药物警戒体系主文件.docx

药物警戒体系统主文件目 录1 目的2 范围3 定义4 职责5 引用标准6 材料7 内容7.1 药物警戒组织机构7.2 药物警戒负责人的基本信息7.2.1 工作职责7.2.2 简历及联系方式7.3 药物警戒专职人员配备情况7.4 疑似药品不良反应信息来源7.5 管理制度和操作规程7.6 药物警戒体系运行情况7.7 质量管理8 注意事项9 EHS10 派生记录11 相关文件12 变更历史1. 目的为加强我公司对药品安全性的管理，根据药品管理法、药品不良反应报告和监测管理办法（81 号令）、国家药品监督管理局关于药品上市许可持有人直接报告不良反应事宜的公告（2018 年第 66 号）、药物警戒质量管理规范、药物警戒体系主文件撰写指南等相关法律法规的要求，制定药物警戒质量目标以及质量控制指标，规范药品上市后药品安全性事件的监测和报告，及时开展药品风险- 获益评估，有效控制药品风险，保障患者用药安全，制定本规程。2. 范围本规程适用于公司国产药品与出口药品所涉及的药物警戒活动。3. 定义N/A4. 职责4.1 药物警戒部门负责组织和维护药物警戒系统的运行和相关活动，包括药物警戒数据（纸质数据与电子数据）管理、药品不良反应（ADR）/事件（AE）报告的录入和报告、文献检索策略的制定和落实，药品风险信号的监测和评估、药品定期安全性更新报告（PSUR）的提交、药品风险管理计划（RMP）的准备，与安全问题相关监管活动的响应，药物警戒培训的组织等。4.2 其他部门配合相关活动的实施和执行。5. 引用标准5.1 药品管理法5.2 药品不良反应报告和监测管理办法（卫生部令第 81 号）5.3 关于药品上市许可持有人直接报告不良反应事宜的公告（2018 年第 66 号）5.4 药物警戒质量管理规范5.5 药物警戒体系主文件撰写指南6. 材料N/A7. 内容7.1 药物警戒组织架构设置7.1.1 公司设立药品安全委员会，由法定代表人、总经理、药物警戒负责人、药物警戒部、质量部、销售部、生产部等负责人组成，是公司最高层药物警戒管理机构，7.1.27.27.2.17.2.27.37.3.1是评估产品持续风险收益的主要组织，监测药物警戒活动的遵守情况，并对公司内部涉及的药品安全性问题进行商讨、决策并采取措施的一个组织。公司设立专门的药物警戒部门、配备了药物警戒负责人（即药品不良反应监测负责人）、药物警戒专职人员和相关部门的参与人员来开展公司国产药品与出口药品相关的药物警戒活动。药物警戒负责人的基本信息工作职责：负责公司的药物警戒系统的设立和维护，在实际工作中具有召集、报告、沟通、检查、监督、发布、判断、批准、审核等职责权限，药物警戒负责人可具体实际情况进行授权药物警戒专员开展相应的药物警戒工作和活动。简历及联系方式药物警戒专职人员配备情况药物警戒部需至少配备 1 名药物警戒专职人员（应为医学、药学、流行病学等相关专业背景），主要职责如下： 1）疑似药品不良反应信息的收集、处置与报告；2）识别和评估药品风险，提出风险管理建议，组织或参与开展风险控制、风险沟通等活动； 3）组织撰写药物警戒体系主文件、定期安全性更新报告、药物警戒计划等；4） 组织或参与开展药品上市后安全性研究；5） 组织或协助开展药物警戒相关的交流、教育和培训；7.3.27.3.37.47.4.16） 其他与药物警戒相关的工作。当药物警戒部人员外出、休假、离职或其他原因无法履行其职责时，应有经培训合格的人员替代完成相应的药物警戒工作和活动。其他相关部门（如质量部、销售部、生产部等）的人员根据实际工作需求，参与相应的药物警戒工作和活动。药物警戒工作的活动：药物警戒工作的活动包括但不限于以下： 1）药物警戒数据（包括纸质数据与电子数据）的管理；2） ADR/AE 的数据录入和报告 ；3） 死亡/群体事件的调查和处置；4） 药品安全相关文献资料的检索和处理；5） PSUR 的准备、撰写和提交；6） 药品安全信号的检测、评估、处理、跟踪；7） 药品安全风险控制措施的制定和实施；8） 响应监管部门的安全相关查询；9） 法规事务、医学咨询；10） 药物警戒质量体系管理；11） 公司人员药物警戒知识培训；12） 药物警戒相关的审计工作； 疑似药品不良反应信息来源主要收集途径责任部门销售部药品经营企业销售部收集方法与流程通过日常拜访、电子邮件、电话、传真等与经销商 / 药品零售企业签署合作协议时，应与经销商/药品零售企业约定由其向我公司报告药品不良反应的职责，明确信息收集和传递的要求设立专门用于接收产品投诉的电话，用于收集并记录患者和其信息传递时限备注医疗机构24 