第三章-Excel-2002-应用基础-VBA电子教案-Visual-Basic-for-Appli.ppt

第三章第三章 Excel 2002 u3.1 基本概念基本概念u3.2 工作簿管理工作簿管理u3.3 工作表管理工作表管理u3.4 单元格内容的输入和修改单元格内容的输入和修改u3.5 计算和自动填充计算和自动填充u3.6 设置单元格格式设置单元格格式u3.7 编辑工作表编辑工作表u3.8 图表的创建和编辑图表的创建和编辑u3.9 视图和窗口管理视图和窗口管理u3.10 数据处理数据处理u3.11 工作表的预览和打印工作表的预览和打印u3.12 其它常用功能和使用技巧其它常用功能和使用技巧3.1 基本概念基本概念Excel2002窗口和个部分名称如图3.1所示。章目录节目录3.2 工作簿管理工作簿管理3.2.1 新建和打开工作簿新建和打开工作簿3.2.2 保存和关闭工作簿保存和关闭工作簿章目录节目录3.3 工作表管理工作表管理(一一)3.3.1 选定工作表选定工作表单击工作表标签，使该工作表成为活动工作表。要选定多个工作表，可以按住Ctrl键，然后单击其他的工作表标签。3.3.2 工作表命名工作表命名【方法1】双击要命名的工作表标签，键入新名称，按Enter键。【方法2】右击要命名的工作表标签，在弹出菜单中选“重命名”项，然后键入新名称，按Enter键。3.3.3 移动或复制工作表移动或复制工作表 【方法1】单击要移动或者复制的工作表标签，将其拖到所需的位置，或按住Ctrl键，并将工作表标签拖到要插入该副本的位置。【方法2】右击要命移动或复制的工作表标签，在弹出菜单中选“移移动或复制工作表动或复制工作表”项，在对话框中指定位置，选择“建立副本建立副本”复选矿，则进行复制，否则进行移动。章目录节目录3.4 单元格内容的输入和修改单元格内容的输入和修改(一一)u3.4.1 选定单元格选定单元格用鼠标：单击。用鼠标：单击。用键盘：常用的键盘选定单元用键盘：常用的键盘选定单元 格的功能如表格的功能如表3.1所示所示。表3.1键盘选定单元格的功能键键 名名功功 能能箭头键按相应的箭头键方向激活相邻的单元格Shift+箭头键加选旁边的单元格Tab激活右边的单元格Shift+Tab激活左边的单元格Enter激活下面的单元格Shift+Enter激活上面的单元格章目录节目录3.4 单元格内容的输入和修改单元格内容的输入和修改(二二)u3.4.2 输入单元格内容输入单元格内容要往单元格里输入内容，首先用鼠标单击或键盘选中某一的单元格，要往单元格里输入内容，首先用鼠标单击或键盘选中某一的单元格，然后就可以直接输入数值、日期时间、字符或汉字了然后就可以直接输入数值、日期时间、字符或汉字了 u3.4.3 修改单元格内容修改单元格内容选中单元格，直接输入内容，原来的内容就被覆盖掉了。如果不想把选中单元格，直接输入内容，原来的内容就被覆盖掉了。如果不想把原来的内容覆盖掉，而是在原来内容的基础上修改，有三种办法：一原来的内容覆盖掉，而是在原来内容的基础上修改，有三种办法：一是双击这个单元格，二是按是双击这个单元格，二是按F2功能键，三是在选中单元格后使用编辑功能键，三是在选中单元格后使用编辑栏来编辑栏来编辑。u3.4.4 删除单元格内容删除单元格内容若要删除单元格的内容，只需要选中该单元格，再按若要删除单元格的内容，只需要选中该单元格，再按Delete键即可键即可 节目录章目录3.2.1 新建和打开工作簿新建和打开工作簿如果要创建新的工作簿，通常用以下三种方法如果要创建新的工作簿，通常用以下三种方法：【方法1】单击“常用常用”工具栏的“新建新建”按钮。【方法2】执行“文件文件”菜单的“新建新建”项，在打开的“新建新建工作簿工作簿”任务窗格中选“空白工作簿空白工作簿”。【方法3】用快捷键Ctrl+N。此外，还可以利用系统提供的模板建立特定格式的工作簿。要打开已有的工作簿，通常有以下几种方法要打开已有的工作簿，通常有以下几种方法：【方法1】在Windows环境下，双击要打开的工作簿文件。【方法2】在Excel中，单击“常用常用”工具栏的“打开打开”按钮。【方法3】执行“文件文件”菜单的“打开打开”项。【方法4】用快捷键Ctrl+O。【方法5】在任务窗格中选择相应的文档，将其打开。