员工出差及费用报销管理制度实用文档.doc

Q/HBLHG05.02-2021-01员工出差及费用报销管理制度1适用范围本标准适用于公司所有正式员工。2 目的为了进一步规范公司员工出差管理工作，强化成本管理意识，合理控制差旅费开支，特制定本标准。3出差审批程序和权限3.1出差申请审批权限按出差期限划分：三日以内由部门经理批准，超过三日由总经理核准。按出差人员划分：总经理、副总、部门经理出差一律由董事长核准。3.2员工出差需要填写出差申请单，并详细填写目的、行程，按相应权限审批后，转人力资源部备案。如情形特殊事情来不及办理时，应于出差回来后3日内补填。否者，按缺勤处理。3.3出差人员预借差旅费，需填写“借据”，由部门经理、董事长或总经理签批方可借款；3.4因工作需要参加外出培训，须按公司培训制度审批通过后，再按相应出差审批权限，方可外出参加培训。3.5出差报告3.5.1出差人员参加行业会、设备交易会、展览会等大型的与企业发展有关的重要会议以及培训学习，出差回来后要及时以书面形式报告总经理及相关人员。3.5.2其它的出差以口头形式向有关人员汇报事情的完成情况。4 费用标准4.1 住宿费标准：项目北京、上海、特区天津、重庆及省会城市地级市县级市及以下董事长实报实销总经理副总经理总监180150130100部门主管（经理）级人员16014012080其他人员14012010070注：特区是指深圳、珠海、汕头、厦门、海南，直辖市是指天津、重庆。省辖市是指除省会以外的省辖及地级市。Q/HBLHG05.02-2021-014.1.1 50公里内出差，原则上应于当日返回，确因工作需要，经领导同意后按规定住宿标准报销。出差人员住宿费遵照“据实报销、超额自负”的原则，按实际出差住宿天数计算，在规定标准内报销，凡未实际住宿或采取其他方法住宿未取得正规住宿发票者，一律不予报销。业务人员出差在同一城市住宿七天以上，住宿费按八折报销，超过一月以上者按六折报销。长期在外地出差和长期驻外机构，应按照低于住宿标准的原则包租房住宿，包租房住宿应与出租方签订合同，并经主管同意，公司据合同报销。4.2 伙食补助费标准：项目特区直辖市及省会城市地级市县级市及以下董事长实报实销总经理副总经理80605040经理级人员70504030其他人员60403020补助费按标准填写差旅费报销单报销，超支自负，节约归己。4.2.2出差补助天数采用计算方法为算头不算尾特殊情况早上走晚上回的需由考勤人员签字确认。4.2.3出租车费除公司经理以上人员外其他人员不报销，特殊情况须分管副总批准后报销。4,2.4伙食补助的时间为6点到18点，凡是在此时段内离开公司不超过6小时者享受伙食补助标准的50%。4.3交通费报销标准：交通工具飞机火车轮船汽车董事长实报实销总经理副总经理董事长批准软卧及以下据实报实销二等舱及以下据实报实销实报实销经理级人员董事长批准硬卧及以下据实报实销三等舱及以下据实报实销其他人员旅途中符合乘卧铺从晚八时至次日晨七时之间，在车上过夜6小时以上或连续乘车时间超过12小时而未乘座卧铺，特快及空调快车按票价50，其它列车票价60予以补助。出差人员在跨地区途中可享受30元/人/天的伙食补助和40元/人/天的住宿补助4.3.3出差人员应按最简便快捷的线路乘坐车船，不得绕行。否则多支付的费用均由个人自理，期间按事假考勤。遇有特殊情况的，如春运无法购票的，其超标费用经主管经理同意且按权限审批后方可报销。5 报销5.1对方单位提供住宿、餐饮招待的或已报支交际费者，不享受相应补助。5.2出差期间必须的招待费、礼品费、 费、超过标准等费用，报销时说明原因，需由部门经理、总经理、董事长批准后方可报销。Q/HBLHG05.02-2021-015.3自带车出差的，报销过桥、过路费，不再报销车费。