公司企业行政管理差旅费用管理制度3.docx
差旅管理制度1. 目的 ：为规范员工因公出差管理，有效控制差旅费用，提高差旅工作效率，特制定本制度。2. 适用 范围：适用于总部及下属公司所有因公发生差旅的管理工作。3. 职责 ：3.1 行政 中心 职责 ：负责本制度的制定、执行、监督 ， 对违反规定行为进行处罚。3.2 一级 部门 /大区 负责人职责：监督本部门/大区差旅管理制度执行情况，控制本部门/大区差旅费用、对本部门/大区员工违反制度行为予以纠正、对超规差旅申请进行审批。3.3 差旅 预订人职责：3.3.1 差旅预订人是 行政中心授权的一级部门/ 大区的差旅预订执行人，预订人需在行政中心备案。3.3.2 差旅预订人需按照差旅管理制度严格执行差旅预订流程。3.3.3 差旅预订人的手机需保持24小时的待机状态，随时与差旅公司保持联络。4. 交通工具：4.1 境内 、境外乘坐飞机：所有 员工搭乘航班应通过公司签约的商旅供应商选择经济舱。4.2 境内 （大陆地区）乘坐高铁：员工 乘坐高铁应该选择 二等座位 ，如选择一等座需与机票比价并由一级部门/大区负责人批准。4.3 地面 交通：出发 地和目的地有效 地面 交通方式包括火车、地铁、出租车或 巴士 ， 采用实报实销方式。5. 住宿：5.1 酒店 住宿说明：5.1.1 所有 员工均可选择不超过住宿标准的 酒店。5.1.2 酒店 住宿费用报销时 ， 行政中心根据差旅公司提供的费用明细 核对 住宿费用 ， 以员工 总 的 出差期间平均住宿费用 不超过 各 地区不同级别 员工 的酒店住宿限额为准。5.1.3 长期 出差 （3个月 内） 选择租房的员工，房租和水电气等报销费用的总和小于或等于 等值住宿限额 的 3 0% ，并以实际发生额进行报销。报销 时 需提供租房协议以及对方收款证明等有关票据实报实销。租房 时 ，因个人行为导致的对房屋及其内部设施设备进行的各种损毁，由个人承担，公司不予负责。因 个人 原因导致的房屋押金损失，公司不予报销。5.2 酒店 住宿 费用 标准： （RMB 元 /天 ）出差 目的地 /员工 级别G6（ 含）以上G 4 、G5G 1-G3中国 大陆北京 、上海 、广州 、 深圳10 00 元 （含） /天以下6 00 元 （含） /天以下350 元 （含） /天 以下其他 城市800元 （含） /天 以下4 00元 （含） /天 以下3 00元 （含） /天 以下6. 管理规定 ：6.1 流程： 所有差旅 ，均需要 提前 取得差旅审批。6.1.1 员工出差前需 通过邮件/线上 OA/线下纸版/APP (四种形式任选其一 ) 填写员工差旅申请表，并经 一级部门/大区 负责人审批通过后交差旅预订人。6.1.2 差旅预订人根据员工差旅申请表中的需求信息，联系差旅代理公司对需公司提前预订的机票、酒店进行预订并填写差旅预订信息。对超标的预订报一级部门/大区负责人审批。6.1.3 员工差旅申请表未审批通过前,差旅预订人仅提供相关信息查询服务,不提供预订服务。6.1.4 差旅人返回公司后，应及时在考勤系统中提报差旅请假单。6.2 票 务 预订规定 ：6.2.1 高铁 ： 6.2.1.1 高铁单程5小时 内 且 高铁票价低于折扣后机票价格时，员工应首选高铁 出行 。6.2.1.2 如 因 差旅 计划调整，导致 退票 、改签而产生的费用，经 一级部门/大区 负责人审批确认后，由公司承担 所 产生的费用。 未经 审批的其他 原因 ，由员工个人承担 所 产生的费用。6.2.2 机票：6.2.2.1 预订机票需提前，避免当天预订无折扣机票的情况发生。6.2.2.2 预订机票应首选出差时点前后一小时内的最低票价。如因特殊情况需乘坐高于最低票价的航班，需差旅人需将原因详细填写于员工差旅申请表中的情况说明处；如遇紧急情况，应以邮件或电话形式向所在一级部门/大区负责人申请，经一级部门/大区负责人同意后差旅预订人方可予以预订。对于此种情况，员工需事后补交员工差旅申请表。6.2.2.3 员 工差旅申请表由差旅预订人统一汇总并每月定期提报至行政中心备案，以便行政中心 做核查标准、数据分析等工作。6.2.2.4 预订机票，如出现更改航班、航线、签转、退票等情况的，由需求人写明原因报其所在一级部门/大区负责人审批同意后，差旅预订人方可予以更改。6.2.2.5 在满足员工公务要求的前提下，员工乘机应优先选择最低折扣经济舱 。6.2.2.6 各部门员工的机票费用 由 行政中心每月与公司签约的 差旅供应商 统一核对、结算，由财法中心按员工所属部门划分费用。6.3 酒店 预订规定：6.3.1 为确保员工住宿条件和安全，如无特殊情况，所有员工住宿应 在 公司 签约 的差旅供应商 选择 住宿 酒店。6.3.2 预订 酒店 时 需填写 员工 差旅申请表，经 一级 部门 /大区 负责人 审批 同意后方可 由 本部门差旅预订人预订酒店。6.3.3 如 差旅 供应商无法提供 出差目的地酒店或需随同客户住宿，员工需依照本制度5.2条款所规定的住宿标准自行安排住宿。住宿费用由员工先行垫付后，按公司报销规定进行报销。6.3.4 酒店预订需至少提前2日，避免出现当日预订无房情况。6.4 违规 处理：6.4.1 员工未经批准擅自出差,出差时间按旷工处理,费用由员工自行承担。6.4.2 员工出差 必须 使用公司签约的 差旅 供应商 进行机票 、 酒店预订，否则产生的费用， 公司不予以报销。特殊情况需经 行政中心批准，方可报销。6.4.3 对于未经一级部门/大区负责人审批同意而订购高于最低价格机票的，差额费 用 由差旅预订人承担。6.4.4 对于未经一级部门/大区负责人审批随意更改航班、航线、签转、退票或乘坐商务舱及以上舱位航班的等情况，差额费用由差旅预订人承担。6.4.5 员工预订机票 、 酒店 后未使用，且未提前通知差旅预订人取消预订而造成的各项费用损失，由员工自行承担。6.4.6 员工因私 预订 机票、酒店可使用公司 签约的 差旅供应商 ,但需向差旅公司说明情况,并及时以现金付费。如未及时现金付费,月底公司统一结算时,除付清应付票款等费用外,应向公司支付5%的手续费。7. 制定与修改：本制度由行政中心负责制定、实施、修改和解释，经 行政 中心总经理批准后实施，修改时亦同。