【方法6】在Excel的“文件文件”菜单下方可以看到四个最近打开的文档名，选择相应的文档，就可以将其打开。章目录节目录3.5 计算和自动填充计算和自动填充3.5.1 简单的计算简单的计算3.5.2 填充公式填充公式3.5.3 其他填充方式其他填充方式3.5.4 使用函数使用函数3.5.5 数据类型的自动转换数据类型的自动转换章目录节目录3.5.1 简单的计算简单的计算在电子表格中经常需要计算数据，使用Excel自身的计算功能,既快又准，改动起来也方便.现在我们来看如图3.2所示的表。为了计算每种物品的总价，我们选中“总价总价”下第一个单元格（E3），在编辑栏中单击，直接输入“=C3*D3”，在这里，不用考虑大小写，单击编辑栏上的“输入输入”按钮，就在这个单元格中输入了一个公式。注意，公式前面一定要加一个等号。注意，公式前面一定要加一个等号。节目录章目录3.5.3 其他填充方式其他填充方式1自动填充数据或公式选定要填充的区域中的第一个单元格，输入要复制的序列起始值或者公式，然后按Enter键。右击拖动区域中所选单元格的填充句柄填充句柄释放鼠标键，在弹出菜单中选择需要的序列类型。2使用菜单项进行填充选中要填充的单元格区域，打开“编辑编辑”菜单，单击“填充”项，从打开的子菜单中选择填充的方向或序列，即可进行填充。3序列数据自动填充等比数数列的填充需要这样来做：首先在单元格中填入数列开始的数值，然后选中要填充数列的单元格区域，打开“编辑编辑”菜单，单击“填充填充”项，选择“序列序列”命令，选择“等比数列等比数列”，设置步长值，单击“确定确定”按钮，除此之外，一些常用的序列数据，只要输入一项，再用填充句柄，就可填充其余项。选择“工具工具”的“选项选项”，在“选项选项”对话框中选择“自定义序列自定义序列”卡，可以看到系统预先定义的序列数据，如果需要，还可以在此定义新的数据序列。节目录章目录3.5.5 数据类型的自动转换数据类型的自动转换在公式中，如果输入数值的类型与所需的不同，Excel会自动进行某些转换，并完成计算。表3.2所列的是常见的转换方式表3.2数据类型的自动转换公式产生结果说明=1+23公式中使用加号时，Excel会认为运算项为数字。虽然“1”和“2”是文本型数据，但是还是会自动将它转换成数字。=1+$4.005公式中需要数字时，Excel将其中的文本转换成数字。=6/1/2001-5/1/200131将具有mm/dd/yy格式的文本看作日期，将日期转换成序列号之后，再计算它们的差。=SQRT(8+1)3“8”+“1”转换为9，9的平方根为3。=A&TRUEATRUE需要文本时，Excel将数字和逻辑值转换成文本。节目录章目录3.6 设置单元格格式设置单元格格式(一一)3.6.1 选定操作区域选定操作区域选定操作区域的方法有很多：单击行号可以选中一行，单击列标可以选中整列，单击全选按钮（在表格左上角)可以选中整个工作表，单击哪个单元格就可以选中哪个。如果要选择一些连续的单元格，在开始的单元格按下鼠标左键，拖动鼠标拖到最终的单元格就可以了。如果要选定不连续的多个单元格，按住Ctrl键，再单击要选择的单元格就可以了。同样的方法可以选择连续的多行、多列，不连续的多行、多列，或者行、列、单元格混和选择等等。章目录节目录3.6 设置单元格格式设置单元格格式(三三)3.6.3 用菜单设置单元格格式用菜单设置单元格格式在选定的单元格或区域中单击鼠标右键，在弹出菜单中选“设置单元格格式”，或在“格式”菜单选“单元格”项，都会弹出一个“单元格格式”对话框，其中可以对以下等格式设置。1数字、日期和时间格式2字体、字形和字号3文本方向和对齐方式4颜色和图案5边框6自动套用格式7条件格式章目录节目录HELP11数字、日期和时间格式单击“数字数字”选项卡。单击“数值数值”、“日期日期”或者“时间时间”等分类。选择要应用的格式选项。通过示例预览选择的项目。单击“确定确定”2字体、字形和字号单击“字体字体”选项卡。选择一种字体、字形、字号或其他的格式效果。单击“确定确定”。节目录章目录HELP23文本方向和对齐方式单击“对齐对齐”选项卡。单击调整文本角度依据的方向点。对于内容在单元格中容纳不下的情况，可选择复选框进行处理其中，“自动换行自动换行”使单元格中的文本占据多行。“缩小字体填充缩小字体填充”自动减小字体以适应单元格。