DB21∕T 3112-2019 货运代理企业业务档案管理规范.docx

ICS  03.080.01A 14DB21辽宁省地方标准DB21/T 31122019货运代理企业业务档案管理规范Specification for business file management of freight fowards2019 - 02 - 28 发布2019 - 03 - 28 实施辽宁省市场监督管理局发 布DB21/T 31122019货运代理企业业务档案管理规范1范围本标准规定了货运代理企业业务档案的建立要求和管理要求。本标准适用于货运代理企业业务档案的建立和管理。2规范性引用文件下列文件对于本文件的应用是必不可少的，凡是注日期的引用文件，仅注日期的版本适用于本文件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。GB/T 22154国际货运代理服务质量要求3业务档案建立要求3.1业务档案创建时间自接到订舱委托时，分配工作号，该工作号即为该票业务的档案号码。3.2业务档案主要内容应包括业务流转单、订舱委托、提单复印件（签单章齐全或有电放章或有电放通知）、费用确认单/账单、其他相关文件如配舱回执、各类保函、提单确认件、重要往来邮件包括报价及操作指令等打印文本、箱单、发票、报关单复印件等。3.3业务档案装订顺序按顺序依次为业务流转单、费用确认单/账单、正本或电放提单复印件、提单确认件、各类保函、订舱回执、订舱委托书、客户委托书、报关单复印件等、报价单及重要往来邮件等。3.4业务档案归档时间宜在业务完毕后进行，业务完毕的判断节点以收付款完结、提单签放、货物交运为依据。档案管理部门应在操作完成后的一个月内将业务档案归档完毕。3.5业务档案归档要求3.5.1应按照海运出口整箱、拼箱；海运进口整箱、拼箱；空运出口；空运进口等不同业务类型进行分类归档。当单个业务类型当月票数低于 20 票，可与同类业务合并归档。3.5.2归档顺序应按业务日期及如下规则排序：a)  按业务日期由早到晚，由下到上排序；b） 当业务日期相同时，按工作号字头由 A 到 Z，由下到上排序；c） 当业务日期及工作号字头都相同时，按工作号尾号由小到大，由下到上排序。3.5.3每档案袋宜封存 15 至 40 票，可根据具体单据量安排。3.5.4业务档案袋外应标注业务类型、业务日期范围及总票数。DB21/T 31122019示例：海运出口整箱，2018 年 1 月 24 日至 1 月 30 日，共 25 票。3.5.5业务档案袋内首页应随附档案明细，可参见附录 A。3.5.6档案明细应保留电子版汇总，以便移交档案时签收。3.5.7归档月份周期应与业务周期一致。3.5.8档案管理人员应按上述要求及时将档案文件整理完毕，移交至档案管理部门负责人审核并签字确认，并在标明归档时间后进行统一封存保管。4业务档案管理要求4.1档案封存档案管理部门负责人或代为行使档案管理权限的人员负责档案整理封存，确保档案的完整性、归档的及时性。4.2档案移交应符合GB/T 22154的要求，档案留存时间为两年，宜以季度为单位进行汇总，并定期移交档案管理部门。4.3档案借阅档案借阅由借阅人提出申请，经档案管理部门负责人批准同意后，向档案管理人员借阅。档案管理人员做好借阅记录，并按规定填写留存档案借阅记录表（可参见附录B），借阅档案原件应在当日内归还于档案管理人员，如需继续参阅，可将原件复印，且借阅人不得随意传播借阅内容。4.4档案销毁4.4.1销毁范围包含下列情况：a)业务发生日起超过五年以上（含五年）的业务档案；b)涉及法律纠纷或诉讼的业务档案不得销毁，档案原件应第一时间交由法务相关部门，与案件档案并存，档案管理部门留存复印件或扫描件；c)涉及特殊性的业务档案不得销毁，档案原件应第一时间交由档案管理部门留存，其他部门留存复印件或扫描件。4.4.2销毁流程4.4.2.1由档案管理部门按报文模板并随附销毁业务档案明细报文提报，可参见附录 C 及附录 D，经档案管理负责人审批，由法务部门审批后报单位负责人最终批复意见。4.4.2.2应采用焚烧或粉碎销毁。4.4.2.3销毁档案时应由两人或两人以上同行，原则上经办人应为业务档案管理部门相关人员。经办人应确保所处理的档案被彻底销毁，未向本单位以外泄露任何信息。4.4.2.4销毁执行完毕后，档案管理人员在销毁业务档案明细中将销毁经办人及实际销毁时间填写完整，并将原件与业务档案一并存档。序号业务日期工作号客户名称业务员档案管理人员备注123456789101112131415DB21/T 31122019AA附  录A（资料性附录）档案明细表_  年_月                                                    单  单位:                                  部门：交接人:                   签收人：              日期：序号档案借阅人借阅时间借阅事由档案文件明细档案管理人员返还时间123456789101112131415DB21/T 31122019附  录B（资料性附录）档案借阅记录表_  年_月                                                    单  单位:                                  部门：交接人:                   签收人：              日期：DB21/T 31122019BB附  录C（资料性附录）报文模板关于XX单位业务档案销毁的请示申请销毁原因：申请销毁范围：销毁办法：销毁拟实施时间：销毁经办人：申请单位：申请时间：序号业务日期工作号客户名称业务员档案管理人员备注123456789101112131415DB21/T 31122019CC附  录D（资料性附录）销毁业务档案明细表_  年_月                                                           单单位:                                  部门：第  页，共  页                           档案提交人：                        销毁经办人：                        实际销毁日期：注1：本表末行以上内容续随附关于 XX 单位业务档案销毁的请示上报时填写完整，待审批同意并执行后填写末行内容；注2：本表全部填写完整后应作为重要业务档案一并留存。