5.4出差人员到外地参加会议或各种培训，需提供参加会议或培训的通知。会务费或培训费凭发票报销，若会务费或培训费含住宿费、伙食补助的，与会人员不再享受补助；只享受市内交通费据实报销。5.5陪同客户出差原则上按上述标准执行，特殊情况需要提高标准的，经董事长批准方可实报实销。5.6出差人员应保留完整的车（船）票、住宿发票作为计算费用的依据。5.7两人以上人员出差，报销标准原则上按规定标准执行，随同上级领导一同出差的，按上级领导标准报销。5.8出差返回公司，须在十五天内填写差旅费用报销单，到财务报销差费，结清欠款；否则其预借差旅费在当月开工资时一次性扣除，不足扣除金额按公司同期个人活期贷款利率计息。5.9国外出差标准依据临时出国人员费用开支标准和管理办法【财行2001年73号印发的出国费用标准】执行。6附则6.1本标准解释权归财务部。6.2 员工出差期间，应与公司保持联络，不得关机，以便公司及时了解工作进展及员工安全情况。6.3 本标准自2012年1月1日起执行。公司其它规章制度里面若有与本条款相抵触的有关条款，以本标准为准。附加说明：本标准由总经理提出。本标准由财务部负责起草。本标准主要起草人：张合英、王爱利、李娜一、欣雨费用支出及资金支付审批规定第一条为明确公司有关费用开支管理和资金支付审批程序，确保公司经营管理活动的合理、有效，促进公司经济效益提高，根据公司实际情况，特制定本规定。第二条 适用范围四川省欣雨科技(简称欣雨)第三条 费用支出管理及报销原则一、 费用报销必须按制度要求办理相关申请、合同审核、询价比价、预算审核等相关手续。二、 在审核报销费用过程中发现违法违规及有损公司利益的事项，财务人员有权拒绝报销相关费用。三、 报销单据必须真实、合法、完整，原始单据必须用胶水粘贴；不符合要求的财务部予以退还。四、 公司各部门必须将费用控制在预算范围内；超出预算须按相关规定履行预算外审批手续。五、 公司公司日常费用费用实行年初预算、总额控制、分级管理、逐级层级审批。六、 公司日常经营费用公司费用按照“谁经办经办，谁负责”的原则，并实行归口管理。七、资本性支出包括对外投资、固定资产购置、办公室装饰装修以及设备设施购置等支出必须由使用部门书面形式向公司申请（包括可性研究报告、初步设计、技术方案等），资本性支出都必须经过董事长的审批后，方可支付执行。第四条 费用支出报销审批权限及流程1、 个人借支（2万元）、日常费用（1万元）、外协成本（5万元）、税金等费用 经办人 部门（项目）经理 欣雨财务部欣雨总经理2、 个人借支（2万元）、日常费用（1万元）、外协成本（5万元）、年终奖等费用经办人 部门（项目）经理 欣雨财务部 英黎财务部欣雨总经理英黎董事长3、总经理经办发生的费用，经英黎财务部审核后，由英黎董事长审批。费用审批权限和审批流程按财务管理、资金调度和费用、支出审批权限表（以下称“费用审批权限表”）执行。第五条 报销时间一、 每周一至五17:00点之前向财务部递交费用报销单据，财务部于每周三、四支付报销款。二、 每月最后一日17:00点为每月最后一次递交本月费用报销单据日。三、 每年12月31日17:00点为每年最后一次递交本月费用报销单据日（根据报销实际情况，可以适当延长一周时间）四、 凡属于本年度的费用，发票必须开在本年度，且入本年度的账务，不允许列支到下一年度；凡是下一年度报销本年度费用的，财务部将一律不受理；特殊情况须经公司财务负责人审批。第六条 费用报销注意事项一、 费用报销时，须使用公司统一印制的报销单或差旅费报销单，内容填写要清楚完整，一律用钢笔或中性笔填写，报销金额和所附发票金额必须一致，不得涂改，并准确填写附件的张数、报销日期。二、 所附的发票必须真实、合法、完整，符合如下要求方可报销：(一) 报销人必须凭正规发票报销，不得以“白条”或收据报销。(二) 发票上付款单位一定要写全称。