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Chap2行政公文写作行政公文写作二一年十月二一年十月二一年十月二一年十月知识回顾知识回顾通报的写作通报的写作报告的写作报告的写作请示的写作请示的写作本节讲述本节讲述批复的写作批复的写作函的写作函的写作会议纪要的写作会议纪要的写作 三、批复三、批复批复适用于答复下级机关请示事批复适用于答复下级机关请示事项。批复属于被动行文。项。批复属于被动行文。报告、请示和批复的写作报告、请示和批复的写作（一）批复的涵义和用途（一）批复的涵义和用途 批复适用于答复下级机关的请示事项。批复适用于答复下级机关的请示事项。先有请示，后有批复。批复是下行文。先有请示，后有批复。批复是下行文。报告、请示和批复的写作报告、请示和批复的写作 （二）批复的特点（二）批复的特点 1 1被动性。被动性。批复依赖下级机关的请示而被动行文。批复依赖下级机关的请示而被动行文。2 2针对性。针对性。针对性体现在两个方面：一是批复内容必针对性体现在两个方面：一是批复内容必须紧扣请示的内容，请示什么就批复什么；二是批复的主须紧扣请示的内容，请示什么就批复什么；二是批复的主送机关是请示的下级机关，即是谁请示就给谁批复。送机关是请示的下级机关，即是谁请示就给谁批复。3 3权威性。权威性。批复是上级机关领导意图和领导权威的具批复是上级机关领导意图和领导权威的具体体现。体体现。批复对下级机关具有行政约束力。批复对下级机关具有行政约束力。有了批复，下有了批复，下级机关便明确能否得到上级机关的支持和帮助；准许怎样级机关便明确能否得到上级机关的支持和帮助；准许怎样做，不准许怎样做；应该怎样认识和理解，不应该怎样认做，不准许怎样做；应该怎样认识和理解，不应该怎样认识和理解。识和理解。报告、请示和批复的写作报告、请示和批复的写作 （三）批复的类型（三）批复的类型 1 1请求指示性批复。请求指示性批复。即对下级机关领会不准或不甚了即对下级机关领会不准或不甚了解的国家的有关方针政策或上级机关的有关规定、决定，解的国家的有关方针政策或上级机关的有关规定、决定，作出的解释性、指示性的答复。作出的解释性、指示性的答复。2 2请求批准性批复。请求批准性批复。即对下级机关请求办理或请求处即对下级机关请求办理或请求处理的事项表明态度的答复。理的事项表明态度的答复。3 3请求支持、帮助性批复。请求支持、帮助性批复。即针对下级机关在遇到难即针对下级机关在遇到难于解决或无力克服的困难时而提出请求支持或帮助的请示于解决或无力克服的困难时而提出请求支持或帮助的请示所作的答复所作的答复。报告、请示和批复的写作报告、请示和批复的写作 （四）批复的结构和写法（四）批复的结构和写法 1 1、标题、标题 批复的标题比较复杂，有的批复标题还比较长。通常有下列几种写批复的标题比较复杂，有的批复标题还比较长。通常有下列几种写法：法：（1 1）由发文机关、批复事项、行文对象和文种构成。）由发文机关、批复事项、行文对象和文种构成。如如总总公司关于扩建业务大楼给第三分公司的批复公司关于扩建业务大楼给第三分公司的批复。（2 2）由发文机关、事由和文种构成。）由发文机关、事由和文种构成。如如国务院关于编纂中华大国务院关于编纂中华大辞典问题的批复辞典问题的批复。（3 3）由上级机关态度、事由和文种构成。）由上级机关态度、事由和文种构成。如如关于同意人文社科关于同意人文社科系举办秘书训练班的批复系举办秘书训练班的批复。（4 4）由发文机关、请示标题和文种构成。）由发文机关、请示标题和文种构成。如如市人民政府对市人民政府对关于处理沿江路关于处理沿江路3 3号商业大厦失火事故的请示号商业大厦失火事故的请示的批复的批复。报告、请示和批复的写作报告、请示和批复的写作 2 2、正文、正文 正文一般由批复引语、批复事项和批复结语组成。正文一般由批复引语、批复事项和批复结语组成。（1 1）批复引语。）批复引语。批复引语的写作规定：先引请示标题，再引发文字批复引语的写作规定：先引请示标题，再引发文字号，发文字号应加圆括号。如号，发文字号应加圆括号。如“你公司你公司关于关于的请示的请示（1919号）收悉。号）收悉。”引叙来文是为了说明批复根据，点出批复对象，引叙来文是为了说明批复根据，点出批复对象，使请示机关一看批复的开头，就明白是因何事而作的批复。使请示机关一看批复的开头，就明白是因何事而作的批复。（2 2）批复事项。）批复事项。这是批复的关键部分，需针对请示事项给予明确答这是批复的关键部分，需针对请示事项给予明确答复或具体指示。