2023年招标采购管理制度.pdf

1/14 招标采购管理制度 第一章总则 第一条为规招采业务，理顺招采流程，提高招采效率，严控招采成本，确保招采质量，严肃招采廉洁，特制定本制度。第二条适用于公司所需原材料、辅助材料、备品备件、劳保用品、办公用品与固定资产等物资以与工程、设备、服务（技术、劳务、物流等）。第二章招采原则 第三条严格遵守“谁需求、谁申购、谁保管”的原则。第四条严格遵守招标采购部统一询价定标的原则。第五条严格遵守“三个三”原则。1、选购三原则：（1）一种物品采购各部（参与部门或人员）分别找三家；（2）一种物品分别报三家；（3）一种物品最后定一三家。2、定购三原则：（1）同类物品质量最优；（2）同类物品价格最低；（3）同类物品的供应商服务最好。3、验收三原则：（1）由采购部门、使用部门、资产管理部门等部门共同参与验收；2/14（2）经参与验收的各方代表签字方能视为有效；（3）发现假冒伪劣产品，一票否决，坚决退换。第三章招采类别 第六条招采类别 分为年度合同、年度框架协议、日常招标、日常采购四大类；第七条年度合同畴 混凝土、吊车租赁、工程承包，执行招标流程；第八条年度框架协议畴 柴油、辅助油、建材、钢材、轮胎、五金、日常劳保、工具（手动工具、电动工具、钻头、汽保工具、量具等单件在价值 5000 元以）、线缆、委外机加件、矿山备品备件（辅助车辆备件、运输车辆备件、钻机备件）、加工系统备品备件（鄂破耐磨件备件、圆锥破耐磨件备件、立轴破备件、皮带机备件、筛网、胶带），执行招标流程；第九条日常招标畴 工程建设、设备租赁、电铲备件、振动筛备件、高频振动筛备件、给料机备件、皮带秤备件、地磅备件、除铁器备件、电机维修、委外加工与维修、固定资产、设备改造与升级、电气元器件、耐磨钢板、办公用品、专用工具、工作服、劳保鞋，执行招标流程；第十条日常采购畴 金额在五万元以下，执行采购流程。第四章计划管理 3/14 第十一条计划类别 年度需求计划、季度需求计划、月度需求计划、临时需求计划四大类；第十二条申报节点 1、年度需求计划：每年 12 月 31 日前，需求部门根据公司年度工程开发建设计划或重大节点计划，测算的年度需求量，并将年度需求计划提报至招标采购部；2、季度需求计划：每季度最后一个月的 10 日前，需求部门根据生产运营计划，将下一季度测算要求到货的需求量，并将季度需求计划提报至招标采购部；3、月度实际需求计划：每月 26 日至当月最后一天，需求部门根据生产运营计划，将下个月测算要求下月到货的需求量，并将月度需求计划提报至招标采购部；每月 3 日前，招标采购部审核并编制采购计划至供货单位。4、临时需求计划：需求单位根据生产运营计划调整，可以提报临时需求计划，原则上每个需求部门不得超过 6 或 20 项，且到货日期原则为“需求计划下单日+厂家提供的加急供货周期”；对于超出规定数量的，由招标采购部提交相关数据，作为调整该需求部门负责人当月绩效的重要依据。招标采购部接到临时需求计划，采购的 3 天完成，招标的 7 天完成。第十三条申报流程 4/14 根据生产计划以与设备运行状况等情况，由需求部门编制需求计划，需含有物资设备名称、规格型号、件号、单位、数量、技术质量要求、到货时间等信息，并根据审批权限，报部门负责人、主管副总经理、甚至总经理批准后，根据时间节点，提报招标采购部。第十四条审核流程 接到需求计划后，招标采购部需再次核对需求计划相关信息，具有对需求计划是否符合计划模板、申报的材料数量、到货日期是否合理等审核权，尤其不允许需求单位拆单或合并单，造成招采成本增加或占用公司资金情况。核实无误后，结合库存、物资的供货周期等情况，编制物资招采计划。