会计电算化管理办法软件数据、会计核算、档案管理制度.docx

会计电算化管理办法全文目录：第一章总则1第二章组织机构及职责1第三章会计电算化操作管理2第四章软件和数据管理4第五章会计核算管理6第六章会计档案管理7第一章总则第一条为提高公司财会效率，进而提高公司的经济效益，严格 执行财政部颁发的会计电算化管理办法，同时结合公司的具体 情况，特制定本制度。第二条为适应财务管理网络化，提高企业管理水平的需要，公 司位统一采用“金蝶KIS3”系列软件作为财务管理软件，并为以后 与其他信息系统的联网做好准备工作，逐步建立以会计电算化为核 心的公司信息管理系统，做到单位内部信息资源共享，充分发挥会 计电算化在经营管理中的作用。第二章组织机构及职责第三条建立会计电算化岗位责任制，要明确每个工作岗位的职 责范围，切实做到“事事有人管，人人有专责，办事有要求，工作 有检查”。第四条 审核制单人员：负责对原始凭证（单据）的审核，通过会 计电算化软件填制记账凭证。其操作权限包括：制作凭证，凭证查纸品厂仓库管理办法一、目的为了规范仓库管理，特制定本办法二、适用范围本制度适用于原、辅材料、设备备件、纸张库房的管理，以确保各类物资、材料 得到适宜的储存与管理。三、职责物资供应部门负责本制度的修订、实施、监督以及账目的核查；仓库管理人员必 须严格执行本制度。四、管理内容4.1 原辅材料4.1.1 仓库管理人员管理原材料要为生产服务，为产品质量提供保障，对生产所需材料 进行统筹测算，每月做出计戈IJ,上报物资供应部；4.1.2 1.2仓库管理员必须做好验收入库工作，把好“三关”（即入库关、库存数量关和发 放关）。详细核对环境标志产品材料的名称、规格、型号、数量和质量，确认无误后， 方可办理入库手续；验收发现有误，要立即通知有关职能部门退货、换货或索赔。材料 到厂，一律先进仓库登记入账，不得直接发放使用部门；4.1.3 1.3材料入库后，要分类存放，进行标识，对材料要勤整理，保持库容整洁、安全。 同时要做到材料-、货架“四定位”（即台帐序号、品名、规格、用途）和“三相符”（即帐、物、卡）。要确保材料不混放、不潮湿、不霉变、不腐烂变质；4.1.4 对化学品、危险品要隔离存放，搬运要谨慎小心，严禁磕碰、撞击，库区附近严 禁烟火，保证通风，消防器材码放位置显著，标识清楚，定期更换，确保有效；4.1.5 仓库管理员一定要坚持原则，严格遵守规章制度，按使用部门领导批准的数量足 额发放，出库手续齐全；4.1.6 1.6领料人必须在领料单上签字，否则，仓库可以拒绝发料，领料单是仓库管理员的 记帐凭证，并妥善保管，按月份装订成册；另外，领料人员领料时，一定要核对工单与 所领取的材料，包装材料与所承印的环境标志产品一致性。4.1.7 因质量问题要求退货、换货的材料，必须由使用部门提出书面意见，经供应部门 负责人鉴定并签字后准许调换，被退回的材料要单独存放并进行标识；4.1.8 仓库管理员要定期清仓查库，及时掌握材料的变动情况，库存数量合理；4.1.9 努力降低成本，对回收的材料要认真登记，分类码放，标识清楚，并做好记录， 不得擅自处理、变卖；4.1.10 每月底进行一次统计，统计报表报财务科，并与帐、物、卡核对，年底进行全面 盘点，做到盈亏有据，数字报主管领导及财务领导批准后，方可结转下一年度帐目。4. 2设备零部件仓库管理人员管理设备零部件要为机台生产提供物资保障，合理库存，关键零部件 和低值易耗零部件要确保库存，零部件标识清楚，及时登记入帐，并负责编制采购计划，上报 设备部；4. 2.2仓库管理员必须做好验收入库工作，把好“三关”（即入库关、库存数量关和发放 关）。