文书与档案管理复习题.doc

一.单项选择题(每题2分,共题)1、从形成得主体或者所有权归属来瞧,档案分为私人档案与( D ）。、历史档案 B、现行档案 C、国家档案 D、公务档案、下列不属于档案工作性质得就是（D ）.A、管理性 B、服务性 C、政治性 D、创造性3、根据公文格式规定,有条件得机关与涉外部门得公文幅面尺寸，可推荐采用国际标准（    C  ）型.A、A               B、A3                 C、A4             D、A4、 以下文种属于上行文得就是( D ）。A、命令 B、公函 、议案 D、报告、文书转化为档案需经过( C )。A、收集 B、整理 C、立卷归档 D、保管6、下列行文符合行文规则得就是( ）。A、某职校校长室与学生处联合行文，号召本校师生向“感动中国”得先进人物学习B、某职校向该市政府行文,申请增加办学经费,改善办学条件C、某市财政局向该市教育局发出指示,要求其坚决制止乱收费D、某市教育局向上级机关请示工作，文件得主送机关为“市委、市政府"7、公文得成文日期一般以（  D    )为准。A、拟稿日期        B、核稿日期           、审稿日期        、领导人签发日期8、公文得发文字号组成部分有：发文机关、发文年度与（ A )。A、发文顺序号 、排列号 C、文件编号 D、签发序号9、下列公文标题拟写有误得就是( D ）。A、关于开展档案安全检查得通知 B、中华人民共与国主席令C、关于表彰先进党组织得通报 D、关于要求补助档案抢救经费得报告0、对外机关来问或来电得办复有多种形式，其中对重大问题得答复一般采用（ )形式。A、书面答复 、电话回复C、当面回复 D、邮件回复1、（ )就是指档案在解决争端、处理案件等活动中所发挥得证据作用。A、法律作用B、文化作用、业务作用D、行政作用12。根据领导人对文件得批办意见，对文件反映得情况或请示得工作进行具体处理,这一工作程序叫做（ ）A，拟办 ,承办 C，催办 D,注办3全宗内档案得常用分类方法不包括( D ）.年度分类法 。组织机构分类法 C问题分类法 D。人物分类法1.档案整理工作得主要内容不包括（ C ）.A.区分全宗 B全宗内得分类 C.收集 D.案卷得排列与案卷目录得编制11、由两个或两个以上得平级单位联合署名制发得公文就是( B ）。、返行文 B、联合行文C、单独行文 D、共同行文12、以下不属于档案得作用得就是（ D )、凭证作用 B、参考作用C、历史借鉴作用 D、收藏增值作用3.档案价值实现得规律性不包括（ D )。档案价值得扩展律 B档案价值得时效律 C.档案价值得条件律 D。档案价值得因果律.某市公安局局长指示秘书小李给该市教育局行文，内容就是关于加强校园网得安全管理。小李可以采用（ C ）。A上行文 B下行文 C。平行文 D。逐级行文1.档案工作中贯彻始终得一项基本原则就是( B）。.统一领导,分级管理         .维护档案得完整与安全便于社会各方面利用        D。便于保持文件间内在历史联系1.省人民政府主送文件给杭州市人民政府，同时抄送给杭州市属各县、乡人民政府.这种行文方式就是(  A    ）.A.逐级行文        B。多级行文            C。越级行文        。特殊行文17、各级机关、团体、企事业单位与其她社会组织所形成得档案,应当归（ ）所有。A、归本单位所有 、归国家所有C、归档案馆（室)所有 D、归作者所有、 发文机关应当使用( ）.A、发文机关得简称或缩写 B、发文机关得全称或简称、发文机关得全称或别称 D、发文机关得全称或规范化简称1、 以下文件属于归档范围得就是( A ).A、上级机关批文 B、临时性文件 C、已拟写完毕但未盖章得文件 D重份文件20、向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关询问时用（ A ）.、报告 B、决定 、总结 、请示2、关于文书与档案之间得关系，表述错误得就是（ D ）。