一文一批复，做到态度鲜明，语言简明。复或具体指示。一文一批复，做到态度鲜明，语言简明。若不同意请示事项，则除在批复中表明态度外，一般还需要适当说若不同意请示事项，则除在批复中表明态度外，一般还需要适当说明理由，明理由，以使对方能较好地接受，并及时作出相应的工作安排。以使对方能较好地接受，并及时作出相应的工作安排。（3 3）批复结语，）批复结语，一般在正文末尾写上一般在正文末尾写上“特此批复特此批复”、“此复此复”等。等。有些批复在批复事项之后还另提出有关执行要求。有些批复在批复事项之后还另提出有关执行要求。报告、请示和批复的写作报告、请示和批复的写作 一、函一、函 函适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问函适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。题，请求批准和答复审批事项。函是行政公文中函是行政公文中唯一的平行文唯一的平行文。函的使用范围是很广。函的使用范围是很广的，用途也会越来越多。的，用途也会越来越多。函在行政公文中使用信函格式，即文头只显示发文机函在行政公文中使用信函格式，即文头只显示发文机关名称，不带关名称，不带“文件文件”字样。字样。函和会议纪要的写作函和会议纪要的写作关于给关于给超市总公司商租超市总公司商租商场一事的复函商场一事的复函 上海上海超市总公司：超市总公司：贵公司贵公司关于商租关于商租商厦五楼的函商厦五楼的函（沪（沪超函超函2020号）收悉号）收悉(引述对方来函标题及发文字号引述对方来函标题及发文字号,以作复函缘由以作复函缘由)，经研究，经研究，现答复如下现答复如下(一语过渡到主体部分一语过渡到主体部分)：贵公司欲租我商厦五楼闲置的楼面开设超市，这是方便顾客的购贵公司欲租我商厦五楼闲置的楼面开设超市，这是方便顾客的购买需求，有利于盘活我商厦的闲置资源、扩大我商厦的经营规模与商买需求，有利于盘活我商厦的闲置资源、扩大我商厦的经营规模与商品种类的好事品种类的好事 (先概括对方来函所商洽的事项及意义先概括对方来函所商洽的事项及意义)，本商厦欢迎，本商厦欢迎贵公司来我商厦五楼开设超市。具体租金请贵公司来人面洽贵公司来我商厦五楼开设超市。具体租金请贵公司来人面洽(表达了表达了自己的态度自己的态度,并提出面谈要求并提出面谈要求)。特此复函。特此复函。上海上海商厦商厦 年四月一日年四月一日 这是答复对方商洽事项的函。这是答复对方商洽事项的函。（一）函的涵义和用途（一）函的涵义和用途 函，适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批函，适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。准和答复审批事项。用途：用途：1 1平级机关或不相隶属机关单位之间的公务联系、往来。平级机关或不相隶属机关单位之间的公务联系、往来。2 2向无隶属关系的业务主管部门请求批准有关事项。向无隶属关系的业务主管部门请求批准有关事项。3 3业务主管部门答复审批无上下级隶属关系的机关请求批准的事项。业务主管部门答复审批无上下级隶属关系的机关请求批准的事项。4 4机关单位对个人的事务联系，如复群众来信等。机关单位对个人的事务联系，如复群众来信等。函和会议纪要的写作函和会议纪要的写作 （三）函的类型（三）函的类型 1 1商洽函。商洽函。即不相隶属机关之间商洽工作、联系有即不相隶属机关之间商洽工作、联系有关事宜的函。如人员商调、联系参观学习等。关事宜的函。如人员商调、联系参观学习等。2 2询答函。询答函。即不相隶属机关之间相互询问和答复有即不相隶属机关之间相互询问和答复有关具体问题的函。关具体问题的函。询答函实际上又可分出询答函实际上又可分出“询问函询问函”和和“答复函答复函”。有些不明确的问题向有关机关和部门询问，用询问函。有些不明确的问题向有关机关和部门询问，用询问函。对机关和部门所询问的问题做出解释答复，用答复函。对机关和部门所询问的问题做出解释答复，用答复函。询答函涉及的多数是问题而不是具体的工作。询答函涉及的多数是问题而不是具体的工作。函和会议纪要的写作函和会议纪要的写作 3 3批请函。批请函。即用于不相隶属机关之间请求批准和答复即用于不相隶属机关之间请求批准和答复审批事项的函。批审批事项的函。批请函实际上又可以分为请函实际上又可以分为“请批函请批函”和和“审审批函批函”。请批函用于向不相隶属的主管部门请求审批事项，。