详细核对零部件的进货日期、名称、规格、型号、数量和质量，确认无误后，方 可办理入库手续；验收发现有误，要立即通知有关职能部门退货、换货或索赔。零部件 到厂，一律先进仓库登记入帐，不得直接发放使用部门；对每台设备要建立台帐，详细 记录更换零部件的时间、名称、规格、数量等；精密零部件要单独存放，确保不潮湿、不生绣，必要时，用黄油密封保存；仓库管理员一定要坚持原则，严格遵守规章制度，按使用部门负责人批准的数量 发放，出库手续齐全；领用人必须在零部件领用单上签字，否则，仓库可以拒绝发放，零部件领用单是 仓库管理员的记帐凭证，并妥善保管，按月份装订成册；4. 2.6因质量问题要求退货、换货的零部件，必须由使用部门提出书面意见，经部门负 责人鉴定并签字后准许调换，被退回的零部件要单独存放并进行标识；仓库管理员要定期清仓查库，及时掌握零部件数量的变动情况，库存数量合理.；4. 2.8努力降低成本，对回收的零部件要认真登记，分类码放，标识清楚，并做好记 录，不得擅自处理、变卖；4. 2.9每月底进行一次统计，统计报表报财务科，并与帐、物、卡核对，年底进行全面盘 点，做到盈亏有据，数字报主管领导及财务领导批准后，方可结转下一年度帐目。4. 3纸张4.1.1 纸库管理人员管理纸张要为生产服务，为产品质量提供保障，对生产所需纸张一 律按印刷生产通知单进行发放，无单据不得发纸，发放到机台的纸张必须由使用者 本人签收并作为记帐凭证的依据，同时，必须核对工单，以保证使用材料与产品的一致性；4.1.2 仓库管理员必须做好验收入库工作，把好“三关”（即入库关、库存数量关和发 放关）。详细核对材料的名称、规格、型号、数量和质量，确认无误后，方可办理入库 手续；验收发现有误，要立即通知有关职能部门退货、换货或索赔。纸张到厂后，先灵 核品种（产地）、规格、克重、数量等，急件可直接发往印刷车间机台；1.1.1 3.3材料入库后，要给送纸单位开出收料单，注明日期、品种、规格、克重、数量、填 单人姓名并加盖公章，一式三份。填写后的收料单作为记帐的凭证，按月装订成册后，妥善保 管。4.3.4 入库的纸张要分类存放，进行标识，要做到勤整理，保持库容整洁、安全。要确 保纸张不混放、不潮湿、不霉变；库区附近严禁烟火，保证通风，消防器材码放位置显 著，标识清楚，定期更换，确保有效；4.3.5 仓库管理员一定要坚持原则，严格遵守规章制度，不徇私情，机台借纸一律要填 写借纸单，无单据不得发纸，借纸单是核算机台纸张用量情况的依据，必须妥善保管； 因质量问题需要退货、换货的纸张，必须由使用部门提出书面意见，经供应部IJ 或企业领导鉴定并签字后准许调换，被退回的纸张要单独存放并进行标识，由出版社提 供的纸张，发生质量问题，必须得到出版社的认可；4.3.6 3.7仓库管理员要定期清仓查库，及时掌握纸张变动，特别是常用纸张的变动情况， 尽量做到库存数量合理；4.3.8 努力降低成本，对节约纸、回收的残纸、挑面等要认真登记入帐，分类码放，标 识清楚，并做好记录，不得擅自处理、变卖；4.3.9 每月底进行一次统计，统计报表报财务部门。年底进行全面盘点，做到盈亏有 据，数字报主管领导及财务领导批准后，方可结转下一年度帐目。五、辅料仓库管理办法5.1 保管员在验收货物时，应根据送货清单，逐一仔细核对物资名称、规格、数量，然后 对照落实采购人员提交的情况，完成货物验收手续。如果发现问题，应及时通知采购人 员处理，并退回提交重开。货物验收入库后，应根据其特性，统一标志面，及时上架柜 整齐堆码摆放，并在系统中明确库房库位。5.2 各类材料的发放，应遵循先进先出，发旧储新的原则。