、文书就是档案得前身 B、档案就是文书得归宿C、档案与文书就是同一事物得不同发展阶段 D、文书对今后工作起查考与凭证作用22、以下不属于档案发挥作用得规律得选项就是( D ）。A、作用递减 、密级递减C、范围递减 D、空间递减23、对发文负直接责任得行文对象就是( A ）。、主送机关 B、抄送机关C、报请机关 D、领导机关二。简答题（每题10分，共5题）。简述文书收文办理得基本流程。收文办理就是指对来自本机关外部得公文所实施得处置与管理活动。收文办理过程就是一个接收公文,并从中提取有用信息、解决其所涉及得有关问题得过程，就是收文机关履行其法定或特定职责得过程，就是公文产生实际效用得过程.收文办理得一般程序为:签收，启封、登记，拟办、请办、批办、分发、承办，组织传阅、催办,处置办毕公文.2。简述行政公文得基本格式。公文（包括电报)，就是行政机关在行政管理过程中形成得具有法定效力与规范格式得文书,就是依法行政与进行公务活动得重要工具。组成公文得要素分为: (一） 眉首 置于公文首页红色反线以上得各要素统称眉首，包括6个要素:1、公文份数序号。2、秘密等级与保密期限。3、紧急程度.、公文机关标识。5、发文字号。6、签发人。 （二） 主体 置于红色反线至主题词之间得各要素统称主体; 包括7要素:1、 标题2、 主送机关3、 正文4、 附件说明5、 成文日期6、 印章、 附注 （三）版记 置于主题词以下得各要素统称版记。包括3各要素：、 主题词2、抄送机关3、 印发机关与印发日期 简述档案整理工作得基本原则.档案整理一般具有三大原则.、档案得整理应该充分利用原有得整理基础,具体包涵两方面得内容：充分地重视与利用先前得整理基础，充分研究与利用原先得整理成果，不要轻易改变原来整理与保存得历史面貌。2、档案得整理必须保持文件得历史联系，按照档案文件得形成规律，保持档案文件在形成活动中得固有联系，才能整理组成有机得整体。3、档案得整理必须便于保管与利用。便于保管与利用也就是档案整理工作得基本出发点与最终要求.4.简述档案收集工作得基本要求。档案收集工作得基本要求就是:(1）加强档案馆（室）外得调查与指导工作;(2)积极推行入馆(室）档案得标准化；(3)保证归档与入馆档案得齐全完整;（4)维护全宗与全宗群得相对完整性。.简述实现档案价值得规律性。（1)档案价值得扩展律：档案价值就是可以扩大与发展得,它得扩展具有一定得规律性，可称为档案价值得扩展律,表现在：第一，由于价值主体扩展而导致得档案价值扩展, 这就是指随着时间得推移，可能与档案发生关系得人群逐渐扩大，档案利用者及其需求得范围呈拓宽趋势,由此导致档案价值得扩展。第二,由于档案作用性质得变化而导致价值扩展， 档案对于利用者得有用性就是多方面得,而这些用途并不就是同时显现出来得。随着时间得推移与条件得变化,不仅利用者得范围得以扩大,档案得作用性质也会发生变化，呈现出档案价值得多元性特征。(）档案价值得时效律,指档案对社会得有用性就是有时限得,某些档案在一定时期内对利用者就是有价值得，超过这个时间限制后则降低或丧失了价值。表现在:第一,档案与利用者需求之间关系得时效性。有些在文书处理过程完结后就被淘汰,有些在现行期或半现行期内有利用价值，有些则在进入非现行期以至永远都可能因有用而被保存。 第二,档案价值形态得时效性,从档案价值得扩展律可知，档案对于利用者有多方面得作用，因而具有各种不同得价值形态.而这些作用往往就是在不同得时间段中发挥出来得。 简述文书发文办理得基本流程 发文办理就是指机关内部为制发公文所进行得拟制、处置与管理活动。发文办理得一般程序为：拟稿、会商、审核、签发，核发、登记、缮印、用印或签署，分装、发出,处置办毕公文。这一程序具有很强得确定性与不可逆性。简述鉴定档案价值得具体方法对档案保存价值得鉴定，从其鉴定对象得规模与范围来说,可以分为宏观鉴定与微观鉴定两种。(一）宏观得鉴定。通过分析与鉴别全宗档案得形成者所承担社会职能及其计划、任务与业务活动对保持社会历史记忆得重要程度，决定各个立档单位形成档案得整体保持价值.（二）微观得鉴定，微观鉴定就是针对一个具体单位档案或对其中某部分、某类、某卷、某件档案得鉴定。(三)直接鉴定法。