F公司档案管理制度.docx

F公司档案管理制度_物业经理人 公司档案治理制度 1.目的 标准档案的编号、分类、整理、保管及借阅工作。 2.适用范围 本制度适用于集团各公司各类档案的治理。 3.职责 3.1由总经理审批档案的借阅申请及清单。 3.2人力资源及行政部经理监视治理的实施工作。 3.3人力资源及行政部行政助理负责对档案文件的分类、登记、编号、保存等治理工作。 4.档案分类及编号 4.1档案按其内容及关联部门可分为六大类： 4.1.1行政类 4.2.2财务类 4.3.3人事类 4.4.4业务类 4.5.5工程类 4.6.6资源类 4.7.7合同类 4.2机要档案须在档案编号后注明：绝密、机密、隐秘。详细划分规章见本制度第三节其次条。 4.3档案编号以“一案一号”为原则，遇有一案归入多类者，应先确定其主要类别进展编号。 4.4归档后须填写档案治理登记表 5.机要档案 5.1机要档案按其内容分为“绝密”、“机密”、“隐秘”三级。 5.2划分标准 5.2.1绝密档案包括 公司经营进展中的经营战略、经营方向、经营规划、经营工程及经营决策、战略性的合作协议等重大合同。 5.2.2机密档案包括 财务资料; 公司重要会议纪要; 公司经营状况; 人事档案、薪资性档案、劳动合同; 技术资料。 5.2.1隐秘档案包括： 重要工程资料; 工程合同协议。 6.档案的装订 6.1以左方装订为原则,右上角标明档案号。 6.2文件如有皱折、破损、参差不齐等状况，应先整补，裁切折叠，使其整齐，再装订。 7.保存期限 档案保存期限除政府有关法令或本公司其他规章制度特定者外，一律根据以下规定办理： 7.1永久保存 公司章程 股东名簿 股东会、董事会、监事会会议纪要 公司证照 各级批文 印鉴 公司年度经营规划 公司年度经营总结 年度财务报表 技术资料 不动产全部权状及其他债权凭证 人事资料 大型活动图片、音像资料 其他核定须永久保存的文书 7.2十五年保存：会计凭证、其他经核定须十五年保存的文书。(其它财务档案的保存期限按国家相关规定和公司财务治理制度规定执行) 7.3五年保存：期满或解除的合同协议、完结后的工程方案、其他经核定须保存五年的文书。 7.4一年保存：部门工作规划及工作总结、完结后的部门恳求报告、完结后无长期保存必要文书。 7.5公司规章制度由总经理办公室永久保存，使用部门视其有效期限予以保存。 8.保管部门 8.1财务专项机要档案由财务会计部负责保管。 8.2人事专项机要档案由人力资源部负责保管。 8.3股东会、董事会、监事会资料由董事会秘书或法务部保管。 8.4其他档案均由总经办指派专人保管。 9.档案移交 9.1公司各类证照、批文在颁发之日起移交总经办。 9.2公司章程，股东会、董事会、监事会会议纪要、决议，应自签发之日起三日内移交总经办。 9.3合同协议应在签订之日移交总经办。 9.4财务档案、人事档案由部门自行立卷、归档、治理。 9.5其余档案半年移交一次，时间为每年的1月和7月。 9.6档案移交须填写档案移交清册。 9.7档案移交清册一式三份，移交双方各一份，总经办留存一份。 10.档案调阅 10.1因工作需要需调阅档案时，须填写档案调阅申请单，并经相应核准人核准前方可调阅。 10.2行政类档案、财务类档案、人事类档案、业务类档案、工程类档案、市场类档案的调阅须部门经理核准，跨部门档案调阅须总经办主任核准，但仅仅限于档案的查阅、复印，使用原件或调阅机要档案资料须总经理核准。 10.3档案治理人员必需严格根据档案调阅申请单的内容，将档案调出，供调档人查阅。 10.4调档人必需是档案调阅申请单里注明的查阅人。 10.5档案调阅申请单由档案治理人员留存备查。 10.6档案借阅时间最长不超过8个工作时，如借阅时间需要超过8小时，应在说明理由，并经部门负责人批准。 10.7如调档内容更改、调档时间延长，应按调档程序重新办理。 11.档案的销毁 11.1超过保存期，且无保存价值的档案应销毁。 11.2需销毁的档案由保管部门填报档案销毁申请表，经相应核准人核准前方可销毁。 11.3部门内部档案由部门经理核准销毁;机要档案由总经理核准销毁;其余档案由主管副总经理核准销毁。 11.4销毁档案须两人以上人员共同完成，总经办指定专人监视销毁，并填写档案销毁登记表。 11.5档案销毁每半年进展一次，即每年的1月和7月。 11.6档案销毁申请表、档案销毁登记表各一式二份，申请部门一份，总经办一份。 12.其他 12.1档案治理人员应妥当保管，防虫蛀、防霉、防丧失，保证档案安全。 12.2全部档案应有专柜存放、加锁，定期清理通风，防湿。 12.3全部档案不得随便查阅、复印，不得置于公共场所。 12.4本制度附件包括：机要档案治理制度。 12.5以上表格均由行政部统一编号。 12.6各部门必需严格根据本制度相关规定保管档案。