餐饮企业采购及库房管理制度.docx

餐饮企业采购及库房管理制度目录一、采购及供货管理制度2二、供货定价制度3三、库管制度4四、仓库安全管理制度7五、仓库物资管理制度8六、盘点制度9一、采购及供货管理制度（一）采购程序1、各部门需要零星物品购置时，应由该部门组长填写申 购单一库管签字一部门负责人签字一总经理签字一采购实施购 买。2、采购人员购货时，须对多家（三家以上）进行价格、 质量比较；供货商定向送货的不得高于既定价格标准。（二）采购方式的确定1、对于用量大、消耗快、周转频繁的原材料，应该选择 供货商送货的方式。2、对于使用频率低，不容易集中采购的零星物品及餐中 断档急需物品可由米购人员米购。3、采购方式上采用”定点、定价、定时”采购原则。4、对于一些特殊的原材料可由外地发货，按计划定期申 购。（三）供货商进场程序1、供货商的寻找原则上由采购主管负责，总经办主任、 财务会计协助；2、供货商进场首先与总经办主任接洽，总经办主任在财 务会计的协助下（财务会计全程参与），谈妥相关合同细节（以酒楼合同范本为标准合同格式），经总经理审查批准后， 由总经理出面代表酒楼与供货商签定合作协议。3、总经办以书面形式通知财务会计、库管及相关使用部 门负责人，并将已签定的合同（协议）送交财务部一份备档， 另一份留存备查。（四）供货商处罚程序1、凡供货商违反相关合作条款（送货不及时、原材料质 量问题、拒绝送货、配合工作不到），到由总助、行政总厨、 财务会计、库管告知办公室；2、办公室了解事情原委后，由办公室主任作出处罚决 定，开出罚单；3、办公室所开罚单交总经理审批；4、办公室将对供货商的罚单交财务部执行，财务部在结 算供货商款项时按罚单标准予以扣除。二、供货定价制度（一）原材料市场价格调查1、酒楼每月组织供货市场调查不得少于两次，且应填写 市场价格调查表，写明市调时间及地点，各参加人员在市调表 上签字。财务会负责调价表格打印、价格记录工作并负责调价 表保管。2、市场调查由总助、行政总厨、总经办主任、财务会计 组成，具体由财务会计召集。3、市场调查时间定于每月X日，如恰逢周末，应作适当 顺延。（二）定价程序1、每次市场价格调查后，应及时制定当期的供货商品执 行价格，先由总助、行政总厨、总经办主任、财务会计、采购 主管初定，再交总经理审定后，最后交董事会审批。董事会审 批后将执行价格以书面形式交财务部执行。2、原材料采购定价标准处在批发价和零售价之间（即高于批发价低于零售价）。3、价格调整：因市场变化情况特殊，供货商提出价格调整要求，首先由 供货商报总经办主任，总经办主任了解相关市场情况后与总 助，财务会计碰头商量定出调价草案，再报总经理审批。（三）供货商的更换与续用在合作过程中如发现供货商有不履行合同的行为，且经沟 通后无效，由总助、总经办主任、财务会组成审查小组，集体 讨论决定是否更换、续用，然后报总经理最后裁夺。（四）货款的支付1、货款的支付应尽量不通过采购，若因特殊情况必须经 过采购时，须由采购填写借款单，并由总经理批准后方可借 款，借款后应在3 （次）日内报销冲帐；2、供货商的货款支付，由财务会计向总经理报付款计 划，并在付款前填写请款单经签字批准，方可付款；3、双因特殊原因，未及时付款的供货商，由财务部会计 负责进行协调，必要时由总经办主任协助。如经财务会计、总 经办主任协调未果报总经理处理。三、库管制度（一）库管工作的基本要求必须真实反映本店经营所需的各种物资的进、销、存情 况，为财务提供原始、真实、准确的营业成本资料，必须对库 存物资的安全、完整负责。（二）库房的工作环境要求1 库房物品堆放必须按品种、规格分类存放，整齐有 序，贴上标签。各类物品不得杂乱混放。2、保持库房地面整洁、卫生、干燥，搞好”六防”工作。3、闲杂人员不得随意进出库房。