2023年房地产公司资金管理制度1.pdf

资金管理制度 1.程序概况 程序目的 为了加强对货币资金的内部控制和管理，保障货币资金的安全，根据中华人民共和国会计法和内部会计控制规范等法律法规，制定本制度。程序风险 程序范围 适用于惠州公司的资金管理 定义 所涉及流程名称 资金管理 流程客户 内部客户 外部客户 流程参与部门 上游流程名称 下游流程名称 子流程名称 总则作业指引 岗位分工及授权批准作业指引 现金管理作业指引 银行存款的管理作业指引 其他货币资金的管理作业指引 备用金、借款的管理作业指引 资金计划管理作业指引 监督检查作业指引 罚则作业指引 附则作业指引 流程 KPI 责任部门/岗位 数据来源 流程关键点 关键点说明 支持文件 2.工作程序 2.1 总则 2.1.1 为了加强对货币资金的内部控制和管理，保障货币资金的安全，根据中华人民共和国会计法和内部会计控制规范等法律法规，制定本制度。2.1.2 本制度所称货币资金是指公司所拥有的现金、银行存款和其他货币资金。2.2 岗位分工及授权批准 2.2.1 公司建立货币资金业务的岗位责任制，明确相关部门和岗位的职责权限，确保办理货币资金业务的不相容岗位相互分离、制约和监督。2.2.2 公司办理货币资金业务，应当配备合格的人员，并根据公司具体情况进行岗位轮换。办理货币资金业务的人员应当具备良好的职业道德，忠于职守，廉洁奉公，遵纪守法，客观公正，不断提高会计业务素质和职业道德水平。2.2.3 公司对货币资金业务建立严格的授权审批制度，明确审批人对货币资金业务的授权批准方式、权限、程序、责任和相关控制措施，确定经办人办理货币资金业务的职责范围和工作要求。2.2.4 审批人应当根据货币资金授权审批制度的规定，在授权范围内进行审批，不得超越审批权限。经办人应当在职责范围内，按照审批人的批准意见办理货币资金业务。对于审批人超越授权范围审批的货币资金业务，经办人员有权拒绝办理，并及时向审批人的上级授权部门或上级授权人报告。2.2.5 公司应当按照规定的程序办理货币资金支付业务 2.2.5.1 申请：公司有关部门或个人用款时，应当提前向财务部提交货币资金支付申请，注明款项的用途、金额、预算、支付方式等内容，并附有效经济合同或相关原始凭证等。2.2.5.2 复核：主办会计对货币资金支付申请进行复核，复核货币资金支付申请的程序是否正确，手续及相关单证是否齐备，金额计算是否准确，支付方式、支付单位是否妥当等。复核无误后，交由审批人审批。2.2.5.3 审批：根据其职责、权限和相应程序对支付申请进行审批。对不符合规定的货币资金支付申请，审批人应当拒绝批准。2.2.5.4 办理：出纳人员应当根据经审批的支付申请，按规定办理货币资金支付手续，及时登记现金和银行存款日记账。2.2.5 公司对于重要货币资金支付业务，应当实行集体决策和审批，并建立责任追究制度，防范贪污、侵占、挪用货币资金等行为。2.2.6 严禁未经授权的机构或人员办理货币资金业务或直接接触货币资金。2.3 现金管理 2.3.1 公司使用现金的范围是 2.3.1.1 办公用品、运杂费等 10000 元以下的日常零星支出；2.3.1.2 职工的工资及各项劳保福利费用；2.3.1.3 差旅费支出；2.3.1.4 为正常业务而准备的备用金。2.3.2 公司严格按照国家关于现金管理的规定使用现金。公司与其他单位的经济往来，凡是能够通过转账结算的，不得使用现金结算。2.3.3 所有现金收入款项都应于当日如数存入银行，当日下班后发生的现金收入应由出纳人员保管在保险柜中，须上报集团财务负责人并于第二天上班时及时存入银行。在法定节假日获得的现金，公司必须妥善保管并在开户行营业后的当天上午立即存入银行。公司任何员工不得以库存现金收入直接支付各项开支(即不准坐支现金)。