请批函用于向不相隶属的主管部门请求审批事项，而审批函则用于主管部门答复不相隶属机关单位的请批事项。而审批函则用于主管部门答复不相隶属机关单位的请批事项。4 4告知函。告知函。即告知不相隶属机关有关事项的函。即告知不相隶属机关有关事项的函。以上是按内容和用途对函所作的分类。若按照文面格式以上是按内容和用途对函所作的分类。若按照文面格式分类，函可以分为公函和便函。分类，函可以分为公函和便函。若按照行文去向分类，函又若按照行文去向分类，函又可以分为去函和复函。可以分为去函和复函。函和会议纪要的写作函和会议纪要的写作 （四）函的结构和写法（四）函的结构和写法 1 1、标题、标题 函的标题一般由函的标题一般由发文机关、事由和文种发文机关、事由和文种构成，有时也可以只由事由构成，有时也可以只由事由和文种构成。和文种构成。2 2、正文、正文 开头。写行文的缘由、背景和依据。开头。写行文的缘由、背景和依据。一般来说，去函的开头或说明根据上级的有关指示精神，或简要叙一般来说，去函的开头或说明根据上级的有关指示精神，或简要叙述本地区、本单位的实际需要、疑惑和困难。复函的开头引用对方来述本地区、本单位的实际需要、疑惑和困难。复函的开头引用对方来文的标题及发文字号，有的复函还简述来函的主题，这与批复的写法文的标题及发文字号，有的复函还简述来函的主题，这与批复的写法基本相同。继而，有的复函以基本相同。继而，有的复函以“现将有关问题复函如下现将有关问题复函如下”一类文种承一类文种承启语引出主体事项，即答复意见。启语引出主体事项，即答复意见。函和会议纪要的写作函和会议纪要的写作 主体。主体。写需要商洽、询问、答复、联系、请求批准或答复审批及告知的事写需要商洽、询问、答复、联系、请求批准或答复审批及告知的事项。项。函，或去函和复函的事项一般都较单一，可与行文缘由合为一段。函，或去函和复函的事项一般都较单一，可与行文缘由合为一段。如果事项比较复杂，则分条列项书写。如果事项比较复杂，则分条列项书写。结语。结语。不同类型的函结语有别。如果行文只是告知对方事项而不必对方回不同类型的函结语有别。如果行文只是告知对方事项而不必对方回复，则结语常用复，则结语常用“特此函告特此函告”、“特此函达特此函达”。若是要求对方复函的，若是要求对方复函的，则用则用“盼复盼复”、“望函复望函复”、“请即复函请即复函”等语。请批函多以等语。请批函多以“请批请批准准”、“请大力协助为盼请大力协助为盼”、“望能同意望能同意”、“望准予望准予是荷是荷”等等习惯用语收束。复函的结语常用习惯用语收束。复函的结语常用“特此复函特此复函”、“特此回复特此回复”、“此此复复”等惯用语。也有的函不写结语。等惯用语。也有的函不写结语。函和会议纪要的写作函和会议纪要的写作 （五）注意问题（五）注意问题 1 1注意批请函与请示的区别，注意批请函与请示的区别，向向有隶属关系有隶属关系的上级机关请求指示、的上级机关请求指示、批准事项用请示，而向批准事项用请示，而向没有隶属关系没有隶属关系的业务主管机关请求批准有关事项，的业务主管机关请求批准有关事项，则用请批函。主管机关答复请求审批事项，用审批函。则用请批函。主管机关答复请求审批事项，用审批函。2 2开门见山，直奔主题。开门见山，直奔主题。无论去函还是复函，都无论去函还是复函，都不要转弯抹角，不要转弯抹角，切忌空话、套话和发空泛的议论。切忌空话、套话和发空泛的议论。3 3一文一函，简洁明了。一文一函，简洁明了。4 4语言要规范得体，并体现函的用语特色。语言要规范得体，并体现函的用语特色。发函要使用平和、礼发函要使用平和、礼貌、诚恳的语言，对主管机关要貌、诚恳的语言，对主管机关要尊重、谦敬尊重、谦敬，对级别低的单位要，对级别低的单位要平和，平和，对平行单位和不相隶属的单位要对平行单位和不相隶属的单位要友善。友善。切忌使用生硬、命令性的语言。切忌使用生硬、命令性的语言。复函，则态度要明朗，语言要准确，避免含糊笼统、犹豫不定。复函，则态度要明朗，语言要准确，避免含糊笼统、犹豫不定。函和会议纪要的写作函和会议纪要的写作 二、会议纪要二、会议纪要二、会议纪要二、会议纪要会议纪要适用于记载、传达会议情况和议定事项。会议纪要适用于记载、传达会议情况和议定事项。纪与记同音，纪要用纪与记同音，纪要用“纪纪”，记录用，记录用“记记”，区别，区别是是“纪纪”当整理、综合整理讲当整理、综合整理讲；“记记”是把事物写下来。是把事物写下来。