流程管理培训(1).pptx

流程管理培训财经流程管理办公室Huawei Copyright 2005.2目录 定义 如何制订流程 LOVEM 图 流程文件规范性要求 流程框架简介Huawei Copyright 2005.3目录 定义 如何制订流程 LOVEM 图 流程文件规范性要求 流程框架简介Huawei Copyright 2005.4定义 什么是流程（Process）?流程就是一组共同给顾客创造价值的相互关联的活动进程。一组相互关联的活动，而非一个单独的活动；可重复性的活动；有输入和输出；是为实现业务所规定的工作途径。Huawei Copyright 2005.5定义 什么是操作指导（Operating Instruction）?操作指导是对流程中某一业务活动具体操作的详细描述，是业务活动详细的操作指引文件。操作指导模板、表格操作指导模板、表格流程操作指导模板、表格流程管理手册公司流程管理体系模板、表格财经的政策、制度、管理规定归在这一层DP 与操作指导同级Huawei Copyright 2005.6定义 流程文件与行政文件的区别流程文件 行政文件同时满足以下条件：1、指导和规范各部门/角色固有职责范围内的业务运作；2、重复使用/执行；3、不是一次性/临时文件，需要通过版本升级长期连续指导业务运作。1、任命类（干部聘用通知）；2、关于各类行政事项的通知、通告、规定、制度、报告等一次性文件。Huawei Copyright 2005.7目录 定义 如何制订流程 LOVEM 图 流程文件规范性要求 流程框架简介Huawei Copyright 2005.8如何制订流程 怎样制订流程？l 确定流程设计的原则（目标、范围）l 分析、整理出流程中所有的业务活动（用动词词组表示），并明确活动的关键监控点（KCP）；l 确定完成每个活动的角色，并明确所属部门（要职责分离）；l 确定每个活动输入&输出的名称和形式；l 确定所使用的IT 系统及界面关系；l 用LOVEM 图把流程表示出来;l 对照流程图，按流程文件模板的格式编写流程文件；l 设计操作指导、表格及模板，如流程中无法详描述清楚各活动的工作提示、操作指导，可编写各活动的操作指导文件及相关支撑的模板、表格。l 对重复、稳定运行的流程提出IT 需求Huawei Copyright 2005.9如何制订流程1、确定流程设计的原则（目标、范围），需考虑四个要素的影响：l 客户的需求和期望；l 业务策略；l 流程现状分析情况；l IT 战略和技术。2、分析、整理出流程中所有的业务活动（用动词词组表示）l 根据流程的目标和范围，整理出为达到该目标所需要完成的活动清单。自上而下，层层分解，逐渐细化到完成每个操作的工作步骤。l 根据内控要求，明确活动的关键监控点（KCP）；目的规避风险，减少出错，保障流程符合内控要求 设置标准流程中的高风险活动和不可绕过的业务环节 表达方式在流程图中进行标识；在流程说明中进行描述。描述先描述KCP 要实现的目的，保障的业务目标，再描述为实现该目标应该做的事情。Huawei Copyright 2005.10如何制订流程3、确定完成每个活动的角色，并明确所属部门l 根据完成每个活动所需要的人力资源需求，整理并确定具体执行每个活动的角色 l 各角色的设置和职责划分必须符合相互监督、互相牵制的原则。4、确定每个活动输入&输出的名称和形式l 活动的输入即活动的启动信号；l 活动的输出即活动的结束信号；l 明确流程中所有活动之间的输出输入关系；Huawei Copyright 2005.1 1如何制订流程5、确定所使用的IT 系统及界面关系明确流程中活动与IT 系统的相互关系，流程与IT 系统主要有三种界面关系：l 人机互动，例如复杂计算、文档库、案例库；l 在线操作，例如MRPII、工作电子流；l 批处理，例如财务数据处理系统；Huawei Copyright 2005.12目录 定义 如何制订流程 LOVEM 图 流程文件规范性要求 流程框架简介Huawei Copyright 2005.13LOVME图流程有很多种表达形式，LOVEM 图是其中的一种，我们推荐使用。Huawei Copyright 2005.14（LOVEM）Line Of Visibility Enterprise Modeling，是IBM 公司开发的绘制流程图的技术，是一种易于理解的图形语言。