小时每月反馈 1 次电话和投诉销售部、质量部24 小时药品不良反应疑似信息收集的主要途径包括医疗机构、药品经营企业、电话和投诉、学术文献、监管部门反馈等，不同途径收集疑似药品不良反应信息的责任部门、收集方法与流程、信息传递时限等内容如下表：他个人（如医生、药师）报告的不良反应信息学术文献药物警戒部详见药品安全性文献检索管理规程详见药品安全性文献检索管理规程7.5监管部门反馈药物警戒部管理制度和操作规程每天应登陆 MAH 直报系统，查看是否有监管部门反馈的药品不良反应事件24 小时药物警戒系统执行的总体管理制度和操作规程详见“附录 5：管理制度和操作规程7.67.6.17.6.27.6.37.6.47.7文件列表”，这些流程为直接指导药物警戒活动的开展。药物警戒体系运行情况个例药品不良反应报告需按照如下要求与规定时限报告药物警戒部：1） 可以通过各种不同方式（邮件、电话、传真等）接收来自不同渠道的个例报告；2） 所有个例报告被接收后需按照公司规定的内部流程执行主要的药物警戒活动。3） 处理个例报告或其他报告，应在规定的时间内，以规定方式将报告提交给药监部门。药品定期安全性更新报告原则及要求持有人应该按照药品定期安全性更新报告撰写规范规定的提交频次及时报告定期安全性更新报告。关于数据汇总时间：定期安全性更新报告的数据汇总时间以取得药品批准证明文件的日期为起点计，上报日期应当在数据截止日后60日内。用于监测提交材料质量的指标个例药品不良反应报告应符合上市许可持有人药品不良反应报告表（试行）项下规定的填表说明相关要求；药品定期安全性更新报告应符合药品定期安全性更新报告撰写规范项下规定的相关要求等。概述药物警戒计划及其实施情况当公司已上市产品引入新的人群或新的适应症，或者出现新的重要安全性考虑时， 根据监管部门要求撰写药物警戒计划，并给予实施。质量管理总述：药物警戒体系及活动情况的质量管理要求及质量保证系统运行分为文件管理、人员培训、执行、内部审核及监督、纠正和持续改进等几个阶段，以使遵守7.7.1执行和持续改进公司的药物警戒活动。药物警戒质量目标以及质量控制指标1）药物警戒质量目标建立良好的药物警戒体系；持续良好的开展药物警戒活动；不断提升药物警戒体系运行效能；确保药物警戒活动持续符合相关法律法规要求；最大限度地降低药品安全风险；保护和促进公众健康。2）药物警戒质量控制指标指标内容完成率备注药品不良反应报告合规性100%定期安全性更新报告合规性100%信号检测和评价的及时性98%药物警戒体系主文件更新的及时性100%药物警戒计划的制定和执行99%7.7.2人员培训计划的制定和执行100%文件管理 1）执行和监督药物警戒的角色和责任在各程序文件中包括支持药物警戒执行相关活动的标准操作规程（SOP），开展药物警戒活动的专职人员、参与人员等。 2）文件控制药物警戒质量体系的所有程序文件由药物警戒部进行统一管理及运行，相关人员可以根据文件控制体系规定，可对相关文件进行撰写、修改、审核、批准、分发和回收等。程序文件可应要求提供。3）文档保存电子版文件存储在具有开机登录密码的电脑中，在条件允许及可能的情况下，文7.7.3件最好均已电子版形式存储在电脑中，以确保在发生灾难等不可抗因素时备份和 检索。纸质版文件按照内部规定程序进行归档和存档。审计时需包括评估安全性、归档系统、环境条件、员工培训和检索系统等。人员培训药物警戒部应维护并执行公司所有员工的有关药物警戒相关培训计划，以确保每位员工获得必要的知识，培训一般分成：新员工入职培训、年度培训和额外培训7.7.4（比如，外派培训等），培训计划通过公司内部质量体系要求的系统进行控制，培训内容应当与岗位要求相适应，药物警戒负责人、药物警戒专职人员需定期直接接受国家药物警戒相关法律法规的外部培训。执行药物警戒系统执行活动是通过对安全信息的收集、分析和报告，编制成个案报告 和汇总报告来实现的。审批后的承诺应被合理记录，并由药品安全委员进行监督。1）个例 AE 报告处理所有的个例报告需按照以下要求报告药物警戒部：可以通过各种不同的方式（邮件、电话、传真等）接收来自不同渠道的个例报告；所有个例报告被接收后需要按照规定的内部流程进行处理，执行主要的药物警戒活动如下：将自发性报告作为电子数据存入电脑中。进行医学审核，以确定重要的个例报告，并确保进行适当的后续行动，可以根据实际情况选择与外部医学专家协作获得相关的医疗信息。处理个例报告或其他报告，在规定的时间内，以规定方式将报告提交给药监部门。向药物警戒负责人提供最终的报告信息。