2023年,人力资源部部门专用章管理办法.pdf

1 北京首佳投资管理有限公司 人力资源部部门专用章管理办法 第一章 总则 第一条 为进一步完善人力资源部部门专用章管理工作，保护公司法定权益，保证专用章保管与使用的安全和规范，根据人力资源部实际情况，特制订本办法。第二条 本办法适用于北京首佳投资管理有限公司、北京首佳房地产评估有限公司、北京首佳联合资产评估有限公司、北京首佳联盟投资顾问有限公司、北京首佳联信房地产经纪有限公司、北京首佳联诚房地产测量有限公司，以及其他关联公司。第三条 本办法中所指专用章包括上述各公司人力资源部部门专用章。第四条 专用章的使用范围 公司对外签发的人事文件;公司与相关单位联合签发的人事文件;由公司出具的人事证明及有关材料等。第二章 专用章的管理部门及权限管理 第五条 专用章的管理部门 1、人力资源部部门专用章由投资公司人力资源部负责管理和使用；2 2、专用章管理员岗位基本要求：在首佳公司工作一年以上的正式员工，责任心强。第六条 专用章使用的签批权限 专用章使用的签批权限为公司法定代表人及其授权人，被授权人原则上为人力资源部副经理及以上人员，授权期限为一年，专用章使用签批授权书见附件一。第三章 专用章的审批流程 第七条 用印流程（一）网上审批：用印人填写人力资源部部门专用章使用审批表(见附件二)，并将需要盖章文件作为附件（除公司营业执照、资质）一并提交人力资源部副总经理、总经理对用印文件的效用进行核查并审批依据本 办法所 规定的有关权限领导对用印文件的效用进行核查并审批专用章管理员复核实际用印文件与附 件的一致性后用印 专用章管理员将审批单及用印文件复印件存档（二）纸版审批：用印人无法提供用印文件电子版时，应持用印文件复印件和审批表由相关领导当面审批，并在用印文件复印件上骑缝签名 专用章管理员对审批单、经骑缝审批的用印文件复印件与用印文件原件进行对照审验 用印人在印章使用登记簿（见附件四）上登记相关信息后用印 专用章管理员将审批单及用印文件复印件存档。3 第八条 专用章借出流程 借章人填写人力资源部部门专用章借出审批单(见附件三)，并确定监章人人力资源部负责人审批依据本 办法所 规定的有关权限领导对用印文件的效用进行核查并审批 专用章管理员 密封印章，并交至借章人借章人在申请期限内归还监章人确认用印符合本规定。第四章 专用章使用的相关规定 第九条 用印 原则（一）专用章的名称与用印文件的落款要一致；（二）用印文件应先签字并注明日期后方可用印，合同用印应先由合同授权签约代表人签字并注明日期后，方可用印；（三）用印文件在两页以上时应加盖骑缝章；（四）用印人应确保印迹端正清晰，用印位置应压盖签字或公司名称，并注意骑年压月；（五）禁止在手写文件上加盖人力资源部部门专用章；（六）禁止在内容填写不全的文件或空白的纸张、介绍信、便函、证件、授权委托书、业务报表、邀请函、合同上加盖专用章。第十条 专用章借出 原则（一）专用章外借应密封，开启和用印完毕后应由借出人和监章人同时在场并签字；如遇封口破损的情况，借章人应当立即停止专用章使用，并电话通知 专用章管理员，及时交回专用章管理部门，并查明原因；4（二）专用章借出须在申请时限内归还，超期不还的，所有责任由借出人一并承担；（三）监章人应为正式员工；借出印章超过 12 小时者，监章人应当为一级部门负责人及以上级别人员；同一事项重复借出印章时，监章人不得为同一人；（四）归还专用章时，监章 人应确认借出申请单上的用印是否符合规定后签字。第十一条 特殊情形下用印（一）公司法定代表人或其授权人无法及时审批时，用印 人应向审 批人电话沟通，说明用印内容和事项，审批人向 专用章管理员 确认同意后方可用印，用印人应当在审批单上注明“电话同意”并署名。专用章管理员应确保事后审批人签批。（二）各公司对应权限管理领导亲自签署的文件、业务报表、邀请函等，可直接加盖相应公司的专用章，但用印人仍应按照本规定填写专用章使用审批单并将复印件交专用章管理员留存以完善相关档案，依据本项规定填写的单据无需审批人签字。第四章 专用章的日常管理 第十二条 专用章的刻制(一)人力资源部部门专用章刻制由总裁办负责，提交书面申请并经 各公司实际经营负责人及董事长核准后，到 公安机关指定场所办理 相关手续，任何人不得私刻、复制；5(二)刻制申 请中应说明专用章的种类、名称、形式、使用范围及管理权限。