会议纪要需要对会议情况、发言和议事情况综合整理，会议纪要需要对会议情况、发言和议事情况综合整理，然后传达出去；会议记录仅是如实记录会议情况和按发然后传达出去；会议记录仅是如实记录会议情况和按发言顺序、按人记下发言，成为一种内部原始资料。言顺序、按人记下发言，成为一种内部原始资料。函和会议纪要的写作函和会议纪要的写作企业集团办公会议纪要企业集团办公会议纪要（年一月十一日）年一月十一日）年年1 1月月2121日下午，陈日下午，陈总裁在总部主持召开了新年第一次总总裁在总部主持召开了新年第一次总裁办公会议，确立今年企业集团的工作思路，布置了工作任务。参加会裁办公会议，确立今年企业集团的工作思路，布置了工作任务。参加会议的有各部门负责人议的有各部门负责人(导言介绍了会议主题，会议时间、地点、主持人导言介绍了会议主题，会议时间、地点、主持人和出席人员和出席人员)。会议议定事项如下。会议议定事项如下(承启语承启语)：一、企业集团今年的工作思路是：一、企业集团今年的工作思路是：“扶持和培育扶持和培育10151015家骨干企业；稳家骨干企业；稳定定3030家左右中等企业；撤、并、停、转、重组一批小企业和困难企业家左右中等企业；撤、并、停、转、重组一批小企业和困难企业”，减少企业集团下属子企业数量，促进有潜力的企业快速发展。会议减少企业集团下属子企业数量，促进有潜力的企业快速发展。会议要求集团总部各部门依据工作思路制订出今年的工作计划。要求集团总部各部门依据工作思路制订出今年的工作计划。二、今年的工作重点是二、今年的工作重点是建立建立“三库三库”，即建立企业资产财务信息库、，即建立企业资产财务信息库、人力资源库和企业基本情况数据库。人力资源库和企业基本情况数据库。三、今年要加强集团内部管理，三、今年要加强集团内部管理，强化服务意识，理顺工作程序，严格强化服务意识，理顺工作程序，严格考勤考核工作，增强执行制度和各项规定的自觉性，树立企业集团的良考勤考核工作，增强执行制度和各项规定的自觉性，树立企业集团的良好形象。好形象。四、年初出台新的企业考核体系。四、年初出台新的企业考核体系。对不同性质的企业出台不同的考核对不同性质的企业出台不同的考核办法。办法。这是一篇分项式会议纪要。这是一篇分项式会议纪要。（一）会议纪要的涵义和用途（一）会议纪要的涵义和用途 会议纪要适用于记载、传达会议情况和议定事项。会会议纪要适用于记载、传达会议情况和议定事项。会议纪要是根据会议记录、会议文件和会议的其他有关资料议纪要是根据会议记录、会议文件和会议的其他有关资料整理而成的，既可以上行也可以下达。整理而成的，既可以上行也可以下达。用途用途:主要表现为沟通情况，交流经验，统一认识，指主要表现为沟通情况，交流经验，统一认识，指导工作。有些会议纪要可经上级领导机关或主管部门批转导工作。有些会议纪要可经上级领导机关或主管部门批转或被转发。或被转发。函和会议纪要的写作函和会议纪要的写作 （三）会议纪要的类型（三）会议纪要的类型 按照会议内容的不同，会议纪要可以划分为以下几种类型：按照会议内容的不同，会议纪要可以划分为以下几种类型：1 1决策性会议纪要。决策性会议纪要。主要记载和反映领导层制定的决策事项，作为传达和主要记载和反映领导层制定的决策事项，作为传达和部署工作的依据，对今后的工作具有指导作用。部署工作的依据，对今后的工作具有指导作用。常用于领导办公会议。常用于领导办公会议。2 2研讨性会议纪要。研讨性会议纪要。主要记载和反映经验交流会议、专业会议或学术性会主要记载和反映经验交流会议、专业会议或学术性会议的研讨情况，旨在阐明各方的主要观点、意见或情况。议的研讨情况，旨在阐明各方的主要观点、意见或情况。主要用于职能部门和主要用于职能部门和学术研究机构召开的专业会议或学术研讨会议。学术研究机构召开的专业会议或学术研讨会议。3 3协调性会议纪要。协调性会议纪要。主要记载双边或多边会议达成的协议情况，主要记载双边或多边会议达成的协议情况，以便作为以便作为会后各方执行公务和履行职责的依据，对协调各方今后的工作具有约束作用。会后各方执行公务和履行职责的依据，对协调各方今后的工作具有约束作用。常用于领导机关主持召开的多部门协调会或不同单位联席办公会。常用于领导机关主持召开的多部门协调会或不同单位联席办公会。根据写法的不同，会议纪要则可分为根据写法的不同，会议纪要则可分为分项式会议纪要、综述式会议纪要和分项式会议纪要、综述式会议纪要和摘要式会议纪要摘要式会议纪要三种类型。三种类型。函和会议纪要的写作函和会议纪要的写作 （四）会议纪要的结构与写法（四）会议纪要的结构与写法 1 1、标题、标题 会议纪要的标题有两种写法：会议纪要的标题有两种写法：（1 1）由）由会议名称和文种会议名称和文种“会议纪要会议纪要”组成组成 (最常最常用用)。