根据各单位在系统中开出的单 据，保管员应仔细核对物品名称、规格、数量，先一一点清物资，然后在系统中确认， 并打印出相关单据由领料人签字备存。5.3 保管员有责任合理控制物资储备量，应根据生产周期、物资采购供应状态、运输情况 等原因，配合采购人员拟定物资采购计划，适时提出物资申请单，合理储备，保障供 应。5.4 辅料会计对辅料仓库的账务负责，保管员对各自分管的物资负责，库存物资要经常进 行清点，及时平衡账物，除年终清仓盘点外，保管员要积极配合辅料会计随时做好库存 物资的抽查，以检查督促辅料仓库的工作，保证账物相符。5.5 仓库物资的整理、整顿、清扫工作是一项经常性的日常工作，每个保管员除对自己分 管物资的箱、柜、架进行及时整理、整顿、清扫外，也应发扬团队精神，对仓库所在区 域、所有物资、所划公共区域内的“5S”管理工作积极参与，相互协作、相互配合，共 同营造干净、舒适、和谐、有序的工作环境。六、主要物资管理规定为落实企业主料物资管理，确保企业的生产顺利进行，提高正业效益，特制定以下规 定：a）班长负责全班的行政，业务管理，努力提高全班人员的工作质量和服务质量。并 根据生产安排和纸张库存情况，及时与各社，物资供应公司取得联系，确保纸张供应。b）纸张验收：纸张到企业后，应根据运单，发票及合同中规定的品种、规格、数 量、质量、包装等及时做好入库验单，做到凭证不齐不收，数量不符不收，质量不合格 不收，并及时汇报科领导和通知采购员。c）纸张保管：对入库纸张根据其品种，规格，数量分类，分库位加以合理堆放。吊 牌吊签，上签下垫，妥善保管，严防丢失，做到账、卡（单）、物、钱四相符。经常检 查库存纸张，做好防水、防火、防霉、防盗，清洁卫生工作，每月三十日前，根据领用 数，造好”纸张计划表”送纸张采购小组，每一季度盘点一次。d）纸张发放：首先要做到优质服务，执行“先进先出”“后进后出”的发料原则；必须按付印施工单所开纸张品种、规格、数量发料，发现付印施工单所开内容与 仓库备料不符应及时通知生产调度，经更正后方可发料；纸张超损耗（包括事故）领料，须按生产部门填报“超限额损耗领料单”或“事 故单”发料，并及时向有关部门汇报；如生产部反映纸张质量出现问题时，应及时通知企业，企业质检部门作出鉴定， 并会同生产调度等相关部门迅速采取措施，解决矛盾；各部室领用少量纸张，须经其部门负责人签字才能发料；爱护机器设备，遵守操作规程，做好日检、周检、月检工作；凡企业自购纸张需主料库工作人员装卸的必须随叫随到，同时须保证优质服务, 协调做好往来单位各项工作。询、修改，综合查询、打印。第五条复核人员：主要负责对审核制单人员制作的记账凭证进 行复核（审核）。第六条系统管理人员（会计主管）：其操作权限包括：操作员及 其权限设置、参数设置、建立新年度账、年末转账、数据备份、数 据恢复等。系统管理员负责整个会计电算化系统的管理，监督会计 电算化系统的运行，核查会计数据的正确性、完整性，对计算机系 统安全、可靠地运行负责。第七条档案管理员，负责系统数据、文档、证、账、表等书面 的会计档案和磁性介质上的会计档案保管工作，报表等会计档案的 分发报送工作以及会计档案的调阅工作。第八条 各岗位人员可一人多岗，也可以一岗多人，但制单人员 同复核人员不可为同一人。第三章会计电算化操作管理第九条为保证设备安全和计算机系统正常运行，应配备必要的 电源保障设备，以防止突然断电导致数据丢失，对机器设备定期维 护保养，防止意外事故发生，确保软、硬件系统良好运行。第十条明确规定上机操作人员对财务软件的操作工作内容和权 限，对操作密码要严格管理，杜绝未经授权人员操作财务软件；第十一条 操作人员要按规范要求操作计算机和会计电算化软 件。