2.3.4 根据公司日常现金开支的实际情况，实行库存现金限额管理，一般以公司3-5天的正常零星开支额确定库存现金限额。公司的库存现金限额及限额的追加必须报集团计划财务部并经财务总监同意后，才能向开户银行进行申请。2.3.5 对发生的一切现金收支业务，必须取得或者填制合法、完整、正确的原始凭证。对各种收支款项的原始凭证必须为原件，复印件不得作为原始凭证。如遇特殊情况须经公司总经理、分管副总裁批准。2.3.6 各单位应建立严格的授权审批制度，明确现金支出业务的授权批准人和现金报销的标准，不得越权审批。对发生的一切库存现金收支凭证(收据、报销发票等)是否合法、合规、准确、完整，财务部须进行严格、认真的审核。对不符合报销制度的单据，财务部负责人、主管会计或出纳人员有权拒绝办理，或要求更换及补充。如情节严重，报销人员拒不执行的，可直接向公司总经理、分管副总裁报告。2.3.7 公司设置“现金日记账”，及时、全面、连续、逐笔记录现金收入的来源和现金支出的用途，随时掌握现金的动态，防止收支不清和发生差错。2.3.8 现金出纳员根据审核无误的收支凭证，按经济业务发生的先后顺序逐日逐笔登记现金日记账，并做到日清日结，账款相符。2.3.9 根据内部牵制原则的要求，出纳人员不得兼任稽核、会计档案保管和收入、支出、费用、债权债务等账目的登记工作及银行存款余额调节表的编制工作。实行内部牵制，钱账分离，杜绝私自挪用库存现金、公款私存和其他的不法行为。2.3.10 公司严格支票、印鉴的管理 2.3.10.1 财务专用章、公司法人章及支票必须分开保管，财务专用章由财务经理保管，法人章及支票由出纳员保管。财务负责人或会计人员不在单位期间，印鉴应由法定代表人指定的专人保管。印鉴代管须办理交接手续，并由综合部监管全部移交和序，代管人员必须对印章的使用情况进行登记。2.3.10.2 公司严禁出纳员在保管空白支票的同时，保管与存取现金、进行担保等须用的有关印鉴。2.3.10.3 财务部原则上不得将已加盖财务专用章及公司法人章的支票预留在公司，如因工作需要，需先填好限额，并经公司总经理、分管副总裁批准；2.3.10.4 开具的支票须写明经批准同意的收款人全称，收取的发票须与收款相符。如收款人因特殊情况需要公司予以配合支付给第三者，必须有收款人的书面通知并经公司分管副总裁批准；2.3.11 公司 5 万元以上大额现金的存取，必须有 l2 人陪同。根据现金的存取金额的大小，其陪同人数及具体陪同人员由财务经理临时指定。为安全起见，10 万元以上的现金存取，必须由公司派车且有 2 人在场；510 万元的现金存取可由公司派车或乘出租车进行现金的存取，但必须有 2 人在场。2.3.12 公司在现金的存取过程中，发生被抢劫或被偷等情况，应立即向事故发生地公安部门进行报案(如打 110)，并同时向公司领导进行汇报。在现金的存取过程中，公司严禁有关当事人徇私舞弊，窃取现金。如发现，视情节轻重及悔改态度，将进行通报、降职、降薪、调离、开除，直至移送司法机关。2.3.13 现金出纳人员应具备良好的职业道德，忠于职守，廉洁奉公，并根据实际情况进行岗位轮换，但原则上两年轮换一次。2.3.14 加强对现金的管理，除现金出纳员每天核实、自查外，财务部经理负责人须定期（每月至少一次）不定期地对本部现金进行盘点，出纳员应主动配合，查后若发现盘盈、盘亏，应及时查明原因、报批处理。禁止出纳人员白条顶库。发生违纪，追究有关责任人的责任。2.4 银行存款的管理 2.4.1 公司发生的一切收付款项，除相关制度规定可用现金支付的以外，都必须通过银行办理转账结算。严格按中国人民银行发布的支付结算办法及相关法规执行，遵守银行结算纪律，保证结算业务的正常进行。