图书馆组织文化课件.ppt

圖書館組織文化 林呈潢 2007年3月12日 5/31/20231 文化(culture)(一)n每一團體在學習解決外部調適與內部整合問題時，所創造、發現、或發展出來的一套基本假設模式。n一套象徵物、儀式、及傳說，藉著這套象徵物、儀式、及傳說，組織將基本價值和信仰，以及由這套價值衍生出來的行為規範和行為期望，傳輸給組織裡的成員5/31/20232組織文化產生-基本假設n組織文化的創造與發展，源自於組織解決外部問題或內部整合的需要。n外在適應：組織在應付外部環境時，如何發現一個適當位置。n內在整合：建立及維持組織成員間有效的工作關係。n組織的特定風格或處理事物的方法，通常稱為組織文化。n組織文化表現在成員穿著、社會化、互動的方式。5/31/20233組織文化的主要來源 n信念，理想和組織創辦人的價值觀。n組織成員的學問經驗進展。n新的信念，價值和被新進成員和領袖引進的假設。5/31/20234組織文化的主要來源(二)n當組織在解決外部調適及內部整合的過程中，組織成員可能發現某些基本假設前提、價值、或行為規範，可以提升組織解決內外問題的能力因此，n這些基本假設前提、價值、或行為規範，便成為成員所共享的信念與知識。5/31/20235組織文化組成的要素(一)n主體的象徵或其它傳達意義的行為主體的象徵或其它傳達意義的行為 圖書館的一些象徵如館員的辦公室空間、牆壁上裝飾的類型，辦公室的門開或關。n語言，分享的用辭，可以幫助組織的一致語言，分享的用辭，可以幫助組織的一致 圖書館中，常用各種不同的縮寫，如LC或AACR2被大多數的圖書館員使用，但是外人則少用。n組織內隱喻的標準或行為方式組織內隱喻的標準或行為方式 有些圖書館，所有的館員開會完全準時；有些圖書館，容易晚到。5/31/20236組織文化組成的要素(二)n標語是表達組織價值的片語或句子。標語是表達組織價值的片語或句子。這些標語或口號可以從組織的任務陳述中發現。n英雄人物是組織文化的榜樣。英雄人物是組織文化的榜樣。如果參考館員總能找到正確的答案、主任總能擺平讀者問題、館長總能夠防止預算被刪，在組織裡面即可能被提升為英雄人物。5/31/20237我們堅持的服務品質我們堅持的服務品質 舒適舒適 便利便利 資訊滿溢資訊滿溢 認真認真 親切親切 讀者滿意讀者滿意5/31/20238組織文化組成的要素(三)n重提組織內相關人物真正的重提組織內相關人物真正的(或想像的或想像的)，尤其，尤其是過去的神話或故事。是過去的神話或故事。強化組織的價值，所以這些故事會一再告訴新進的館員。n標誌特別事件典禮儀式。標誌特別事件典禮儀式。許多圖書館每年有典禮，在圖書館週期間，館員會做些社會化的工作。n所有的這些元素，甚至更多元素用來定義組織的文化。5/31/20239圖書館組織的共享哲學n圖書館重視讀者服務：圖書館的成員則體認讀者至上且滿足讀者的資訊需求，是圖書館的服務宗旨n強調工作的品質：圖書館員應加強館藏的發展及提升編目的品質n尊重館員的專業性：圖書館領導者應尊重館員的專業判斷，並提供專業成長的機會 5/31/202310組織文化架構-組織文化組織文化有三個部分組成-人工製品和創造物(Artifacts and creations)-價值(Value)-基本假設(Basic assumptions)5/31/202311組織文化架構-組織文化n人工製品或創造物(Artifacts and creations)這是指語言、典禮、制度、行為等形於外的文化 有三種表現方式 -言辭 -行為 -物質5/31/202312組織的人工器物和創造物 n指語言、典禮、制度、及行為等形於外的文化，是組織文化中最可察覺的部份n當無法觀察到組織的基本假設前提、價值、規範、及期望時，往往可以由這些可觀察到的人工器物和創造物，來加以研讀與推測n較常見的項目，可用言辭、行為、及物質三種方式來表現 5/31/202313以言辭表達的人造物 n組織藉由符號、典故、迷思、或術語言辭，來展現組織的價值與理想 n目前許多企業所採用的企業識別系統組織所採用的口號，對內可以增加成員對組織的認同，對外則有宣示組織目標的功能組織的典故，具有傳達組織所珍視的價值和行為規範的功能 