任何人员不得随意改变系统工作环境。操作权限的调整，一级会计科目的调整，必须报请会计主管的批准。第十二条实行规范化管理程序，坚持对系统数据定期备份的制 度，严禁非法修改和删除。对磁性介质存放的数据实行双备份，定 期检查存储情况。第十三条一切修改操作必须在界面菜单下操作，严禁擅自打开 数据库强行修改。审核通过或已登帐的机内凭证，系统不提供修改 功能。发现已经录入并审核通过或已登帐的记账凭证有误时，只能 采用留有痕迹的修改。第十四条计算机硬件和软件出现故障时的临时处理措施，应保 证会计数据的安全、完整。第十五条 禁止将会计电算化专用设备（服务器）挪作他用或处 理其它无关事项。第十六条做好计算机信息安全工作，会计电算化计算机必须安 装防病毒软件。使用外来存储介质时应先杀毒，严禁将带病毒软 盘、光盘、电子盘直接上机操作，未经管理人员允许,外来磁盘不能 放入金蝶系统计算机上读取（存贮）资料。财务数据属保密数据、严 禁金蝶系统的数据在互联网中共享，严禁在电算化计算机上玩游 戏。第十七条会计电算化中凭证录入前审核原始凭证的要求（一）原始凭证的内容必须具备：凭证的名称；填制凭证的日 期；填制凭证单位名称或者填制人姓名；经办人员的签名或者盖 章；接受凭证单位名称；经济业务内容；数量、单价和金额。（二）从外单位取得的原始凭证，必须盖有填制单位的公章；从个人取得的原始凭证，必须有填制人员的签名或者盖章。自制原 始凭证必须有经办单位领导人或者其指定的人员签名或者盖章。对外开出的原始凭证，必须加盖企业公章。（三）凡填有大写和小写金额的原始凭证，大写与小写金额必 须相符。（四）原始凭证不得涂改、挖补。发现原始凭证有错误的，应 当由开出单位重开或者更正，更正处应当加盖开出单位的公章。（五）会计机构、会计人员要根据审核无误的原始凭证录入财 务软件。记账凭证统一为记帐凭证。第十八条会计电算化中记账凭证的录入要求（一）记账凭证的内容必须具备：填制凭证的日期；凭证编 号；经济业务摘要；会计科目；金额；所附原始凭证张数；填制凭 证人员、稽核人员、记帐人员。收款和付款记账凭证还应当由出纳 人员签名。（三）如果在录入记账凭证时发生错误，应当及时修改。已经登记入账的记账凭证，在当年内发现录入错误时，可以用 红字录入一张与原内容相同的记账凭证，在摘要栏注明“注销某月 某日某号凭证”字样，同时再用蓝字重新录入一张正确的记账凭 证，注明“订正某月某日某号凭证”字样。第四章软件和数据管理第十九条 金蝶系统客户端软件必须有独立的硬盘或子目录。不 得与其他软件混淆放置；第二十条计算机硬件和软件出现故障时，系统维护员在确认有 关数据已作备份后，可进行排除障碍的有关措施；如无法解决，可 根据情况通知网络信息中心或金蝶公司有关人员，寻求解决办法；第二十一条软件操作员根据审核通过的原始凭证编制记账凭证 并及时打印，附上原始凭证并经审核员进行二次审核正确后存放保 管，以备装订存档；第二十二条 帐套维护由系统管理员或由系统管理员授权给相关 操作员在系统用户界面进行，严禁系统后台操作。第二十三条 现金、银行存款日记账可按月打印；其他账簿每年 打印一次：在年度结束后45天内打印装订。根据实际情况，发生业 务少的，可满页打印，但应保证每年至少打印一次。第二十四条会计报表的编制、打印输出要根据财务制度的规定 设置公式编制。各种报表需经软件操作员、审核员、会计主管签章 确认后方为正式报表。报表必须通过设定取数公式编制，不得用非 正常手段进行填制；报表的数据必须与结账结果相符，表内表间数 据的勾稽关系必须正确无误，取数公式一经设定，必须保持不变， 如需修改，需经管理人员同意。