公文管理发文流程.ppt

是否通过发文部门综合管理员负责行文机要管理员盖章秘书登记公文编号并进行规范核定文印员打出样稿公文草样打印是否无误公文样稿办公室办公室发文部门发文部门文印员校稿文印员印刷是否按批示修改文件部门经理审阅是否综合管理员交办公室是否通过办公室主任审阅是否参见印章使用流程待发公文正式公文公文管理（发文）流程公文管理（发文）流程审阅是否需要修改签发文件是否公司总经理公司总经理/主管副主管副总总C-15-01-001机要管理员年底交档案室发文机要管理员将公文立卷归档存档档案归档及维护管理发文登记清单综合管理员签收文件存档发文登记表机要管理员登记发文情况机要管理员将公文立卷归档办公室主任审阅是否需要下发办理外来公文办公室办公室相关部门相关部门机要管理员年底交档案室档案归档及维护管理是否否机要管理员下发公司公文附上级公文复印件机要管理员通知相关部门签收文件综合管理员办理还文手续上级有关部门来文是否需要公司领导审阅批阅相关文件公司总经理公司总经理/主管副总主管副总已批示的公文已批示的公文是否需要转发否存档相关部门办理是否临近/超过时限秘书催办办理完毕的公文是外来公文是部门经理签收传阅、负责办理或组织学习是否公文管理（收文）流程公文管理（收文）流程秘书起草公司转发公文C-15-01-002文件催办单机要管理员签收、登记阅文单阅文单阅文单办公室办公室相关部门相关部门机要管理员拟定集团公司公章刻制或公司领导私章刻制计划刻印申请表办公室主任审批印章管理（刻章）流程印章管理（刻章）流程综合管理员提出刻印申请是否同意部门经理审批否是部门签批的刻印申请表机构设置或单位名称变更文件印章刻制计划结束是否符合通用的刻印规定通知相关部门否机要管理员开具刻印行政介绍信是公司总经理公司总经理/主管副总主管副总审批是否同意是否公司总经理/主管副总签批的刻印申请表C-15-02-001机要管理员取回制作印模备案综合管理员签收启用机要管理员交指定印章制作单位刻制机要管理员前往市公安局有关部门办理刻印批文是否存在旧印章是否参见销章流程结束启用印章通知机要管理员通知相关部门取印及印章使用范围说明，下发启用印章通知印章使用范围说明办公室办公室相关部门相关部门综合管理员提出用章申请机要管理员登记、用印需要盖章的公文是否符合使用说明部门内部登记、用印印章使用登记表是否需要公司总经理/主管副总审批办公室主任审阅否印章使用登记表印章管理（用章）流程印章管理（用章）流程用章签批单部门经理审批是否需要使用公司印章是是结束否需要盖章的公文部门签批的用章签批单需要盖章的公文部门签批的用章签批单是否机要管理员确认公文使用目的公司总经理/主管副总提出批示意见需要盖章的公文公司领导签批的用章签批单是否符合用印规定通知相关部门否需要盖章的公文办公室签批的用章签批单是是否同意用印是否印章使用范围说明C-15-02-002相关部门相关部门档案室档案室档案归档及维护流程档案归档及维护流程项目负责人、各部门综合管理员或兼职档案员负责日常档案收集、整理综合管理员或兼职档案员参加相关项目并接收和整理所有档案资料综合管理员或兼职档案员按归档的时间要求将部门的档案资料移交公司档案室各类档案资料档案清单或登记本机要管理员检查上交的档案材料C-15-03-001机要管理员进行分类、编号、立卷、确定保管期限及密级机要管理员编写档案目录上架 机要管理员与归档部门办理移交手续是是否符合归档要求否 机要管理员将不符合要求的材料返还相关部门十大类档案资料机要管理员进行库存维护档案主管部门经理审核签字销毁档案清单机要管理员按规定组织鉴定应销毁档案机要管理员编制销毁档案清单相关部门、档案室共同监销并签字机要管理员定期对档案进行鉴定工作机要管理员对档案信息进行加工编研、开发利用机要管理员将清单报档案局备案机要管理员按规定进行档案的统计、清理、核对工作提出借阅或查阅档案申请借阅/查阅档案申请表归还所借阅档案机要管理员查验档案完整情况机要管理员办理注销手续相关部门相关部门档案室档案室档案借阅及归还流程档案借阅及归还流程机要管理员办理借阅/查阅手续是否密级或外单位借阅否是档案主管部门档案主管部门使用所借档案是否存在违规使用现象是否机要管理员通知相关部门或个人有关处理决定机要管理员检查借阅/查阅申请表审批是否同意借阅或查阅是结束否C-15-03-002小车班小车班使用部门使用部门填写车辆使用申请表部门经理审核签字，如超出权限则递交主管副总或总经理审批小车班班长登记安排车辆用车用车人在用车登记单上签署用车服务反馈在用车前24小时提出用车申请（紧急情况除外）否车辆使用流程车辆使用流程办公室办公室是否批准用车车辆使用申请表是结束办公室主任审核是否符合用车规定车辆使用申请表是签字认可的用车登记单月底将用车登记单报送财务部根据计算标准结算用车费用退回申请并通知相关部门否C-15-005-001是否能够满足用车需求小车班班长与用车部门进行沟通小车班班长进行车辆和司机安排是否仍旧需要用车小车班班长与外部单位联系用车否是是结束否月底审核用车服务反馈，及时作出服务改进 财务部财务部分公司分公司/子公司子公司车辆租赁流程车辆租赁流程办公室办公室部门经理审批签订车辆租赁合同提出租车申请否是否批准是结束办公室主任审批是否符合车辆租赁规定车辆租赁合同车辆租赁申请表公司总经理审批是否批准是是否车辆租赁申请表是否采用车辆租赁标准合同是办公室主任通知分、子公司给财务部、分子公司各一份合同文件定期收取租金存档车辆租赁合同否与法律顾问讨论修改合同条款合同到期归还车辆否车辆租赁合同C-15-005-002进行车辆验收