n真實的典故可稱為故事，傳奇性的故事則稱為迷思5/31/202314以言辭表達的人造物(cont.)n圖書館要強調滿足讀者資訊需求的功能，則可用某一館員曾如何透過館際合作取得稀有的資料，讀者從而研發出獨特技術的事蹟等n圖書館可刻意的將此事件，流傳於館員與讀者之間此類的故事，一則可以使讀者瞭解圖書館的理念，一則可讓所有館員更清楚圖書館的目的 5/31/202315以行為表達的人造物 n組織所採用的儀式與慶典，是另一種表現組織文化的人造物n儀式是一種精鍊的活動，頗具戲劇效果，在保持與傳承文化方面，扮演著相當重要的角色透過儀式，可以幫助新的成員社會化、加強成員的忠誠感、及強調組織的價值，以確保組織凝聚的力量 n館內或館際的球賽、聯誼、及旅遊等活動，圖書館主管與員工打成一片，這些活動可增加組織的凝聚力與認同感 5/31/202316以物質表達的人造物 n組織的物質環境，如建築物、室內空間、傢俱、裝飾品、及成員的穿著等，都可反應個體的成員，在組織扮演的角色或持有的價值n例如，重視讀者服務品質的圖書館，能讓第一次進入圖書館的人，經由圖書館動線的規劃、空間的配備、及傢具設計佈置等，察覺其服務的精神n也可從館員辦公室的規畫、裝飾品的擺設、及館員的服飾，瞭解館員的地位與職掌 5/31/202317組織文化架構-組織文化n價值(Value)-強調解決問題方式的正當性。例如領導者 支持同仁在職進修 -說明組織所期望達成的目標及組織評鑑成 員的標準。例如讀者滿意度來評鑑館員工 作表現 -反映組織的規範，是一明確的行為法則。例如館員相互支援是很重要的 -組織的期望。例如期望館員發表論文5/31/202318組織的基本假設前提組織的基本假設前提 n組織文化的精華，是組織所擁有的一套基本假設前提，而這套基本假設前提的創造、發現或發展，起源於組織向來解決外部調適問題，或解決內部整合的需要n當組織面臨問題時，組織的領導者常根據自己的信念，設定解決問題的前提，然後提出解決問題的方案n若解決方案可行，且屢試不爽，組織領導者就會對這前提，經由認知轉型為組織成員所共同信仰的前提組織成員不只受此信仰前提的影響，也會將此前提教導給新成員，做為新成員知覺和思考相關問題的標準方法 5/31/202319基本假設前提n基本假設前提可分為五類：n組織與環境的關係、n真理的本質、n人性的本質、n人類活動的本質、n人類關係的本質 這些基本假設，因人而異5/31/202320組織的基本假設前提n在組織與環境的關係方面，組織成員可能認為人定勝天，或是人將屈服於環境的壓力n在真理的本質方面，有人可能認為真理來自權威，抑或是藉由個人經驗而學得的n在人性的本質方面，有人認為人性本善，也有人認為人性本惡n在人類活動的本質上，有人認為人類的活動是集體主義導向，有人認為是個人主義導向n在人類關係的本質方面，有人認為人與人的關係，應保持上下的權威關係，亦有人認為是左右平行的關係 5/31/202321組織的價值、規範、及期望 n組織的價值，反映組織的基本假設n組織的基本假設前提，是組織成員解決某種問題背後所根據的信念n而組織的價值，則強調此種解決問題方式的正當性 假定館員的工作效率和館員的在職教育相關，則館長會適度的表達充份支持館員在職教育的價值信念，並且編列經費，提供館員參加在職教育的機會 5/31/202322組織的價值、規範、及期望n組織的價值，說明了組織所期望達成的目標及組織評鑑成員的標準 n若圖書館成員皆持著圖書館是來滿足讀者的資訊需求的價值，不但說明圖書館的努力目標是滿足讀者，而且也顯示圖書館的管理者，將以讀者的滿意度，來評鑑館員的工作表現 5/31/202323組織的價值、規範、及期望n組織的價值，也反映了組織的規範n組織的價值較為抽象，組織的規範則是由組織的價值衍生而來，為一較明確的行為法則 例如館員間的互助合作，是很重要的，是圖書館的一個價值，各個部門的館員，要相互支援，則成為圖書館對館員的一種行為規範5/31/202324組織的價值、規範、及期望n圖書館要從事與業務有關的研究，是大學對圖書館員的規範，則圖書館員每年要發表一篇論文，則成為圖書館對館員的一種期望n組織的期望，若要有效的約束成員，則必須帶有制裁作用，如發表否則淘汰（publish or perish）n有了制裁作用，才能使館員順從組織的期望n期望的制裁，可以是正面的獎勵與認可，也可以是負面的處罰與排斥5/31/202325組織文化的內涵n組織文化的最深層為組織的基本假設與前提 n中間的第二部份為組織的價值、規範、及期望。n表層的第三部份的則為組織的人工器物與創造物。