“合并单元格合并单元格”，将选定的单元格合并为一个单元格。从下拉列表中选择水平和垂直对齐方式。单击“确定确定”。4颜色和图案单击“图案图案”选项卡。单击调色板上的一种颜色。单击“图案图案”下拉箭头，选择一种图案和颜色。单击“确定确定”。章目录节目录HELP35边框单击“边框边框”选项卡。选择一种线条样式。单击“颜色颜色”下拉箭头，选择一种边框颜色。如若在单元格或区域的外围添加边框，单击“外边框外边框”。若在单元格之间添加边框，单击“内部内部”。要删除边框，单击“无无”。要自定义边框，可以单击“边框边框”按钮，或者单击“预览边框”边框的位置。单击“确定确定”。6自动套用格式使用自动套用格式以节省时间。“自动套用格式自动套用格式”是一种预先设计的格式。选定要编排格式的单元格或者区域，单击“格式”菜单，单击“自动套用格式自动套用格式”，选择一种格式样式后单击“确定确定”，即可完成格式套用。节目录章目录HELP47条件格式“条件格式条件格式”能够根据单元格的内容而确定单元格格式。创建条件格式可按下列步骤进行：选定要按条件设置其格式的单元格或区域。单击“格式格式”菜单，然后单击“条件格式条件格式”。选择是测试单元格数值还是测试公式。如果选择的是测试单元格数值，需要指定比较运算符。输入条件的数值或公式。如果选择的是“介于介于”运算符或“未介未介于于”运算符，那么需要输入值的范围。单击“格式格式”，选择条件为真时的格式，然后单击“确定确定”。要添加其他的条件，您可以单击“添加添加”，然后重复步骤到。在每个单元格中最多可以创建三个条件。单击“确定确定”。删除不需要的条件，可以单击“条件格式”对话框中的“删除删除”按钮，在“删除条件格式删除条件格式”对话框中，单击选中与要删除的条件对应的复选框，然后章目录节目录3.7.1 设置列宽和行高设置列宽和行高1使用鼠标将鼠标指针定位到列标题按钮的右边界或行标题按钮的下边界。当鼠标指针变为双向箭头时，拖动鼠标改变列宽或行高。2使用菜单【方法1】单击要调整的第一列或第一行的列标题或行标题。如果需要，拖动选定多列或多行。右击选定的列或行，在然后单击“列宽列宽”或者“行高行高”。键入新的列宽或行高，单位为磅。单击“确定确定”。【方法2】打开“格式格式”菜单，单击“行行”项，选择“行高行高”，可以打开“行高行高”对话框，进行设置行高。选择“最适合的行高最适合的行高”，其效果和双击行标间的横线相同。打开“格式格式”菜单，单击“列列”项，选择“列宽列宽”，可以打开“列宽列宽”对话框，在这里输入列宽的数值。选择“最适合的列宽”，其效果同双击列标中间的竖线效果相同。章目录节目录 3.7.2 为单元格和区域指定名称为单元格和区域指定名称为了便于使用区域，Excel允许为区域指定名称。注意：单元格和区域名称是绝对地址。1为单元格或区域指定名称选定要命名的单元格或区域。单击编辑栏上的“名称框名称框”。键入区域名称。区域名称可以包括字母、汉字、数字。例如，“销销售额售额”。按Enter键。无论何时选中该区域，“名称框名称框”中都会显示该区域名称。2选定已命名的单元格或区域单击编辑栏上的“名称框名称框”下拉箭头，选定的单元格或区域的名称。该区域的名称会显示在“名称框名称框”中，并且包含在该区域中的所有单元格都将在工作表中突出显示。3删除自定义的区域名称如果要删除不需要的区域名称，可在“插入插入|名称名称”菜单中选“定义定义”项，选定要删除的名称，单击“删除删除”，然后“确定确定”。3.7.2 为单元格和区域指定名称为单元格和区域指定名称节目录章目录3.7.3 单元格内容的移动、复制和删除单元格内容的移动、复制和删除1.移动选中要移动的单元格，把鼠标移动到选区的边上，鼠标变成四个箭头的形状，按下左键拖动，会看到一个虚框，这就表示我们移动的单元格到达的位置，在合适的位置松开左键，单元格就移动过来了。2复制选中要复制内容的单元格，单击工具栏上的“复制复制”按钮，然后选中要复制到的目标单元格，单击工具栏上的“粘贴粘贴”按钮就可以了。3删除使用“编辑编辑”菜单“清除清除”子菜单中的“内容内容”项，或者使用右键菜单中的“清除内容清除内容”命令。作用和使用Delete键是相同的。章目录节目录3.7.7 保护工作表和工作簿保护工作表和工作簿有时我们自己制作的表格不希望别人进行修改，这时我们工作表和工作簿进行保护。