的不足，则信托仍可以成立，关键是信托公司必须在信托资金招募说明书中明确表明，如果认购数额不足，信托公司在何数量范围之内、通过何种方式弥补信托资金的不足；或者拟投资项目的投资数额有调整余地，招募资金不足时，可以调整投资规模；其次，信托资金的招募额应当有一个最低数额，在此数额之下，信托一定不能成立，这一点也应当在信托资金招募说明书中明确说明。 （5）信托期限 “信托期限为X年，从信托生效之日起计算”。 （6）项目介绍 主要内容包括：“XX项目概况、项目投资概况、项目收益来源与结构、项目收益预测、项目成本费用估算；项目利润估算”等。 本项介绍内容应尽可能详尽，并尽可能使用容易为投资者理解的、通俗易懂的词汇、概念。 （7）信托资金的运用 主要内容包括：“信托资金运用的具体方式，对股权投资，应明确是以增资扩股的方式还是收购股权的方式，或者两者组合的方式；信托期间信托收益再运用的方式；信托到期终止时，以股权形式表现的信托财产的变现方式及变现价格预测”等。 股权投资信托的一个重要问题就是投资的变现问题，投资不能变现，投资者就无法收回投资本金。信托公司在选择信托资金的投资项目、设计信托产品时就应当设计好股权投资的退出路径，并锁定风险。 （8）信托收益 主要内容包括：“信托收益；信托利润的计算方法；投资回报率的预测”。 （9）受托人的信托报酬与受益人的信托收益 主要内容为：“受托人信托报酬的具体计算方法、支付方式与时间；受益人信托收益的确定及支付方式与时间；信托期满或终止时信托资金的支取方式与时间安排”等。 （10）信托财产的管理 主要内容包括：“管理方式，不同委托人的信托财产须分别记帐分别管理；管理措施，包括信托公司内部信托业务的机构设置、管理措施”等。 （11）风险揭示、风险的防范及风险的承担 主要内容包括：“风险的揭示，包括投资项目的各种风险：法律与政策风险、市场风险、管理风险、不可抗力因素导致的风险等；风险的防范，包括信托公司在风险防范制度上的措施、管理上的措施，也包括项目公司在风险防范制度上的措施、管理上的措施、运营上的措施等；风险的承担，需要明确信托的风险是由投资人以信托财产承担的。但因信托投资公司未能尽善良管理人之责任而导致的风险、损失，由信托投资公司以其固有财产承担”。 （12）信息披露 “ 信息披露的时间、方式”等。 （13）信托的终止与清算 “信托终止的原因；信托终止后信托财产的归属；信托终止后信托财产的保管及保管费用；信托清算报告；信托终止后，信托投资公司就信托清算报告所列事项的责任解除”。 （14）税务处理 信托的税务问题按法律、行政法规的规定处理。 （15）信托产品的认购 投资者认购信托产品的方法、程序、缴款方式等。 （16）信托产品推介期 推介期及推介期满后信托的生效。 （17）信托受益权的转让 转让信托受益权的方法、程序、转让手续费。 （18）信托资金招募说明书的法律效力 在本部分中，信托公司应当作出如下申明：“信托资金招募说明书的内容在法律效力上视为信托合同的补充，信托公司在说明书中的任何承诺或任何承诺性质的话语言辞，都构成其必须对委托人、受益人履行的义务。当信托合同与信托资金招募说明书的有关内容不相一致时，应当以对受益人有利者为准”。 （19）信托投资公司简介 介绍信托公司的历史、能表明其管理经营能力的各个方面的情况等。 （20）信托经理简介 （21）信托公司对说明书内容真实性承担责任的申明 在本部分内容中，信托公司及其高级管理人员、信托经理应当申明：“对信托资金招募说明书全部内容的真实性共同承担连带责任”。 （22）信托公司及相关人员的署名 在信托资金招募说明书的最后，应当有信托公司及高级管理人员、信托经理的署名。 四、 信托财产管理、运用风险申明书 相对于信托合同、信托说明书，信托财产管理、运用申明书的结构和内容都简单得多，其格式与内容为： (1)、标题：风险申明书的全称应为：“XX信托投资公司XX项目信托财产管理、运用风险申明书。” (2)、首行：风险申明书是信托公司出具的向投资者申明风险的信托业务文件，因此应在首行注明“尊敬的委托人：”的字样。 (3)、首段：表明感谢投资者认购信托产品之意，提醒投资者在签署信托合同之前仔细阅读风险申明书的内容。 (4)、正文：共分四个方面的内容，一是尽可能详细地列示信托财产在管理、运用过程中的各类风险；二是说明信托公司依据信托业务文件的约定，管理、运用和处分信托财产所产生的损失，由信托财产承担。但因信托公司违背信托文件的约定管理、运用和处分信托财产所导致的损失，由信托公司负责赔偿；三是提请投资者在签署信托合同之前，仔细阅读所有信托业务文件及其他有关信息，独立作出签署信托合同的决策。四是声明投资者将信托财产委托给信托公司的行为是其真实意愿，并且是在已了解信托财产具有可能产生损失的风险情况下作出的决策。 如果信托公司委托银行、证券公司等金融机构代理销售信托产品，还必须在正文中增加一个内容，即声明代理人及其分支机构并不对投资者交付的信托财产提供任何形式的担保，也不对信托财产承担信托业务文件规定的任何责任。 (5)、信托公司署名。 在正文右下角，应有信托公司名称。 (6)、结语：“本人/本机构作为委托人，同时代表受益人签署本文件，表示已祥阅本文件和其他信托业务文件以及其他相关信息。”结语栏应与正文栏有一定距离。 (7)、委托人签名或签章。 A. 事件是一种预先定义好的特定的动作，由用户或系统激活【答案】B29、UTPs=0set talk off991301 操作系统A. BOF()和EOF()均为.T.B. BOF()和EOF()均为.F.B. SELECT 职员号 FROM 订单A. 从S表中彻底删除年龄大于60岁的记录*方法4天马行空官方博客： ；QQ:1318241189；QQ群：17556963224文件管理程序1 目的及范围：建立公司文件制作、审核、批准、发放、回收及更新、保存等程序，确保公司文件得到及时准确的处理和安全有效的运转。该程序适用于以上环节所涉及的相关部门及个人。2 职责：2.1 总经理室负责公司文件管理的总协调及总监督，并受理各部门有关文件延误的投诉；2.2 各部室资料员负责文件管理的具体工作，即收发、登记、传递、用印、立卷、归档和销毁等。3 工作流程：3.1 文件分类：通用文件：指公司在生产经营活动中普遍使用的文件，分为内部文件、外来文件和外送文件。 A. 内部文件：即公司制作的只在公司内部使用的文件。如请示单、报告、工作联系函、通知、会议文件、周记、制度文件等B. 外来文件：即公司收到的由外单位制发的文件。如法律法规、政府来文、供方来文、顾客来文、公共事业单位来文等C. 外送文件：即公司制作的对外发出的文件。如对政府、供方、顾客、公共事业单位发出的文件等专用文件：指只在公司一定工作部门或业务范围内使用的专门文件。分为技术文件、财务文件、人事资料、合同文件和签价单和决算资料等。A 技术文件：即以图纸为核心的工程建设专用文件。如报批文件、标准图集、内业资料、图纸等。B 财务文件：即在公司会计工作中形成和使用的会计核算专业材料。如会计凭证、帐簿、报表及相关的财务报告等。C 人事资料：即公司员工在应聘、转正、考评等人事活动中形成的反映个人基本情况、工作表现的个人资料。D 合同文件：即在公司生产经营活动中与外单位签定的具有法律效力的文件。如各类工程合同、设计合同、售楼合同等。E 签价单：即审计核算部在签价认价时专用的文件。 F 决算资料：即审计核算部在办理工程结算审核过程中产生的文件。记录：即公司各项质量活动留下的记录，是一种特殊类型的文件。如合格供应商名录、培训记录、各类签到表、登记表等3.2 总要求：文件处理必须做到及时、准确、安全。内外行文要求做到格式统一、要素完整、文号分明。对外行文采用国家公文格式，内部行文按公司惯例采用英文格式。（格式及具体规定详见第三层次文件融侨集团文件处理办法之第二章“文件格式”）各部室资料员为公司文件流转的进出口，文件不允许由拟写人直接送领导者个人，因特殊情况必须越过传递的，应于事后按程序补办登记。各部室资料员要做好文书立卷工作。每年年初，根据以往本部门文件的运转情况，预计当年可能形成的文件，拟制或修订立卷类目。各部室资料员要建立本部门的文件清单。即根据订立的立卷类目，将空白的文件清单置于该类目的最前面；随时将已发放完毕的文件按已编好的类目归入卷内，并按文件收进顺序填写文件清单。 