(三) 数量、单价、金额必须准确完整，大小写金额必须相符。(四) 发票须加盖出票方的发票专用章，开票人姓名和开票的日期必须填列完整，(五) 发票必须印有国家或地方税务机关的发票（收据）监制章。三、报销审批手续必须完整：费用报销时须判断是否在预算范围内，日常费用报销原则上须在费用发生后20日内报销；特殊情况须向公司财务负责人同意后方可报销。第七条资金支付审批程序 一、个人借款：1、借款范围：个人借款只能用于因公业务并履行审批手续；严禁因私人事务借款。2、借款审批权限和流程：按费用审批权限表办理。3、借款人对所借款项必须公款公用，不得挪用公款。4、借款超过10000元的，必须提前一天到财务部预约，以便财务部安排资金。5、因公事务结束后需按报销规定在费用发生后15日内冲账；（并在报销单右上角注明需冲销的借款金额）如不能按期结清的，须向公司财务负责说明，否则从经办人次月工资中扣除。6、财务部应及时督促，清理分类暂借款。二、提现出纳员提取现金用于日常报销，应填写用款申请单，经财务部审核后，出纳员方可提取现金。三、内部资金调度公司内部资金调度指公司开户的各银行间的资金调度，由财务部负责资金调度管理的经办人提出书面申请，或填写用款申请单，经财务部审核后方可办理。四、领导外出时款项的支付因公司领导外出，如属急需，在支付款项之前应在 中请示相关领导同意，事后应及时(在10天内)补办有关签批手续。第八条 费用支出管理规定 按综合部制定的差旅制度暂行规定执行二、业务招待费（一）招待费包括餐饮、香烟、酒水、食品、茶叶等其他支出。（二）招待费使用审批：业务招待人员原则上应事先填写业务招待费审批表，（表格详见附件）报批准人批准后可施行。特殊情况必须向批准人提前口头声明，获准后方可施行，事后必须补办手续，填写好招待时间、事由、招待人或单位，否则财务部予以拒绝报销。（三）招待费使用过程原则：1、业务招待费的使用遵循勤俭节约，效能优先的原则，能免则免，能省则省，严禁超支；2、业务招待费的使用只限于招待来宾用餐、礼物等不得挪作他；3、业务招待人员在招待任务完成之后须及时（24小时之内）凭招待费审批表和招待费用的正式发票办理报销手续，收据和白条一律拒绝报销。（四）业务招待费实行预算定额管理，不得超过营业收入的3%；职能部门控制在年度预算范围内。（五）业务招待费按季考核，季度业务招待费不得超过年度业务招待费的平均数，超过部分从各部门的当月奖金中扣回;年底进行全年统算，如全年不超过限额，以前月份所扣奖金予以退回。（六）各部门负责人对招待费的真实性、合法性负责，特殊情况报请董事长审批。三、办公费(一) 办公用品的购买需由指定供应商统一送货，供应商的选择需采用询价比价的原则确定（可定期考评供应商）。(二) 供应商送货后，由收货人签名确认，综合部负责人签名确认，供应商签名确认，一联存根，一联记账，一联客户。(三) 办公用品由综合部统一管理，办公用品保管人需登记办公用品台账，（使用人需要在台账上签字）定期盘点库存办公用品，财务部可不定期抽查、监督。(四) 办公用品如为信息设备（如u盘、键盘或鼠标等）由各部门申请向综合部，再由综合部统一购买，财务部监督验收。（采购中，财务部门必须做好询价工作）(五) 综合部须每月编制各部门办公用品领用清单，办公用品领用清单交各部门负责人签字确认后由综合部负责保管齐全。四、市内交通费(一) 员工因工作需要发生市内交通费，一般情况下只能报销公交车费，如遇特殊情况需由部门负责人批示后方可报销的士费;日常市内外出不得报销个人餐费。（含因业务外出市内考察）(二) 报销时，需附公交车票费用报销明细单（见附件），将乘车日期、办理业务的内容、起始地、目的地、金额等填写齐全（此费用可以一个月报销一次）。出租车费用报销时，需在出租车使用表上写明业务内容，起始地，目的地，金额。经部门经理审核后方可报销。