单击“工具”菜单，指向“保护”，然后单击“保护工作表”。选中要在工作表中保护的选项。输入密码。密码可以包含字母、数字、空格和符号。Excel密码是区分大小写的，所以当您输入密码时，您必须键入正确的大小写字母。单击“确定”。重新输入该密码。单击“确定”。这是对工作表的保护，可以设置工作簿的保护，设置方法同工作表的保护基本相同，只是要选择“工具”菜单下“保护”子菜单中的“保护工作簿”命令。用“工具|保护”菜单，也可以撤销保护。节目录章目录3.8 图表的创建和编辑图表的创建和编辑(一一)节目录章目录3.8.1 使用向导创建图表使用向导创建图表选定要图表化的数据区域。包括数据及区域中的列和行标注。“图表向导”需要这些信息并会将其合并到图表中。单击“常用”工具栏上的“图表向导”按钮。选择一种图表类型，选择一种子图表类型。单击“按下不放可查看示例”按钮，预览所做的选择。单击“下一步”。核实或重选数据区域。选择是按行还是按列产生数据系列。单击“下一步”。选择图表选项。在“标题”选项卡中，键入图表、X轴、Y轴的标题。在“网格线”选项卡中，选择需要的X轴、Y轴的网格线类型。在“图例”选项卡中，指定是否“显示图例”并选择其位置。预览选项的效果。单击“下一步”。选择是将图表插入到新工作表中还是插入到现有的工作表中。插入到现有工作表中的图表是“嵌入的对象”。单击“完成”。如果需要，将图表拖到新的位置。HELP11更改图表类型选定图表，单击“图表”菜单或“图表”工具栏的“图表类型”项，选择一种新的图表类型，然后单击“确定”。选定饼图，再单击某一扇形块，然后将该部分从饼图中拖走，可将饼图分离为扇形块。2修改图表选项选定图表，单击“图表”菜单的“图表选项”，单击相应的选项卡，可修改标题、数据标志、图例和网格线。主要网格线出现在轴上的每一个数值处，而次要网格线出现在轴上的数值之间。在需要提高图表的可读性时才使用网格线。3添加和删除数据系列每个包含条、柱或扇形块的数据区域都被称为“数据系列”。数据系列中的每一个数值则被称为“数据点”。当您选定区域并打开“图表向导”时就定义了数据系列。但是一旦完成了图表，而您想添加数据系列时该怎么办呢？选定要添加到图表中的数据系列区域。将该区域拖到现有的图表中（拖动所选区域的边框）。节目录章目录HELP24删除数据系列选定要删除的数据系列的图表。单击该数据系列中的任意数据点，图表和工作表中的数据系列将被选中。按Delete键，Excel删除数据系列并显示修改后的图表。5添加趋势线可以使用趋势线来分析预测的问题。选定要添加趋势线的图表，单击“图表”菜单，单击“添加趋势线”，选择一种趋势线类型，选择一个系列，然后单击“确定”。6更改数据系列名和值选定图表。单击“图表”菜单，然后单击“源数据”。单击“系列”选项卡。单击要更改的系列的名称。单击“名称”或“值”的“折叠对话框”按钮，修改名称或值，然后单击“展开对话框”按钮。单击“确定”。节目录章目录HELP37更改数据系列的顺序选定图表。双击该数据系列中的任意数据点。单击“系列次序”选项卡。单击要重新排序的系列。单击“上移”或“下移”。单击“确定”。8编辑图表元素格式双击要编辑格式的图表元素。单击相应的选项卡。选择要修改或应用的格式选项。单击“确定”。9更改图表选项选定图表。选择“图表”菜单的“图表选项”。单击需要的选项卡（“标题”、“坐标轴”、“网格线”、“图例”、“数据标志”或“数据表”）。输入信息或选择所需的选项。单击“确定”。节目录章目录HELP410快捷菜单的使用在图表或图表元素上右击，弹出一个快捷菜单，利用快捷菜单项，同样可以完成上面所述的各项操作。11图表工具栏的使用除了用图表菜单和快捷菜单外，Excel中为了方便对图表进行操作，还专门设置了一个图表工具栏，大部分操作都可以通过图表工具栏来实现。右击工具栏，在弹出的菜单节目录章目录3.9 窗口视图和管理窗口视图和管理节目录章目录3.9.1 视图的切换视图的切换3.9.2 拆分窗口拆分窗口3.9.3新建和重排窗口新建和重排窗口3.9.4 冻结窗格冻结窗格3.9.1 视图的切换视图的切换节目录章目录1全屏显示全屏显示打开“视图”菜单，单击“全屏显示”命令，中间的数据显示区域比原来大了许多。单击“关闭全屏显示”按钮，回到正常的视图中。2显示比例显示比例 单击工具栏上的单击工具栏上的“显示比例”下拉列表框的下拉箭头，选择一个比例数，工作表视图将随之改变。