在LOVEM 图中能清晰的表明：l 满足内部客户或外部客户需求的所有活动；l 活动之间的时间先后顺序；l 每个活动的输入和输出，以及不同活动之间的输入/输出关系；l 执行活动的角色（可由不同组织承担）；l 与信息系统的接口界面；LOVEM 图Huawei Copyright 2005.15LOVEM 图的作用 分析流程现状；l 即通过对流程现状清晰全面的定义，从而发现导致流程效率迷失的原因 设计未来的流程；l 即能够准确、完整的描述未来流程是如何运作的，从而指导和规范流程的运作 根据设定的目标来监控流程l 即在流程中明确相应的控制点，并设定相应的指标加以测评LOVEM 图Huawei Copyright 2005.16LOVEM 图LOVME 图模板Huawei Copyright 2005.17LOVEM 图的结构 可见的线l 画一根水平的虚线来区分客户的活动和我们的业务活动 顶部 带状区l 画几根等高的水平线来区分不同角色的活动 主体部分 角色l 画一根垂直的线把角色和活动分开 左边l 要明确角色的岗位和部门 自动化线 l 画一根水平线表示与IT 系统的接口底部 l 人机交互(在线的上方空白处)/在线操作(在线的上面)/批处理 在线的下部空白处)时间周期l 画一根带箭头的水平线表示时间的进程 底部l 现状 在线的上部)/目标 在线的下部)LOVEM 图Huawei Copyright 2005.18LOVEM 图LOVEM 图的制作方法1、活动的表示 每一个活动用一个活动框表示l 给每个框的活动一个编号，用三位整数表示，如001 提出需求；l 要用动词词组来描述活动，如批准PO，签订活动 活动框按活动发生的时间顺序排列；l 不同角色共同完成同一活动时，活动框垂直排列，并用相同的活动编号；l 当不同的活动在同一时间完成时，活动框垂直排列，并用不同的活动编号表示。003评审需求003评审需求同一活动，不同角色完成005处理物料006处理信息不同活动，同一时间完成001提出需求Huawei Copyright 2005.19LOVEM 图2、活动间信息流程的表示方法用箭头表示活动间信息的输入输出关系 在箭头线上用一个名词（或使用图标配合）描述所传递的信息 每一个箭头只表示一种信息的传递，不同信息的传递应使用不同的箭头表示。不得使用如下图所示的表示方法001提出需求002审核需求申请单XXX做什么XXX 做什么Huawei Copyright 2005.20LOVEM 图3、活动框接口表示方法3.1 循环接口 用一对LOOP 连接来表示一个活动返回到前面活动的循环 在循环接口中标明所需循环的活动步骤编号3.2 页面接口 如果一页不能表示完流程所有活动时，使用页面接口表示两页间活动的接口关系所有接口都是成对的，就像一对双胞胎。005评审报告006修改报告LOOP005LOOP006Ap.1Ap.2Huawei Copyright 2005.214、活动框多个输出的表示方法4.1 AND 关系 一个活动在同一时间有多个输出时，使用AND 表示，如下图：4.2 OR 关系 一个活动可能导致一个结果但需判断Yes 或 No，就用OR 表示LOVEM 图PLACEan order001COPYmanager002COPYfinance003PLACEan order001COPYmanager002COPYfinance003Yes,Stock OK.No,StockHuawei Copyright 2005.22LOVEM 图LOVEM 图图例：Huawei Copyright 2005.23LOVEM 图LOVEM 图符号关键控制点：流程中的高风险活动和不可绕过和业务环节.原LOVEM 图中的符号表示CMP 关键测评点，需要重点监控、测评，以确保流程满足目标的关键环节；PA 问题区域，流程运行中的问题多发区；CSF 关键成功因素，使流程顺利运作的关键环节。KCP1Huawei Copyright 2005.24制单会计复核会计信息系统各级财务主管ERP/AP出纳部门KCP接出纳付款流程KCP需要分层审批无需分层审批ERP/AP 核销预付款有预付款无预付款供应商收货部门发票入库单时间周期1 个工作日0.5 个工作日1 个工作日0.5 个工作日NOTES税务部门档案室接税务处理流程接资料归档流程001审核单据003帐务处理004005登记台帐复核006分层审批007处理凭证008 002NOTES 核销NOTESHuawei Copyright 2005.25目录 定义 如何制订流程 LOVEM 图 流程文件规范性要求 流程框架简介Huawei Copyright 2005.26流程文件规范性要求 流程文件规范性要求l 流程文件的拟制应按公司统一发布的最新模板执行；l 所有文件原则上要求双语化；l 适用全球、非中国区的流程文件必须提交中、英文两个版本，且发布时必须在“创建文档”环节同步提交；l 流程文件发布前须通过会审；l 流程图绘制工具推荐使用LOVEM 图；l 表格和模板无统一格式，但要求标注保存期限：文件编码和版本标于页脚左下方；表格或模板的保存期限标注于编码、版本的下一行。Huawei Copyright 2005.27流程文件规范性要求 最新流程文件模板查询路径：“Doc Center Mgmt.System”System ManagementDocument Management 财经流程文件模板和财经操作指导书模板 公司流程文件模板，查询路径同上：财经模板与公司模板区别不大。财经流程模板在公司模板的基础上增加了流程总体要求、关键角色/职责、账务处理环节。此外就是文件表头上有点小修改，财经与公司操作指导书模板的区别仅仅是表头。