五、薪酬福利费(一) 公司本部每月工资发放表由综合部编制，按费用审批权限表完成审批后方可发放。(二) 工资的调整、除工资外的其他薪酬福利、员工离职的结算按公司人力资源管理制度执行。六、机动车费（一）车辆的使用维修理：由公司指定维修点，需要维修的车辆到点维修与日常保养。（二）公司所有车辆由综合部统一办理加油卡，交纳油费，并收取增值税专用发票报销。 （三）车辆行驶路途中，确需要加油的，乘坐人员必须在加油发票上签字。（四）车辆费用报销：车辆的油费路桥费等相关费用报销首先由司机填制费用报销单，再按费用审批权限表完成审批后方可报销。七、职工教育经费(一) 职工教育经费实际支付时必须按照预算金额进行控制。(二) 根据规定，入职半年后的财务人员的会计证年审费用给予全额报销；参加中级或（高级）会计职称考试并取得证书的报名费和培训费给予50%的报销；(三) 公司各部门组织的大型培训费用，包括培训场地费、餐费、外聘培训讲师费、租车费等。需按审批流程审批后方可培训报销。(四) 培训需做好培训日志，课程要求，验收标准等；方便财务审核。八、福利费(一) 公司各部门发生的员工结婚贺金、丧假慰问金、员工生病探望，均由公司统一编制费用报销单，经各部门负责人签字确认后，费用在各部门列支。(二) 报销员工结婚贺金时，需附有员工结婚证复印件(三) 报销员工丧假慰问金时，由综合部制请示报告经批示后填报销单报销(四) 过节员工聚餐费用，由综合部统一报销。九、出租车乘座条件：1、目的地偏远，没有公共交通工具的；2、携有巨款或重要文件须确保安全的；3、收、发货物笨重，搬运困难或时间紧迫的； 4、陪同重要客人外出的；5、执行特殊业务或夜间办事不方便的；6、乘坐出租车，需经部门负责人同意方可报销；7、费用报销时需填写出租车使用登记表。十、 固定资产、低值易耗品固定资产、低值易耗品的采购由各部门根据需要向行政人事部提出书面申请，综合部根据公司现有资产、设备提出调拨或购买意见，报总经理批示，再经董事长审批同意后，由综合部统一购买，并建立资产明细账，详细登记资产的购入、使用情况。报销时需将经审批的申请单及资产入库单附在报销单后，作为报销凭证。十一、修理费用固定资产、低值易耗品、办公用品的修理统一负责，一次性修理费用500元以上需事先征得总经理同意，费用按照一般程序审批报销十二、外协成本费用外协加工成本费用支付，财务必须严格审查合同，无合同不得办理支付手续。十三、利息费由英黎公司代垫付的日常费用的等款项，暂按年10%计息（实际根据双方可调整），年末双方对账后，一次支付利息费。第九条 结算规定(一) 审批手续完整的报销单，即可在财务部办理结算手续：(二) 事先有借款的，由财务部开具收据冲减个人借款，报销金额小于借款金额，由借款人将借款的剩余部分交回财务；预借差旅费的，出差人员回到公司，一周内须报销；其他类别的借款，每月月底必须报账或还款，特殊情况事先在借款单上注明还款日期，由分管领导批准。(三) 不按规定日期报账还款的，按借款金额的5%按月计算借款滞纳金，部门负责人负连带责任，处以100元罚款，从本月工资中扣除。 (四) 事先无借款的，根据手续完整的报销单到财务部报销。第十条 预算外的费用追加申请程序：由各部门以书面形式申请，必须写明追加开支的理由、用途、金额，经过部门负责人审核，财务负责核准后，由董事长审批后方可开支，否则在这之前的超预算的开支由部门负责人自行承担。（表格见附件）第十一条 对违规审批、审核人员的处理为了加强财务管理，各部门负责人、分管副总（审核人）对费用的真实性、合理性要严格把关系；财务部对费用金额的汇总、费用票据的真实有交往进行审核时严格把关，对不认真行使或者滥用职权的违规审批、审核人员按以下规定进行处理。1、 第一次违规扣责任工资200元，并对违规者的审批、审核权利予以警告。 