2）上市后安全性监测药物警戒部负责组织相关部门开展药品上市后安全性监测 /研究，参与项目的设计、开发、执行和研究报告生成提交。所有 AE 需通知到药物警戒负责人。3）医学审核药物警戒部需要对所有个例报告和医学咨询进行术语规范性审核，同时需要有医学背景的人员对医学咨询提供医疗审核和评价意见。4）文献资料检索药物警戒部根据公司品种特点制定文献检索策略，定期对公司所持有品种在不同数据库进行文献检索，若有不良事件报告的文献，需按照流程进行处理。 5）安全性汇总报告监管机构要求的安全性汇总报告由药物警戒部组织相关部门（销售部、质量部等） 共同参与编制。汇总报告包括聚集性药品不良事件 /群体不良事件/死亡事件调查报告、PSUR、上市后安全性监测报告、年度药品不良反应监测工作报告和其他类型的报告。药物警戒负责部门负责在日历上设置各项报告的递交日期，督促各部 门配合完成。以 PSUR 为例：药物警戒专员发送信息通知给每个部门，按要求收集完成报告所需的信息，或提7.7.57.7.6醒到待处理的 PSUR。PSUR 的数据根据流程从各部门进行调用，并执行一系列质量检查。药物警戒负责人组织有关部门按照 PSUR 撰写 SOP 的要求进行撰写、审核。此外，PSUR 在递交前应交相关部门负责人进行质量检查，药物警戒负责人最终批准 PSUR。然后将最终的 PSUR 提供给药物警戒部，以确保报告在规定的时间内提交给相应的监管机构。内部审核及监测通过评估活动（内外审计等），指标（是否遵守承诺和时间表）和产品风险信号检测来实现对药物警戒系统的监测。公司的药品安全委员每年审查产品安全和药物警戒过程数据的合规性。1） 审计利用公司的现有审计计划（可考虑与GMP 审计结合），与药物警戒负责人一起制定每年度的药物警戒审计方案，确保对整个药物警戒系统进行全面审查，来完成对药物警戒活动的评估。在药物警戒负责的职责范围内进行的所有检查和审核活动应同步通知药物警戒负责人。2） 信号检测所有产品的安全信号均由药物警戒部进行检测和跟踪处理，以支持信号从检测到关闭的相应管理。药物警戒部至少有一个专职人员负责对来自多个来源的总体上市后数据进行定期审核，按照信号检测流程的要求开展信号检测活动，识别新的或新出现的安全问题。常规信号检测实践包括定期监测自动收发的AE 报告，不论其来源，严重程度，医疗确认或有效性。主要常规信号监控活动包括：产品内信号评估：对直报系统中自发报告的病例进行评估，定期执行，以确定公司产品 AE 的报告频率。这包括比较当前、上一个和累积期间 AE 的报告百分比。数据挖掘评估：对累积的纸质版数据与电子数据进行审查，以确定公司其中某个产品报告相对于存储数据中的所有其他产品的趋势。批号聚集审查：“批号聚集”的分析是通过关注AE 报告中的产品批号，基于产品所有其他批次的累积经验，其频率远高于预期的频率，以识别安全性和/或产品质量信号。纠正1） 在药物警戒活动中，通常需要通过产品风险评估来完成纠正药物警戒活动，记录产品质量/安全性和药物警戒系统不合规性的识别，评估和解决。并采取有效的风险控制措施，比如产品召回、更新产品说明书等。2） 应急机制当出现突发性药品安全事件时，应启动应急机制来升级潜在的和确定的产品安全风险，以确保高级管理层的一致和适当的审查。应急机制过程由重大药品伤害事件或趋势启动，包括但不限于死亡事件、群体事件、假药、确定的可能影响患者安全的生产缺陷，关于市场的安全信号/趋势产品等。一旦启动，事件或趋势将被调查和评估，以确定可分配的根本原因，患者健康危害评估和地理影响。应急机制由药品安全委员会启动及决策，由总经理、药物警戒负责人、各部门负责人以7.7.7 及医学专家组成。此外，自动启动纠正和预防行动（CAPA），以确保遵守所确定的行动。持续改进通过利用质量体系工具：偏差、变更控制和纠正预防措施流程对药物警戒体系运行过程中出现的问题进行持续改进，确保符合法规要求。1） 偏差当不遵守/不符合药物警戒活动（如个例安全报告/汇总报告延时提交、隐瞒不报等），需要发起偏差处理：记录相关问题，根本原因分析，采取纠正 /纠正措施以及纠正活动的有效性。2） 变更控制当需要更改药物警戒流程（如更新政策/程序）时，可以利用变更控制流程。此外， 变更控制过程可用于产品的安全相关变更，例如重新设计/重新制定或标签变更。通过变更流程控制文件更改，对变更的全局影响进行评估，变更要求和与变更相关的时间表。3） CAPA通过 CAPA 系统对药物警戒系统进行持续改进，根据问题，进行根本原因调查，确定纠正和预防措施，并进行有效性评估。CAPA 可能由于审计结果，应急机制启动， 趋势分析等原因而启动。