如。如全国农村工作会议纪要全国农村工作会议纪要,全国高校大全国高校大学语文教学研讨会纪要学语文教学研讨会纪要。（2 2）由）由召开会议的机关、内容和文种召开会议的机关、内容和文种“会议纪要会议纪要”组成，如组成，如省经贸委关于企业扭亏会议纪要省经贸委关于企业扭亏会议纪要。函和会议纪要的写作函和会议纪要的写作 （五）注意事项（五）注意事项 1 1会议纪要是对会议全部材料的概括、综合和提炼，会议纪要是对会议全部材料的概括、综合和提炼，因此，必须广泛搜因此，必须广泛搜集会议材料，全面掌握会议情况；按照会议精神，对材料分类和筛选。集会议材料，全面掌握会议情况；按照会议精神，对材料分类和筛选。2 2抓住要点。抓住要点。突出会议主题。把会议的主要情况简明真实、准确、扼要突出会议主题。把会议的主要情况简明真实、准确、扼要地反映出来，把会议议定的事项一一叙述清楚。地反映出来，把会议议定的事项一一叙述清楚。3 3语言表达上，以叙述为主。语言表达上，以叙述为主。语言要精炼、通俗，篇幅一般不宜太长。语言要精炼、通俗，篇幅一般不宜太长。4 4根据会议的内容及规模，选用恰当的写作结构。根据会议的内容及规模，选用恰当的写作结构。结构安排要合乎逻辑，结构安排要合乎逻辑，条理清楚。条理清楚。5 5注重使用会议纪要的习惯用语。注重使用会议纪要的习惯用语。会议纪要会议纪要常常以常常以“会议会议”为第三人称而记述会议内容。因而，主体部分应为第三人称而记述会议内容。因而，主体部分应注重使用注重使用“会议认为会议认为”、“会议提出会议提出”、“与会者一致认为与会者一致认为”、“会议决定会议决定”、“会议要求会议要求”、“会议希望会议希望”、“会议号召会议号召”等作为层次或段落的开头语。等作为层次或段落的开头语。函和会议纪要的写作函和会议纪要的写作（六）会议纪要与会议记录的区别（六）会议纪要与会议记录的区别 会议纪要有别于会议记录。二者的主要区别是：会议纪要有别于会议记录。二者的主要区别是：第一，性质不同：会议记录是讨论发言的实录，第一，性质不同：会议记录是讨论发言的实录，属事务文书。会议纪要只记要点，是法定行政公文。属事务文书。会议纪要只记要点，是法定行政公文。第二，功能不同：会议记录一般不公开，无须传第二，功能不同：会议记录一般不公开，无须传达或传阅，只作资料存档；会议纪要通常要在一定范达或传阅，只作资料存档；会议纪要通常要在一定范围内传达或传阅，要求贯彻执行。围内传达或传阅，要求贯彻执行。函和会议纪要的写作函和会议纪要的写作第三节第三节 行政公文写作行政公文写作注意事项及处理要求注意事项及处理要求公文工作基本要求公文工作基本要求4合法合法（党的路线方针政策，国家的法律法规，上级机关的指令等）4合规合规（语言文字、结构体式、文种等准确规范）4合理合理（全面、准确地反映客观实际，提出的政策、规定、措施等切实可行，紧急公文应体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度等）行文规则行文规则41.确有必要，注重效用42.按隶属关系行文43.按职权范围行文44.同级机关可联合行文45.党政分开行文46.“请示”的相关规定47.主送与抄送的规定 行文规则行文规则41、行文应当确有必要，注重实效。省政府、省厅都有明确要求，要避免文山会海。发文要坚持少而精的原则，既要提高质量，又要控制数量。这里把握五个原则：4凡是可以用电话、协商、原件批回等方式解决的问题，不发公文。4凡是可以用办公室公文解决的问题，不发部门公文；可以用便函解决的问题，不发正式公文；可以用电子公文解决的问题，不发纸质公文。4除有特别规定的外，涉及人、财、物等具体业务问题的，可以直接向有关主管部门行文，不必经政府转办。4各部门的工作会议纪要、情况报告、调查报告、工作部署等，一般不以政府或政府办公室名义批转或者转发。上级的公文，如需各地、各部门贯彻执行的，一律将原件翻印下发；确需本级、本部门发文的，必须结合实际提出切实可行的贯彻意见。42、下级机关应当向直接上级机关请示、报告。因特殊情况必须越级请示、报告的，应当抄送被越过的上级机关，并注明理由。向下级机关的重要行文，应当同时抄送直接上级机关。43、各部门需要请示政府的事项，应当抓紧做好前期工作及时上报，给政府留出研究、决策的时间：一般事项不得少于2周，紧急事项不得少于5个工作日；特别紧急的事项，需要在5个工作日以内批复的，除突发事件以及法律、法规等另有规定或领导同志另有交待的事项外，必须在文中说明紧急原因及在本单位的办理过程。