文件的管理一般要经过如下几个环节：A 文件由相关部门或个人拟写，所在部室资料员进行编号登记；若以公司名义对外行文则由总经理秘书编号。B 文件内容和发放范围由相应的批准人审核签发；需要多个部门批准的，须进行会签，签发时须注明签发时间；应用软件的使用权限需报送总经理批准。C 登记：收发文（除便条、介绍信、回执等）应登记在相应的收文发文登记本上或直接在文件上签收并及时整理文件目录。来图加盖受控分发号。D 用印：公司印章由总经理秘书保管，部门公章由各部室资料员保管。用印时，应以相关部门主管签发的文字或经部门经理签字的盖章联系单为依据。E 发放：各部室资料员根据批准的发放范围进行分发。制度文件换版时，由总经理室或相关部门根据发放清单发出新版文件。F 传阅：分为张贴传阅和传递传阅。张贴传阅指知晓性文件由发出部门的资料员在公司布告栏上予以张贴，各部门资料员在所在部门布告栏上张贴；传递传阅指需要传阅的文件由资料员加盖阅文章，填写需传阅人员名单，传阅人员阅毕签字。G 更改：技术文件需要更改时，应由发布该文件的个人或部门提出，并填写文件更改申请单，通过资料员报原审批人批准，并由原文件发布部门按原发放范围下发，同时作好登记。H 版本公布：制度文件换版时，由总经理室主任编制最新版本号；总经理室于每年6月份汇总各部室上交的法律法规清单及制度文件版本情况并给予公布。I 回收：文件持有人因离职或工作调动不再符合持有资格时，所在部门资料员负责及时收回。J 归卷：各部室资料员要做好平时归卷和定期归卷工作。平时归卷即随时将发放完毕的文件按事前编制的立卷类目归入卷内；定期归卷即一个较长时间段后，对手头的所有文件进行清理，对无存档价值的文件材料可备文件夹单独存放。联合办理的文件原件由主办部门归卷，其他部门保存复印件。涉及付款的合同和请示单原件由财务计统部保存。K 借阅：文件需要借阅或复印时，借阅人应填写文件借阅登记表或图纸借阅登记表。公司文件不外借给其他单位，如遇特殊情况，需经部门经理批准。L 保护：文件不管处于使用或是保存状态，都要注意保持字迹清晰、份数完整。归卷时，复写件、圆珠笔书写件或 件等均应重新复印。M 归档：各部室按规定的归档时间将整理过的有保存价值的文件向图书档案室移交，无归档或存查价值的文件，经鉴别和主管部门领导确认后销毁。3.2.7 在文件处理时限方面，一般文件2个工作日，加急文件1个工作日（加急文件可加盖加急章）。若超过时限，必须先通知文件发出部门，并说明原因和预计文件处理完结时间。牵涉到较大审核工作量的文件在审计核算部、财务计统部等控制性部门的处理时间可根据实际需要合理延长，但必须将延长的时限告知文件发出部门。部门之间也应加强横向联系，发文部门应对已明显延误的文件进行追踪。3.2.8 在文件处理权限方面，部门经理和副经理之间因应进行合理分工。在正职经理出差或病假或因其他原因未能及时履行处理、签发文件职责时，由副经理替代，必要时可通过 向正职经理请示，有若干个副经理的部门应明确指定常务副经理。3.2.9 总经理室指定专人将正式合同与会签的合同草案进行核定并签认，以省略各部室二次重复会签的环节。（具体做法参见合同管理制度）。3.2.10 总经理室负责对文件的传递、执行情况进行督查，受理各部室有关文件延误的投诉，并定期向总经理汇报；3.2.11 各部室可根据实际需要制定各类表单，但必须根据本程序提供的相应表单样式及要素进行调整；若需要增设程序以外的表单，在部门内部使用的需经部门经理审批同意，涉及其他部门的需经涉及部门主管同意并报总经室。3.2.12 电子邮件及 收发时应进行登记和存盘，如需要 确认的应在备注栏做好确认记录。3.3 分类管理： 通用文件： A 内部文件： a 请示单：即各部室请求总经理指示意见或批准事项时使用的陈述性文件，以固定的表单形式出现。经办人有时限要求的需在文中注明，各级审批人无法实现的需及时向经办人反馈。各部室资料员分发给经办人各部室资料员交部门经理审阅总经理秘书分发给各部室资料员总经理签发总经理秘书登记相关部室会签或所在部室经理签发所在部室资料员编号登记经办人拟写 报告：即各部室向总经理汇报工作情况时使用的陈述性文件，在我司，可视为请示单的补充形式。 