第十三条 专用章的验收 投资公司总裁办主任负责检查专用章质量及使用痕迹（新章启用前不允许有使用过的痕迹），确认合格后，交付人力资源部部门专用章管理员保管。第十四条 专用章的启用 投资公司总裁办负责对人力资源部部门专用章进行登记、留样并确定专用章管理员。专用章启用时由总裁办下发 关于启用 _（专用印）的通知，（见附件五）注明启用日期、发放单位、使用范围、启用印模及专用章管理员姓名。总裁办向人力资源部部门专用章管理员移交印章时，应填写公司印章留样备案表（见附件六），并登入印章登记台账（见附件七），注明名称、类型、枚数、保管部门、保管人、保管部门负责人，公司印章留样备案表由投资公司董事长指定专人永久保存，公司印章留样备案表保管员与专用章管理员不得为同一人。第十五条 专用章的保管 专用章保管应遵守安全可靠的原则，加锁保存，专用章管理员不得私自委托他人代管专用章。第十六条 专用章的移交与临时保管（一）专用章管理员调岗时，应填写印章交接单（见附件八），连同其管理的专用章记录和档案一并移交，由人力资源部总经理确定接 6 收人，并由法定代表人授权。（二）专用章管理员离职时，其管理的专用章记录和档案应作为员工离职移交工作的一部分。须办理分管专用章的移交手续并填写印章管理人离职交接单（见附件九）后方可办理离职手续。（三）专用章管理员休假、外出时，由人力资源部总经理委 派专人临时保管，确保临时保管员熟悉本规定的相关要求，并填写专用章临时保管登记表（见附件十）登记备案相关信息。第十七条 专用章的废止（一）公司决定需要停用专用章的，经董事长签字同意后由总裁办下发关于公司停用有关 _（专用印）的通知（见附件十一）将停用原因、时间通知公司各有关部门，并将停用的专用章封存。废止专用章由董事长指定专人保存五年。（二）专 用章丢失时，专用章管理员应当及时向总裁办主任书面报告，总裁办主任向董事长进行汇报并应及时采取相关补救措施，包括但不限于追查印章下落、公告印章作废、对责任人进行处罚等。第十八条 用印文件的管理（一）用印 审批单及用印文件复印件（除业务报告、公司营业执照、资质）应按月存档，并制作档案目录，列明用印人、日期、用印事项。（二）特殊原因不能留 存复印件的，应在 印章使用登记簿（见附件四）上登记相关事项。7 第十九条 专用章管理员应于每年度 6 月 30 前、12 月 31 日前将该期间填写的印章使用登记簿、OA 系统打印的用印目录及用印资料档案全部移交至档案管理员存档。第五章 专用章的管理职责 第二十条 用印人（一）负责按本规定正确填写用印申请；（二）负责按照专用章审批人的意见用印或办理事项；（三）负责确保用印文件内容、数量与所提申请的内容、数量的一致性；（四）负责按要求将用印文件归档；（五）负责对本人借出专用章的安全保管。第二十一条 专用章管理员（一）负责复核用印文件内容、数量与所提申请的内容、数量的一致性；（二）负责专用章的日常保管与使用安全，确保印章清晰、端正、符合规范；（三）负责复核专用 章审批流程是否符合本规定；（四）负责将用印审批单和用印文件复印件存档。第二十二条 监章人（一）负责监督借出印章的使用与保管；（二）负责审核用印文件内容、数量与所提申请的内容、数量的一致性。第二十三条 一级部门负责人（一）负责专用章使用申请的初审；8（二）在不损害公司利益的基础上负责确保 用印文件使用事项的必要性、合法性。第二十四条 各公司法定代表人及其授权人（一）负责专用章使用申请的终审；（二）在不损害公司利益的基础上负责确 保用印文件使用事项的合法性。第六章 罚则 第二十五条 处罚原则 根据事件对公司名誉或经济利益所造成的影响 程度，给予相关责任人纪律处分（包括通报批评、扣罚奖金、降职、除名）、追究经济责任直至法律责任。第二十六条 专用章审批的相关责任 用印或办理事项不符合公司规定、要求，未经核实擅自审批的，一级部门负责人承担直接责任，有关权限领导承担管理责任，按情节轻重，给予相关责任人纪律处分（包括通报批评、扣罚奖金、降职、除名）、追究经济责任直至法律责任。专用章使用的相关责任 专用章使用人不经批准，私盖或偷盖印章的，给予纪律处分直至除名；给公司造成经济损失或名誉损失的，按情节轻重，追究其经济责任直至法律责任。