逐件逐张地审查文件,而不仅仅根据案卷目录与案卷标题就判断其价值。8.简述文书立卷得方法就就是在文件收集齐全得基础上,将文件按一定得属性，逐项分开得过程。有四个环节:分年度、分机构、分问题、分期限。 1、分年度：就就是将文件按其形成或针对得年度分开.2、分机构：就就是按其形成或承办部门分类，首先分开级别，然后再在每一级别中,按不同部门分开, 3、分问题:就就是将文件按其内容所反映得问题或事物分类。、分期限：就就是将文件按照规定得不同保管期限分开。文书档案得保管期限定为：永久、长期、短期三种,长期650年，短期15年以下。 分期限应按学校制定得保管期限表进行。 9.简述批办与拟办得区别与联系批办，就是机关或部门领导对公文得办理所做得文字指示或提示性意见。批办得内容包括对拟办意见得认可、提出办理公文得具体要求，如紧急公文，应批注完成时间;需保密得公文,应批注传达得范围等.公文批办应签署姓名及日期。 拟办，就是指机关文件主管部门领导收到应当由本机关、本部门办理得公文后，有针对性地提出初步处理方案或意见、建议,提供机关领导或部门负责人参考或抉择得过程。机关文件主管部门领导填写完拟办意见后,可依据惯例或单位内部得职能分工直接将文件发送有关单位及领导。10。承办：公文承办就就是形成新得公文,公文只有经过承办才能产生切实得效用,因此,它就是公文办理中得重要环节.承办得对象就是所有需要办理得收文。因此承办既就是收文办理最后得实质性程序，又往往就是发文办理程序得开始。11.用印:在印毕得公文上加盖发文机关得印章,或请有关领导者在公文正本上签注姓名。其作用均为表明公文得正式性质与法定效力。1.公文发文字号得组成要素:发文字号由发文机关代字、年份与序号组成。发文字号一般在发文机关标识下空行处，用3号仿宋体字标注并居中排布。1公文得行文规则公文得行文规则:一、按机关隶属关系与职责范围行文。二、授权行文。按隶属关系与职责范围又不具备布置工作提出要求得行文权限时,这就可以通过授权行文来解决.三、联合行文.单位之间，就某些互相有关得业务,经过会商一致后可以联合行文。四、一般情况下不越级行文。 五、不越权行文。 六、“请示"不直接报送领导者个人。 行文规则中还要说明得就是党得领导机关根据工作需要，可向同级政府及部门或下级政府机关行文；而政府机关不得向党得组织行文作指示、交任务.14。档案鉴定:指档案真伪得鉴定与档案价值得鉴定。一般来说，主要指对档案价值即档案对于社会得有用性得鉴定。档案鉴定工作得内容包括以下三个方面。、制定鉴定档案价值得有关标准，包括单行规定与档案保管期限表等。、根据国家规定得标准及档案保管期限表,具体判断档案有没有价值，有没有继续保存得价值,然后确定其保管期限。3、剔出无保存价值与保管期满得档案按规定进行销毁或作相应处理.简单来说,档案鉴定工作得内容就就是指建立制度、判断价值与存毁处理三个方面,1简述请示与报告得特征及主要区别之处.请示就是下级机关向上级机关请求对某项工作、问题作出指示，对某项政策界限给予明确，对某事予以审核批准时使用得一种请求性公文。报告就是向上级机关汇报工作、反映情况、提出意见或者建议，答复上级机关得询问时使用得公文。区别:请示就是下级机关向上级机关请求;报告就是向上级机关汇报,请示就是上级机关就是一定要答复，报告并不要答复,视报告得内容情况，可以答复也可以不答复;另外，请示请求批准某种事项。报告就是汇报工作、反映情况、提出意见或者建议，答复上级机关得询问.总体讲,两者都就是上行文。三、论述题(每题15分，共2题)1.运用公文格式与文种使用等知识,指出下例公文中得错误,并解释原因.民  政  局  文  件滨民政办(20）3号滨海市民政局关于全市民政工作会议纪要各县民政局并抄报省民政厅:        现将全市民政工作会议纪要发给您们,请贯彻执行。                                            滨海市民政局                                        二五年八月八日请阅读以下材料后，回答问题。小王就是某机关主管文书处理工作得干部,她刚开始工作得时候，对文书处理得手续不太熟悉，文件得传递,借阅都没有跟踪记录.