a) 知晓性报告：相关部门或个人拟写总经理审阅签发总经理秘书登记该部室资料员登记该部室经理审核签发 b） 执行性报告：部门经理安排执行相关部门或个人拟写总经理秘书盖章（必要情况下）部门资料员签收、存档总经理审阅签发总经理秘书登记该部室资料员登记该部室经理审核签发通知：即总经理室或人力资源部要求全公司或相关部室了解或办理事项时使用的文件，一般公司层面的、指示性质的通知由总经理室发出，周知性通知由人力资源部发出。总经理秘书登记编号总经理委托相关个人拟写总经理或办公室主任签发总经理秘书公布并存档 a）总经理室发文：人力资源部经理拟写或委托相关个人拟写b）人力资源部发文：人力资源部资料员登记编号人力资源部经理签发人力资源部资料员公布并存档 d工作联系函：即公司部门之间进行的一般日常工作联系时使用的告知性函件。有反馈需求的，须在文末写明此种需求和反馈时限。如有抄送部门，对方反馈时应同时将反馈情况函告抄送部门。部门资料员发给对方部门资料员，并存档一份部门经理签发部门资料员登记相关个人拟写对方部门资料员交部门经理审阅相关人员根据经理意见反馈或执行e会议性文件：即记载公司经理例会、专题例会、工程监理例会等会议的主要精神、主要情况及议定事项的一种文件。文件流程详见会议制度。f 周记：即各部室每周的工作总结及计划、存在问题的文字记录。部门资料员自存一份，送交总经理室四份部门资料员登记部门经理签发部门经理拟写或委托相关人员拟写总经理室编制当前版本号并根据批准的范围发放给各部门。总经理或管理者代表审核签发总经理室组织相关人员评审，并拟定发放范围总经理室组织人员编写或修改g 制度文件：即公司对某项工作或某一方面活动所制定的要求，具有约束力。制度文件作为一种规范，其编制、批准、发放、评审、更改、换版等均须严格受控。如质量手册由总经理批准，管理制度和程序文件由管理者代表批准。各部门内部使用的制度文件（第三层次文件）由各部室主管批准。在制度运行阶段，总经理室负责收集和汇总反馈信息结合内外审、管理评审及制度平时运行情况，由总经理室组织人员进行评审并确定是否进行修改B.外来文件：相关个人收到外来文件或通过入会、与信息站挂钩等形式收到外来文件a 法律法规：资料员交所在部门经理审阅，并根据经理确定的发放范围向相关部门传递交所在部室资料员登记各部室于每年6月份向总经理室上交法律法规清单。b 外部来文：如政府来文、供方来文、顾客来文等资料员根据经理指示分发并存档一份经理确定传递范围或指定专人经办资料员进行登记并交部门经理审阅个人收到外部来文后交本部室资料员以部门名义对外发文的交本部门资料员登记编号和盖章、存档，以公司名义对外发文的，填写盖章联系函后交总经理秘书登记编号和盖章，并存档一份相关部门经理审阅认可相关个人拟写C外送文件：如对政府、供方、顾客等发出的文件专用文件： A技术文件： a. 图纸：具体管理详见设计过程管理程序 b. 施工专用文件：具体管理详见施工管理程序 B财务文件：具体管理详见财务管理制度 C人事资料：具体管理详见人力资源管理体系之人事档案控制程序 D. 合同文件：具体管理详见合同管理制度 E签价单：具体管理详见工程造价管理程序 F决算资料：具体管理详见工程造价管理程序记录：记录归档前的管理严格按本程序执行，归档后则按档案管理程序管理。4. 相关文件： 4.1 融侨集团文件处理办法（见第三层次文件融侨集团档案工作手册之文件处理办法） 4.2 设计过程管理程序 4.3 施工管理程序 4.4 财务管理制度 4.5 合同管理制度 4.6 工程造价管理程序5. 相关表单： 5.1 发文登记表 5.2 收文登记表 5.3 文件清单/移交清单5.4 请示单登记表5.5 文件借阅登记表5.6 工作请示单5.7 工作联系函5.8 工作周记5.9 盖章联系单5.10 图纸收发登记表(见设计过程管理程序)5.11 图纸作废通知单(见设计过程管理程序)5.12 图纸借阅登记表 (见设计过程管理程序)5.13 文件更改申请表 包秋霞日期： 林立强、陈卫斌日期：8 林 权日期：2002.4.30融侨/元洪房地产发文登记表类目名称：