2.4.2 公司可以采用银行汇票、汇兑、支票等结算方式进行收款。2.4.3 为随时掌握银行存款的收支和结存情况，合理组织货币资金的收支，按各开户银行及其他金融机构、存款种类，设置“银行存款日记账”进行序时核算。2.4.4 按规定每天到各开户银行收取银行结算凭证。2.4.5 对所有的银行结算凭证，财务负责人须进行严格审核，以防止和杜绝挪用、贪污等违法犯罪行为发生。2.4.6 出纳根据审核后的原始凭证和收付款记账凭证，逐日逐笔登记“银行存款日记账”。2.4.7“银行存款日记账”应定期与“银行对账单”核对清楚(每月至少核对一次)，发现差错，应及时查明更正。月份终了，“银行存款日记账”余额与“银行对账单”余额应该相等，如有不符，必须逐笔核对，查明原因，并编制“银行存款余额调节表”进行调节，调节后的“银行存款日记账”余额与“银行对账单”余额必须完全一致。调节表上的挂账数应在下月全部催办入账，及时处理。严禁出现一个月以上的未达账项。2.4.8 公司严格遵守银行账户管理办法，不准出租、出借银行账户。2.4.9 领用支票，需向财务部填制“用款申请单”，写明日期、收款单位、用途及限额(或应付金额)，由财务人员签发支票。领用人员应在支票登记簿上登记签字，并按规定期限核销。不准携带盖好印章的空白支票外出采购。2.4.10 公司不准签发远期支票和空头支票；不准出借、出租或将支票转让给其他单位使用。2.4.11 支票领用后，应于当月内报账。如确因有特殊情况不能及时报账，最迟于下月报账。在支票报账时，应与“用款申请单”核对收款单位、用途、支付金额等。如发现不一致，应向总经理汇报，并查明原因，及时处理。2.4.12 收据的管理：不准收据和印鉴由一人管理，不准出现盖了公司财务章的收据交由出纳自行开票。出纳收款开票，会计复核盖章。2.5 其他货币资金的管理 2.5.1 其他货币资金包括外埠存款、银行汇票、银行本票、在途货币资金和信用卡存款、信用证保证金存款等。2.5.2 签发外埠存款、银行汇票、银行本票及信用卡，必须由使用部门或使用人提出申请，经总经理及财务经理审核批准后，由财务部统一办理。2.5.3 其他货币资金管理，必须严格按照国家有关票据和支付结算制度的规定。2.5.4 为总括地反映和监督各种其他货币资金的增减和结余情况，设立“其他货币资金”总账科目。在总账科目下，按照其他货币资金的不同种类，分设有关二级科目，并按在途货币资金的汇出单位、外埠存款的开户银行、银行汇票和银行本票的收款单位、信用卡的名称设置明细账户，进行明细核算。2.5.5 对使用后的其他货币资金应严格进行审核，并督促在规定期限内及时报账。财务部应对其他货币资金定期进行清理。2.6 备用金、借款 备用金、借款的管理 2.6.1 部门员工因业务的合理需要申请一定数额的备用金，按审批权限审批后，按审批金额向财务部预支备用金。实行定额备用金的人员须经财务经理和总经理、分管副总裁批准，公司备用金总额不得超过 10 万，超过 10 万由董事长批准；2.6.2 员工借款应由部门负责人根据业务需要拟定金额并经财务经理、总经理，分管副总裁批准方可借款；2.6.3 定额备用金的人员报账时，不抵扣备用金，在财务直接支取现金。备用金实行年初（2 月）申请（新员工为到职转正后），年末结清（次年 1 月）。逾期未结清的，一次从工资中扣回，超过应发工资时分次从工资中扣回；2.6.4 临时借款的范围：业务应酬、员工出差、零星开支及其他确需临时借款的；2.6.5 备用金、临时借款审批程序 填制借款单部门负责人主管副总财务审核总经理 分管副总裁 即由借款人填制借款单，按程序审批后到财务部支取备用金或临时借款，同时借款人须在相关凭证上签字；2.6.5.1 部门备用金申请审批流程：财务部审批 财务经理审批 总经理审批 集团分管副总裁审批 财务支付 2.6.5.2 员工借款审批流程：A、单笔金额20 万元时：财务部审批 财务经理审批 总经理审批 集团分管副总裁审批 财务支付 B、单笔金额20 万元时：财务部审批 财务经理审批 总经理审批 集团分管副总裁审批 财务总监审批 资金管理委员会 财务支付 2.6.6 使用临时借款的员工应在业务发生完毕后五个工作日内持有效票据到财务办理报销手续。