第二十七条 专用章管理的相关责任 专用章管理员履行职责不力，因管理不善，被他人偷盖专用章或不经 9 批准使用专用章的，按情节轻重，给予专用章管理员纪律处分直至除名；因印章管理不善造成专用章丢失的，对专用章管理员予以除名；给公司造成经济损失或名誉损失的，按情节轻重，追究其经济责任直至法律责任。第七章 附则 第二十三条 本办法从发布之日起实行，解释权归投资公司人力资源部。北京首佳投资管理有限公司 二 一 一 年十月十八日 10 专用章使用流程 提交用印文件电子版 无用印文件电子版 专用章借出及归还流程 填写专用章使用审批表 人力资源部负责人、有关领导在 OA 进行 网上审批 人力资源部负责人、有关领导对用印文件复印件、审批表进行 纸版审批 并在用印文件复印件 骑缝签名 专用章管理员复核用印 专用章管理员 存档 审批单、用印文件复印件 填写 专用章借出审批表“借出”部分，明确 监章人 人 力 资 源 部 负 责人、有关领导在 OA进行 网上审批 专用章管理员 密封专用章 借章人、监章人共 同 在 场 接 收专用章 用印 借章人、监章人 共同在场密封专用章；监章人填写 专用章借出审批表“归还”部分，并签字 交还 专用章 用印人填写 印章使用登记簿，签字确认 专用章管理员 存档 审批 11 附件一：专用章使用签批授权书 为了加强专用章管理，规范专用章使用的严肃性，本人 以北京首佳公司法定代表人身份授权以下专用章使用审批代理人，代理人可按照实际工作需要慎重转让部分代理权。业务方面：审批代理人 姓名 授权范围 授权时限 其他事项 特别声明：除本人和审批代理人外，其他人员签批一律无效。特殊情况无法签批的必须电话确认后方可使用专用章。审批代理人行使专用章审批权时应遵守公司有关规定，如因未按照规定行使权利，给公司带来不良影响或经济损失的，公司及委托人 将保留追求其法相法律责任。特此委托。公司名称：12 法定代表人：年 月 日 附件二：专用章使用审批单 专用章名称：用印次数：日 期：用印文件名称（重要提示：除资质、营业执照外，需要用印的文件应以附件的形式一并提交，文件无电子版的需要在“用印事项简述”中重点说明文件的关键内容）用印事项简述（用印事项应填写明确、具体，合同用印应填写合同主要内容，包括合同签订方、合同事项、合同金额及付款方式、期限）文件报送单位（对外）经办人 部门负责人 公司法人代表/授权人 使用及填写说明：13 1、盖章后的文件需将复印件交至专用章管理员（公司营业执照、资质除外）；2、用印文件超过一页时，应加盖骑缝章；公司营业执照、资质、法定代表人身份证复印件用印时，应加盖“限用”章，并由用印人注明限用范围。附件三：专用章借出审批单 专用章名称：日 期：专用章借出时填写下列信息 借出时间 预计归还时间 用印事项简述 用印文件名 用印次数 借出人 监章人 部门负责人审批 公司法定代表人/授权人审批 14 专用章管理员签字 专用章归还时填写下列信息 实际归还时间 开封时，专用章信封封条是否完好？是 否 监章人签字：开封时，使用人和监章人是否同时在场？是 否 印章信封是否有双方开启签字？是 否 郑重声明：本专用章自 _ 年 _ 月 _ 日 _ 时经授权人签字同意外出使用期间，其保管责任和用印责任均由专用章 _ 负责。借出人签字：一、使用说明：1、盖章后的文件需将复印件交至专用章管理员（除公司营业执照、资质）；2、公司营业执照、资质需加盖“限.用”章；3、严格管理专用章借出，借出时必须两人，否则不得借出；专用章外借需密封，开启时需借出人和监章人同时在场开启并签字；如遇封条破损的情况，借章人需立即停止专用章使用，并电话通知印章管理员告知情况，并将专用章带回；4、超期不还的，所有责任由接触人一并承担；15 5、不得以任何理由在空白页面、空白合同、空白表格之上用印，否则将承担一切法律责任；6、专用章使用完毕，归还专用章保管员。如未发生任何问题，监章人须填写本表最后三项。二、填写标准：1、详细填写借出印章名称，借出时间、归还时间；2、详细填写用印事项和用印文件名，盖章后的文件需将复印件交至专用章保管员（除公司营业执照、资质）；3、借出专用章时，借出人、监章人、部门负责人（审批人）依次签字后，由专用章保管员签字并封章后，专用章方可借出；4、专用章现场开封使用时，双方应同时在信封上签字。回公司后，监章人填写监章情况并签字确认。16 附件四：印章使用登记薄 日期 用印事项 用印文件 份数 是否留存复印件 用印人签字 17 附件五：关于启用专用印的通知 _ 公司各部门及分子公司：根据 首佳公司专用章管理办法 第 _ 条的规定，由于 _，现雕刻“_ 专用印”共 _枚，自 _ 年 _ 月 _ 日起启用。