（三）库管计量、计算工作要求1、库管员开单或记账时前后使用计量单位必须统一，若 出现计量单位混用所造成财务混乱、成本反映不真实等损失， 由库管员承担。如：酒水入库不能按箱、件为单位，应以其完整的最小计 量单位”瓶”为入出库计量单位。2、对菜品计算重量时，必须以市斤或公斤或克为计量单 位。如：菜、鱼、肉食、米面、菜籽油等。3、对每种进出库物资的计算，采用先进先出法，金额要 求保留小数点后两位。（四）库管员日常工作规范1、库管员应与采购员、各挡口厨师长密切配合，保持台 理的库存量，严禁缺货现象的出现。2、库房验收货物时，应与质检员等一起对货物质量和数 量进行检查；对于零星采购的物品，要检查是否执行申购手续，未执行申购手续的，库管员有 权拒收入库；属特殊情况，口头申购的，应事先通知库管；库 管员应严格按采购验收标准组织入库物资的验收。3、库管员有权拒收变质、过期、假货等伪劣物资入库， 对于水发货、菜类等可根据实际扣除一定比例的水份杂质。4、根据验收合格的物品，据实填写鲜活食品验收单”、” 入库单”，经厨师长、库管员或供货商经办人签字生效，此单 一式四联，第一联交供货商作为结账凭据，第二联库管员自留 登记库管账，第三联按存货类别送成本核算小组，第四联按供 货类别汇总送交财务室.5、坚持原则，除小修理材料、零星办公用品外所有存货 必须开具入库单或验收单，未经财务主管批准不得擅自寄存物 口口口 O6、所有供货商提供的赠品必须验收入库并开具”入库单 ”,出库应填制领料单L7、不得虚开、补开、漏开、单联填写入库单，必须整联 复写，违者追究库管员经济责任乃至刑事责任。8、货物入库后，库管应按类别、品质特征、进货批次分 类存放，并填制标签。9、领用物品应由领料经手人填制”领料单”，相关部门负 责人、库管员及领料人签字后，库管员方可发货，并填制”出 库单”，出库单一式四联，一联由领料部门存查，一联库管自 留登记库房账，另两联按存货类别汇总于第二天送财务室。10、库管员所管物资不准擅自借出，违者应承担经济责 任，物资调拨须履行相关手续。11、发出存货实行"推陈出新、先进先出、按规定供应、 节约用料的发料原则，随时对存货进行检查。对贪图方便违 反发料原则造成的存货变质、失效、霉烂等损失，库管员应承 担相应经济责任。12、库管员根据正确无误的入、出库单，随时登记库房明 细账，做到数字清晰、名称规格齐全、及时结出余额。13、库房账要求日清月结、内容完整（摘要、品名、数 量、单价、金额、规格、结存数、本月合计数、本年累计数、 接前页、过次页等）账实相符、账表相符。14、对滞销或质量不佳、过期的干杂、低值易耗品、物料 用品和燃料等，退货时应开具"红字入库单”。15、每天按时向财务室上报前一日存货进销存情况，每月 末应对存货进行现场盘点，并填制盘点表。若存货发生盈亏， 应随即查明原因，经批准后作出相应调整。16、所有发料、进料凭证、供货商所送物品定价通知书等 按月进行装订，妥善保管。17、每日检查存货，并使其符合最高储备量及最低储备量 标准，低于最低储备量应及时打申购单，经财务会计，总经理 签字后通知供货商送货。四、仓库安全管理制度1、酒楼仓库除仓管人员和因业务、工作需要的有关人员 外，任何人未经批准，不得进入仓库。2、因工作需要进入仓库的人员，在进入仓库时，必须先 办理人仓登记手续，并要有仓库人员陪同。严禁独自进仓。进 仓人员工作完毕后，出仓时应主动请仓管人员检查。3、仓库内不准会客，不准带人到仓库范围参观。4、仓库不准代人保管物品，也不得擅自答应未经领导同 意的其他单位或部门的物品存仓。5、任何人员，除验收时所需外，不准试用试看仓库商品 物资。6、仓库范围内不准生火，也不准堆放易燃易爆物品，严 禁在仓库内将电线私拉乱接。7、仓库应定期检查防火设施的使用实效，并做好防火工 作。