3分页预览分页预览在编辑的时候，如果想知道这个表有几页，可以打开“视图”菜单，单击“分页预览”命令。单击“普通”可回到正常显示。我们可以自己插入分页符。选中要分页位置的单元格，打开“插入”菜单，单击“分页符”命令，在选中的单元格的左边和上面就出现了分页符的标记。如果只想上下分，选中要分页的行，插入一个分页符就可以了。节目录章目录3.9.2 拆分窗口拆分窗口打开“窗口”菜单，单击“拆分”命令，在工作表当前选中单元格的上面和左边就出现了两条拆分线，整个窗口分成了四部分，而垂直和水平滚动条也都变成了两个。拖动上面的垂直滚动条，可以同时改变上面两个窗口中的显示数据。拖动左边的水平滚动条，则可以同时改变左边两个窗口显示的数据。打开“窗口”菜单，单击“撤消窗口拆分”命令，就撤消窗口的拆分了。3.9.3 新建和重排窗口新建和重排窗口有时需要把一个工作簿中不同的工作表的内容来对照着看，可以打开“窗口”菜单，单击“新建窗口”命令，为当前工作簿新建一个窗口。然后，打开“窗口”菜单，单击“重排窗口”命令，弹出“重排窗口”对话框，选择一个窗口排列的方式。比如，“垂直并排”。在两个窗口中选择不同的工作表显示，就可以进行对比查看了。3.9.4 冻结窗格冻结窗格如果工作表占据的行列比较多，当滚动到后面的列和行时，您就看不到前面的部分了。可以冻结某些列和行，这样当滚动到工作表的后面部分时，被冻结的行列始终可见。若要撤消冻结的列和行，单击“窗口”菜单的“撤消窗口冻结”即可。3.10 数据处理数据处理节目录章目录3.10.1 数据的排序数据的排序3.10.2 数据的筛选数据的筛选3.10.3 数据清单数据清单3.10.4 数据透视表和数据透视图数据透视表和数据透视图3.10.1 数据的排序数据的排序节目录章目录1用工具栏用工具栏单击要排序的列。单击“常用”工具栏上的“升序”或“降序”按钮。2用菜单用菜单用菜单可以按多个列进行排序。方法如下：单击列表区域中的任意位置。在“数据”菜单中选“排序”项。单击“主要关键字”下拉箭头，选择要作为排序基础的字段（主要排序字段）。单击“递增”或“递减”选项按钮。如果需要，单击“次要关键字”和“第三关键字”下拉箭头，选择字段后单击“递增”或“递减”选项按钮。选择是否有标题行。“有标题行”，则排序时“排除”第一行。“无标题行”，则排序时“包含”第一行。单击“确定”。3.10.2 数据的筛选数据的筛选节目录章目录单击列表区域。单击“数据”菜单，指向“筛选”，然后单击“自动筛选”。单击要使用的字段的下拉箭头。选择与显示的记录匹配的记录项目。单击“数据”菜单，指向“筛选”，然后单击“全部显示”，重新显示列表中的所有记录。单击“数据”菜单，指向“筛选”，再次单击“自动筛选”，取消筛选。在设置自动筛选的自定义条件时，可以使用通配符，其中问号（？）代表任意单个字符，星号（*）代表任意一组字符。如果条件比较多，可以使用“高级筛选”来进行。使用高级筛选功能可以一次把我们想要看到的数据都找出来。高级筛选可以设置行与行之间的“或”关系条件，可以对一个特定的列指定三个以上的条件，还可以指定计算条件。3.10.3 数据清单数据清单节目录章目录1建立数据清单建立数据清单“数据清单”是工作表中包含相关数据的一系列数据行，它可以像数据库一样进行浏览与编辑等操作.注意注意：设计数据清单时，应使同一列中的各行具有相同类型的数据项。在工作表中，数据清单与其他数据间至少要留出一个空列和一个空行，以便在执行排序、筛选或插入自动汇总等操作时，Excel能够检测和选定数据清单。也可以使用单元格边框将数据清单和其他数据分开。数据清单需要列标，因为Excel将使用列标创建报告并查找和组织数据。使用单元格边框突出显示数据清单避免在数据清单中随便放置空行和空列，因为多余空格会影响排序与搜索。每张工作表上只能建立并使用一份数据清单。2编辑与查询数据记录编辑与查询数据记录从“数据”菜单中选择“记录单”命令，进入数据记录单对话框就完成操作。数据记录单对话框中，“新建”按钮的上方显示的是“当前记录号/总记录数”。利用数据记录单对话框，可以很方便地在数据清单中输入或显示一行完整的信息或记录。更突出的用途还是查找和删除记录。