44、属于部门职权范围内的事务，应当由部门自行行文，确有必要和有关部门联合行文的，应当明确主办部门。45、政府各部门可以相互行文和向下一级政府的相关业务部门行文，一般不得向下一级政府正式行文；如需行文，应报请本级政府批转或由本级政府办公室转发。46、行政机关联合行文，主办机关排列在前、首先签署意见，协办机关依次会签；一般不使用复印件会签。47、“请示”应当一文一事；一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级机关，也不得抄送个人。48、“报告”不得夹带请示事项。49、不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题，向有关主管部门请求批准，或者有关主管部门向来文机关答复请求批准的事项，应当使用“函”，不得使用“请示”或“批复”。42、下级机关应当向直接上级机关请示、报告。因特殊情况必须越级请示、报告的，应当抄送被越过的上级机关，并注明理由。向下级机关的重要行文，应当同时抄送直接上级机关。43、各部门需要请示政府的事项，应当抓紧做好前期工作及时上报，给政府留出研究、决策的时间：一般事项不得少于2周，紧急事项不得少于5个工作日；特别紧急的事项，需要在5个工作日以内批复的，除突发事件以及法律、法规等另有规定或领导同志另有交待的事项外，必须在文中说明紧急原因及在本单位的办理过程。44、属于部门职权范围内的事务，应当由部门自行行文，确有必要和有关部门联合行文的，应当明确主办部门。45、政府各部门可以相互行文和向下一级政府的相关业务部门行文，一般不得向下一级政府正式行文；如需行文，应报请本级政府批转或由本级政府办公室转发。46、行政机关联合行文，主办机关排列在前、首先签署意见，协办机关依次会签；一般不使用复印件会签。47、“请示”应当一文一事；一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级机关，也不得抄送个人。48、“报告”不得夹带请示事项。49、不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题，向有关主管部门请求批准，或者有关主管部门向来文机关答复请求批准的事项，应当使用“函”，不得使用“请示”或“批复”。党的机关公文版头形式党的机关公文版头形式4中共文件 用于各级党委发布、传达贯彻党的方针、政策，作出重要工作部署，转发上级机关的文件，批转下级机关的重要报告、请示。4中国共产党委员会（）用于各级党委通知重要事项、任免干部、批复下级机关的请示，向上级机关报告、请示工作。4中共办公厅（室）文件、中共办公厅（室）（）用于各级党委办公厅（室）根据授权，传达党委的指示，答复下级党委的请示，转发上级机关的文件，批转下级机关的报告、请示，发布有关事项，向上级机关报告、请示工作。4中共部文件、中共部（）用于除办公厅（室）以外的党委各部门发布本部门职权范围内的事项，向上级机关报告、请示工作。行政机关公文格式行政机关公文格式4文件格式4公文的特定格式信函式格式命令格式会议纪要格式信函式格式信函式格式4发文机关名称上边缘距上页边的距离为30mm，推荐用小标宋体字，字号由发文机关酌定；发文机关全称下4mm处为一条武文线(上粗下细)，距下页边20mm处为一条文武线(上细下粗)，两条线长均为170mm。4每行居中排28个字。首页不显示页码。4发文机关名称及双线均印红色。4发文字号置于武文线下l行版心右边缘顶格标识。4发文字号下空l行标识公文标题。4如需标识秘密等级或紧急程度，可置于武文线下1行版心左边缘顶格标识。4两线之间其他要素的标识方法从本标准相应要素说明。命令格式命令格式4命令标识由发文机关名称加“命令”或“令”组成，用红色小标宋体字，字号由发文机关酌定。命令标识上边缘距版心上边缘20mm，下边缘空2行居中标识令号；令号下空2行标识正文；4正文下空1行右空4字标识签发人签名章，签名章左空2字标识签发人职务；4联合发布的命令或令的签发人职务应标识全称。4在签发人签名章下空1行右空2字标识成文日期。4分送机关标识方法同抄送机关。4其他要素从本标准相关要素说明。会议纪要格式会议纪要格式4会议纪要标识由“会议纪要”组成。标识位置距版心上边缘25mm。用红色小标宋体字，字号由发文机关酌定。4会议纪要不加盖印章。4其他要素从本标准相关要素说明。本标准中的会议纪要的格式主要是针对国家行政机关的办公会议纪要而言。