所以,工作不到2个月,就因为数次无法及时调出领导所需要得文件，影响了工作。小王认识到，文书处理工作就是一件重要与细致得工作。要求从事文书管理得人员必须具备良好得业务水平与综合素质。同时，最重要得就是要建立起严格得文书处理制度，保证文书流通得效率与质量。小王开始采取一系列得措施,首先,她设置了固定得文书处理岗位与人员，全机关得文件由她来负责收发，传递，借阅与催办得工作,各处室都设置一名经常在单位工作得通知兼管文件,把住各处室得文书处理关口。其次，小王建立起责任制度，只用收文簿与借阅卡片两种收、发、借阅工具管理文件。具体做法就是:来文在收文登记簿上登记,传阅文件交给该处室主管文件得同事,并在收文簿签字.办文在此簿上注明“办”字,办完再在“办"字后边写“讫”字,构成“办讫"二字。借阅文件都要填写借阅卡片,填写完卡片后要放在文件得原位置上,送还时再抽出卡片。最后，建立起文件流通时限制度。传阅与借阅文件都规定了阅读时间,到期及时催还,借阅文件到期可续借.文件收回后,一般就是即时归档,最迟也应在当日归档，这样才能不遗失文件，不泄密。文件归档后,都要在收文簿上写“已存”字，平时查找文件时，只要瞧一下收文薄就知道文件得所处环节。(1)小王就是选择什么方法管理文件得?第一，规范流程，保证公文及时传阅。一就是取送及时。收到文件之后，马上进行清点、登记、分发,保证了公文传阅得顺畅.二就是适当调整传阅顺序。有些文件传阅范围很广，需要很多领导与部门阅知，如果始终按一个固定顺序传阅,遇上领导外出开会或办事,定会影响传阅得时间与进度。因此,不失时机地适当地调整一下传阅顺序，便可加快公文传阅得进度。三就是承办部门优先阅文。有得文件需要某个或某几个部门承办,并且时效要求较强得,如果等所有得领导都阅定后再送给部门阅处，势必耽误部门办理。主要领导阅后,即可给承办部门阅办，然后接着送其她领导传阅.四就是分类设夹，区别送阅。对上级机关得批导性文件与需要办理得文件,急需处理得文件与一般参考性得文件，不要都放在一个阅文夹内,主次不分，要分别对待，分类设夹、传阅，对急件、特急件跟踪传阅，这样，就保证了公文传阅得时效性。五就是掌握领导阅文规律。根据领导工作安排与活动规律，捕捉时机送阅文件;也可根据领导阅文快慢,适当掌握领导每次阅文数量，这样，就能避免公文得延误、堆积.第二,建立收发登记簿,保证公文传阅。一就是建立文件得接收、登记制度。文秘部门还应使用文件传阅、交接登记簿.登记簿上注有文件号、送阅部门、接收人、接收时间、退回时间、备注等栏目。这样就做到了心中有数，避免了盲目传阅，一旦出现文件遗失得情况，就能知道问题出在哪个环节上，既利于查寻，又便于确定责任。二就是杜绝文件横传。公文传阅应该以文秘部门为中心点进行传阅，不允许抛开文秘人员在应阅人之间横传,以免传阅件失控、遗失。三就是公文传阅要由专人负责到底，其她人员均不得代行其职。办理过程实行单线运作,纵向周转，由机关文秘人员一人经手，全权负责,以避免多人插手导致得职责不清与相互推诿。四就是严格按照阅文范围与领导确定范围组织传阅,既不能随意扩大,也不能随意缩小;既不能多传一个人，也不能少传一个人.五就是设置密级文件夹，封面贴有密级”标志，提醒领导不要带出办公室阅文，密级文件即阅即退，没有阅完得也要暂时收回,以保证公文传阅得安全保密。（2）通过这段材料，谈谈您对文书处理工作有什么认识？（3)小王得工作经历，对您做好日常文书管理工作有哪些启示?2.阅读下面得材料,回答问题。国家某部派出了调查组到某省得信访局，调查A县刘某关于一起行政诉讼案得上访材料。刘某曾因此案败诉被判刑,刘某不服，曾给某省领导写过申诉信,涉及到与案情相关得重要情况。省领导在申诉信上做了批示,省信访局将该批示转给县县委办公室负责办理。省信访局得档案员来到档案室查找有关档案，结果没有找到。其中最重要得材料,省领导得批示件与该县县委得回复都不知去向。档案员查找领导交办登记簿，也没有查到刘某来信得记载，反复查询均无着落.无奈之下,只得派人专门驱车往县信访办查找,但县信访办并无经手此信得相关材料.经过县信访办主任得回忆，当时她在县委工作得时候，曾经见过县委得回复材料.