试论秘书的团队合作-文秘-本科论文.doc

中国某某某某学校学生毕业设计(论文)题 目： 试论秘书的团队合作 姓 名 ： 0000 班级、学号 ： 000000000000 系 (部) ： 经济管理系 专 业 ： 文秘 指导教师 ： 000000000 开题时间： 2008-6-4 完成时间： 2009-11-12 2009 年 11 月 12 日14目 录毕业设计任务书1毕业设计成绩评定表2答辩申请书3-4正文5-17答辩委员会表决意见18答辩过程记录表19课 题 试论秘书的团队合作 一、 课题(论文)提纲0、引言1、秘书团队概述1.1秘书的团队合作1.2秘书团队的组成要素1.3群体和团队的区别2、秘书团队合作的重要性2.1秘书的团队合作，有利于提高企业的凝聚力2.2秘书的团队合作，有利于提高工作效率2.3秘书的团队合作，有利于提高工作能力3.提高秘书团队合作的措施3.1秘书群体结构的优化3.2加强自身修养，增进情感联系3.3加强团队学习，创建学习型组织4、结论二、内容摘要正确理解团队及团队精神的内涵,充分认识团队合作在办公室中的重要性,审视其潜在的巨大能量,重视团队建设,加强团队管理,明确它作为组织战略而应有的意义与价值。随着社会的不断发展，无论是对在职人员还是对未来人才的培养提出了团队精神和合作能力的素质要求，特别是对于办公室中的秘书班子，需要团结协作，创造和谐的环境。要团结出凝聚力,团结出战斗力。只有团结才能步调一致、行动统一,才能真正把工作搞好。三、 参考文献1王青.团队管理M.企业管理出版社.2003.122赵忠利.现代秘书心理学M高等教育出版社.2004.43陈贤华.秘书工作论M四川大学出版社.2000.11 4廖小鸥.第一次当秘书J.企业管理出版社.2002（4） 5郝云.论团队精神与企业评德姆塞磁的企业理论J.经济论团.2005(08)6宋渊洋. 提高团队的绩效J.经营管理者.2006（03）试论秘书的团队合作0000000中文摘要:正确理解团队及团队精神的内涵,充分认识团队合作在办公室中的重要性,审视其潜在的巨大能量,重视团队建设,加强团队管理,明确它作为组织战略而应有的意义与价值。随着社会的不断发展，无论是对在职人员还是对未来人才的培养提出了团队精神和合作能力的素质要求，特别是对于办公室中的秘书班子，需要团结协作，创造和谐的环境。要团结出凝聚力,团结出战斗力。只有团结才能步调一致、行动统一,才能真正把工作搞好。关键词：秘书；团队；合作；精神0、引言当今社会，随着知识经济时代的到来，各种知识、技术不断推陈出新，竞争日趋紧张激烈，社会需求越来越多样化，使人们在工作学习中所面临的情况和环境极其复杂。在很多情况下，在办公室中，单靠秘书个人能力已很难完全处理各种错综复杂的问题并采取切实高效的行动。所有这些都需要办公室的人员团结起来，相互依赖、相互关联、共同合作，建立合作团队来解决错综复杂的问题，而秘书在中间需进行必要的行动协调，开发团队应变能力和持续的创新能力，依靠团队合作的力量创造奇迹。1、秘书团队概述1.1秘书的团队合作团队是由两个或两个以上的人组成的,通过人们彼此之间的相互影响、相互作用,在行为上有共同规范的一种介于组织与个人之间的组织形态。美国篮球的“梦之队”他们之所以胜少负多，其原因是因为他们不是真正意义上的团队。虽然他们都是顶尖级的篮球明星，但是，由于他们平时都是分属于各个不同的球队。无法培养团队精神，从而不能形成有效的团队出击。由此可以看来，团队并不是一群人简单的组合，真正的团队和集体还有着很多的区别。办公室中秘书的团队合作也是相当的重要的。秘书部门是一个综合性的部门，秘书工作也是一种综合性的工作。他虽然不具体承担某一职能部门的工作，但因其围绕领导运转，领导工作涉及的领域秘书都要有所了解。