第五章采购管理 第十五条采购畴 原则上为预算金额五万元以下的、急需 5 万元（含）以上的大宗物资；第十六条三方比价 接到招采计划后，采购员按照货比三家的原则，开展多方询价、比价，并对候选供应商的品种、性能指标、报价、批量、运输和付款条件等评定，最终至少将 3 家供应商有效报价按权限逐级审批后进行采购。第十七条定标审批 1、0.5 万元以下的，在取得至少三家以上的供应商报价资料后，5/14 可按照性价比最优的原则，报采购主管审批；2、0.5 万至 5 万元以下的，还须报招标采购部负责审批；3、5 万元（含）以上的大宗物资，若需要紧急，须报需求部门主管领导和招标采购部主管领导共同签字审批。第六章招标管理 第十八条招标畴 1、材料物资：包括设备与备件、原材料、燃油、辅助油、辅料、劳保、办公用品、低值易耗品等，合同金额在 5 万元（含）以上的；2、工程建设：包括设计、勘察、监理、装修与工程施工等，合同金额在二十万元（含）以上的；3、技术改造：包括生产线技术改造、设备大修等，合同金额在十万元（含）以上的；4、其他：固定资产、劳务、租赁、技术服务、物流运输等，合同金额在五万元（含）以上的；5、不得将必须招标的事项化整为零或者以其他任何方式规避招标程序。第十九条招标方式 公司部招标小组、委托招标代理机构两种；第二十条招标委员会 由公司领导、招标采购部、成本优化部、需求部门负责人等组成，根据金额大小和项目类别，由其确定招标方式和具体招标小组成员。第二十一条：招标小组 6/14 1、5 万元以上 10 万元以下，由招标采购部采购主管任组长，由招标采购部、成本优化部、需求部门负责人等组成；2、10 万元以上 20 万元以下，由招标采购部负责人任组长，由需求部门主管副总、招标采购部、成本优化部、需求部门负责人等组成；3、20 万元以上 30 万元以下，由招标采购部主管领导任组长，由需求部门主管领导、招标采购部、成本优化部、需求部门负责人、财务部负责人等组成；4、30 万元以上，须报公司董事长审批同意后，由招标采购部主管领导、需求部门主管领导任组长，由招标采购部、成本优化部、需求部门负责人、财务部负责人等组成；5、涉与专业技术的，如：设备类、基建工程类、生产物资类、宣传策划类、计算机类、各种服务与其它类等，必须有专业技术人员参与，必要时还可邀请外部专家；第二十二条供应商征召要求 1、资格要求（1）所搜集的单位原则上必须是品牌和综合实力全国前 10 强、区域前 5 强单位，或国际著名品牌和企业。（2）确无全国与区域行业排名的，入选企业应为行业领先企业。（3）对规模小、预算金额小的项目，按以上原则征召单位存在困难的，招标采购部负责人可根据实际情况自行确定与项目匹配的投标单位资格标准。7/14 2、商务资质要求 招标采购部门牵头制定商务资质合格标准（如注册资金、营业额、产能、典型案例等）、考察合格标准（如厂房面积、设备情况、生产能力等）,并报由招标委员会审批。3、入围渠道（1）由招标小组成员按照“背靠背”的原则，分别在网上搜索10 家以上单位密封后提交至招标小组组长/招标采购部主管领导。根据招标采购项目情况决定是否发放 招标邀请函 ，如需发放由招标小组组长/招标采购部主管领导独立筛选出初选单位，亲自或指定专人在一个小时填写加盖公章的 招标邀请函 并密封寄出，寄出的 招标邀请函 由采购部门建立台帐。招标邀请函 寄出三日后指定专人与初选入围单位进行联系，落实供应商投标意向并搜集其资质信息。（2）严禁推荐投标单位，一经发现，立即开除。特殊情况的，报公司负责人审批。4、商务资质审核 招标小组根据合格标准对供应商商务资质进行审核，审核结果报招标采购部主管领导审批。5、考察 工程类材料设备原则上必须考察，其他物资由招标采购部主管领导根据实际情况确定需考察单位。