逾期不报者，财务有权自当月或下月起从工资中一次扣回，超过应发工资时分次从工资中扣回；2.6.7 对未及时办理报销手续的员工除按上述条款从工资中扣回外，不再办理借款手续，即实行“前款不清、后款不借”的原则；2.6.8 借款单是财务账务处理的依据，除当日借款当日归还的以外，报销费用时借款单不予退还；由出纳开具收据给报销人，做为冲抵借款的凭据，收据须妥善保管备查；2.6.9 借款不得挪作私用，只能按借款用途开支，并按实报销。2.7 资金计划管理 2.7.1 公司严格实行资金全额预算管理制度，对未列入公司资金计划的开支不得支付。2.7.2 公司除按年编制年度资金计划外，还应逐月编列资金预计表。2.7.3 公司应按月编制“资金预算执行情况表”，以了解资金实际运用情况。（详见预算管理制度）2.7.4 财务部根据公司年度资金计划编制公司的长、短期借款计划，并配合资金管理部做好公司的对外资金筹措及与金融等部门的关系协调处理。2.7.5 月度资金使用计划申请审批流程：财务部发起申请 财务部经理审批（各部门领导协办）资金管理委员会审批 总经理审批 集团分管副总裁审批 知会集团计划财务部 2.7.6 公司未经集团公司资金管理委员会、董事长签署的股东会决议，不得向任何金融机构或单位融资或对外担保。如因此造成损失，由最终决定人和直接责任人负责赔偿。2.7.7 公司资金服从集团“集中管理、统一调度、有偿使用”的原则。其具体办法为：集团内部富余资金（富余资金指账面超过了总股本 30%以上资金）经集团资金管理部统一调剂。公司根据经营需要合理确定富余资金调剂期限，按年初与集团资金计划中心商定年利率，定期支付或收取资金使用利息，到期还本或收本。当富余资金超过 10%，少于 30%时，可由集团资金中心与公司资金管理委员会协商调剂，统一调度。2.7.8 股东个人原则不得借款，确因特殊原因需要借款，须经董事会决议批准，并按以下原则：2.7.8.1、借款额度不能超过出资额的 20%。2.7.8.2、借款期限不能超过半年，借款年利率为集团内部借款年利率。2.7.8.3、以本人股份作担保签订借款合同。2.7.9 项目融资及融资机制 2.7.9.1 项目融资计划提交集团资金管理部审批后执行。2.7.9.2 融资费：用于公司资金筹措的融资费用开支标准为：融资金额在 3000 万元以下的按 1%计提，融资金额在 3000 万元（含）-1亿元按 0.8%计提，融资金额在 1亿元（含）-2亿元按 0.5%计提，融资金额在 2 亿元（含）以上的按 0.2%-0.3%计提。（有问题，融资 1.5 亿元比融资 1 亿元还少）2.7.9.3 新项目贷款，分四个阶段使用融资费用：（1）项目启动后：可开支 20%；（2）授信下来后：可开支 30%；（3）审批下来后：可开支 30%；（4）资金使用时：可开支 20%2.7.9.4 融资奖励：按银行贷款到位金额的 0.3%计算。2.8 监督检查 2.8.1 公司应当建立对货币资金业务的监督检查制度，明确监督检查机构或人员的职责权限，定期和不定期地进行检查。2.8.2 货币资金监督检查的内容主要包括 2.8.2.1 货币资金业务相关岗位及人员的设置情况。重点检查是否存在货币资金业务不相容职务混岗的现象。2.8.2.2 货币资金授权批准制度的执行情况。重点检查货币资金支出的授权批准手续是否健全，是否存在越权审批行为。