秘书的工作不仅要处理办公室的内部事务，又要加强单位部门间甚至与外单位的联系。在这里秘书处在了一个关键的中心位置，因此，秘书的团队精神是尤其重要的。不仅让工作顺利的进行，而且还可以营造一个良好的人际环境。这样秘书可以更快的融入到团队中去。例如，比尔盖茨的秘书宝露，对微软的发展就起着重要的作用，她将微软看作是一个大家庭，将一群年轻人都紧紧的团结在一起。从而加快了微软的发展。1.2秘书团队的组成要素对任何企业或组织中的一个成熟团队来说，都有五个基本的要素，称“5P”。即目标，定位，职权，计划和人员。1.2.1目标(Purpose) 团队应该有一个既定的目标，为团队成员导航，知道要向何处去，没有目标这个团队就没有存在的价值。团队的目标必须跟组织的目标一致，此外还可以把大目标分成小目标具体分到各个团队成员身上，大家合力实现这个共同的目标。同时，目标还应该有效地向大众传播，让团队内外的成员都知道这些目标，有时甚至可以把目标贴在团队成员的办公桌上、会议室里，以此激励所有的人为这个目标去工作。 1.2.2人(People) 人是构成团队最核心的力量。3个(包含3个)以上的人就可以构成团队。目标是通过人员具体实现的，所以人员的选择是团队中非常重要的一个部分。在一个团队中可能需要有人出主意，有人定计划，有人实施，有人协调不同的人一起去工作，还有人去监督团队工作的进展，评价团队最终的贡献。不同的人通过分工来共同完成团队的目标，在人员选择方面要考虑人员的能力如何，技能是否互补，人员的经验如何。 1.2.3团队的定位(Place) 团队的定位包含两层意思： 团队的定位，团队在企业中处于什么位置，由谁选择和决定团队的成员，团队最终应对谁负责，团队采取什么方式激励下属? 个体的定位，作为成员在团队中扮演什么角色?是订计划还是具体实施或评估? ;1.2.4权限(Power) 团队当中领导人的权利大小跟团队的发展阶段相关，一般来说，团队越成熟领导者所拥有的权利相应越小，在团队发展的初期阶段领导权是相对比较集中。团队权限关系的两个方面： 整个团队在组织中拥有什么样的决定权?比方说财务决定权、人事决定权、信息决定权；组织的基本特征，比方说组织的规模多大，团队的数量是否足够多，组织对于团队的授权有多大，它的业务是什么类型。 1.2.5计划(Plan)计划的两层面含义：目标最终的实现，需要一系列具体的行动方案，可以把计划理解成目标的具体工作的程序；提前按计划进行可以保证团队的顺利进度， 只有在计划的操作下团队才会一步一步的贴近目标，从而最终实现目标。秘书团队也是由这五个最基本的要素组成的，只有在确定好了目标、定位、职权、计划和人员这些要素之后，一个团队才会有可能成功，才会是一个真正的，成熟的团队。1.3群体和团队的区别群体是两个或两个以上相互依赖的个体，为了实现某个特定的目标而结合在一起。在群体中，成员不一定非要到集体中才能工作，他们也不定有机会这样做。在业绩上，他们仅仅依赖的是“个人绩效”的总和，即1+1=2的模式。而在团队中，通过与成员的共同努力能够产生积极的协同作用。一个良好的团队，其成员努力的结果会使团队的绩效水平远远大于个体成员绩效的总和，即获得1+1>2结局。团队的成员因为共同的使命感和责任感而共同努力，会产生个人努力总和的效益。群体有着明确的领导人，而团队则是成员分担领导工作；群体实行个人负责制，而团队则是个人负责和相互负责相结合；群体的目标与更广的组织目标是一致的，而团队则是自己产生具体的目标；群体提供的是个人的产品，而团队产生的集体的工作产品；群体通过有效的会议进行，而团队则鼓励进行不限人员参加的讨论和积极地解决问题的会议；群体通过对他人的间接影响来评定其效益，而团队则通过评价集体的工作产品直接评定业绩；群体强调集中讨论和决策，而团队则强调成员共同讨论、共同决策和共同实施。