考察由招标采购部负责人（或主管领导授权人）或以上领导带队，8/14 征召部门各派 1 人，根据考察合格标准“背靠背”出具考察意见，由招标采购部主管领导根据考察结果确定最终入围供应商。第二十三条供应商库管理 根据供应商征召情况，分别建立以下供应商库：1、合格供应商库 经商务资质审核、考察审批通过的供应商，进入合格供应商库。库中单位可直接参与投标或报价。2、不合格供应商库 考察不合格供应商原则上三年不得入围，三年后可重新入围商务资质审核、考察。3、禁止合作供应商库 供应商如有以下行为:提供虚假资料，围标、串标，向招标人行贿，中标后恶意涨价，永不得参与任何投标。4、招标采购部每年初对合格供应商库中单位重新核查，将连续三次对招标邀请不应标的供应商移出合格供应商库，并制定当年供应商库增补计划，报招标采购部主管领导审批后执行。第二十四条技术标评定 收到采购需求后，招标采购部组织设计、使用等部门从外观、工艺水平、技术参数等方面对合格供应商库中的单位进行技术标评定，评定结果由参与部门负责人会签后，报招标采购部主管领导审批。技术标评定合格单位方可入围经济标投标，原则上至少三家，不足三家立即通过征召流程增补合格供应商库。9/14 因特殊原因无法补足三家单位的，需填写议标报告，10 万元以下（含 10 万元）的由招标采购部主管领导审批，10 万元以上的由公司负责人审批。第二十五条招标文件的编制与发放 1、招标采购部负责招标文件的编制，招标文件原则上按公司标准合同本。2、对于具备量化条件的项目必须在技术标准或报价表中明确量化要求。3、招标采购部根据需要可组织相关部门对招标文件进行会审，招标文件须报招标采购部负责人审批，并由其指定专人向最终入围供应商发放招标文件，并负责招标文件的答疑。第二十六条开标与评标 1、从发布标书到开标，时间间隔不得少于 10 工作日；2、开标、评标会现场开标人员不得少于 4 人，其中采购部门不得少于 2 人（其中 1 位中层干部或以上领导作为开标主持人），成本优化部、需求部门不得少于 1 人，其他部门根据需要派员参加。3、经济标采用部公开开标的方式，并当场由各投标单位进行二次报价。如发现投标文件存在歧义，可要求投标单位对标书予以澄清和修正。4、开标人员在性价比分析的基础上出具评标意见，由主持开标的领导当场确定拟中标单位，投标结果达不到要求的宣布招标无效。5、确定拟中标单位后，如存在个别报价不合理，可对拟中标单10/14 位进行约谈核实。严禁确定中标单位后再次承受其他投标单位的价格调整。第二十七条定标与审批权限 1、最终定标由成本优化部人员出具价格审核意见后，按权限报审。2、审批权限：（1）5 万元以上 10 万元以下，由招标采购部负责人审批；（2）10 万元以上 20 万元以下，由招标采购部主管领导审批；（3）20 万元以上，由公司负责人审批。第二十八条中标结果告知 招标结果获批准同意后，招标小组应当在 10 日向中标人发出中标通知书，同时将招标结果告知所有未中标人，并由公司财务部办理退还投标保证金。第七章委外加工管理 第二十九条畴界定 委外加工是指公司生产与运输等设备零部件磨损后，经判定具有修复利用价值，以与部分产品因市场无法采购，由我公司提供原材料委托外协单位加工的业务，具体涵盖是指公司生产设备部件与配件的修补。第三十条操作流程 1、需求部门提出委外加工申请，交技术部门可行性判定；2、技术部门判定通过后，须出具明确的设计图纸方案、技术要11/14 求、质量要求等，并报其主管领导批准后交招标采购部。3、根据预算金额大小，参照对应采购或招标流程，招标采购部寻找供应商进行寻价、比价，并经成本优化部核价确认维修费与备件成本之比在合理围之，且能保证加工后备件能够满足正常需求时，可签订委外加工合同或协议。