3.10.4 数据透视表和数据透视图数据透视表和数据透视图节目录章目录“数据透视表”是一种交叉式表格，它能快速汇总数据，您可以对这些数据进行筛选和排序，按行、列进行组合等。1创建数据透视表2使数据透视表图表化3在数据透视表中修改字段1创建数据透视表创建数据透视表单击列表中的任何单元格。单击“数据”菜单，然后单击“数据透视表和图表报告”。选择“MicrosoftExcel数据清单或数据库”和“数据透视表”选项。单击“下一步”，核实区域中数据的正确性。如果需要，可单击“折叠对话框”按钮，选择带有字段名的列表区域，然后单击“展开对话框”按钮。单击“下一步”，单击“布局”，将字段名拖到“行”、“列”及“数据”区域中。单击“确定”。指定数据透视表的显示位置。单击“完成”。比如，有一个如图3.5所示的列表，通过以上步骤，可以建立一个如图3.6所示的数据透视表。这里“行”、“列”及“数据”的字段名分别是“月份”、“年份”和“电话费”节目录章目录例图例图2使数据透视表图表化使数据透视表图表化创建数据透视图步骤如下：单击要图表化的数据透视表。单击“常用”工具栏或“数据透视表”工具栏上的“图表向导”按钮，打开“图表向导”。在各个“图表向导”对话框中进行选择。单击“完成”。在图3.6的基础上可以建立如图3.7所示的数据透视图。3在数据透视表中修改字段在数据透视表中修改字段选定要修改的字段。单击“数据透视表”工具栏上的“字段设置”按钮。要更改数字格式，您可以单击“数字”按钮，选择一种格式，然后单击“确定”。要按其他方式显示数据，您可以单击“选项”按钮，在击“数据显示方式”下拉箭头，选择一种显示方式。单击“确定”。章目录节目录例图例图3.11 工作表的预览和打印工作表的预览和打印3.11.1打印预览3.11.2 页面设置页面设置3.11.3 设置打印区域设置打印区域3.11.4 设置打印标题设置打印标题3.11.5 打印打印章目录节目录3.11.1 打印预览打印预览一般我们在打印工作表之前都会先预览一下，这样可以防止打印出来的工作表不符合要求。单击工具栏上的“打印预览”按钮或“文件”菜单的“打印预览”项，就可以切换到“打印预览”窗口，我们会看到和打印一样的效果。单击“缩放”按钮，可以把显示的图形放大，看得清楚一些，再单击，又可以返回整个页面的视图形式。单击“打印”按钮可以将工作表打印出来，而单击“关闭”按钮则可以回到编辑状态。3.11.2 页面设置页面设置在“打印预览”窗口单击“设置”按钮，或在编辑状态单击“文件”菜单的“页面设置”项，都可以打开“页面设置”对话框，进行页面设置。在“页面设置”对话框的“页面”选项卡中可以对纸张大小、打印方向（纵向或横向）、缩放比例等进行设置。“页边距”选项卡用来设置上、下、左、右边距、是否水平居中和垂直居中等。在“页面设置”对话框，选择“页眉/页脚”选项卡，单击“页眉”下拉列表框中的下拉箭头，选择某个页眉的形式，就给工作表设置好了一个页眉，从预览框中可以看到页眉的效果。页脚也可以这样来选择。我们还可以自定义页眉和页脚。方法是单击“自定义页眉”或“自定义页脚”按钮，打开相应的对话框，在左、中、右三个部分中可输入文字、页号、页数、日期和时间等，设置需要的格式，最后单击“确定”按钮。章目录节目录3.11.3 设置打印区域设置打印区域可以设置一个打印区域，只打印对我们有用的那一部分数据。方法是：选择要打印的部分，打开“文件”菜单，单击“打印区域”项，从子菜单中选择“设置打印区域”命令，在打印时就只能打印这些单元格了，单击“打印预览”按钮，可以看到打印出来的只有刚才选择的区域。选择“文件”菜单“打印区域”子菜单中的“取消打印区域”命令可以将设置的打印区域取消。3.11.4 设置打印标题设置打印标题如果一个表很长，第二页以后没有标题，这样打印出来的表看起来很不方便。我们可以给它设置一个在每页中都能打印出来的标题。打开“页面设置”对话框，单击“工作表”选项卡，单击“顶端标题行”的编辑区，再单击要作为标题的单元格，最后“确定”。后面的页面中就都有标题了。3.11.5 打印打印打开“文件”菜单，单击“打印”命令，出现“打印”对话框。在这里我们可以设置一次打印几份工作表，可以设置打印开始和结束的页码，可以设置打印范围是选定的工作表还是整个工作簿或者是选定的区域。最后，单击“确定”按钮进行打印。单击“常用”工具栏上的“打印”按钮，使用当前的打印设置打印活动工作表。