8、仓库内的物品要分类储放，仓库内保证货架与主通道 有一定的距离，货物与墙、灯、房顶之间保持安全距离。9、仓库内的照明限60瓦以下白炽灯，不准用可燃物做灯 罩，不准用碘钙灯、电熨斗、电炉、交流电收音机、电视机等电器设备，化工仓库的照明灯具 应设防爆装置，仓库内保持通风。各类物品要有标签并标明品 名、规格、性能、进价。10、仓库的电源开关要设在门口外面，要有防雨、防潮保 护，每年对电线进行一次全面检查，发现可能引起打火、短 路、发热、绝缘不良等情况，必须及时维修。11、物品入库时要防止挟带火种，潮湿的物品不准入库。 物品入库半小时后，值班人员要巡查一次安全情况。物品堆积 时间较长时要翻堆清仓，防止物品炽热产生自燃。五、仓库物资管理制度1、酒楼仓库的仓管人员应严格检查进仓物料的规格、质 量和数量，发现与发票数量不符，以及质量、规格不符合使用 部门的要求，应拒绝进仓，并立即向采购人员递交物品验收质 量报告。2、经办理验收手续进仓的物料，必须填制”商品、物料进 仓验收单”，仓库据以记账。物料经验收合格、办理进仓手续 后，所发生的一切短缺、变质、霉烂、变形等问题，均由仓库 负责处理。3、各部门领用物料，必须填制”领料单”或”内部调拨凭单 ",经使用部门经理签名，再交仓库签字方可领料。4、仓管人员必须严格按先办出仓手续后发货的程序发 货。严禁白条发货，严禁先出货后补手续。5、仓库应对各项物料设立”物料购、领、存货卡”，凡购 入、领用物料，应立即作相应的记载，以及时反映物资的增减 变化情况，做到账、物、卡三相符。6、仓库人员应定期盘点库存物资，发现升溢或损缺，应 办理物资盘盈、盘亏报告手续，填制"商品物料盘盈盘亏报告 表”，经财务部会计和总经理批准，据以列帐，并报财务部会 计和总经理各一份。7、为配合采购人员编好采购计划，及时反映库存物资数 额，以节约使用资金，仓管人员应每月终编制”库存物资余额 表”，于次月3日前送交总经理、财务部一份。8、各项材料、物资均应制订最低储备量和最高储备量的 定额，由仓管根据库存情况及时向采购人员提出请购计划，采 购人员根据请购数量进行订货，以控制库存数量。9、仓管因未能及时提出请购而造成供应短缺，责任由仓 管部承担。如仓库按最低存量提出请购，而采购人员不能按时 到货，责任则由采购人员承担。六、盘点制度（一）盘点范围及要求1、盘点范围包括：现金、存货、固定资产。2、各项财务账册应于盘点前登记完毕。对盘点期间已收 到而尚未办妥入账手续的物资，应另行分别存放并予以标示。（二）存货盘点1、存货盘点包括原材料、燃料、物料用品、低值易耗 品、库存商品。2、盘点方式：采用每月盘点和年终盘点。3、盘点人员：(1) 盘点人：由库管或实物负责人担任，负责点计数量。(2) 监点人：由各部负责人、财务会计担任，负责盘点监 督。盘点人员盘点当日一律停止休假，并按时到达盘点地点。4、所有盘点都以静态盘点为原则，因此盘点开始后应停 止财物的进出及移动。5、所有盘点数据必须以实际清点、称重或换算的确实资 料为据，不得以估计定数据，不得伪造数据记录。6、盘点完毕，盘点人员应填制”盘点表”，各责任人签 字，一式两联，第一联由财务部门留存，供核算盘点盈亏金 额；第二联留存各部门备查。7、鲜货及蔬菜采用”实地盘存制”确定成本，其他存货采 用”永续盘存制"确定成本。(三) 账实不符的处理1、账载数额如有漏账、记错、算错、未结账或账面记载 不清者，记帐人员应进行更正，情况严重者，报总经理、董事 长处理。2、账载数字如有涂改未盖章又无凭证可查、难以查核或 有虚构数字者一律报总经理、董事长处理。3、财物管理人员有下列情况，应报总经理处理。(1) 对所保管的财物有盗卖，掉换或化公为私等营私舞弊 行为；(2) 对所管的财物未经批准而擅自转移、私借或损坏不报 告行为；(3) 未尽保管责任或由于过失致使财物被盗，损失或盘 亏。