该印章由_ 公 司 _ 部 门 管 理，印 章 管 理 员 为 _。原“_ 专用印”共 _ 枚同时废止。特此通知。附件：新旧印章印模 旧印章印模 新印章印模 _ 年 _ 月 _ 日 18 附件六：公司印章留样备案表 NO:_ 印章名称：_ 章 审批人：_ 刻制人：_ 启用时间：_ 配置及保管部门：_ 印章用途：_ 印章专管员：_ 印章留样 本留样印章自 _ 年 _ 月 _ 日启用。印章领用凭据及承诺：本人作为本留样印章的保管及使用责任人，于 _ 年 _ 月 _ 日自公司办公室领取本印章，本人承诺将尽职妥善保管本印章，依照公司印章管理制度使 19 用印章、登录该印章的使用记录、保管相应的审批文件资料；若因本人故意或过 失使用本印章导致公司遭受经济损失时，本人自愿全额赔偿因此对公司造成的全 部经济损失并接受公司的相应处罚。印章管理员：_ _ 年 _ 月 _ 日 20 附件七：印章登记台账 序号 公司名称 印章名称及类型 数量 保管部门 保管人 保管部门负责人 备注 21 附件八：印 章 交 接 单 NO:_ 部门名称：_ 交接日期：_ 年 _ 月 _ 日 交接印章名称：_ 用印注意事项说明：1、交接人双方的行为均应遵守 _ 公司公司印章管理办法之规定。2、其他说明事项：_ 3、印章留样：留样 4、本印章自 _ 年 _ 月 _ 日 _ 时起，经印章授权人签字确认后，其保管责任和用印责任均由印章接收人 _ 负责。移交人：_ 接收人：_ _ 年 _ 月 _ 日 _ 年 _ 月 _ 日 印章授权人签字确认：_ _ 年 _ 月 _ 日 印章领用凭据及承诺：本人作为本留样印章的保管及使用责任人，于 _ 年 _ 月 _ 日自公司总裁 22 办领取本印章，本人承诺将尽职妥善保管本印章，依照公司印章管理制度使用印章、登录该印章的使用记录、保管相应的审批文件资料；若因本人故意或过失使用本印章导致公司遭受经济损失时，本人自愿全额赔偿对公司因此导致的全部经济损失并接受公司的相应处罚。印章管理员：_ _ 年 _ 月 _ 日 附件九 印章管理员离职交接单 NO:_ 部门名称：_ 离职交接印章名称：_ 交接日期：_ 月 _ 日 1、离职人员应当将本印章交付继任印章专管员，交接人双方的行为均应遵守 _ 公司公司印章管理办法之规定。2、离职人员应当将其管理本印章期间的全部用印备案资料一并移交给继任印章专管员，并书面确认除前述印章资料外，再无其他用印情况；若有遗漏用印情况且导致公司遭受的经济损失，无论公司何时发现，印章管理员均对前述损失承担全额赔偿责任。3、其他说明：_ 4、印章留样：23 留样 5、印章自 _ 年 _ 月 _ 日 _ 时起，经印章授权人签字确认后，其保管责任和用印责任均由印章接收人 _ 负责。移交人：_ 接收人：_ _ 年 _ 月 _ 日 _ 年 _ 月 _ 日 印章授权人签字确认：_ _ 年 _ 月 _ 日 24 附件十：专用章临时保管登记表 专用章委托 专用章收回 日期 委托人（签字）委托专用章名称 委托期间（起止日期、时间）临时保管员填写 收回时间 专用章管理员填写 临时保管员（签字）委托人（签字）熟知专用章管理流程与职责 已收到委托专用章 签字确认 已收回委托专用章 已收回用印存档资料 签字确认 备注：1.委托人应为专用章管理部门一级负责人 2.委托期间填写格式为 x 月 x 日 xx:xx:xx-x 月 x 日 xx:xx:xx，收回时间填写格式为 x 月 x 日xx:xx:xx 3.用印存档资料包括审批单、用印文件复印件、用印登记表 4.签字栏应由本人亲笔签字，不得打印 5.专用章管理员收回专用章时，应审查委托期间所有用印是否符合公司规定。不符合规定的用印，应责成临时保管员附表说明用印事项情况，并要求用印人限期补办相关手续。25 附件十一：关于公司停用有关 _ 专用印的通知 _ 公司各部门：根 据 _公 司 公 司 印 章 管 理 办 法 第 _条 的 规 定，由 于_，现公司决定自 _ 年 _月 _ 日起作废停用原由公司 _ 部门专管人员 _ 管理的“_ 专用印”。_ 年 _ 月 _ 日前加盖该印章的全部公司文件仍然有效。特此通知。附件：停用印章样式 停用印章样式 _ 年 _ 月 _ 日