章目录节目录3.12 其它常用功能和使用技巧其它常用功能和使用技巧3.12.1 选择性粘贴选择性粘贴3.12.2 自动更正自动更正3.12.3 模板的使用模板的使用3.12.4 使用批注使用批注3.12.5 单变量求解单变量求解3.12.6 模拟运算表模拟运算表3.12.7 编辑技巧编辑技巧3.12.8 绘制函数图像绘制函数图像3.12.9 自动切换输入法自动切换输入法章目录节目录3.12.1 选择性粘贴选择性粘贴选择性粘贴是指把剪贴板中的内容按照一定的规则粘贴到指定位置，而不是简单地拷贝在“编辑”菜单中选“选择性粘贴”命令，打开“选择性粘贴”对话框，在“粘贴”一栏中选择“数值”、“公式”、“格式”、“全部”等，单击“确定”按钮，被选择的部分就粘贴过来了。选择性粘贴还有一个很常用的转置功能。就是把一个横排的表变成竖排，或把一个竖排的表变成横排。选择这个表格，复制一下，切换到另一个工作表中，打开“选择性粘贴”对话框，选中“转置”复选框，单击“确定”按钮，可以看到行和列的位置相互转换了过来。另外一些简单的计算也可以用选择性粘贴来完成。比如，在“选择性粘贴”对话框的“运算”一栏选择“加”，单击“确定”按钮，单元格的数值就是原来的两倍了。3.12.2 自动更正自动更正打开“工具”菜单，单击“自动更正选项”命令，打开“自动更正”对话框，在“自动更正”选项卡上，选中“键入时自动替换”复选框，将按列表中的内容自动进行替换。我们可以自己定义自动更正内容。在“替换”和“替换为”输入框中分别填上需要的内容，单击“添加”按钮将其添加到列表中。如果不想使用哪个自动更正的选项了，在自动更正对话框中把这个选项去掉就行了。章目录节目录3.12.3 模板的使用模板的使用在“文件”菜单中选“新建”项，打开“新建工作簿”任务窗格，在“根据模板新建”栏中，单击“通用模板”，打开“模板”对话框。在“电子方案表格”选项卡中选择一个模板样式，单击“确定”按钮，我们就根据这个模板建立了一个新工作簿。可以看出，工作表的格式已经设置好了。我们经常会自己设置一些工作表的格式，如果这种表经常会用到，就可以保存为一个模板。在“文件”菜单中选“另存为”命令，打开“另存为”对话框，选择保存的文件类型为“模板”，指定文件夹，输入模板的名称，单击“保存”按钮，就把文档作为一个模板保存起来了。3.12.4 使用批注使用批注选中某个单元格，在“插入”菜单中选“批注”命令，出现一个类似文本框的输入框，在这里输入提示的信息，然后单击工作表中的任意位置，在这个单元格的右上角就出现了这样一个红色的箭头。把鼠标移动到这个单元格上，刚才那个批注的提示框就出现了。在带有批注的单元格中右击，从弹出的菜单中选择“编辑批注”命令，可对批注进行修改。在弹出菜单中选“删除批注”就可以删除批注。对于已经插入的批注，我们可以把它们都显示出来以方便查看和编辑。打开“视图”菜单，单击“批注”命令，就可以将工作表中的所有批注都显示出来。再次单击“批注”命令，在视图中就看不到批注了。章目录节目录3.12.5 单变量求解单变量求解用Excel可以进行比较复杂的数值计算，比如算式z=3x+4y+1，我们要求当z=20、y=2时x的值，就可以使用单变量求解功能。首先，将A1、B1、C1三个单元格分别命名为X、Y、Z，在Y单元格输入2、Z单元格输入公式“=X*3+Y*4+1”，然后在“工具”菜单中选“单变量求解”命令，打开“单变量求解”对话框，设置“目标单元格”为Z，“目标值”为20，“可变单元格”为X，单击“确定”按钮，在X单元格中可以看到计算的结果为3.66666666666667。在“单变量求解状态”对话框中，单击“确定”可以接受通过计算导致单元格数值的改变，而单击“取消”按钮则撤消改变。章目录节目录3.12.6 模拟运算表模拟运算表Excel作为一个电子表格，一项很重要的功能就是数据分析，“单变量求解”和“模拟运算表”都可以进行数据分析。还以算式z=3x+4y+1为例。要求当x等于从1到4间的所有整数，而y为1到7间所有整数时所有z的值，可用模拟运算表来做。命名x、y、z三格单元格，在Z单元格输入公式“=3*X+4*Y+1”。在公式所在行的右边输入变量Y的变化值14，在公式所在列的下面输入变量X的变化值17。选中这个方形的区域。选择“数据”菜单中的“模拟运算表”命令，打开“模拟运算表”对话框。