2、秘书团队合作的重要性秘书的团队合作应形成严密有序的集体组织和高效的团队协作，在于个人、团体力量的体现，小溪只能泛起破碎的浪花，百川纳海才能激发惊涛骇浪，个人与团队关系就如小溪与大海。每个人都要将自已融入集体，才能充分发挥个人的作用。团队精神的核心就是协同合作。总之，团队精神对任何一个组织来讲都是不可缺少精髓。否则就如同一 盘散沙；一根筷子容易弯，十根筷子折不断这就是团队精神重要性力量直观表现，这也是我理解的团队精神，也是秘书团队精神重要之所在。2.1秘书的团队合作，有利于提高企业的凝聚力凝聚力是指群体成员之间为实现群体活动目标而实施团结协作的程度。秘书的团队合作有利于提高整个企业的凝聚力，保持团队精神是构成企业凝聚力的一个重要的前提条件。在办公室中，秘书处在关键的核心地位，如果办公室中不团结，势必会影响到企业的其他的员工，而一个精诚团结、能广开言路、善于听取各种意见的秘书群体会对企业成员起到示范作用，有助于企业成员的内部团结，形成一种良好的企业氛围，进而增强企业的凝聚力。团队凝聚力是无形的精神力量，是将一个团队的成员紧密地联系在一起的看不见的纽带。而在企业中秘书的关键位置也是将领导和员工紧密联系在一起的纽带。秘书的团队合作可以将整个企业都联系起来，从而打造一个有着非凡凝聚力的团队，一个成功的的企业。2.2秘书的团队合作，有利于提高工作效率一个良好的团队，其成员努力的结果会使团队的绩效水平远远大于个体成员绩效的总和，即获得1+1>2结局。办公室中的秘书也是如此，在办公室中，秘书的团队合作，不仅创造和谐的环境，而且更加有利于提高工作效率。在办公室中，要团结出凝聚力,团结出战斗力。只有团结才能步调一致、行动统一,才能真正把工作搞好。办公室工作必须具有一盘棋的思想,全体工作人员应该做到“三分三合”,即在职能上分,思想上合;工作上分,目标上合;责任上分,决策上合。明确、合理分工是提高办公室工作效率的前提,团结协作是做好办公室工作的关键,秘书人员正确处理好分工与协作的关系是做好办公室工作的重要基础。团队是执行任务的有力工具，在办公室中，任务和责任都落实到个人，平时分工负责,忙时有人牵头,团结协作。互相支持,密切配合,形成融洽和谐工作氛围。使其更加具体并易于贯彻，并且有着较好的表现和较高的工作效率。秘书团队合作，在心理上协调一致，有一种和谐、融洽、轻松的心理气氛。每个人都能感受到生活在一种相互信任。关怀和尊重的气氛中，这样就会精神愉快、心情舒畅，而且工作热情高、干劲大。由于相互间的支持、理解和帮助，每个秘书能够充分展示自己的才华，进行创造性的工作，从而大大提高工作效率。2.3秘书的团队合作，有利于提高工作能力作为办公室的秘书人员，不仅要求有着较牢固的专业知识和丰富的工作经验，而且对于工作能力的要求往往是比较高的，然而秘书的团队合作，更加有利于提高秘书的自身的工作能力。秘书工作的根本任务是为领导服务，辅助领导工作，也就是说秘书工作围绕领导工作而运转，满足领导的需要，保证领导工作的顺利地进行。秘书工作就是直接为领导机关、领导同志服务，而且应该是主动、积极和有效率的。而这些东西有的也并非全都是秘书人员能凭自身一个人的力量能够完成的，这就需要办公室人员、秘书人员能够与员工搞好同事关系，团队合作。也许这是一件很难的事情，但是在大家的团结帮助下，会很快很顺利的完成。这样，秘书在领导的心中就有了很好的印象，不仅学会了很多的东西，而且也大大地提高了自身的工作能力。3、提高秘书团队合作的措施3.1秘书群体结构的优化在一般的党政机关、企事业单位的办公室中，从事秘书工作往往不是一个人，而是由几个人或几十个人共同组成的秘书群体，即秘书班子。