至于用作公文种类的会议纪要，可用“文件式”或“信函式”公文形式来发，并在标题中显示。公文的要素公文的要素4主旨4材料4结构4语言公文主旨公文主旨表现形式：表现形式：标题 开头 小标题 段旨句 结尾要求要求:一文一旨 篇前撮要 合法合理 鲜明一致公文材料的筛选公文材料的筛选4切题4真实4典型4现实4概括公文语言的要求公文语言的要求4准确4庄重4平实4简明阿拉伯数字阿拉伯数字 凡是可以使用阿拉伯数字而且又很得体的地方，特别是当所表示的数目比较精确时，均应使用阿拉伯数字.汉字数字汉字数字4汉字数字书写形式4大写：壹、贰、叁、拾、佰、仟、万、“零”4小写：一、二、三、十、百、千、万、“o”4缩合：廿、卅、4口语：俩、仨4使用汉字数字的情况4定型的词、词组、成语、惯用语、缩略语或具有修辞色彩的词语中作为语素的数字；4行政机关公文成文日期、部分结构层次序数；4序数、概数；4十以内的数字，可以使用汉字数字也可以使用阿拉伯数字；4非公历纪年、星期等。标点符号标点符号4GB/T 15834-1995 标点符号用法4句中点号：、，；：4句末点号：。？！4标号：引号“”括号（）破折号 省略号 着重号.连接号 间隔号 书名号专名号 标题的标点符号用法标题的标点符号用法4一般情况下不用标点符号4法规、规章的名称加4标题句末的说明或注释用（）4双标题用破折号连接主题和副题4强调或专用词语用“”4文内小标题句中可以用点号，句末不用号4段旨句句末用句号数字的标点符号用法数字的标点符号用法4层次序数第一层用顿号：一、第二层用圆括号：（一）第三层用圆点：1.第四层用圆括号：（1）4序数后没有量词时，用逗号；有量词时，不用号，空一个字格。如：第一，第一条4概数不用号，如：八九点钟的太阳4专用名词中数字超过十时用间隔号，如：一二九运动表达方式表达方式14叙述：叙述：是一种叙说、介绍人物经历和事物发展过程的表述方式。41.顺叙，就是按照事情发展的顺序来叙述，从发生、高潮到结局一脉相承；层次段落和事物发展过程基本一致。42.倒叙，就是把事件的结局或最突出、精彩、富有吸引力的文段，提到前面叙述，然后再从事件的开头顺叙下来的表达方式。43.插叙，就是在原来的叙述进程中，暂时中断一下，插入另一段叙述，插叙完后再接着原先叙述的线索继续进行下去。44.补叙和分叙 所谓补叙，就是整个事件进程叙述完了之后，再补充交代一下个别地方的表达方式。所谓分叙，就是对同一时间内发生在不同地方或单位的事件，先叙述一件再叙述另一件的表达方式。这两种方式在公文中都用得不多。4叙述的基本要求叙述的基本要求：一是语言概括概括。二是交代明白明白。三是详略得当详略得当。表达方式表达方式24议论：议论：是阐明事理、发表见解、表明观点的一种表达方式，它的主要目的是以理服人。议论的特点是运用概念、判断、推理的思维手段来议事论理，在许多情况下，它与叙述常被结合起来使用，即夹叙夹议。4议论的三要素 1.论点论点就是公文作者的观点、主张和看法，是论据所要证明的对象。论点回答的“是什么”的问题，因此，论点必须明确、鲜明、深刻和具有针对性。论点有中心论点和分论点之分。2.论据论据是议论中所使用的材料，用来证明论点的理由和依据。论据回答的是“为什么”的问题，因此，论据必须可靠、充实和典型。论据分为事实论据和理论论据。3.论证论证是用论据来证实论点正确的过程。论证要回答的是“怎么样”的问题，因此，论证要求以理服人、有的放矢，有严密的逻辑性，做到无可辩驳。4一般说来，公文中常用的议论方法有例证法例证法、引证法引证法、比照法比照法和因因果推论法果推论法。表达方式表达方式34说明：说明：用简练的语言对事物的状态、性质、特征、成因、关系、结构等进行解释的表达方式。它常用来解说事物和阐明事理，是公文写作中最核心的表达方式，常与叙述和议论结合在一起使用。4定义说明，用简明扼要的语言揭示事物的本质属性，从而给人以一个明确的概念。4举例说明，通过列举事例来揭示诸种事物的共同特征。4比较说明，通过对不同事物的相互比较来揭示诸种事物的内在联系与区别。4分类说明，把被说明的事物，按照一个统一的标准划分为若干类别，然后逐类加以说明。4数字说明，运用数字和数据，从数量上对事物的情况和特征加以说明。4引证说明，运用权威性的材料来说明事物。4解释说明，对事物或事理的某一方面加以解说，也称诠释说明。公文处理工作公文处理工作4发文处理 草拟审核签发复核 缮印用印登记分发4收文处理 签收登记审核拟办 批办承办催办发文办理发文办理4发文办理指以本机关名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。