2、第二次违规扣责任工资500元，暂停审批、审核权利一个月，在此期间由直接上级或者授权他人代理其审批、审核权。3、第三次违规扣责任工资1000元，并对违规者取消起审批、审核权。第十二条 本管理办法解释权归属于公司财务部。第十三条 本管理办法自发布之日起实施，在执行过程中由公司财务部负责完善修订。费用支出与报销管理制度1、总则1。1、为规范公司财务管理活动、合理控制费用开支、规范费用报销流程,促进公司管理体系建设,特制定本制度 1。2、本制度管理范围包括车辆的维护、加油和路桥费、员工差旅、策划推广、办公设备与用品、会务接待、水电气、办公 与网络等费用的报销管理。1.3、本制度适用于公司所有费用使用的申报、审批、报销以及财务账务处理的管理。2、审批原则2。1、坚持费用“有规可依、有据可查、计划管理、分级负责”的支出与报销准则。2。2、按照“合理开支、严格控制”的管理原则,执行“前帐不清，后款不借”的控制要求。2。3、由各部门负责人对本部门报销费用用途的真实性、合理性进行一级审查，由综合管理部负责人对各部门需报销费用使用的规范性进行二级审查，由财会部门对报销票据的合法性、规范性进行三级审查，由总经办进行最后的审核批准。 3、审批与报销流程审批分为财务审核和财务批准。财务审核由会计负责，财务批准由总经理或经总经理授权的副总经理负责。3.1、部门负责人对费用报销人提交的费用单据和用途进行审核;涉及到差旅费用的，需要对“所因何事、去往何地、所需时间、预期结果以及费用预估"进行审核.3.2、综合管理部负责人对费用报销人提交的表单数据进行费用支出合理性的审计；对经过所在部门负责人审核的差旅费用单据,根据差旅费用标准和事项达成等情况进行审核。3。3、财务主管对相关数据的准确性、真实性和所提供票据的规范性进行审核.3。4、总经办对费用使用效果和支出的合规性以及何时予以报销进行核定。4、费用报销时间要求4。1、临时接待费、差旅费、会务费、办公费、行政后勤的生活与设备设施维修费、车辆维修费、加油费、路桥费、停车费和洗车费等,应在费用事项结束后的三个工作日内进行报销。4.2、属于主营业务涉及到的相关费用和履行业务合同产生的费用，其报销应在事项结束后的五个工作日内进行报销。4。3、如因会务或临时性业务需要在酒店或者饭店的接待(包括餐饮和住宿）以签单挂账方式结算的，以甲乙双方约定的结算时间进行报销。4.4、以签单挂账方式进行费用结算的，只能设定一个有签单挂账权限的人员，并报综合管理部和财务部进行备案.4。5、出差借款和差旅费用，如有特殊原因不能在规定时间内进行报销的,应在一周内办理报销手续。4.6、所有因公所借备用金或者差旅期间发生的费用或者其它应报费用未在规定时限进行报销的，自规定时限次日起按借款额的1罚款，每迟滞一天递增0.5个百分点的罚款。5、报销单据填写要求5。1、单据填写时,金额的大写小写必须易认与规范。5.2、格式单据表格中金额大写如遇空位，须用“”符号填写,金额小写数字前须加上“￥”符号填写。5。3、报销差旅费填写费用报销单,依据已审批的出差申请单，并附上差旅费用报销明细表。6、报销单据的要求6。1、对原始单据的要求6.1。1、有发票和没有发票的,须分开填写费用报销单。6。1.2、有费用发票的，发票必须真实、合法、准确和完整，费用报销人须对所提供的发票合法性以及与费用事项的一致性负责。6。1。3、没有发票的单据，必须标明具体项目和实际费用，不得出现模糊、涂改、挖补的现象。6。2、原始单据的粘贴：粘贴范围，应以粘贴单的大小为界,须紧靠粘贴单顶界和右界从右往左横向粘贴，覆盖粘贴的相邻票据间须留出一定间隔距离，票据较多时,可分行粘贴,不得竖向粘贴.63、原始票据必须按类别、大小规格分别粘贴，不可类别和规格都不分地混合粘贴。6。4、不符合上述规定要求的报销单据，综合管理部有权退回，财务部门有权拒绝报销。