办公室的工作效率不仅与秘书个体的素质有关，而且还取决于秘书团队的相互配合。秘书团队结构的优化，有利于塑造单位的形象；有利于秘书团队的整体效能；有利于提高秘书个体的工作效率；有利于提高秘书的团队合作。3.1.1合理配备，严格选拔在组建一个秘书班子时，要实现秘书团队的结构优化，首先必须从人员配备方面着手。这就要求领导和人事部门在选拔秘书人才时要充分考虑优化组合的要求，不能只从某一个方面的单项指标进行考察；而应从秘书团队结构方面出发去选拔秘书人才。在选拔秘书人才时除了要考虑思想政治水平、知识水平、业务能力、年龄性别等因素外，还必须对每一位秘书人才进行必要的心理测量，以便摸清每一位秘书人才的个性特征。这样就可以不仅从年龄、学历、性别上进行科学的组合，而且可以从秘书团队的心理结构方面进行科学的组合，实现秘书团队心理结构的优化，达到能力、气质、性格上的互补，从而真正形成结构优化的科学合理的秘书班子。有些单位选拔秘书人才，大多数都是被领导看重后选调去的，领导选拔秘书主要考虑的是秘书的文字能力和办事能力，对于秘书人员的内在心理品质往往较少注意。应该讲，这种选拔秘书人才的方式是落后的，对于组建结构合理的秘书班子有许多不利的影响，应该加以改革。我们国家推行的公务员选拔考试中，不仅有文化知识的考试，而且增加了心理测试的项目，这应该是今后秘书人才选拔的基本方式。合理配备，严格的选拔秘书人员是一项比较重要的工作，有利于组建一个较好的秘书班子，更有利于提高秘书的团队合作。3.1.2梯形的年龄结构秘书团队应根据不同的层次，由老、中、青秘书人员按一定的比例组成工作团队。在一个团队中，年龄不同，所发挥的作用也不同。一般来讲，年龄较大的秘书人员见多识广，工作经验丰富，具有较高的理论政策水平，能较自如地处理各种复杂的工作问题。但是，与年轻的秘书相比，他们最大的缺点就是经验不足，行动不灵活，年轻秘书思想活跃，精力充沛，敢想敢干，但与老秘书比显得经验不足。中年秘书既有老年秘书的长处，又有年轻秘书的优点，不仅年富力强，而且经验较为丰富，业务较熟练，一般都是办公室中的业务骨干。可以相互取长补短，进行较合理的组合搭配。当然，秘书团队所在的单位性质及层次不同，对秘书团队年龄结构的要求也不完全相同。一般在基层的秘书部门中青年占的比例可能大些。从总体上讲，秘书班子的年龄结构要与领导群体的年龄结构相适应，从平均年龄上不应超过领导班子的平均年龄，这样才有利于为领导服务。总之，秘书团队由老中青年秘书按比例组成更有利于秘书的合作。3.1.3秘书初、中、高级的配备合理的知识能力结构是秘书团队结构优化的一个必不可少的内容，秘书团队应根据工作任务的不同，按比例将秘书团队的知识和能力结构进行科学组合。从学历层次上来看，中高级秘书部门应以大专以上文化程度为宜，特别是高级秘书部门应以大学本科学历的秘书为主。在基层秘书部门应以大、中专学历的秘书为主，并尽量提供专科学历所占比重。从能力结构上来看，在一个单位的秘书团队中，既要有以写作能力见长的秀才型笔杆子，又要有以办事能力见长的管理型人才，还要有以提供技术服务为主的技能型人才，这样才能适应秘书工作分工的要求。不同行业的秘书应具备有不同的知识内容结构。比如：企业秘书团队必须掌握有关生产经营、企业管理知识，才能尽快熟悉企业生产经验方面的业务，在起草工作计划、总结时符合要求。所以，秘书团队的知识能力结构是否合理，对实现秘书团队结构的整体优化具有较重要的影响。3.2加强自身修养，增进情感联系要完全实现从组织手段上对秘书团队的结构进行优化合并非易事，还必须强调在职的秘书人员不断提高自己的素质修养，依靠秘书成员的共同努力去弥补群体结构方面的不足。