1、草拟公文4 符合法律、法规、规章及其他有关规定。4 情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。42、公文送负责人签发前，应当由办公室进行审核。审核的重点是：是否确需行文，涉及其他部门或地方职权的事项是否已协商、会签，行文方式是否妥当，是否符合办法及本实施办法规定的公文种类、公文格式、行文规则和拟制公文的有关要求。43、以本机关名义制发的上行文，由主要负责人 (指行政机关的正职或者主持工作的负责人)签发；以本机关名义 制发的下行文或平行文，由主要负责人或者由主要负责人授权的其他负责人签发44、公文正式印制前，应当进行复核。复核的重点是：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，公文格式是否统一、规范等。45、各级行政机关应当按照上级机关规定的份数报送公文。市局要求一式三份（主管领导、业务科室、办公室备案）收文办理收文办理41、收文办理指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。42、收到下级机关上报的需要办理的公文，文秘部门应当进行审核。审核的重点是：是否应由本机关办理；是否符合行文规则；内容是否符合法律、法规、规章及其他有关规定；涉及其他部门或地方职权的事项是否已协商、会签；文种使用、公文格式是否规范。43、经审核，对符合条件公文，应当及时登记、分类，并提出分办或拟办意见送有关负责人批示或转有关部门办理。需要两个以上部门办理的，应当明确主办部门。紧急公文，应当明确办理时限。对不符合规定的公文，经办公室负责人批准后，可以退回呈报单位并说明理由。44、分办：粘贴公文处理单45、拟办：一般由办公室负责人对收文如何办理提出建设性意见，拟办意见应简明、具体、得体。46、批办：机关领导对来文提出处置意见。47、承办：承办部门收到交办的公文后应当及时办理，不得延误、推诿。紧急公文应当按时限要求办理，确有困难的，应当及时予以说明。对不属于本单位职权范围或者不宜由本单位办理的，应当及时退回交办的文秘部门并说明理由。48、公文办理中遇有涉及其他部门职权的事项，主办部门应当主动与有关部门协商。49、注办：由承办人签注文件承办经过和结果及办结日期。410、催办：送负责人批示或者交有关部门办理的公文，文秘部门要负责催办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。处置办毕公文处置办毕公文4清退 文秘部门，应定期对收进和发出的公文列出清单进行清理和清退，并将清理和清退情况向上级机关报告，不得自行处理。4销毁 凡是不需要立卷和超过保管期限的文件，要定期销毁，不得散失。需要销毁的公文主要包括：所有没有留存价值的公文，没有留存必要的重份公文，不立即销毁有可能造成失密或样子损坏的公文，一般性的没有保存价值的草稿，印制公文中形成的校样、印版等。销毁秘密文件，必须履行登记手续，报经主管领导人批准，并由二人以上监销。立卷与归档立卷与归档4 公文办理完毕后，应当概括中华人民共和国档案法和其他有关规定，及时整理（立卷）、归档。个人不得保存应当归档的公文。4 归档范围的公文，应当根据其相互联系、特征和保存价值等整理(立卷)，要保证归档公文的齐全、完整，能正确反映本机关的主要工作情况，便于保管和利用。应归档的文件材料应归档的文件材料1.上级来文需要贯彻执行的上级重要会议文件,上级业务主管部门的法规性文件,上级视察工作形成的文件材料,代上级草拟并被采用的文件,上级单位转发本单位的文件等.2.本单位形成的文件本单位重要会议文件;各种正式发文;请示与上级的批复;反映本单位业务活动的文件材料;各种工作计划、统计报表;本单位领导公务活动中形成的重要信函、电话记录;本单位成立、合并、撤消、更改名称、启用印信及其组织简则、人员编制等文件材料;本单位的历史沿革、大事记、年鉴;反映本单位重要活动事件的简报、荣誉奖励证书;信访工作材料;本单位与有关单位签订的合同、协议书等文件材料;本单位职工劳动、工资、福利方面的文件材料;本单位外事活动中形成的文件材料等.3.下级报送的文件下级单位报送的重要的工作计划、报告、总结、典型材料、统计报表、财务预算、决算等文件;下级单位报送的法规性备案文件等.4.相关文件普查工作中形成的文件材料;同级单位和非隶属单位颁发的非本单位主管业务但需要执行的法规性文件;有关业务单位对本单位工作检查形成的重要文件;同级机