2.8.2.3 支付款项印章的保管情况。重点检查是否存在办理付款业务所需的全部印章交由一人保管的现象。2.8.2.4 票据的保管情况。重点检查票据的购买、领用、保管手续是否健全，票据保管是否存在漏洞。2.8.3 对监督检查过程中发现的货币资金内部控制中的薄弱环节，应当及时采取措施，加以纠正和完善。2.9 罚 则 2.9.1 财务人员不坚持资金管理制度，凡出现下列情况之一的，公司应对财务人员予以警告并取消当月岗位补贴，并罚款 100 元/次，对以下违规行为发现并不处理的管理者和督办检查人员处罚 50 元/次。2.9.1.1 出纳未按照规定的程序办理货币资金支付业务，未造成损失的；造成损失的；由出纳全额承担；2.9.1.2 以现金收入直接支付各项开支的，（即坐支现金）的。2.9.1.3 审批人超权限审批借款，未造成损失的；造成损失的；由审批人全额承担；2.9.1.4 审批人未及时将借款催收到位，未造成损失的；造成损失的，由审批人全额承担；2.9.1.5 超出规定范围限额使用现金的或超出核定的库存现金限额留存现金的；2.9.1.6 不按财务印鉴管理办法分管财务印鉴的；2.9.1.7 不按资金审批权限和未按资金计划（计划内和计划外因董事长特批的除外）付款的；2.9.1.8 公款私存的；2.9.1.9 出纳员每日不及时上报现金和银行存款余额日报表的；2.9.1.10 会计人员每月末不定期检查出纳员现金和银行存款余额并无检查记录和盘点表的；2.9.1.11 出纳员对每月的银行存款对账单保存不全的；2.9.1.12 违反本管理制度条款认定应予以处罚的。2.9.2 其他处罚 2.9.2.1 违反本管理制度“上不清，下不借”借款原则的，处罚财务人员 100 元/次；2.9.2.2 出纳员每月末不根据银行存款对帐单编制银行存款余额调节表的，或出现一个月以上未达账项，处罚相关责任人 100 元/次；2.9.2.3 违反支票领用条款，处罚相关责任人 50 元/次；2.9.2.4 未按时登记“银行存款日记账”，出现漏记，错记情况，处罚出纳 50 元/次；2.9.2.5 违反银行存款管理条款第一条，处罚相关责任人 200 员/次；2.9.2.6财务部将已加盖财务专用章及公司法人章的支票预留在公司，或因工作需要，并经公司总经理、分管副总裁批准，但未先填好限额，或已填好限额，经公司总经理、分管副总裁批准，处罚相关责任人 500 元/次；2.9.2.7 如审计人员对所有的银行结算凭证审计，发现财务负责人未进行严格审核，导致挪用、贪污等违法犯罪行为发生，对财务负责人降一级工资；2.9.2.8 出纳员在保管空白支票的同时，保管与存取现金、进行担保等须用的有关印鉴，财务经理降工资一级；2.9.3 对公司正、副总经理有授意或自身违规行为和出现下列情况之一的给予 100元500 元的处罚：2.9.3.1 违反本管理制度第七十六条，“上不清、下不借”个人借款原则的；2.9.3.2 违反本制度中规定的资金审批权限的；2.9.3.3 要求财务人员往自己的银行信用卡上存钱的（无论周转时间长短）；2.9.3.4 私自出租、出借银行账户的；2.9.4 公司未经集团公司董事会授权及经董事长签字的股东会决议，向任何金融机构或单位融资或对外担保。对公司分管副总裁、正、副总经理给予 500010000 元的处罚并给予总经理解聘辞退，如因此造成损失，由最终决定人和直接责任人负责赔偿。2.10 附 则 2.10.1 本制度由公司资金管理委员会讨论通过，经分管副总裁批准，报集团公司审批之日起实施。其他与之相冲突的旧制度同时废止。2.10.2 财务部为本制度的执行部门。最终修订及解释权归属于本部门。3.支持性文件 4.其他 5.1 本程序未尽事宜，参照国家有关政策执行。