3.2.1秘书群体成员必须加强思想修养，增强团队意识要使秘书群体实现心理结构的优化，充分发挥出群体团队的整体效能，必须先培养秘书群体成员高度的负责精神和强烈的团队意识。具备强烈的团队意识，秘书人员才能自觉地置身于团队的制约和影响之下，将自己团队的看成是群体的一份子，使自己与群体紧密联系起来自觉去维护团队的荣誉。秘书人员团队意识的培养离不开对其目标的追求。只有确立了共同的信念，自觉追求秘书工作的总体目标，才能培养出团队意识。作为秘书群体中的一员，每个秘书都必须认识到自己的所担负的责任，意思到自己的工作是完成秘书群体总目标所不可缺少的组成部分。这样才能产生出为完成总目标而努力工作的强烈动机，才能产生主动配合、协作工作的愿望，从而实现秘书群体的合作与互补。3.2.2在秘书群体中建立起和谐的感情氛围人的感情作为一种复杂的心理现象，对人的工作、学习都有着较大的影响。在办公室中，秘书群体成员之间感情融洽，必然会出现心情舒畅、关系和谐的局面。在这种心理氛围下开展工作，大家比较容易形成一致的意见，要创造出这样的感情氛围，秘书群体中的成员应做到在非原则问题上互相谦让，严于律己，宽以待人，求同存异、友爱互助。3.3加强团队学习，创建学习型组织3.3.1自我超越自我超越是学习不断厘清并加深个人的真正愿望，它是学习型组织的精神基础。要建立学习型组织，每个秘书人员都应该把自己内心深处最现实的愿望与秘书团队目标结合起来，真正的实现自我超越。3.3.2改善心智模式心智模式根深蒂固的存在于我们每一个人的心中，它影响着我们如何去了解这个世界。我们通常不易觉察自己的心智模式以及对它行为的影响。作为秘书人员应该改变自己根深蒂固的心智模式，以开放的心灵容纳别人的想法，把自己融入到团队中去。3.3.3建立共同愿景共同愿景就是在组织中能够鼓舞人心，能够凝聚合力并坚持实现组织的共同目标的强烈愿望。一个缺少全体中心共有的目标、价值观与使命的组织，必定难成大器。每个成功的团队都在设法以共同的愿景把大家凝聚在一起。有了衷心渴望实现的目标，大家会努力学习，追求卓越。秘书团队只有形成了共同愿景才能真正产生凝聚力和向心力。当秘书团队产生凝聚力和向心力的时候，相信这个团队一定是一个成功的，优秀的团队。3.3.4团队学习团队学习是加强团队建设的重要方法。它有利于在一个团队中营造大家都积极参与的良好的氛围，尤其是利用团队学习中的“深度汇谈“的方法可以达到团队所有成员推心置腹、自由交流的开放程度，秘书群体有善于经常组织团队学习，让大家自由交流和沟通，这将有利于加强秘书团队建设3.3.5系统思考系统思考可以帮我们认清整个变化形态，并了解应如何有效地掌握变化，可以使我们重新认识到自己与所处的世界的关系，转变我们的观念，使自己逐步适应目前的处境。秘书人员应该建立系统思考的思维方式，这样才能促进相互间的理解和合作，化解各种矛盾，促进团队建设。4、结论随着全球经济一体化进程的加快,世界范围内的经济竞争日益激烈,而各国之间开展的多项合作也越来越频繁,团队合作也是越来越重要,因此，无论是办公室中的秘书班子，还是企业或者是组织中，我们都应该发扬团队精神。我们国家这个大团体是由无数个小团队组合而成的。只有每个小团体都做到协作、奉献和实干,大团队才能乘风破浪扬帆远航。作为团队的每个成员都应该担起这份使命,珍惜这份光荣,依靠团队,共创辉煌。参考文献：1王青.团队管理M.企业管理出版社.2003.122赵忠利.现代秘书心理学M高等教育出版社.2004.43陈贤华.秘书工作论M四川大学出版社.2000.11 4廖小鸥.第一次当秘书J.企业管理出版社.2002（4） 5郝云.论团队精神与企业评德姆塞磁的企业理论J.经济论团.2005(08)6宋渊洋. 提高团队的绩效J.经营管理者.2006（03）