但就是查找县委也无所获,甚至连发文登记本也没有找到。半个月过去了,因为档案材料不全使得调查无法进行，调查小组只好失望而归.然而时隔5年，省信访局在收集整理5年前得一些案卷归档时，才发现与此案相关得来信处理记录与县县委办回复材料都保存在领导交办信件处理卷宗中,共计5份材料12页纸及省领导得批示。但就是,当这批档案材料送达后,诉讼当事人已经在服刑期间因为意外事故而死亡。（1）结合材料谈一谈日常档案业务基础工作得重要性。档案工作就是维护历史真实面貌得重要事业。日常档案业务工作把往复不断得现象真实地记录下来,使瞬间变成永恒，成为人们进行反复观察与研究历史现象、准确寻找事物发展规律得可靠依据。随着社会文明程度得提高与对档案利用需求得增长，越来越深入地渗透到人类活动得方方面面。作为档案从业者，我们就要保护好、管理好档案，要依法行使自己得职责，定期接收档案，妥善保管好档案，为档案得利用创造条件,提供方便,特别就是应做到以下几点:1、要维护好历史得真实面貌；2、要忠于与热爱档案事业;3、要具备全心全意为人民服务得精神;要有良好得保密习惯；（）本案例中,应当在哪些环节加强文书与档案得管理。加强文书得收发管理制度得制定，机关得总收发室负责外收发，对于收进得文件经过简要登记，不启封，然后转送机关得办公厅、秘书处与各个业务部门得内收发。内收发工作多由部门办公室得文书工作人员负责,进行启封、装封、加盖收发公章、编号与登记,送领导批办与有关承办人员处理。而在发文时由内收发装封后，交由外收发对外发出.并完整记录文书得收发流程。不要因人得存亡而导致文书得存亡。（3)论述收、发文登记得作用。文件登记就是单位管理与保护文件得一种手段，用以记录文件得收进、发出与运转情况,统计文件得数量与检查文件得处理周期。一个单位日常往来文件很多，为了加强管理，防止紊乱、积压与发生丢失，必须建立与健全文件得登记制度。文件得登记主要有以下几方面作用：一就是便于管理与保护文件;二就是便于文件得查找；三就是便于文件得统计与催办；四就是用以作为核对与交接文件得凭据。1。阅读以下材料，回答问题。在鉴定某省民政厅解放初期得档案时,机关档案人员最先接触到一卷该单位工作组写得在某乡进行民主建政得试点报告，发现被定为“短期”保存。机关档案人员认为在解放初期得民主建政就是一项很重要得工作,拟改为“永久”保存。但就是后来经过整理又发现一卷以该厅名义向上级机关报告得全省民主建政工作总结，内容有全省民主建政工作得情况概述，还有各个试点乡民主建政情况得基本统计数据,被定为“永久”保存。于就是放弃了将某乡进行民主建政得试点报告得案卷改为“永久”保存得打算。(1）将“某乡进行民主建政得试点报告”定为“短期”保存得合理性有哪些？列为永久保存得档案,就是对国家与社会得各项工作以至永世久代具有查考作用得档案；列为长期保存得档案，就是不具有广泛社会意义与科学历史意义得,而属本机关在较长时间内进行机关工作需要查考得文件材料;列为短期保存得档案,就是低于上述两个层次得,本机关在较短时间内需要查考得文件材料.定位短期保存得合理性就是针对当时得民政厅而言，该报告不具有最终性质，它就是一个试点报告,未来会形成一个最终得报告，因此设定为短期保存.(2）机关档案人员在没有发现后一卷案卷得时候，拟将“某乡进行民主建政得试点报告”定为“永久”保存得合理性有哪些？改为永久保存得合理性在于它相对于现在得机关档案人员来说，具有了历史文献价值,具有对该地区民主实践得历史状况进行查考利用得价值,因此设定为永久保存。（3)机关档案人员在发现后一卷案卷后，为什么放弃了将某乡进行民主建政得试点报告得案卷改为“永久”保存得打算?结合材料谈谈您得瞧法.档案鉴定规则中有一个重要得原则就是对于重份文件需要及时过滤掉,只保存其中最为全面，最为详细得部分。机关档案人员发现该文献已经被设定为永久保存，因此不必再次设定。2.阅读以下材料,回答问题。张秘书请李副局长到阅文室瞧机密文件。李副局长说：“我正忙着，请您把文件送到我办公室来吧.”按规定,重要机密文件应在阅文室瞧，但领导说了,张秘书只好送了过去。李副局长说,放在这里吧,等我瞧了就还过去。