7、费用支付单据说明7.1、目前在用的涉及费用报销支付单据有借款申请单、费用报销单和差旅费用报销单三种。7.2、暂时未能及时取得发票或相关票据的,须填报借款申请单，按照临时借款办理；待取得相关票据以后，再根据程序进行核销。7。3、预支、预借和报销的款额超过1000元及以上的，原则上以银行转账的方式支付。特别情况下需要现金的，须经总经办批准.8、临时性费用需求的申报流程可以参照费用报销流程,个别差异点如下：8.1、须事先向综合管理部报备，按照程序进行报批，未经批准者一律不得报销。8.2、因情况特殊，不能在第一时间通过程序核定但确实急需临时性业务相关费用支出的,须 请示相关部门负责人及总经理，经 或微信或QQ非正式批准同意后,方可费用使用，待回到公司后按程序补办手续。8。3、户外拓展、外训、公司聚餐、年会等活动开展需要经费的，综合管理部或活动主办部门须拟定书面报告，载明活动类别、举办地点、参加人数、活动规格、预估经费等，经总经办核定后,由财务部门按照支付和报销流程进行预支和报销.9、业务接待与差旅用餐的管理要求9。1、非差旅过程中，因公司业务需要接待的，属于总经办接待层级的，由总经办自行安排；总经办以外的部门需要安排接待的，须经综合管理部报备，并由综合管理部报请总经办核准后，方可进行接待事宜。9.2、原则上，总经办以外部门在公司所在地的接待费用标准分为两个等级：普通级的，每人三十五元以内;特别级，每人七十元以内。9.3、总经办以外人员差旅中,因业务需要予以接待客户的，对方人数在三人以内，按照每人四十元以内标准执行；超出三人但在五人以内，按照每人五十元以内标准执行；确实需要提高招待规格的，必须经总经办核准并向综合管理部进行备案（原则上不得超出每人七十元的标准），方可进行。9。4、总经办以外部门人员差旅过程中，每人每天标准不超过五十元(不足整天的，按早餐十元、中餐与晚餐各二十元标准执行）;如因工作需要公司以外人员同行协助事务办理的，按照每人三十五元以内的标准，超出部分由事务经办人自理。10、业务接待住宿的管理要求10。1、因业务给予接待的人员需要安排住宿的，接待部门相关人员需要提前提交申请,在经过所在部门和总经办审批后转综合管理部给予安排和备案。10。2、接待安排住宿的,原则上以经济酒店和非星级酒店普通标房为首先，特别需要的,应经总经办核准.10。3、总经办以外部门人员差旅过程中需要住宿的,按照经济酒店优选、非星级酒店普通标房次选的规格执行；同性别二人及以上人员一起出差的,按照经济酒店或非星级酒店普通标房双人间标准;超出双人安排后的单数人员，可以增开房间。11、差旅过程中，如有接待方提供餐饮与住宿方面安排或由综合管理部等提前预定食宿方面的，不得再度提出相关费用报销申请.12、借款管理12.1、原则上试用时长不足半个月的员工不允许借款;特殊情况时,由其所属部门领导签字（视为担保）同意后方可。12。2、因公务所需借取备用金的，借款时应在借款申请单中写明“xx备用金借款”字样，由所在部门负责人签批后予以借款，该借款可在提交相关费用报销单冲抵后循环使用，当备用金使用项目结束时须并按归还到财务部门并给予该借款完结的手续办理.12.3、无论差旅需要或是备用金的申领，均须符合“前帐未清，后款不借”的原则。12。4、因业务需要长期驻外的部门或者个人，可按照经费预算的具体情况申请月度备用金.12.5、结束差旅或驻外或调职、离职等现象出现，必须回公司办理费用报销或财务结算手续.12。6、因临时接待、差旅、会务、行政办公文具用品设备设施购置与维修、社保、广告宣传、培训 、招聘以及车辆维修、加油、路桥、停车、洗车等费用，可在已经申请报批的前提下自行垫付或者预先借支.13、附则13。1、本管理制度核定权属总经办。13。2、本管理制度的制订、修订和解释权属于综合管理部。附图示