第二十五条确保会计数据和会计软件的安全保密，防止对数据和软件的修改；对磁性介质存放的数据要保存双备份，分别存放。第二十六条在实施系统维护时，不得修改数据库结构，其他人 员不得操作数据库；对已结账的记账凭证只能用冲销法或补充登记 法进行错账更正，不得通过修改数据库记录对机内账簿进行无痕迹 修改。第二十七条每天系统自动备份1次，每月记账凭证录入完毕， 经审核后应进行数据介质备份（如光盘、其他电子硬盘等），年终 结账后应进行数据介质备份，重大会计信息的调整、软件版本的升 级前后应进行数据介质备份，恢复数据前应进行数据备份（以防恢复 错误）。年终须将会计数据刻录在光盘介质上进行保存。备份件应标 注：备份日期、内容、备注等信息。以确保会计数据的安全、完 整。第五章会计核算管理第二十八条仓库的管理（一）每月10日前仓库管理人员应向财务填报库存盘点表，财 务人员应该将盘点数量同金蝶账面数量进行核对，发现问题及时查 明原因进行处理。（二）每半年财务部应亲自或委托他人进行实地盘存。第二十九条 同供应商、客户对账的管理（一）采购部门每月10日前应同供应商对账，将上一月向供应商付款情况、供应商开具的发票情况及供应商发货到货情况编制表 格报到财务部。（二）销售部门每月10日前按照回款数，将上月产品销售数、开发票数、发货数、同客户对账数等情况，编制表格报给财务。（三）财务部应每半年向供应商和客户发询证函，核对应收、 应付账款同金蝶账面金额是否一致。第三十条网店业务的管理（-）网店的运营商每月15日前将上月的销售明细、售后明 细、卖出退款明细、收入和费用明细、物流明细报到财务。（二）网店做活动时要及时将活动内容和价格报给财务，新的 组合装要先经过财务成本和利润的核算后方可上市销售。第三十一条 财务报告报出时间（一）每月财务报表，财务应月月度终了 15日内报出。（二）年度会计报表于年度终了 45日内报出。（三）每季度的次月20日上报财务分析报告。（四）不定期报表根据需要在5日内报出。第六章会计档案管理第三十二条 会计电算化档案包括存储在计算机硬盘中的会计数 据以及其他存储介质的会计数据和计算机打印出来的书面文本等形 式的会计数据。第三十三条 采用计算机打印输出的会计凭证、账簿、报表等书 面形式的会计档案及电子档案保管要求：（一）会计档案应选择在干燥防水的地方，并远离易燃品堆放地。（-）会计档案应放在专用的铁皮档案柜里，按顺序码放整 齐，以便查找。（三）设置归档登记簿、档案目录登记簿、档案借阅记簿，严 防毁坏损失、散失和泄密；（四）会计电算化档案保管要注意防盗、防磁等安全措施。第三十四条会计档案的借阅，会计档案为本公司所利用，原则 上不得借出，有特殊需要须经公司领导、财务负责人员批准。第三十五条 会计档案的保管期限各种会计档案的保管期限，按其特点可分为永久性和定期性两 类。（一）银行存款余额调节表和银行对账单，月、季度会计报表 保存5年。（二）原始凭证、记账凭证、汇总凭证、明细账、总账、辅助 账、日记账15年，其中现金和银行存款日记账25年。（三）年度会计报表、主要财务会计文件、合同、协议永久保 存。（四）使用的会计软件程序及全套资料，视同会计档案保管， 存放时间截止至该软件停止使用为止。第三十六条会计档案的销毁（一）会计档案保管期满，需要销毁时由档案部门提出销毁意 见，会同财务部门共同鉴定、编造会计档案销毁清册，经公司领导审查、批准后方可予以销毁。（二）会计档案保管期满，但其中未了结的债权债务的原始凭 证，应单独抽出，另行立卷，由档案部门保管到结清债权债务时为 止。重庆XX科技有限公司20*年*月*曰