将“输入引用行的单元格”设置为x，将“输入引用列的单元格”设置为y。单击“确定”按钮，如果改变公式，计算结果会随之变化。章目录节目录章目录节目录3.12.7 编辑技巧编辑技巧1分数的输入如果直接输入“1/5”，系统会将其变为“1月5日”，解决办法是：先输入“0”，然后输入空格，再输入分数“1/5”。2日期的输入如果要输入“4月5日”，直接输入“4/5”，再敲回车就行了。如果要输入当前日期，按“Ctrl+；”键。“Ctrl+Shift+；”输入当前时间。3序列“001”的输入如果直接输入“001”，系统会自动判断001为数据1，解决办法是：首先输入“”（西文单引号），然后输入“001”。4填充条纹在某单元格内填入“*”或“”等符号，然后单击此单元格，向右拖动鼠标，选中横向若干单元格。在“格式”菜单中选“单元格”命令，在弹出的“单元格格式”对话框中，选“对齐”卡，在水平对齐下拉列表中选择“填充”，单击“确定”。5多张工作表中输入相同的内容要在几个工作表同一位置填入同一数据，可先选中一张工作表，然后按住Ctrl键，再单击其它工作表标签，同时选择多个工作表，接着在其中的任意一个工作表中输入数据，此时这些数据会自动出现在选中的其它工作表之中。输入完毕之后，按Ctrl键，单击所选择的多个工作表，解除这些工作表的联系。6不连续单元格填充同一数据选中一个单元格，按住Ctrl键，单击其他单元格，将这些单元格选中。在编辑区中输入数据，然后按住Ctrl键，回车，在所有选中的单元格中都出现了这一数据。7在单元格中显示公式选择“工具”菜单的“选项”命令，出现“选项”对话框，单击“视图”选项卡，设置“窗口选项”栏下的“公式”项有效，单击“确定”按钮。这时每个公式就显示出来了。如果想恢复公式计算结果的显示，取消“窗口选项”栏下的“公式”选项即可。8快速清除单元格的内容如果要删除单元格中的内容、格式和批注，就不能简单地应用选定该单元格，然后按Delete键的方法了。要彻底清除单元格，先选定单元格区域，再选“编辑|清除”菜单的“全部”命令，这些单元格就恢复了本来面目。9.公式计算与审核用户可以逐步进行公式运算，以了解Excel如何计算出结果。方法是：选中想要计算的单元格。在“公式审核”工具栏单击“公式求值”按钮，然后在“公式求值”对话框中，单击“求值”按钮。“公式审核”工具栏还为用户提供了“监视窗口”、“错误检查”等审核功能。章目录节目录3.12.8 绘制函数图像绘制函数图像如果想快速准确地绘制一条函数曲线，可以借助Excel的图表功能，它能使你画的曲线既标准又漂亮。以绘制y=sinx的曲线为例，其方法如下：在某张空白的工作表中，在A1单元格输入“x”，用来表示自变量。在A2及以后的格内逐次从小到大输入自变量的各个值（0360度，间隔45度的角度值）。可用序列数据自动填充的方法输入。在 B1单 元 格 输 入 函 数 表 达 形 式“y=sinx”，在 B2单 元 格 输 入“=SIN(3.14*A2/180)”，B2马上得出计算结果。将此公式向下拖动复制到适当位置，即完成对应函数值的计算。单击工具栏上的“图表向导”按钮，选择“XY散点图”类型中的“无数据点平滑线散点图”，按向导做下去并略加修饰，可得到绘制的函数图像。如何确定自变量的初始值，数据点之间的步长是多少，要根据函数的具体特点来判断。如果想很快查到函数的极值或看出其发展趋势，给出的数据点也不一定非得是等差的，可以根据需要任意给定。从简单的三角函数到复杂的对数、指数函数，都可以用Excel画出曲线。章目录节目录3.12.9 自动切换输入法自动切换输入法 在一张工作表中，往往是既有数值，又有文字，这样在输入时就需要来回在中英文之间切换输入法，非常麻烦。如果你要输入的东西很有规律性，比如这一列全是单词，下一列全是汉语解释，你可以用以下方法实现自动切换。1选中要输入英文的列，单击“数据”菜单，选择“有效性.”命令，在弹出的“数据有效性”对话框中，选中“输入法模式”选项卡，在“模式”下拉列表中选择“关闭（英文模式）”命令，单击“确定”按钮。2选中要输入汉字的列，在“数据有效性”对话框中，单击“输入法模式”选项卡，在“模式”下拉列表中选择“打开”命令，单击“确定”按钮。这样，当光标在前一列时，可以输入英文，在下一列时，直接可以输入中文，从而实现了中英文输入方式之间的自动切换。章目录节目录