n第一、二部份是組織文化的實質內容，第三部份則是組織文化的表達形式 5/31/202326組織文化的功能組織文化的功能 一、組織文化提供成員一種對組織過去事件合理 的解 釋，因而使成員了解在未來事件中應 有的表現。二、當成員能夠認同組織的價值信仰和管理哲學 時，他們會認為組織所做的努力，是有意 義的、有價值的。三、當組織文化使成員產生社區意識時，成員所 共享的價值觀念，則成為新進成員社會化的 利器。5/31/202327組織文化的功能組織文化的功能(cont.)四、組織文化界定了組織的界限，成員會 以文化特質的有無，劃分團體成員和 團體外成員，成員對團體成員的期望 是有別於對團體外成員。五、組織文化具有控制成員行為，尤其是 禁制成員不當行為的機制作用。六、一個尊重人性的強勢組織文化，能提升組 織的生產力。5/31/202328了解在未來事件中應有的表現n組織文化使成員瞭解組織的歷史傳統和經營方針，當成員遭遇外部的適應或內部的整合問題時，組織文化提供了以往的經驗及解決問題的模式，使得成員有所依據，成員遇到問題時，可減低其焦慮與疑惑n以讀者服務為優先的專門圖書館，當讀者的要求與館員的工作程序衝突時，依據此圖書館一向的服務理念，館員可能會毫不猶豫的捨棄工作的常規，而對讀者提供特別的服務5/31/202329認同組織的價值信仰和管理n在此種認同下，自然的，追求組織的利益會大於追求個人的利益n若大學圖書館抱持教導學生善用各類的資訊資源為圖書館的最重要任務，則館員會將圖書館利用教育，列為最優先的業務 5/31/202330新進成員社會化的利器n新進的館員，若很快的適應該圖書館的特有組織文化，即所謂的入境問俗，對組織產生認同感後，則對工作較容易滿意 5/31/202331組織文化界定組織的界限 同樣是大學圖書館，某一大學圖書館就有別於其它的大學圖書館 5/31/202332組織文化控制成員行為n組織文化提供成員言行的適當標準，使得成員知道什麼話可以說，什麼事可以做n圖書館若有穿著牛仔褲有失館員專業形象的組織文化，因此館員在參考諮詢台工作時，則會穿著較正式的服飾，來執行專業性的服務 5/31/202333組織文化能提升組織的生產力n員工順服強勢的組織文化，即可能受到正面的獎賞與升遷，反之可能受到懲罰n這種組織文化成為員工行為的準則，可以幫助員工依據此規範將工作做好，也因而提升生產力n編書的數量是圖書館的編目組所重視的，編目組的成員則會以此為工作的目標，努力編目以達到滿意的數量 5/31/202334組織文化的負面功能 n組織文化的負面功能，通常來自兩方面n相互衝突的次級文化的存在相互衝突的次級文化的存在 n組織文化造成創新的阻礙組織文化造成創新的阻礙 5/31/202335相互衝突的次級文化的存在n由於成員的工作性質相近或經常互動，常常會逐漸發展出獨特的語言、習慣、和規範，以及對該組織不同程度的認同與奉獻。n每一組織可能存在兩個或多個相互衝突之次級文化。n這些次級文化，若順應該組織的強勢文化，則可增加工作績效。n如果違背強勢文化，則可能引起組織衝突的現象，造成組織整合的困難及組織效能的減低。5/31/202336相互衝突的次級文化的存在n相互衝突的次級文化的例子：n行政人員要求依程序行事 n讀者服務：讀者為優先 n技術服務：流程標準化耗費大量的時間與精力，來協調與溝通各耗費大量的時間與精力，來協調與溝通各個次級單位間的衝突個次級單位間的衝突 5/31/202337組織文化造成創新的阻礙n組織文化是長久自然發展而來，具有長期穩定性。成員一旦接受既有的文化傳統，則將視為理所當然；因此要成員放棄既有的文化傳統，將會受到抵制，且遭遇極大的阻力。n組織由於外在的變化，為了求生存，須要有所變革，組織既有的文化傳統，可能無法適應新的組織環境，而成為變革的阻礙。n若員工行為的一致性、價值標準相近時，在穩定的環境中，組織文化可能是一種資產，但在變動的環境裡，組織文化卻是組織的負擔 5/31/202338組織文化造成創新的阻礙(cont.)n組織文化影響館員對新科技的接受程度，遠超過其教育程度及對電腦的焦慮等因素，因此圖書館在引進新科技等變革時，應優先考慮各部門的組織文化 n哈佛大學管理學院的個案研究中發現，有百分之七十的再造工程的案例是失敗的而大部份失敗的原因，並非組織的成員厭惡新的組織架構或工作流程，而是成員們無法適應再造工程所導致組織文化上的巨大轉變(t end)5/31/202339