第八章合同管理：第三十一条不超过 2 万元（含 2 万元）的，原则上无需签订合同；采购金额 2 万元以上的，必须签订合同。第三十二条合同本 采用国家标准合同和本公司拟订合同格式。第三十三条合同生效 依据“谁采购、谁报批、谁负责”原则，采购员按照合同审批程序，经对应权限逐级审批后，才可盖章生效。第三十四条归档管理 合同一式陆份，双方各留存三份。我司原件分别由招标采购部、档案室、财务部各保管一份。存档合同必须后附合同评审表。需求部门由招标采购部送复印件一份。第九章验收管理 第三十五条共同验收 由采购部门、需求部门、资产管理部门等部门共同参与验收，并经参与验收的各方代表签字方能视为有效；第三十六条退货处理 12/14 验收不合格的，不得收货，由采购部门负责退货，做好每月质量问题次数统计，并抄送成本优化部；第三十七条品质异议 到场验收有品质异议的，或验收合格后出现维修问题无法界定责任的，由使用单位组织成本优化部、招标采购部、供货单位召开会议并明确责任，最终由各主管副总商议处理结果。第十章单据管理 第三十八条单据类别（一）进仓单、出仓单作为库存物资进、出仓凭证。进仓单一式两联：仓库、财务部。（二）送货通知单作为供货单位的发货凭证。一式两联：供货单位（存根）、招标采购部。（三）收货单作为代付代扣货款的结算依据。一式三联：财务部、使用单位、招标采购部。（四）退货单作为公司的退货凭证。一式三联：供货单位、退货单位、招标采购部。第三十九条单据由公司负责印制。第十一章结算管理 第四十条结算依据 瑞德宝尔投资-应付对账单是公司、供货单位双方结算支付的唯一依据。第四十一条对账流程 13/14 招标采购部每月 25 日与供货单位结账（一个结账月为上月 26 日至本月 25 日）；每月 5 日前，完成应付对账单审核；12 日前，供货单位提供应付对账单于招标采购部，双方核实并签字确认（供货单位盖公章）。第四十二条支付流程 每月15 日前，根据双方确认的对账单填写申请使用资金审批表报财务部于 18 日前审核完毕后，按权限报批；每月 21-25 日由财务部根据已审批的 申请使用资金审批表 按已报批的资金计划支付材料款。第十一章廉洁管理 第四十三条体系构建 实行部门部自查、审计部定期业务审查、其他部门不定期反馈的多维度、多层次、多级别的廉洁管理体系。第四十四条适用围 公司物资招标采购部与所有对外有业务往来部门的人员。第四十五条廉洁 13 条 1、禁止参加有可能影响公司正常采购业务的的宴请和娱乐等消费活动 2、禁止向供应商与潜在供应商索取各种礼品、现金、有价证券、中介费、好处费和供应商的各种福利待遇。3、禁止承受供应商和潜在供应商给予的回扣等。4、禁止在供方单位和当事人报销应由个人支付的任何费用。5、禁止向供应商提出与业务工作无关的要求。14/14 6、禁止在开标前泄露招标相关信息和采购过程中需的事项。7、禁止利用职权向供应商压价购买私用商品和赊欠货款。8、禁止截留、挪用、私分和擅自处理采购资金。9、禁止利用职权向供应商借钱和无偿占用其财物。10、禁止私自经商，禁止业务员与其直系亲属有采购关系，在各类经济实体中兼职，在供应商单位入股分红。11、禁止与供应商恶意串通牟取不正当利益。12、禁止任何损害公司利益的采购行为。13、违反禁止行为规的任意一条，公司有权与之解除劳动合同并处以罚金，情节严重者交司法机关处理。第四十六条廉洁承诺 1、招标采购部所有人员，任职前必须签订廉洁自律承诺书。2、所有与我公司有业务往来的供应商，在签订合同前必须同时签订供应商廉洁自律协议书。第十二章附则 第四十七条本制度自发文之日起执行。第四十八条本制度由公司负责解释。