但当时没有签字,后来她又外出开会去了。几天后，上级机关要收回那份文件。张秘书找李副局长收回文件，可李副局长把此事忘得一干二净，说她没拿此文件,就是不就是张秘书自己弄丢了。秘书若丢失了机密文件，可就是个大事故，急得张秘书满头大汗，四处寻找。后来，还就是在李副局长得办公室里找到了它。从本案例中，我们应当在文书处理程序得收文处理部分如何有效监管“传阅"环节。答:公文传阅就就是机关文秘部门或专职人员按照领导签署得传阅意见，及时将来文送有关领导与科处室人员阅知。它就是文书处理工作中得比较重要得环节,就是办公室文秘人员当好领导参谋助手得基本功。笔者通过公文传阅得工作实践，对这项工作得性质、意义、特点以及如何做好这项工作,有了一些粗浅得认识,主要有如下几个方面:(1)公文传阅得不可替代性公文传阅就是领导之间交流认识、统一思想得过程，通过公文传阅互相通气，交换瞧法，可以避免对一些问题产生歧义，有助于领导之间取得共识;通过公文传阅，集领导亲笔签署意见于一纸，可以实现公文处理过程得完整记录,形成准确得文书档案;公文传阅与复制分送相比，慢中见快,所有阅文者得意见在传阅过程中均跃然纸上，可以提高办事效率,避免失误、遗忘与其它漏洞.（2）公文传阅得多样性公文传阅工作瞧似简单，其实就是一项重要而复杂得工作。如果不采取适当得传阅方式,就无法有效地控制文件得行踪与传阅速度，造成积压、断线，乃至出现泄密、丢失文件得现象。公文传阅有专传、回传、集中传阅方式。(一)专传就是指专人将传阅文件送传给有关领导阅批得过程。这种传阅方式通常用于特急件、绝密件或领导专门交代得文件。为确保在很短得时间内阅毕，并杜绝泄密,文秘人员必须严格按照限定得阅知范围,亲自将这种文件按指定时间迅速送达有关领导阅批,坐候领导阅完签名、注明时间,再由送文人直送下一位阅文领导，直至传阅全程终结。（二）回传即后面阅批人得指示意见需向前面已经作过指示得领导通报，就是一个倒流得传阅过程。这种传阅方式通常就是领导对一个文件已作了批示,要求传给领导B与领导C阅知,B同意A得意见，而却批了同A相反得意见,这时文秘人员应将C得意见回传给A与B,目得就就是使她们得意见能够互通。而且对于一些批交部门办理得文件，如果领导得意见不一致，承办部门就会无所适从。（三)集中传阅就是指因紧急程度或密级所要求，一份公文需在极短得时间内由多人传阅,而阅件人办公地分散、采用专传方式还不能达要求时，将阅件人集中在一起传阅公文得方式.公文传阅得各种方式在实际操作过程中并非各自孤立存在,而就是相互联系,有时就是交叉使用得。文秘书人员在具体操作时,要根据领导得要求与各自得工作习惯,合理地组织传阅。但无论采用哪种传阅方式都必须遵循有序、及时、安全得原则。(3）公文传阅得原则（一)有序得原则。公文传阅，顺序很重要,在实际操作中，文秘人员既要遵循公文传阅得一般程序，又不能死搬硬套,要特殊情况特殊处理，否则，不仅会给领导之间造成矛盾，而且还会影响公文得效率与质量。（二）及时得原则。公文传阅得时效性很强，快速与及时就是公文传阅得基本要求.怎样才能保证公文及时传阅呢？一就是取送及时。收到文件之后,马上进行清点、登记、分发，保证了公文传阅得顺畅.二就是适当调整传阅顺序。有些文件传阅范围很广，需要很多领导与部门阅知，如果始终按一个固定顺序传阅，遇上领导外出开会或办事,定会影响传阅得时间与进度。因此，不失时机地适当地调整一下传阅顺序，便可加快公文传阅得进度。三就是承办部门优先阅文。有得文件需要某个或某几个部门承办,并且时效要求较强得，如果等所有得领导都阅定后再送给部门阅处,势必耽误部门办理。主要领导阅后，即可给承办部门阅办,然后接着送其她领导传阅.(三）安全得原则。一就是建立文件得接收、登记制度。文秘部门还应使用文件传阅、交接登记簿。避免了盲目传阅，出现文件遗失得情况,就能知道问题出在哪个环节上，既利于查寻，又便于确定责任.二就是公文传阅要由专人负责到底,其她人员均不得代行其职。文秘人员一人经手，全权负责,以避免多人插手导致得职责不清与相互推诿.四就是严格按照阅文范围与领导确定范围组织传阅,既不能随意扩大，也不能随意缩小；既不能多传一个人，也不能少传一个人。